Estudo de caso: como a IMP Kontakt trata 4700 encomendas e RFQ por e-mail por mês sem voltar a digitar nenhuma

📊 Em números

📥 O problema: uma caixa de entrada cheia não é uma encomenda de venda

Um distribuidor vive de encomendas pequenas e frequentes. Cada uma chegava como anexo: um PDF do ERP de um cliente, uma folha de Excel de outro, um formulário de encomenda fotografado de um terceiro. Cada linha tinha de ser lida, cada código de produto associado ao catálogo, cada quantidade e preço digitados no ERP. Os pedidos de cotação chegavam à mesma caixa de entrada e exigiam o mesmo trabalho antes que alguém pudesse responder.

O mesmo padrão repetia-se nas compras (confirmações de fornecedores a comparar com encomendas de compra em aberto), na contabilidade (extratos bancários a associar a faturas) e na cobrança (faturas vencidas a cobrar). Nada disto era difícil. Era tudo volume, e é do volume que vêm os erros e os atrasos.

A empresa usa o ERP OFFERIS, não o Odoo. Isso importa por uma razão: os bots aqui descritos funcionam através de uma camada de conectores ERP, pelo que a mesma configuração se aplica ao Odoo 13–19, ao ERPNext 15–16, ao Zoho, ao Dolibarr 23+, ao Business Central online, ao QuickBooks Online, ao Xero, ao SAP Business One e a cada novo ERP que o BOTS4.me venha a adicionar.

⚙️ Onde tudo começou: seis bots numa caixa de correio

A empresa começou com estes seis bots. Cada bot vigia a caixa de correio da empresa e faz uma tarefa de ponta a ponta. Entraram em produção um de cada vez, cada um primeiro em Modo Demo, e passaram a produção quando os relatórios «teria feito» corresponderam ao que a equipa esperava. Hoje a IMP Kontakt executa 32 bots da BOTS4.me.

• Mail2ERP — lê cada anexo de encomenda ou pedido de cotação recebido, associa os códigos de cliente e de produto ao catálogo do ERP, deteta duplicados e cria a encomenda ou a cotação no ERP com um registo de auditoria completo. Os e-mails que não consegue resolver ficam na caixa de entrada para uma pessoa.Cerca de 4700 pedidos de cotação e encomendas por mês.
• Supplier2ERP — lê as confirmações de encomenda dos fornecedores e atualiza quantidades, preços e datas de entrega nas encomendas de compra correspondentes; as confirmações atrasadas e parciais são assinaladas em vez de aceites em silêncio.Fecha o ciclo do stock ao fornecedor.
• Pay2ERP — associa diariamente os pagamentos bancários recebidos às faturas em aberto e regista-os no ERP; só os pagamentos não associados chegam à equipa de contabilidade.Centenas de pagamentos por dia, exceções verificadas à mão.
• AutoCASH — encontra as faturas vencidas e envia lembretes progressivos segundo o calendário da empresa, na língua do cliente, sem IA.
• AutoSPAM — mantém a caixa de correio partilhada limpa para que os outros bots e a equipa de vendas vejam apenas correio real de clientes e fornecedores.
• Mail2CLOUD — faz cópia de segurança encriptada de cada e-mail e anexo no armazenamento na nuvem da própria empresa, como cópia de auditoria.

👥 O que a equipa ainda faz à mão

A automatização não retirou as pessoas do processo; mudou aquilo para que olham. As vendas analisam os e-mails que o Mail2ERP não conseguiu resolver, normalmente clientes novos, códigos de produto invulgares ou uma encomenda que também contém uma pergunta. A contabilidade analisa os pagamentos que o Pay2ERP não conseguiu associar. As compras veem as confirmações de fornecedores que diferem da encomenda. Tudo o resto funciona sozinho, e cada execução termina com um e-mail de relatório que lista o que foi feito.

As correções voltam ao sistema: mover um e-mail para a pasta certa da caixa de correio ensina os bots a tratar esse remetente ou padrão da próxima vez, pelo que a lista de exceções fica mais curta ao longo dos meses.

🧭 O que foi preciso para lá chegar

• Sem desenvolvimento à medida. Os bots ligam-se ao ERP através da camada de conectores do BOTS4.me e à caixa de correio por IMAP ou OAuth; a configuração é feita a partir do painel em bots4.me/bots.
• Primeiro, Modo Demo. Cada bot produziu durante algum tempo relatórios «o que teria feito» antes de poder escrever no ERP.
• Um bot de cada vez. O Mail2ERP foi o primeiro porque as encomendas por e-mail eram o maior custo; os bots de compras, pagamentos e cobranças seguiram-se depois de ele ter provado o seu valor.
• Feedback por pastas. A equipa ensina os bots movendo e-mails, não editando regras.

📚 Leia a seguir

• Como importar automaticamente encomendas por e-mail para o Odoo
• Importar confirmações de fornecedores para o Odoo
• Automatizar a reconciliação de pagamentos no Odoo
• Automatizar lembretes de pagamento no Odoo
• Como automatizar o Odoo de ponta a ponta