Como importar automaticamente para o Odoo as confirmações de encomenda dos fornecedores

💸 O que custa realmente introduzir as confirmações à mão

Uma confirmação de encomenda de um fornecedor parece inofensiva — até a multiplicar por cada ordem de compra que envia. Cada confirmação tem de ser aberta, lida e comparada com a ordem de compra no Odoo. O fornecedor confirmou a quantidade total? O preço unitário mudou? A data de entrega atrasou-se duas semanas? Cada resposta significa cliques e reescrever na aplicação Compras.

O prejuízo de saltar esse trabalho é pior do que o próprio trabalho. Quando as confirmações não são registadas, o Odoo mostra silenciosamente uma imagem errada:

• Datas de receção erradas: o Odoo continua a esperar a mercadoria na data original, por isso as suas receções agendadas, as promessas de venda e o planeamento de reposição assentam em dados desatualizados.
• Preços errados: a fatura do fornecedor chega e não coincide com a ordem de compra, por isso a contabilidade cobra explicações às compras semanas depois de já ninguém se lembrar do pedido.
• Entregas curtas silenciosas: o fornecedor confirmou 60 das 100 unidades, ninguém atualizou a linha, e a rotura de stock só aparece quando um pedido de cliente não pode ser expedido.
• Horas de trabalho qualificado perdidas: as pessoas de compras passam o dia a copiar números entre um PDF e um separador do navegador em vez de negociar ou resolver problemas de fornecimento.

A tarefa é pura comparação e introdução de dados — exatamente o tipo de trabalho que o software deveria fazer, e exatamente o tipo de trabalho que as pessoas fazem pior quando estão aborrecidas.

🔧 Como as equipas costumam tentar resolver isto

1. Continuar a fazer à mão

Funciona com cinco ordens de compra por semana. Com cinquenta, as confirmações acumulam-se por ler, e as que são registadas são registadas à pressa. A comparação manual é também onde nascem os dígitos trocados e as linhas saltadas.

2. A porta de entrada de e-mail integrada no Odoo

A porta de entrada de correio recebido do Odoo é excelente a anexar um e-mail a um registo — consegue registar a confirmação no chatter de uma ordem de compra. Mas não lê o PDF, não compara os valores confirmados com as linhas da sua ordem de compra e não atualiza quantidades, preços ou datas. O documento fica arquivado; o trabalho continua por fazer.

3. Ferramentas de OCR genéricas e conectores tipo Zapier

As ferramentas de OCR baseadas em modelos conseguem extrair campos de um documento — depois de você construir e manter um modelo para cada esquema de fornecedor. Os fornecedores mudam de formato sem aviso, e um conector que se limita a extrair texto continua sem conseguir responder à pergunta real: isto corresponde à minha ordem de compra em aberto no Odoo, e a diferença está dentro da tolerância? A extração sem cotejo consciente do ERP apenas desloca a comparação manual um passo mais à frente.

4. Scripts à medida

Um programador consegue programar o caminho ideal para os seus três principais fornecedores. Depois o fornecedor número quatro envia uma imagem digitalizada, o esquema muda, o programador sai da empresa, e o script torna-se mais uma coisa que ninguém se atreve a tocar.

🤖 A via automatizada: Supplier2ERP

O Supplier2ERP é um bot da BOTS4.me que vigia a sua caixa de correio, lê confirmações de fornecedores em qualquer formato, associa-as às ordens de compra em aberto no Odoo e atualiza as datas de entrega, as quantidades e — a partir do plano Business — os preços, de acordo com as regras de tolerância que definir.

Configure-o em cerca de cinco minutos

• Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do Supplier2ERP e aceite os Termos uma vez — não é necessário cartão de crédito.
• Passo 2 — Ligue a sua caixa de correio: use a ligação rápida e segura (OAuth para Gmail e Office 365; qualquer fornecedor IMAP é compatível). Sem middleware e sem regras de reencaminhamento.
• Passo 3 — Ligue o Odoo: instale o módulo gratuito BOTS4.me Connect (Odoo 13–19). O Odoo.sh e as instalações on-premise recebem o conector Python, instalado uma vez e ligado com um clique. Os utilizadores do Odoo Online criam uma chave API em Definições → Utilizadores e Empresas → Utilizadores → o seu utilizador → Segurança da conta e colam-na em bots4.me em Definições → Supplier2ERP → Access Manager → Adicionar destino → ERP → Odoo (um auxiliar XML opcional, sem código, acrescenta um menu BOTS4.me dentro do Odoo). O Odoo Online precisa do plano Custom do Odoo para ter acesso à API. Uma única ligação serve todas as aplicações BOTS4.me que funcionam com o Odoo.
• Passo 4 — Indique-lhe os seus fornecedores e tolerâncias: assim que o Odoo estiver ligado, o Supplier2ERP identifica os fornecedores com ordens de compra em aberto e envia-lhe a lista por e-mail; ensine-lhe qualquer outro fornecedor arrastando uma das respetivas confirmações para _Supplier2ERP/IMPORTAR, e exclua um com _Supplier2ERP/NAO_IMPORTAR. No separador Controlo, Variação máx. de preço/quantidade e Máx. de diferenças por artigo decidem o tamanho que uma diferença pode ter antes de uma confirmação ser assinalada em vez de aplicada.
• Passo 5 — Comece em DEMO: o bot lê confirmações reais, associa-as às suas ordens de compra reais e envia-lhe por e-mail exatamente o que atualizaria — sem escrever nada. Quando os relatórios DEMO parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo — fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.

🧭 Experimente-o no seu mês Discovery gratuito

O seu primeiro mês de Supplier2ERP é um mês Discovery gratuito: a utilização incluída no plano Personal, com Atualizar quantidades automaticamente e o Pré-processamento desbloqueados para experimentar, e sem necessidade de cartão de crédito. Eis como obter a sua primeira ordem de compra atualizada a partir de uma confirmação real de um fornecedor.

Dia 1 — Começar e ligar

• Inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do Supplier2ERP e aceite os Termos uma vez — não é necessário cartão de crédito.
• Abra Definições (roda dentada) → Supplier2ERP → Access Manager → Adicionar origem para ligar a sua caixa de correio (Secure Quick Connect para Gmail e Microsoft 365, IMAP com uma palavra-passe de aplicação para os outros fornecedores). Ou adicione a BOTS4.me Mailbox (um clique, sem palavra-passe) e reencaminhe as confirmações para supplier2erp@bots4.me a partir do endereço de e-mail da sua conta.
• Ligue o Odoo: clique em Adicionar destino → ERP → Odoo, ou instale o módulo gratuito BOTS4.me Connect no Odoo e prima Ligar. No Odoo Online, cola antes uma chave API.
• O Odoo Online precisa do plano Custom do Odoo para ter acesso à API.
• Com uma chave API, atribua a esse utilizador do Odoo os direitos Compras (Utilizador) e Criação de contactos.

Dia 1 — Indique-lhe os seus fornecedores

• Fornecedores com ordens de compra em aberto: assim que o Odoo estiver ligado, o Supplier2ERP identifica-os automaticamente e envia-lhe por e-mail a lista dos fornecedores que vai ler.
• Qualquer outro fornecedor: arraste uma das respetivas confirmações para _Supplier2ERP/IMPORTAR. É lida na execução seguinte e, a partir daí, todas as confirmações desse remetente. O remetente também é marcado como fornecedor, para que o Mail2ERP não o importe como encomenda de cliente.
• Um remetente a ignorar: arraste um dos respetivos e-mails para _Supplier2ERP/NAO_IMPORTAR. As pastas aparecem após a primeira execução e seguem o idioma da sua aplicação.

Dia 1 — Verifique o separador Controlo

• Modo: o Supplier2ERP começa em DEMO — associa confirmações reais a ordens de compra reais e envia-lhe por e-mail o que alteraria, sem escrever nada.
• Funcionalidades do Supplier2ERP: Correspondência com o ERP, Atualizações no ERP, Extração por modelos, Extração de recurso com IA e Registos na sua caixa de correio estão ativos. Ative Ficheiros PDF digitalizados se os fornecedores enviarem digitalizações ou fotografias em PDF.
• Os interruptores com a etiqueta Discovery no separador Controlo estão incluídos no seu mês gratuito e começam desligados — ligue os que quiser experimentar.
• No Supplier2ERP, o interruptor a ativar é Atualizar quantidades automaticamente, para que as alterações de quantidade confirmadas sejam aplicadas e não apenas reportadas (o Pré-processamento também precisa do AutoSPAM). Atualizar preços automaticamente precisa do plano Business; até lá, as diferenças de preço são-lhe reportadas.
• Tolerâncias: Variação máx. de preço/quantidade é a maior alteração por linha que pode ser aplicada, e Máx. de diferenças por artigo é quantas linhas podem diferir antes de toda a encomenda lhe ser enviada para revisão.
• Relatórios: escolha em Relatórios por e-mail se quer ser informado das confirmações sem problemas após cada uma, uma vez por execução, ou num resumo diário ou semanal. Opcional: Alertas diários de atraso envia-lhe por e-mail as entregas atrasadas ou em risco.
• Horário de funcionamento e Agendamento de execução: o Supplier2ERP só funciona dentro do Horário de funcionamento, que começa por ser o horário de expediente dos dias úteis.

Semana 1 — Verifique e depois passe a LIVE

• Teste com uma confirmação real: deve citar o número da sua ordem de compra no Odoo, ou vir do endereço de e-mail do fornecedor no Odoo, e listar os seus códigos de produto. Cada relatório DEMO mostra linha a linha o que foi associado e o que mudaria.
• Veja onde chegam os resultados: as confirmações aplicadas passam para _Supplier2ERP/PROCESSADO; as assinaladas ou ilegíveis ficam por ler na sua INBOX, ou em _Supplier2ERP/MANUAL quando entraram por IMPORTAR. O separador Registos e a pasta _Supplier2ERP/LOGS dizem porquê. Uma confirmação falhada pode ser arrastada para _Supplier2ERP/IMPORTAR para tentar de novo.
• Quando os relatórios DEMO parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo — fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.

📅 Como É o Funcionamento no Dia a Dia

Depois de passar a LIVE, o Supplier2ERP funciona segundo o Agendamento de execução que escolher, dentro do Horário de funcionamento que definir. Cada execução trata os novos e-mails e anexos de fornecedores:

• Dentro da tolerância: as datas de entrega confirmadas são escritas nas linhas correspondentes da ordem de compra no Odoo, juntamente com as quantidades confirmadas (com Atualizar quantidades automaticamente ativo, a partir do plano Family) e os preços unitários (com Atualizar preços automaticamente ativo, a partir do plano Business); o e-mail processado é arquivado em _Supplier2ERP/PROCESSADO. Sem esses interruptores, as diferenças são-lhe reportadas em vez de aplicadas.
• Fora da tolerância: as diferenças grandes são assinaladas no seu relatório e o e-mail fica por ler — na sua INBOX, ou em _Supplier2ERP/MANUAL quando entrou por _Supplier2ERP/IMPORTAR — e a ordem de compra fica intacta até a rever. Nada fica esquecido.
• Transparência total: um relatório de diferenças mostra o que foi extraído, o que foi associado, o que mudou, o que foi ignorado e porquê — após cada confirmação, uma vez por execução, ou num resumo diário ou semanal, conforme escolher em Relatórios por e-mail. As confirmações que precisam de si chegam sempre de imediato. O separador Registos do Dashboard e a pasta _Supplier2ERP/LOGS na sua caixa de correio guardam o histórico de decisões.
• Controlo total: ligar/desligar o bot, interruptores por funcionalidade e Modo de IA desde Desligado até ao nível incluído no seu plano, tudo no separador Controlo em bots4.me/bots. Alojado na UE, concebido para o RGPD, 2FA opcional, relatórios em 31 idiomas.

🔄 A peça que falta no ciclo de inventário do Odoo

O Supplier2ERP fecha um ciclo que dois bots irmãos abrem. O AutoSTOCK calcula objetivos de stock ótimos a partir do seu histórico real de vendas e escreve-os como regras de reposição nativas do Odoo. O AutoPURCHASE transforma esses objetivos em ordens de compra em rascunho, agrupadas por fornecedor e respeitando os mínimos. Quando os seus fornecedores confirmam esses pedidos, o Supplier2ERP lê as confirmações e mantém cada ordem de compra fiel à realidade — os preços, as quantidades e as datas confirmados voltam automaticamente ao Odoo.

Juntos, os três bots levam-no de “quanto devemos ter em stock?” a “a mercadoria está confirmada e o Odoo sabe disso” com quase nenhum trabalho manual de compras.

🌍 Funciona para além do Odoo

Este guia tem como foco o Odoo (versões 13–19, incluindo Odoo Online, Odoo.sh e on-premise), mas o Supplier2ERP também funciona com o ERPNext, o Zoho, o Dolibarr, o Business Central online, o QuickBooks Online, o Xero e o SAP Business One, cada um com uma estratégia de atualização concebida para esse sistema. Usa outro sistema? Contacte-nos — qualquer outro ERP com API é ligado mediante pedido.

📚 Guias relacionados

• Hub: Como automatizar o Odoo de ponta a ponta: do pedido por e-mail à fatura paga
• Etapa anterior a esta: Como Automatizar as Compras no Odoo: Encomendas em Rascunho a Partir de Necessidades Reais
• De onde vêm os objetivos: Como Definir Pontos de Reabastecimento Ótimos no Odoo a Partir do Histórico Real de Vendas
• O lado das vendas da sua caixa de correio: Como Importar Automaticamente Encomendas e RFQ de E-mail para o Odoo
• Instalação do conector: Como ligar o Odoo à BOTS4.me (Odoo 13–19)

🔗 Fontes e leituras adicionais

Documentação oficial e normas citadas neste guia. As ligações externas abrem num novo separador.

• Odoo 18 documentation — Purchase
• Odoo 18 documentation — Bill control (3-way matching)
• Odoo 18 documentation — Shipping and receiving
• Odoo 18 developer reference — External API