AutoPURCHASE
Guia do Utilizador – Geração automatizada de ordens de compra
🧠 O que o AutoPURCHASE realmente faz
Cada execução responde a uma única pergunta para cada produto: quanto preciso de encomendar hoje? A resposta vem de uma única fórmula transparente:
necessidade = (objetivo de stock + vendas em aberto) − (em stock + a receber)
📄 Como funciona o AutoPURCHASE – fluxo visual
(AutoSTOCK ou regras do ERP)
por produto
fornecedor preferencial
no seu ERP
+ relatório enviado por e-mail
Em Modo Demo o fluxo para antes de chegar ao seu ERP — recebe o relatório de proposta completo e não é criada nenhuma ordem de compra.
🚀 Como Ligar-se
- Instale a aplicação BOTS4.me Connect no seu Odoo — o conector de um clique liga o Odoo (13.0 → 19.0) a toda a suite BOTS4.me. Autentica-o com um início de sessão por e-mail protegido por 2FA e cria um utilizador técnico para que o AutoPURCHASE possa ler os dados de stock, vendas e fornecedores e criar ordens de compra através da API. Um único conector, uma única conta, todas as aplicações.
- Atribua a conta de ERP ao AutoPURCHASE — no Access Manager em BOTS4.me/bots → Definições → AutoPURCHASE, atribua a conta de ERP ligada à aplicação. O AutoPURCHASE funciona hoje com o Odoo (13–19), o ERPNext (15–16), o Zoho Inventory, o Dolibarr (23 e posteriores), o Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), o QuickBooks Online, o Xero e o SAP Business One.
- Comece em Modo Demo — o Modo Demo está ativado por predefinição: cálculo completo da necessidade e relatório de proposta, sem qualquer alteração no seu ERP.
- Defina as suas regras de encomenda — valor mínimo de encomenda, limite de cobertura, arredondamento à quantidade mínima do fornecedor, a lista de nunca encomendar e a frequência de verificação (de hora a hora, diária ou semanal), tudo no painel em /bots.
- Passe a real — desative o Modo Demo. Criar ordens de compra está ativado por predefinição em todos os planos, por isso começam a aparecer RFQ em rascunho no seu ERP, agrupadas por fornecedor.
💡 Saiba mais sobre o que o utilizador técnico pode e não pode fazer em Níveis de acesso.
🎯 De onde vêm os objetivos de stock
Com o AutoSTOCK
Se tiver o AutoSTOCK e a funcionalidade Utilizar os objetivos do AutoSTOCK estiver ativada, o AutoPURCHASE usa os objetivos atualizados da execução mais recente do AutoSTOCK que escreveu as suas regras no ERP — níveis de stock orientados pela procura e calculados a partir do seu histórico real de vendas. Se os resultados do AutoSTOCK tiverem mais de uma semana, ou se o AutoSTOCK se tiver limitado a um relatório (Modo Demo, ou Escrever regras de reposição desativado), o AutoPURCHASE recorre às regras de reposição do seu ERP. Enquanto o AutoPURCHASE cria as encomendas, o AutoSTOCK configura as suas regras no Odoo para que o Odoo não encomende os mesmos produtos por conta própria.
Independente
Não tem o AutoSTOCK? Não há problema. O AutoPURCHASE funciona de forma autónoma usando como objetivos de stock as regras de reposição que já mantém no seu próprio ERP (mín./máx.). No Odoo 14 e posteriores, configure essas regras com Acionador = Manual para que seja o AutoPURCHASE a encomendá-las em vez do agendador do Odoo; as regras deixadas em automático ficam com o Odoo e aparecem no relatório. Os produtos vendidos por encomenda, em dropshipping, os kits e os produtos sem rota Comprar são ignorados e enumerados.
⚙️ Referência das Definições do Painel
Todas as definições estão em BOTS4.me/bots → Controlo → AutoPURCHASE. Se uma definição ficar fora do intervalo ou estiver bloqueada pelo seu plano, o AutoPURCHASE recorre com segurança à predefinição.
| Definição | Intervalo | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|---|
| Valor mín. da encomenda | 0 – 100 000 EUR | 50 EUR | Os fornecedores cujo valor total da encomenda fique abaixo deste valor são ignorados nesta execução — evita encomendas minúsculas e pouco rentáveis. A necessidade é simplesmente transportada para uma execução posterior, assim que tiver crescido. |
| Limite máx. de cobertura | 1 – 36 meses | 12 meses | Nunca encomenda mais do que este número de meses de procura média por produto — protege-o de encomendar em excesso artigos de rotação lenta. |
| Arredondar à embalagem | ativado / desativado | ativado | Arredonda as quantidades encomendadas para cima, até à quantidade mínima de encomenda do fornecedor, segundo a informação de fornecedores do seu ERP. Todos os planos pagos. |
| Lista de nunca encomendar | códigos de produto | vazio | Códigos de produto separados por vírgulas que o AutoPURCHASE nunca deve encomendar (por exemplo, artigos descontinuados) — uma lista negra rígida. |
| Utilizar os objetivos do AutoSTOCK | ativado / desativado | ativado | Dá preferência aos resultados recentes do AutoSTOCK como objetivos de stock. Quando desativado (ou quando os resultados estão desatualizados), são usadas em alternativa as regras de reposição do seu ERP. |
| Criar ordens de compra | ativado / desativado | ativado | Cria ordens de compra em rascunho (RFQ) no seu ERP agrupadas por fornecedor, acrescentando-as ao rascunho aberto do próprio AutoPURCHASE para esse fornecedor. Quando desativado, o AutoPURCHASE limita-se a enviar uma proposta por email. Todos os planos. |
| Confirmar encomendas automaticamente | ativado / desativado | desativado | Confirma automaticamente as ordens de compra criadas em vez de as deixar como rascunhos para revisão — mas apenas abaixo dos seus limites de valor por encomenda e por execução; as encomendas maiores ficam em rascunho e são assinaladas no relatório. O envio da RFQ ao fornecedor continua a ser feito no seu ERP. Nível Family e superiores — ative apenas quando confiar totalmente na configuração. |
| Relatórios por e-mail | após cada execução / apenas quando são criadas encomendas / resumo semanal | após cada execução | Quando é enviado por email o relatório de compras com o detalhe das encomendas por fornecedor. Em Modo Demo é enviado um relatório após cada execução, mesmo quando não há nada a encomendar. Os relatórios que exigem intervenção são sempre enviados de imediato. |
| Agendamento de execução | de hora a hora / diária / semanal | diária | Com que frequência o AutoPURCHASE verifica o seu stock e cria encomendas. Todas as encomendas vão para o armazém principal da sua empresa ligada. |
🛡️ Mecanismos de segurança integrados
O AutoPURCHASE foi concebido para que mesmo uma execução mal configurada não possa inundar os seus fornecedores de encomendas:
📝 Rascunhos por predefinição
As ordens de compra são criadas como RFQ em rascunho — o AutoPURCHASE nunca envia nada a um fornecedor; é você que envia a RFQ a partir do seu ERP. A confirmação automática existe a partir do nível Family, mas está desativada por predefinição e só confirma encomendas abaixo dos seus limites de valor.
🔁 Um rascunho aberto por fornecedor
Dois mecanismos funcionam em conjunto: um rascunho por fornecedor — uma execução posterior acrescenta os novos produtos ao rascunho aberto do próprio AutoPURCHASE para esse fornecedor em vez de criar uma segunda encomenda, e os produtos que já lá estão são ignorados; e os rascunhos contam como entradas previstas — as quantidades já encomendadas reduzem a necessidade calculada. Os rascunhos criados por pessoas ou pelo seu ERP nunca são tocados.
🏭 Mínimos do fornecedor respeitados
As quantidades mínimas de encomenda dos fornecedores definidas no seu ERP são respeitadas (com Arredondar à embalagem ativado), e os fornecedores abaixo do seu valor mínimo de encomenda são ignorados em vez de incomodados com microencomendas.
📉 Limite de cobertura e lista negra
O limite máximo de cobertura garante que nenhum produto é encomendado além de um número razoável de meses de procura, e a lista de nunca encomendar dá-lhe um veto absoluto por código de produto.
🔍 Modo Demo
- Apenas proposta — o Modo Demo executa o cálculo completo da necessidade e envia por e-mail a proposta de compra completa, mas não cria nenhuma ordem de compra no seu ERP.
- Executa no máximo cerca de uma vez por dia — independentemente da frequência agendada, uma nova proposta de demo é faturada no máximo aproximadamente uma vez a cada 24 horas.
- A sua quota de utilização é consumida na mesma — a proposta é o trabalho faturável, por isso as execuções demo contam tal como as reais.
- Ativado por predefinição — toda a configuração nova do AutoPURCHASE começa em Modo Demo. Desative-o no separador Controlo em BOTS4.me/bots quando estiver pronto para RFQ em rascunho reais.
📊 Como ler o relatório de proposta
Após cada execução — ou apenas quando são criadas encomendas, ou semanalmente, conforme escolheu em Relatórios por email — recebe um relatório de compras por email. Eis como o ler:
📋 Bloco de resumo
- As definições usadas na execução (valor mínimo da encomenda, limite de cobertura, arredondamento)
- Quantas encomendas a fornecedores foram criadas (ou propostas, em Modo Demo), com o total de linhas e o valor total em EUR
- Que fornecedores foram ignorados por estarem abaixo do valor mínimo de encomenda
- Produtos que precisam de ser encomendados mas não têm fornecedor configurado no seu ERP — corrija a ficha de fornecedor para os incluir na próxima execução
📄 Tabela de linhas de encomenda
Uma linha por cada linha de encomenda proposta, agrupada por fornecedor, mostrando todo o cálculo:
- Objetivo, Em Stock, A receber, Vendas em Aberto — todas as entradas da fórmula da necessidade, para que possa verificar cada quantidade
- Qtd. da Encomenda — a quantidade de encomenda resultante após o arredondamento e os limites
- Preço e valor — preço do fornecedor e valor da linha na moeda da sua empresa, para ver o dinheiro antes de confirmar
🆓 O que cada plano desbloqueia
- Todos os planos, incluindo o mês Discovery gratuito: Criar ordens de compra — são criadas RFQ em rascunho no seu ERP, agrupadas por fornecedor — e Arredondar à embalagem.
- Nível Family e superiores: desbloqueia Confirmação automática de encomendas — as encomendas abaixo dos seus limites de valor são confirmadas automaticamente em vez de ficarem à espera como rascunhos (desativada por predefinição).
- Nível Business e superiores: desbloqueia Retenção de compras — não é comprado stock para as encomendas abertas dos clientes que colocar em retenção.
Consulte os planos e preços atuais na página de produto do AutoPURCHASE.
📦 Melhor em conjunto com o AutoSTOCK
O AutoSTOCK calcula quais deveriam ser os seus níveis de stock a partir do seu histórico real de vendas; o AutoPURCHASE transforma esses níveis em encomendas concretas a fornecedores. Programe o AutoSTOCK para ser executado antes do AutoPURCHASE e todo o ciclo de reposição — análise da procura → objetivos de stock → ordens de compra em rascunho — funciona sem intervenção, cabendo-lhe apenas confirmar as encomendas finais no seu ERP.
❓ Perguntas frequentes
O relatório diz que não foram encontrados objetivos de stock. E agora?
O AutoPURCHASE precisa de objetivos com os quais comparar para encomendar. Ou executa primeiro o AutoSTOCK (com Usar Objetivos do AutoSTOCK ativado), ou configura regras de reposição (mín./máx.) nos seus produtos diretamente no seu ERP — o AutoPURCHASE utiliza-as automaticamente quando os resultados do AutoSTOCK estão em falta ou desatualizados.
Porque é que um fornecedor foi ignorado nesta execução?
O seu valor total de encomenda ficou abaixo da definição Valor mín. da encomenda (50 EUR por predefinição). Isto é intencional — as encomendas minúsculas custam mais em gestão do que valem. A necessidade não desaparece: assim que ultrapassar o limite numa execução posterior, esse fornecedor recebe a sua RFQ.
Um produto que claramente precisa de ser encomendado não aparece nas encomendas. Porquê?
Na maioria dos casos, não tem fornecedor configurado no seu ERP — o AutoPURCHASE agrupa as encomendas por fornecedor preferencial, pelo que um produto sem ficha de fornecedor não pode ser incluído em nenhuma RFQ. Esses produtos aparecem separadamente no relatório em “produtos sem fornecedor configurado”; adicione um fornecedor ao produto no seu ERP e será incluído na próxima execução. Verifique também que não está na sua lista de nunca encomendar.
O AutoPURCHASE pode encomendar em duplicado se for executado duas vezes?
Não. Uma execução posterior acrescenta ao rascunho aberto do próprio AutoPURCHASE para esse fornecedor em vez de criar uma segunda encomenda, os produtos que já lá estão são ignorados e as quantidades já encomendadas contam como stock previsto. Voltar a executar é sempre seguro.
Com que frequência é executado o AutoPURCHASE?
De hora a hora, diária (a predefinição) ou semanal — escolhe no separador Controlo em BOTS4.me/bots. Em Modo Demo é gerada no máximo uma nova proposta faturada cerca de uma vez por dia. Se também tiver o AutoSTOCK, agende-o para correr antes do AutoPURCHASE, para que os objetivos estejam sempre atualizados.
O Modo Demo consome mesmo a minha quota de utilização?
Sim. O cálculo completo da necessidade e o relatório de proposta constituem o trabalho faturável — em Modo Demo apenas se salta a escrita no ERP. As execuções em demo estão limitadas a cerca de uma por dia, para que testar continue a ser acessível.
A confirmação automática é segura?
É potente, e é precisamente por isso que está desativada por predefinição, disponível a partir do nível Family e limitada por limites de valor: uma encomenda acima do limite por encomenda ou por execução nunca é confirmada — fica em rascunho e é assinalada no relatório. Percurso recomendado: execute em Modo Demo, depois com RFQ em rascunho durante algumas semanas, e só ative a Confirmação automática quando os rascunhos corresponderem consistentemente ao que teria encomendado de qualquer forma.
Preciso de ajuda! Como obtenho suporte?
Verifique primeiro os Registos de processamento em BOTS4.me/bots — cada execução regista o que fez e porquê. Continua com dúvidas? Contacte-nos através da página de contacto e ajudá-lo-emos.
🔧 Resolução de Problemas
⚠️ Não aparecem ordens de compra em rascunho no meu ERP
Verifique o seguinte:
- Que o Modo Demo esteja desativado (separador Controlo em BOTS4.me/bots)
- A funcionalidade Criar ordens de compra está ativada (está ativada por predefinição)
- No Odoo 14 e posteriores, a regra de reposição do produto é do AutoSTOCK ou está configurada com Acionador = Manual — as regras em automático ficam com o Odoo
- No ERPNext, o Auto Material Request está desativado — enquanto estiver ativado, o AutoPURCHASE limita-se a propor e o relatório lembra-o uma vez por dia
- Existe uma conta de ERP atribuída ao AutoPURCHASE no Access Manager
- Existe uma necessidade real — se o stock cobre os objetivos e as vendas em aberto, não é criada nenhuma encomenda
- Verifique os Registos de processamento no Painel à procura de erros
⚠️ As quantidades encomendadas parecem demasiado grandes
Ajuste o seguinte e verifique novamente em Modo Demo:
- Reduza o Limite máx. de cobertura — limita cada produto a N meses de procura
- Verifique os próprios objetivos de stock — se vierem do AutoSTOCK, reveja as suas definições; se vierem das regras do ERP, reveja os mínimos dessas regras
- Arredondar à embalagem pode elevar as quantidades até aos mínimos do fornecedor — verifique a quantidade mínima do fornecedor no seu ERP
⚠️ As encomendas vão para o fornecedor errado
O AutoPURCHASE utiliza o fornecedor preferencial do seu ERP:
- Abra o produto no seu ERP e verifique a ordem das suas linhas de fornecedor — vence o fornecedor preferencial (o primeiro)
- Corrija a prioridade dos fornecedores ou remova fichas de fornecedor obsoletas
- A próxima execução agrupará o produto sob o fornecedor corrigido