Como Importar Pedidos e RFQ do E-mail para o Odoo Automaticamente
Deixe de reescrever à mão no Odoo os pedidos em PDF, Excel e digitalizados
Se os seus clientes enviam encomendas e pedidos de orçamento por e-mail — como anexos em todos os formatos imagináveis — alguém na sua equipa está a copiar esses dados para o Odoo linha a linha. Este guia mostra como importar automaticamente encomendas por e-mail para o Odoo com o Mail2ERP: chega um e-mail, os dados são extraídos e o pedido de venda ou o orçamento aparece no Odoo em poucos minutos, dentro do horário de funcionamento que definir. A configuração demora cerca de cinco minutos, não precisa de programador, e o primeiro mês é um mês Discovery gratuito.
🎯 Por que introduzir pedidos à mão no Odoo sai tão caro
Cada pedido recebido por e-mail é diferente. Um cliente envia um PDF impecável, outro uma folha de Excel com as suas próprias colunas e um terceiro fotografa um formulário assinado e anexa a imagem. Uma pessoa tem de abrir cada e-mail, encontrar os produtos, as quantidades, as referências e as datas de entrega, e depois reescrever tudo no Odoo. Esse processo tem três custos ocultos:
- Tempo: um pedido corrente com várias linhas pode levar vários minutos a introduzir corretamente. Com dezenas de pedidos por dia, isso é um trabalho a tempo inteiro que não produz nada de novo — apenas move dados de um ecrã para outro.
- Erros: uma quantidade mal escrita ou um código de produto errado transforma-se numa entrega errada, numa nota de crédito e num cliente descontente. Os erros de introdução manual só aparecem tarde, quando são mais caros de corrigir.
- Atraso: os pedidos recebidos na sexta-feira à noite ficam por processar até segunda-feira. Um orçamento respondido um dia mais tarde é um orçamento perdido para um concorrente mais rápido.
E o volume raramente é pequeno. Um cliente real do Mail2ERP, a IMP Kontakt, recebe por e-mail milhares de RFQ e encomendas por mês — uma carga de trabalho impossível de escrever à mão sem uma equipa dedicada à introdução de dados.
🔍 O que os utilizadores do Odoo costumam experimentar primeiro
A porta de entrada de e-mail integrada no Odoo
O Odoo consegue criar registos a partir do e-mail recebido de série. Funciona bem para aquilo para que foi concebido: regista o e-mail e abre um lead ou um orçamento em branco. O que não faz é ler o anexo. O PDF com vinte linhas de pedido fica anexado ao registo — e uma pessoa continua a ter de o abrir e escrever cada linha.
Scripts à medida e OCR baseado em modelos
Algumas empresas constroem analisadores para os documentos dos seus maiores clientes. Funcionam até o cliente mudar o esquema, acrescentar uma coluna, ou até chegar um novo cliente com um formato completamente diferente. A extração baseada em modelos significa manutenção permanente: cada variação do documento é um novo pedido de desenvolvimento.
Conectores tipo Zapier
As plataformas genéricas de automatização conseguem levar um e-mail até ao Odoo, mas têm dificuldade na parte difícil — perceber um anexo sem estrutura, com um esquema e idioma desconhecidos, associar descrições de produto em texto livre aos códigos reais do seu catálogo do Odoo, e saber se o documento é um pedido ou um pedido de orçamento. Além disso, acrescentam uma camada de middleware entre a sua caixa de correio e o seu ERP.
⚠️ O requisito real
Para automatizar de facto os pedidos que chegam por e-mail, uma ferramenta tem de lidar com qualquer formato, qualquer esquema, qualquer idioma — sem modelos, classificar RFQ vs. pedido, associar as linhas ao seu catálogo do Odoo, e escrever um registo correto com um registo de auditoria completo. Foi exatamente para isso que o Mail2ERP foi criado.
⚙️ A via automatizada: configure o Mail2ERP para o Odoo em 5 minutos
Chega o e-mail do cliente
O Mail2ERP extrai & valida
Pedido criado no Odoo
O e-mail é arquivado em PROCESSADO
Eis a configuração completa, do início ao fim:
- Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do Mail2ERP e aceite os Termos uma vez — não é necessário cartão de crédito.
- Passo 2 — Ligue o seu e-mail: use o Secure Quick Connect. O Gmail/Google Workspace e o Office 365 ligam-se através de OAuth gerido em dois cliques; o Yahoo e qualquer outro fornecedor funcionam por IMAP com uma palavra-passe de aplicação. Não há middleware entre a sua caixa de correio e o bot.
- Passo 3 — Ligue o Odoo: instale o módulo gratuito BOTS4.me Connect (compatível com o Odoo 13–19). No Odoo.sh e on-premise obtém o conector Python completo, instalado uma vez e ligado com um clique. O Odoo Online proíbe Python personalizado, por isso aí cria uma chave API em Definições → Utilizadores e Empresas → Utilizadores → o seu utilizador → Segurança da conta e cola-a em bots4.me em Definições → Mail2ERP → Access Manager → Adicionar destino → ERP → Odoo. O Odoo Online precisa do plano Custom do Odoo para ter acesso à API.
- Passo 4 — Comece em DEMO: o Mail2ERP processa os seus e-mails reais e envia-lhe por e-mail exatamente o que importaria — mas não escreve nada no Odoo. Quando os relatórios DEMO parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo — fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.
- Passo 5 — Suba o nível de acesso aos poucos: passe de apenas e-mail para acesso de leitura ao Odoo (cotejando com os seus clientes e produtos reais), e depois para a escrita completa em produção — só quando tiver confiança.
- Passo 6 — Ensine-lhe as suas exceções: arraste e-mails para as pastas
_Mail2ERP/ORCAMENTO,_Mail2ERP/ENCOMENDASou_Mail2ERP/NAO_IMPORTARda sua caixa de correio. Com um único movimento, ensina ao bot como tratar no futuro o padrão desse remetente.
🧭 Experimente-o no seu mês Discovery gratuito
O seu primeiro mês de Mail2ERP é um mês Discovery gratuito: a utilização incluída no plano Personal, com Separar externos, a Correspondência inteligente multicódigo e a Deteção de RFQ desbloqueadas para experimentar, e sem necessidade de cartão de crédito. Eis como passar do zero à sua primeira encomenda importada dentro desse mês.
Dia 1 — Começar e ligar
- Inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do Mail2ERP e aceite os Termos uma vez — não é necessário cartão de crédito.
- Abra Definições (roda dentada) → Mail2ERP → Access Manager → Adicionar origem para ligar a sua caixa de correio. O Gmail e o Microsoft 365 usam o Secure Quick Connect; os outros fornecedores ligam-se por IMAP com uma palavra-passe de aplicação — consulte Como ligar-se.
- Ou não ligue nenhuma caixa de correio: clique em Adicionar origem e adicione a BOTS4.me Mailbox (um clique, sem palavra-passe) e depois reencaminhe os e-mails de encomendas para mail2erp@bots4.me a partir do endereço de e-mail da sua conta. Outros remetentes podem ser autorizados em Reencaminhar para nós – aceitar e-mail de no separador Controlo.
- Ligue o Odoo: no mesmo Access Manager, clique em Adicionar destino → ERP → Odoo, ou instale o módulo gratuito BOTS4.me Connect no Odoo e prima Ligar. No Odoo Online, cola antes uma chave API.
- O Odoo Online precisa do plano Custom do Odoo para ter acesso à API.
- Com uma chave API, atribua a esse utilizador do Odoo os direitos Vendas (Administrador), Criação de contactos e Compras (Utilizador).
Dia 1 — Verifique o separador Controlo
- Modo: o Mail2ERP começa em DEMO. Para cada encomenda ou pedido que lê, envia-lhe por e-mail o que importaria, e nada é escrito no Odoo. Em LIVE, cria orçamentos e pedidos de venda reais.
- Horário de funcionamento e Fins de semana: o Mail2ERP só funciona dentro deste horário, que começa por ser o horário de expediente dos dias úteis. Alargue-o e ative os Fins de semana se as encomendas da noite e do fim de semana também tiverem de ser importadas.
- Modo de IA: o mês Discovery inclui a IA Essential. Com o Modo de IA desligado, os códigos de produto, as quantidades e os preços são lidos apenas por regras e nada é enviado a um fornecedor de IA.
- Funcionalidades do Mail2ERP: todos os formatos de ficheiro, Relatórios por e-mail e Registos na sua caixa de correio já estão ativos.
- Os interruptores com a etiqueta Discovery no separador Controlo estão incluídos no seu mês gratuito e começam desligados — ligue os que quiser experimentar.
- No Mail2ERP, são Separar externos (os remetentes desconhecidos vão para _Mail2ERP/EXTERNO em vez de ficarem na sua INBOX), os quatro interruptores da Correspondência inteligente multicódigo (Códigos de fornecedor, Códigos de barras, Número de peça do fabricante, Referências de cliente) e a Deteção de RFQ (transforma numa encomenda uma resposta que cita o número do seu orçamento).
Dia 1 — Envie uma encomenda de teste
O Mail2ERP só importa de remetentes que sejam clientes no Odoo e encontra os produtos pelos códigos do seu catálogo. Para o primeiro teste, envie uma encomenda a partir de um endereço de e-mail que pertença a um contacto de cliente no Odoo e indique dois ou três códigos de produto (a Referência interna no Odoo) com quantidades — no texto do e-mail ou como anexo PDF ou Excel. Após a execução seguinte chega o relatório DEMO, e a decisão aparece no separador Registos e na pasta _Mail2ERP/LOGS da sua caixa de correio.
Semana 1 — Ensine-o e depois passe a LIVE
- Olhe para a sua INBOX algumas vezes por dia: os e-mails que o Mail2ERP não conseguiu importar ficam lá, por ler; os importados passam para _Mail2ERP/PROCESSADO. A linha de registo diz-lhe porquê, por exemplo um remetente que não é cliente no Odoo ou nenhum código de produto encontrado.
- Corrija com pastas: arraste um e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o tentar de novo como orçamento ou como encomenda, para _Mail2ERP/NAO_IMPORTAR para ignorar esse tipo de e-mail no futuro, ou para _Mail2ERP/FORNECEDOR para impedir que um remetente, como um fornecedor, seja alguma vez importado. Os nomes das pastas seguem o idioma da sua aplicação.
- Quando os relatórios DEMO parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo — fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.
📅 Quando o mês Discovery termina
Quando o mês termina, o Mail2ERP continua sozinho no plano gratuito com uma pequena quota mensal: quando se esgota, os novos itens aguardam até ao mês seguinte ou até escolher um plano, e um item já iniciado é sempre concluído. Escolha um plano para manter todas as funcionalidades — consulte a tabela de planos na página de produto do Mail2ERP.
O plano gratuito lê texto de e-mail, PDF, CSV e HTML; os PDF digitalizados, as imagens, o Excel, o Word e os interruptores Discovery precisam de um plano. Nada do que importou é desfeito.
📅 Como É o Funcionamento no Dia a Dia
Depois de passar a LIVE, o Mail2ERP trata o correio novo segundo o agendamento que escolher, dentro do horário de funcionamento que definir. Lê PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imagens e documentos digitalizados ou encomendas fotografadas através de OCR — em qualquer idioma ou alfabeto, sem modelos. Cada e-mail é classificado como RFQ ou encomenda, associado ao seu catálogo do Odoo (a partir do plano Family também por códigos de barras, números de peça do fabricante e referências de cliente — Correspondência inteligente multicódigo) e escrito no Odoo com um registo de auditoria completo.
- As importações bem-sucedidas são arquivadas numa pasta PROCESSADO — o orçamento ou o pedido de venda já está à espera no Odoo.
- Tudo o que for ambíguo fica na sua INBOX, por ler, para que nada desapareça de vista. Corrija a causa (por exemplo, adicione o produto em falta no Odoo) e arraste o e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS — é tentado de novo na execução seguinte.
- A deteção de duplicados evita a introdução repetida quando um cliente escreve para dois endereços ou reencaminha o mesmo pedido duas vezes.
- Relatórios e registos: os Relatórios por e-mail enviam-lhe um breve relatório por cada documento importado para o Odoo, o separador Registos do Dashboard mostra cada decisão tomada pelo bot, e as mesmas linhas aparecem na pasta _Mail2ERP/LOGS da sua caixa de correio. Cada funcionalidade ativa-se individualmente, o Modo de IA vai de Desligado até ao nível incluído no seu plano, e Ligar/desligar o bot desliga tudo de imediato.
A plataforma está alojada na UE e foi concebida para o RGPD, oferece 2FA e envia os seus relatórios, registos e pastas da caixa de correio em 31 idiomas. Uma única ligação serve todas as aplicações BOTS4.me que funcionam com o Odoo, por isso acrescentar mais tarde a execução de encomendas ou a automatização de pagamentos não exige qualquer novo trabalho de integração.
🌍 Funciona Também para Além do Odoo
Este guia tem como foco o Odoo, mas o Mail2ERP também funciona com o ERPNext 15 e 16, o Zoho (Books / Inventory), o Dolibarr 23 e posteriores, o Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), o QuickBooks Online, o Xero e o SAP Business One. Qualquer outro ERP com API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite e outros — é ligado mediante pedido. Se faltar o seu, contacte-nos.
❓ Perguntas frequentes
Pode o Odoo importar pedidos a partir dos anexos do e-mail automaticamente?
Não de série. A porta de entrada de e-mail integrada no Odoo consegue criar um registo a partir de um e-mail recebido, mas não lê anexos em PDF ou Excel — as linhas do pedido continuam a ter de ser escritas manualmente. O Mail2ERP acrescenta essa camada em falta: extrai as linhas, as quantidades e as referências de qualquer anexo e cria automaticamente no Odoo o orçamento ou o pedido de venda completo.
O Mail2ERP funciona com o Odoo Online (SaaS), ou só com o Odoo.sh e on-premise?
Os três tipos de alojamento funcionam: Odoo 13 a 19 on-premise, e as versões atuais que o Odoo.sh e o Odoo Online executam. As instalações Odoo.sh e on-premise usam o conector Python completo do módulo gratuito BOTS4.me Connect, instalado uma vez e ligado com um clique. O Odoo Online proíbe Python personalizado, por isso liga-se com uma chave API — cria-a em Definições → Utilizadores e Empresas → Utilizadores → o seu utilizador → Segurança da conta e cola-a em bots4.me. O Odoo Online precisa do plano Custom do Odoo para ter acesso à API. Em qualquer dos casos, uma única ligação serve todas as aplicações BOTS4.me que funcionam com o Odoo.
Consegue ler ordens de compra digitalizadas ou fotografadas?
Encomendas digitalizadas e fotografadas, sim: o Mail2ERP lê PDF digitalizados, fotografias e documentos baseados em imagem com OCR, em todos os idiomas, incluindo alfabetos não latinos como tailandês, árabe, japonês, chinês, russo, hebraico, coreano e hindi — sem necessidade de modelos. A escrita à mão não é lida de forma fiável; no plano Enterprise, o nível de IA Ultra lê o ficheiro original com modelos com capacidade de visão e dá os melhores resultados em documentos difíceis.
Como distingue o Mail2ERP uma RFQ de um pedido em firme?
A classificação com IA analisa o conteúdo do e-mail e dos anexos para decidir se se trata de um pedido de orçamento ou de um pedido em firme, e cria o registo correspondente no Odoo. Se alguma vez errar com um remetente, arraste esse e-mail para a pasta _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS — o sistema memoriza a correção e aplica-a aos futuros e-mails desse remetente.
O que acontece aos e-mails que não podem ser processados na íntegra?
Ficam na sua INBOX, por ler, para que nada desapareça sem aviso. O separador Registos e a pasta _Mail2ERP/LOGS dizem-lhe porque é que a importação parou — por exemplo, um produto em falta no Odoo. Depois de corrigir a causa, arraste o e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS e é tentado de novo na execução seguinte.
Serão criados pedidos duplicados se um cliente enviar o mesmo pedido duas vezes por e-mail?
Não. A deteção de duplicados do Mail2ERP reconhece quando a mesma encomenda chega a vários endereços ou é reencaminhada de novo, move a cópia para _LIXO/DUPLICADOS e importa a encomenda para o Odoo exatamente uma vez.
Quanto tempo demora a configuração, e preciso de um programador?
Cerca de cinco minutos, e não é necessário programador. O e-mail liga-se através do Secure Quick Connect (OAuth) — ou simplesmente reencaminha as encomendas para mail2erp@bots4.me —, o Odoo liga-se através do módulo gratuito BOTS4.me Connect (ou de uma chave API no Odoo Online), e começa em DEMO, onde nada é escrito na sua base de dados. O primeiro mês é um mês Discovery gratuito, sem necessidade de cartão de crédito.
📚 Guias Relacionados de Automação do Odoo
- Passo seguinte após a importação: Como automatizar a confirmação de pedidos, a entrega e a faturação no Odoo — marque um pedido importado com a etiqueta AutoERP e o AutoERP confirma-o, envia-o e fatura-o.
- O reflexo do lado das compras: Como importar automaticamente para o Odoo as confirmações de encomenda dos fornecedores — a mesma ideia, aplicada aos e-mails dos seus fornecedores.
- Feche o ciclo do dinheiro: Como automatizar os lembretes de pagamento no Odoo — reclamação escalonada para as faturas em que esses pedidos se transformam.
- Detalhes do conector: Como ligar o Odoo à BOTS4.me (Odoo 13–19).
- A visão de conjunto: Como Automatizar o Odoo de Ponta a Ponta: Do Pedido por E-mail à Fatura Cobrada.
🔗 Fontes e leituras adicionais
Documentação oficial e normas citadas neste guia. As ligações externas abrem num novo separador.
Deixe o Odoo escrever os seus próprios pedidos
Ligue a sua caixa de correio e o Odoo em cinco minutos, veja o Mail2ERP trabalhar no Modo Demo e passe a LIVE só quando estiver confiante. O primeiro mês é um mês Discovery gratuito, sem necessidade de cartão de crédito.