Como automatizar as compras no Odoo: ordens de compra em rascunho a partir de necessidades reais

💸 O que custa realmente criar ordens de compra manualmente

A questão das compras parece simples: o que precisamos de encomendar hoje? Responder corretamente para cada produto significa combinar quatro números — o objetivo de stock, as encomendas de clientes confirmadas mas ainda não entregues, o que existe em stock e o que já está a caminho. Faça isso de cabeça ou numa folha de cálculo e os erros são previsíveis:

• Pedidos duplicados: a ordem de compra a caminho desde a semana passada é esquecida, pelo que a mesma necessidade é pedida duas vezes e acaba em excesso de stock.
• Compromissos esquecidos: uma encomenda de cliente confirmada que ainda não foi expedida não aparece como stock em falta — até chegar a hora de a expedir e a mercadoria não estar lá.
• Mínimos do fornecedor não cumpridos: sai uma encomenda de três unidades, o fornecedor rejeita-a ou acrescenta sobretaxas, e o comprador recomeça a ronda.
• Excesso de pedido em artigos de baixa rotação: sem um limite de cobertura de stock, «arredondar para uma caixa completa» transforma-se silenciosamente em dois anos de existências.
• Horas em folhas de cálculo: um bom comprador dedica quase um dia inteiro a construir propostas de encomenda que uma máquina calcularia em segundos.

🔧 As opções que as equipas experimentam primeiro

1. A reposição integrada do Odoo

As regras de reposição do Odoo e o seu ecrã «Reposição» são genuinamente úteis: quando o stock desce abaixo do mínimo, o Odoo pode propor ou criar uma RFQ. Mas a qualidade do resultado depende inteiramente dos valores mín./máx. guardados nas regras — e o Odoo não os calcula por si. A reposição integrada também lhe dá pouca margem sobre salvaguardas de negócio, como valores mínimos de encomenda por fornecedor, um limite máximo de cobertura de stock ou uma lista de nunca encomendar, pelo que os compradores continuam a retocar cada proposta.

2. O ritual semanal da folha de cálculo

Exportar o stock, exportar as encomendas de venda e as ordens de compra em aberto, juntar tudo, calcular as necessidades e depois retranscrever o resultado como ordens de compra no Odoo. Funciona, mas consome horas, quebra-se assim que uma coluna se move, e está tão atualizado como a última exportação.

3. Automação personalizada

Ações de servidor agendadas ou scripts à medida conseguem criar ordens de compra, mas os casos-limite — agrupar por fornecedor, os mínimos, as execuções repetidas que alargam a encomenda aberta em vez de a duplicar — são exatamente o que faz disto um verdadeiro projeto de software, com manutenção real.

🤖 A via automatizada: AutoPURCHASE

O AutoPURCHASE é um bot da BOTS4.me que calcula as necessidades por produto a partir de dados em tempo real do Odoo e cria ordens de compra em rascunho (RFQ), agrupadas por fornecedor preferencial — de modo que o trabalho do comprador se reduz a rever e confirmar.

As salvaguardas de negócio vêm integradas, não acrescentadas por fora:

• Mínimos dos fornecedores respeitados: as quantidades mínimas de encomenda dos fornecedores são respeitadas, e a encomenda conjunta de cada fornecedor tem de atingir o seu valor mínimo de encomenda. As encomendas demasiado pequenas são ignoradas e listadas no seu relatório, em vez de incomodarem os fornecedores.
• Proteção contra o excesso de pedido: um limite máximo de cobertura de stock impede que os artigos de baixa rotação sejam pedidos em excesso; uma lista negra de nunca encomendar mantém os produtos descontinuados e especiais fora de todas as propostas.
• Um rascunho aberto por fornecedor: uma execução posterior acrescenta as novas linhas ao rascunho aberto do próprio AutoPURCHASE para esse fornecedor em vez de criar uma segunda encomenda, e os rascunhos criados por pessoas ou pelo Odoo nunca são tocados — pode ser executado com segurança de hora a hora, diária ou semanalmente.
• Rascunhos por predefinição: nada é enviado a um fornecedor sem si — é você que envia a RFQ a partir do Odoo. A partir do plano Family, as encomendas abaixo de um limite de valor que definir podem ser confirmadas automaticamente (desativado por predefinição).
• Retenção de compras: coloque em retenção os clientes com crédito bloqueado ou em litígio. Não se compra stock para os seus pedidos em aberto, as suas quantidades por entregar são subtraídas de todas as necessidades de compra, e cada relatório mostra quanto foi excluído. Disponível a partir do plano Business.

Do mês gratuito às primeiras encomendas em rascunho

• Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do AutoPURCHASE e aceite os Termos uma vez — não é necessário cartão de crédito. Quer ajuda com a configuração? Diga-nos que ERP utiliza e como compra hoje, e configuramos tudo em conjunto consigo. Também pode explorar primeiro o painel com dados de exemplo em bots4.me/bots_demo.
• Passo 2 — Ligue o Odoo: no Odoo.sh ou on-premise, instale o módulo gratuito BOTS4.me Connect (Odoo 13–19) e ligue-o com um clique. No Odoo Online, crie uma chave API em Definições → Utilizadores e Empresas → Utilizadores → o seu utilizador → Segurança da conta (ative o modo de programador se o separador estiver oculto), depois abra Definições (roda dentada) → AutoPURCHASE → Access Manager → Adicionar origem → ERP → Odoo em bots4.me e cole-a aí; o utilizador do Odoo associado à chave precisa de direitos de Compras (Utilizador). O Odoo Online precisa do plano Custom do Odoo para ter acesso à API. Uma única ligação serve todas as aplicações BOTS4.me que funcionam com o Odoo.
• Passo 3 — Defina as suas regras: no separador Controlo do AutoPURCHASE defina Valor mín. da encomenda (o valor total que a encomenda a um fornecedor tem de atingir), Limite máx. de cobertura (os meses de procura média acima dos quais nunca encomenda) e a Lista de nunca encomendar (códigos de produto, separados por vírgulas). Arredondar à embalagem arredonda as quantidades para cima até à quantidade mínima de cada fornecedor.
• Passo 4 — Comece em DEMO: o AutoPURCHASE arranca em DEMO. Cada execução produz aí um relatório de proposta de compra completo (encomendas por fornecedor com valores, fornecedores ignorados e porquê, produtos sem fornecedor) sem criar nada no Odoo. Em DEMO é produzida no máximo uma nova proposta cerca de uma vez por dia, e consome a sua quota de utilização tal como uma execução real.
• Passo 5 — Passe a real: no separador Controlo mude o modo de DEMO para LIVE (fica disponível após o seu primeiro relatório DEMO); Criar ordens de compra está ativado por predefinição em todos os planos. Depois escolha um Agendamento de execução (de hora a hora, diário ou semanal) e o Horário de funcionamento, e os seus compradores encontrarão no Odoo RFQ em rascunho limpas, agrupadas por fornecedor.

A sua primeira semana com o AutoPURCHASE

• Leia o primeiro relatório de proposta: o resumo mostra as definições usadas na execução, quantas encomendas a fornecedores propôs e o respetivo valor total, que fornecedores foram ignorados por ficarem abaixo do seu Valor mín. da encomenda, e que produtos precisam de ser encomendados mas não têm fornecedor no Odoo.
• Corrija os fornecedores em falta: um produto sem fornecedor não pode ser incluído em nenhuma RFQ. Adicione o fornecedor ao produto no Odoo (a primeira linha de fornecedor é a preferida) e a execução seguinte inclui-o.
• “Nenhum objetivo de stock encontrado”? O AutoPURCHASE precisa de objetivos com base nos quais encomendar. Adicione regras de reposição mín./máx. aos seus produtos no Odoo (no Odoo 14 e posteriores com o Acionador definido como Manual, para que o Odoo não as encomende por conta própria), ou deixe o AutoSTOCK escrevê-las (LIVE, com Escrever regras de reposição ativado) e mantenha Utilizar os objetivos do AutoSTOCK ativado.
• Verifique cada número: a tabela de linhas de encomenda mostra o Objetivo, Em stock, A receber e Vendas em aberto ao lado de cada quantidade encomendada, além do preço do fornecedor e do valor da linha. Se as quantidades parecerem demasiado grandes, baixe o Limite máx. de cobertura e verifique a quantidade mínima do fornecedor usada por Arredondar à embalagem; depois compare com a proposta DEMO seguinte.
• Acompanhe o Dashboard: o separador Registos regista o que cada execução fez e porquê, e as estatísticas mostram Produtos que necessitam de encomenda, Ordens de compra criadas e Fornecedores ignorados.
• Passe a LIVE quando as propostas corresponderem ao que teria encomendado: aparecem então RFQ em rascunho no Odoo Compras, uma por fornecedor. Uma execução posterior acrescenta as novas linhas ao rascunho aberto do próprio AutoPURCHASE para esse fornecedor em vez de criar uma segunda encomenda, por isso as execuções repetidas nunca acumulam encomendas; os rascunhos criados por pessoas ou pelo Odoo nunca são tocados.
• A Confirmação automática de encomendas vem no fim: está disponível a partir do plano Family, desativada por predefinição, e só confirma encomendas abaixo dos seus limites de valor. Ative-a apenas depois de várias semanas em que os rascunhos tenham correspondido consistentemente às suas próprias decisões.

📅 Como É o Funcionamento no Dia a Dia

Em cada execução programada, o AutoPURCHASE recalcula as necessidades a partir de dados em tempo real do ERP, agrupa-as pelo fornecedor preferencial de cada produto utilizando os dados de fornecedores e tabelas de preços do seu Odoo, e cria um único rascunho limpo por fornecedor — e não um monte de ordens de compra de uma só linha. Após cada execução, chega à sua caixa de entrada um relatório de proposta de compra, no idioma que escolher entre 31.

Mantém o controlo a partir do Dashboard em bots4.me/bots: ligar/desligar o bot, interruptores por funcionalidade, Agendamento de execução e Horário de funcionamento, e registos completos de decisões no separador Registos. A plataforma está alojada na UE, foi concebida para o RGPD e tem 2FA opcional. É a mesma plataforma na qual a IMP Kontakt transforma milhares de RFQ e encomendas recebidas por e-mail todos os meses em registos de ERP com o Mail2ERP.

🔄 O elo central do ciclo de inventário do Odoo

O AutoPURCHASE é mais forte como elo central de um ciclo de três bots. A montante, o AutoSTOCK calcula objetivos de stock ótimos a partir do seu histórico real de vendas e mantém atualizadas as regras de reposição do Odoo — de modo que o «objetivo de stock» da fórmula é um número estatisticamente sólido, e não um palpite. A jusante, depois de confirmar e enviar as ordens de compra, o Supplier2ERP lê os e-mails de confirmação dos fornecedores e escreve de volta nas ordens de compra do Odoo os preços, as quantidades e as datas de entrega confirmados.

O AutoSTOCK decide quanto manter → o AutoPURCHASE redige o que comprar → o Supplier2ERP regista o que os fornecedores prometeram de facto. O resultado: a reposição funciona com dados de ponta a ponta, e o papel da sua equipa é o critério, não a introdução de dados.

🌍 Primeiro o Odoo, mas também outros ERP

O AutoPURCHASE é compatível hoje com Odoo, das versões 13 a 19 (Odoo Online, Odoo.sh e on-premise), com o ERPNext 15 e 16, com o Zoho Inventory, com o Dolibarr 23 e posteriores, com o Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), com o QuickBooks Online, com o Xero e com o SAP Business One. Qualquer outro ERP com API (SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Dynamics 365 Finance / Sales e outros) é ligado mediante pedido — diga-nos o que utiliza.

📚 Guias relacionados

• Hub: Como automatizar o Odoo de ponta a ponta: do pedido por e-mail à fatura paga
• Passo anterior a este: Como definir pontos de encomenda ótimos no Odoo a partir do histórico real de vendas
• Passo seguinte a este: Como importar automaticamente para o Odoo as confirmações de encomenda dos fornecedores
• O lado das vendas: Como importar automaticamente para o Odoo as encomendas e as RFQ do e-mail
• Instalação do conector: Como ligar o Odoo à BOTS4.me (Odoo 13–19)

🔗 Fontes e leituras adicionais

Documentação oficial e normas citadas neste guia. As ligações externas abrem num novo separador.

• Odoo 18 documentation — Purchase
• Odoo 18 documentation — Requests for quotation
• Odoo 18 documentation — Reordering rules
• Odoo 18 developer reference — External API