Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/ORCAMENTO

Finalidade: importar como pedido de orçamento (orçamento no ERP)

Utilize quando: um e-mail foi importado automaticamente como encomenda, mas é na verdade um pedido de orçamento. Isto ensina o sistema a memorizar os padrões deste remetente.

Resultado: o Mail2ERP extrai os detalhes do produto, as quantidades e os dados do cliente, e cria um orçamento no seu sistema ERP

Destino: move-se para PROCESSADO se for bem-sucedido; mantém-se em INBOX se necessitar de revisão manual. Se a nova tentativa também falhar, o e-mail é reencaminhado para o nosso administrador para investigação.

📂 _Mail2ERP/ENCOMENDAS

Finalidade: importar como encomenda (encomenda de venda no ERP)

Utilize quando: um e-mail foi importado automaticamente como pedido de orçamento, mas é na verdade uma encomenda. Isto ensina o sistema a memorizar os padrões deste remetente.

Resultado: o Mail2ERP extrai os detalhes da encomenda, as linhas de artigos e os preços, e cria uma encomenda de venda no seu sistema ERP

Destino: move-se para PROCESSADO se for bem-sucedido; mantém-se em INBOX se necessitar de revisão manual. Se a nova tentativa também falhar, o e-mail é reencaminhado para o nosso administrador para investigação.

📂 _Mail2ERP/NAO_IMPORTAR

Finalidade: aprender padrões de e-mail a excluir do processamento

Utilize quando: um remetente envia e-mails que parecem encomendas ou RFQ mas não devem ser processados (newsletters, e-mails promocionais, notificações automáticas)

Como funciona: o Mail2ERP analisa o padrão do e-mail e aprende a ignorar automaticamente e-mails semelhantes deste remetente no futuro

Importante: isto é diferente de _Mail2ERP/FORNECEDOR (ou _AutoSPAM/FORNECEDOR), que bloqueia o processamento de todos os e-mails de um remetente. NAO_IMPORTAR ignora apenas os e-mails que correspondem ao padrão aprendido.

Destino: o e-mail permanece em INBOX, mas o padrão fica aprendido para filtragem futura

🌍 Qualquer Formato. Qualquer Estrutura. Qualquer Idioma.

E-mails em todos os idiomas — incluindo alfabetos não latinos (tailandês, árabe, japonês, chinês, russo, hebraico, coreano, hindi). Qualquer formato de ficheiro, qualquer esquema de documento. Cada PDF pode ser diferente. Cada Excel tem colunas diferentes. O Mail2ERP adapta-se automaticamente — sem necessidade de modelos.

Interface da aplicação disponível em 31 idiomas.

Tradução das pastas: quando seleciona o seu idioma em Definições, em BOTS4.me/bots → Definições → Dados de faturação → Idioma da aplicação, todas as pastas do Mail2ERP e do AutoSPAM são traduzidas automaticamente para o seu idioma. O idioma pode ser alterado uma vez por dia.

🏭 _Mail2ERP/FORNECEDOR (ou _AutoSPAM/FORNECEDOR) – Excluir completamente o remetente

Finalidade: marcar um remetente para que os seus e-mails NUNCA sejam processados pelo Mail2ERP

Utilize quando: recebe e-mails de fornecedores que não quer importar para o ERP

Resultado: todos os e-mails futuros deste remetente ignoram completamente o processamento do Mail2ERP

Destino: os e-mails vão diretamente para o INBOX sem qualquer processamento para o ERP

Funciona: sempre (mesmo sem subscrição do AutoSPAM)

ℹ️ Como remover o estado FORNECEDOR

Mova qualquer e-mail desse remetente para _AutoSPAM/PERMITIR ou _Mail2ERP/PERMITIR: isto remove o estado FORNECEDOR juntamente com as restantes decisões do AutoSPAM sobre o remetente (spam, VIP, listas personalizadas). Também pode premir PERMITIR na linha desse remetente no separador Registos em /bots ou em _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ FORNECEDOR vs. NAO_IMPORTAR — Quando Utilizar Cada Um?

⭐ VIP e funcionalidades avançadas (requer AutoSPAM)

Quando tem o Mail2ERP e o AutoSPAM ativos ao mesmo tempo, desbloqueia estas funcionalidades poderosas:

• Encaminhamento prioritário VIP: os clientes VIP recebem um tratamento especial — as importações mal sucedidas vão para a pasta de nível superior _VIP para atenção imediata
• Encaminhamento de não clientes: os não clientes permanecem no seu INBOX por defeito. Ative Separar externos nas definições do Mail2ERP para os encaminhar antes para _Mail2ERP/EXTERNO.
• Deteção de spam com IA: identifica automaticamente o spam de remetentes desconhecidos antes de chegar ao Mail2ERP
• Filtragem por frequência: bloqueia remetentes que enviam demasiados e-mails demasiado depressa
• Proteção contra remetentes falsos: deteta e bloqueia endereços falsos que se fazem passar por outra pessoa
• Encaminhamento inteligente: os clientes VIP têm prioridade tanto na entrega do correio eletrónico como no processamento para o ERP

Nota: as funcionalidades básicas (PERMITIR, SPAM, FORNECEDOR) funcionam mesmo sem subscrição do AutoSPAM.

🛡️ Porquê o pacote AutoSPAM + Mail2ERP?

O Mail2ERP inclui controlo básico do correio eletrónico: pastas manuais PERMITIR, RECUSAR e SPAM. Funcionam sem subscrição do AutoSPAM.

Para uma filtragem inteligente com IA ANTES de os e-mails chegarem ao seu ERP — incluindo proteção por frequência, deteção de remetentes falsos, análise inteligente de texto, análise de novos remetentes e muito mais — recomendamos adquirir o pacote AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Sem uma filtragem inteligente, os e-mails de spam ou de phishing podem acabar como registos falsos no seu sistema ERP.

🎯 Outras pastas do AutoSPAM que funcionam com o Mail2ERP

Estas pastas do AutoSPAM controlam a entrega do correio eletrónico antes do processamento pelo Mail2ERP:

• _AutoSPAM/PERMITIR ou _Mail2ERP/PERMITIR: aprovar o remetente e repor todas as decisões anteriores (VIP, FORNECEDOR, listas personalizadas). Os e-mails vão para a INBOX e podem ser processados pelo Mail2ERP
• _AutoSPAM/RECUSAR: marcar como remetente desconhecido – os e-mails vão para a pasta RECUSADO para revisão
• _AutoSPAM/SPAM: bloquear o remetente para sempre – os e-mails vão diretamente para _LIXO/SPAM e nunca são processados
• _AutoSPAM/VIP: (requer AutoSPAM) marcar como VIP — obtém encaminhamento prioritário tanto no correio eletrónico como no processamento para o ERP
• Remover o estado VIP: mova qualquer e-mail desse remetente para _AutoSPAM/PERMITIR ou _Mail2ERP/PERMITIR. Isto repõe todas as decisões anteriores (VIP, FORNECEDOR, listas personalizadas).

✅ PROCESSADO

Contém: e-mails importados com sucesso

Significado: o Mail2ERP extraiu todos os dados com sucesso e criou os registos no ERP

Ação necessária: nenhuma – estão totalmente processados. Reveja ocasionalmente para confirmar a exatidão.

📥 INBOX (mantido para revisão)

Contém: e-mails de clientes conhecidos que o Mail2ERP não conseguiu processar totalmente de forma automática

Significado: o Mail2ERP não conseguiu extrair todos os dados necessários ou encontrou ambiguidades. O e-mail é deixado intencionalmente no seu INBOX para que continue visível.

Ação necessária: reveja no seu INBOX e complete o registo no ERP manualmente, ou arraste o e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para forçar uma nova tentativa (útil depois de ter adicionado ao seu ERP o produto ou contacto em falta).

Cache de omissão: o Mail2ERP lembra-se de que já tentou e não volta a processar o mesmo e-mail em cada ciclo — a cache esquece ao fim de 14 dias, ou instantaneamente quando arrasta o e-mail para uma pasta de nova tentativa forçada.

🌐 EXTERNO (opcional)

Contém: e-mails de remetentes que não constam da sua base de dados de clientes — apenas quando Separar externos está ativado nas definições do Mail2ERP.

Comportamento predefinido: desativado. Os e-mails de remetentes externos permanecem no seu INBOX para que nada desapareça de vista.

Ação necessária: reveja e decida se se trata de um novo cliente ou se deve ser ignorado.

Ative em: Painel → Mail2ERP → Funcionalidades → Separar externos (disponível a partir do plano Family).

⭐ _VIP

Contém: e-mails com falha de remetentes marcados como VIP (através de _AutoSPAM/VIP).

Significado: pasta prioritária de nível superior — o correio VIP ignora a regra de permanecer no INBOX para que o detete de imediato.

Requer: AutoSPAM com a lista VIP ativada.

📥 INBOX

Contém: e-mails normais, remetentes aprovados e e-mails de remetentes marcados como FORNECEDOR

Significado: entrega normal do correio eletrónico – estes ignoram o processamento do Mail2ERP

Com o AutoSPAM: os e-mails VIP vão para a pasta _VIP para atenção prioritária

🎯 Guia de configuração rápida

Configurar o Mail2ERP demora apenas 5 minutos:

• Passo 1: vá a BOTS4.me/bots e inicie sessão
• Passo 2: aceda a Definições → Mail2ERP
• Passo 3: adicione as suas contas de correio eletrónico e escolha a pasta a partir da qual o Mail2ERP deve importar
• Passo 4: configure a ligação ao seu ERP (credenciais de API)
• Passo 5: selecione o seu idioma para a tradução automática das pastas em Dados de faturação
• Passo 6: verifique o que foi importado – com o Modo Demo ativado, nada é criado — desative o Modo Demo quando estiver pronto para passar a produção.

📧 Configuração da conta de e-mail

Contas suportadas: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP e qualquer fornecedor de e-mail

Monitorização de pastas: por predefinição, o Mail2ERP monitoriza a sua caixa de entrada principal. Pode configurá-lo para monitorizar subpastas específicas.

Várias contas: pode ligar várias contas de correio eletrónico e processá-las todas através de um único painel do Mail2ERP!

📨 Reencaminhar para nós — sem necessidade de ligar uma caixa de correio

Não precisa de ligar nenhuma caixa de correio. Em BOTS4.me/bots → Definições → Mail2ERP, clique em Adicionar origem e adicione a BOTS4.me Mailbox — um clique, nada para ligar, sem palavra-passe. Depois reencaminhe e-mails para mail2erp@bots4.me. Enquanto o Modo Demo estiver ativo, recebe uma pré-visualização por e-mail; quando o desativar, o Mail2ERP cria o orçamento ou a encomenda de venda no seu ERP a sério. Assim, só precisamos de acesso ao seu ERP, nunca à sua caixa de correio.

Quem pode reencaminhar: defina-o em Mail2ERP → Controlo → Reencaminhar para nós – aceitar e-mail de. Vazio: apenas o endereço de e-mail da sua conta. Preenchido: exatamente os endereços que escrever (até 6) — substituem o endereço da sua conta, por isso adicione-o também se também reencaminhar.

Antes de qualquer coisa ser escrita no seu ERP, verificamos se o e-mail veio mesmo do seu endereço (DKIM). Quando o seu fornecedor de correio não assina o correio de saída, confirma o e-mail uma vez com um clique. Cada e-mail reencaminhado é eliminado da nossa caixa de correio logo após o processamento — no máximo 7 dias depois, se não puder ser processado. Use-o enquanto nos avalia, ou definitivamente, se preferir nunca partilhar o acesso à sua caixa de correio.

O mesmo e-mail reencaminhado duas vezes é processado apenas uma vez. Com o Modo Demo desativado, o remetente recebe por e-mail um breve recibo após cada e-mail reencaminhado: processado, ou não processado e onde ver porquê.

🔧 Integração com o ERP — numerosos ERP compatíveis

Onde se configura: o acesso ao ERP configura-se em BOTS4.me/bots → Definições → Mail2ERP → Access Manager

ERP compatíveis: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 e posteriores, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero e SAP Business One. Qualquer outro ERP com API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite e outros — é ligado mediante pedido.

Não vê o seu ERP na lista? Qualquer ERP com API é ligado mediante pedido. Contacte-nos.

🔑 Níveis de acesso — comece com segurança e ative gradualmente

Recomendamos começar pelo Nível 2 (apenas acesso ao correio eletrónico). Desative o Modo Demo apenas quando tiver confiança. O primeiro mês é grátis.

Saiba mais: visite BOTS4.me/demo para consultar o guia do Modo Demo.

📊 Controlo e monitorização a partir do painel

Controlo total: configure e faça a gestão de tudo a partir do nosso painel intuitivo em BOTS4.me/bots

Monitorização em tempo real:

• Estatísticas de processamento: acompanhe quantos e-mails são processados diariamente, semanalmente e mensalmente
• Monitorização de utilização: acompanhe o seu volume de processamento face à cota mensal incluída na sua subscrição
• Taxas de sucesso: consulte as métricas de precisão e identifique os aspetos a melhorar
• Alternância IA/sem IA: alterne entre a extração avançada com IA e métodos de processamento mais simples
• Notificações de erro: receba alertas quando um e-mail necessitar de revisão manual ou quando ocorrer algum problema

💡 Sugestões de especialista

• Comece aos poucos: comece apenas com RFQ ou encomendas e depois alargue a outros tipos de documento
• Reveja o INBOX não lido de hora a hora: os e-mails com falha permanecem no INBOX (não lidos) — reveja-os e complete o registo no ERP manualmente, ou arraste-os para _Mail2ERP/ORCAMENTO / _Mail2ERP/ENCOMENDAS para forçar uma nova tentativa
• Utilize o NAO_IMPORTAR com critério: isto ajuda a IA a aprender O QUE não deve processar, melhorando a precisão ao longo do tempo
• Utilize o FORNECEDOR: isto ajuda a IA a aprender QUEM não deve processar, melhorando a precisão ao longo do tempo
• Combine com o AutoSPAM: obtenha os melhores resultados utilizando os dois produtos em conjunto para uma automatização completa do correio eletrónico
• Configure os VIP desde cedo: marque os seus clientes mais importantes como VIP para garantir que os seus e-mails recebem tratamento prioritário

📬 Registos na sua caixa de correio

• Onde: cada caixa de correio recebe uma pasta LOGS dentro da pasta do próprio bot, por exemplo _Mail2ERP/LOGS. Cada bot tem a sua.
• O quê: as mesmas linhas do separador Registos, uma mensagem por linha. Nada é enviado por e-mail — as linhas são escritas diretamente na pasta.
• Por ler significa que precisa de si: só chegam por ler as linhas que exigem a sua decisão. Todas as outras linhas, avisos incluídos, chegam já lidas.
• Botões de um clique: as linhas sobre um e-mail têm os mesmos botões que o painel. Um botão que arquiva o e-mail tem o nome da pasta para onde o envia, por exemplo PERMITIR ou SPAM. Um botão abre uma curta página de confirmação, sem necessidade de iniciar sessão, e funciona durante 7 dias. O resultado chega como uma nova linha, com um botão para anular quando existe.
• Decida a partir do registo: uma linha que precisa da sua decisão mostra também os nomes dos anexos do e-mail e as suas primeiras linhas, pelo que raramente precisa de abrir o próprio e-mail.
• Manutenção: a pasta guarda as últimas 100 linhas durante um máximo de 30 dias. O registo completo permanece no seu painel.
• Seguro desde a conceção: as mensagens de registo genuínas existem apenas dentro das pastas LOGS, nunca na sua caixa de entrada, e a página de confirmação nunca pede uma palavra-passe.
• Interruptor: Registos na sua caixa de correio, na lista de funcionalidades do bot no separador Controlo. Ativo por predefinição a partir do plano Personal.

📋 O que mostra cada entrada do registo

• Carimbo de Data/Hora: quando ocorreu o processamento
• E-mail do remetente: quem enviou o e-mail
• Ação realizada: PROCESSADO, mantido em INBOX, _VIP ou EXTERNO (se ativado)
• Formatos de ficheiro detetados: que tipos de anexos foram encontrados
• Estado da importação para o ERP: se os dados foram escritos com sucesso no seu ERP

🔍 Mensagens de registo comuns

• … importado com sucesso (artigos: N) — a encomenda ou a consulta foi escrita no seu ERP
• PROCESSING — o e-mail está a ser analisado e os dados extraídos
• … deixado na INBOX — não é um cliente registado, nada importado — o remetente não é um cliente no seu ERP
• … nenhum código de produto encontrado, deixado para revisão manual — o e-mail necessita da sua atenção na INBOX
• … já tinha sido importado anteriormente — criação duplicada ignorada — a mesma encomenda já foi processada
• COMPLETED — o ciclo de processamento terminou

⚠️ O que fazer em caso de erros

• Erros de ligação ao correio eletrónico: verifique as suas credenciais de correio em /bots → Definições
• Erros de ligação ao ERP: verifique os dados de ligação ao seu ERP e o acesso à API
• Falhas de importação: verifique se o Modo Demo está desativado (com o Modo Demo ativado não se escreve nada no ERP)
• Problemas persistentes: contacte o suporte em BOTS4.me/contact

Filtre os registos por nível (success, info, warning, error) para encontrar rapidamente o que necessita de atenção.

Semana 1 — modo de treino

Verifique a sua INBOX (não lidos) e a pasta _VIP várias vezes por dia — os e-mails com falha permanecem na INBOX para revisão. Mova os e-mails mal classificados para as pastas corretas do Mail2ERP (ORCAMENTO/ENCOMENDAS/NAO_IMPORTAR) para forçar uma nova tentativa e ensinar o sistema. Se também utilizar o Supplier2ERP, este tem o seu próprio par — _Supplier2ERP/IMPORTAR e _Supplier2ERP/NAO_IMPORTAR — para as confirmações de fornecedores. Marque os remetentes que não devem ser processados como FORNECEDOR (_Mail2ERP/FORNECEDOR). O sistema aprende com cada correção.

Semana 2 em diante — modo de manutenção

O sistema já aprendeu a maioria dos padrões dos remetentes. Dê uma vista de olhos ao INBOX não lido uma vez por dia e ao _VIP quando quiser — a precisão melhora continuamente à medida que o sistema aprende.

🏆 Boa prática

Combine com o AutoSPAM para filtrar o spam antes de chegar ao Mail2ERP. Configure o VIP para os seus clientes mais importantes — os seus e-mails recebem tratamento prioritário.