Automatizar o ERPNext a partir do e-mail: encomendas, confirmações de fornecedores e pagamentos

🎯 Onde as empresas com ERPNext ainda digitam à mão

O ERPNext é muito bom no que acontece depois de um documento existir: regras de preços, reservas de stock, entregas, faturas e razão geral decorrem todos de uma encomenda de venda ou de compra correta. O ponto fraco é o passo anterior. A maioria dos documentos nasce como um e-mail de alguém de fora da sua empresa, e o ERPNext não consegue ler esses e-mails por si.

• As encomendas de clientes e os pedidos de cotação chegam como anexos PDF, Excel ou digitalizados, cada cliente com o seu próprio formato. Alguém abre cada e-mail e digita os artigos, quantidades e referências num orçamento ou numa encomenda de venda.
• As confirmações de encomenda dos fornecedores voltam com quantidades alteradas, preços novos ou uma data de entrega mais tardia. Alguém compara-as linha a linha com a sua encomenda de compra e atualiza-a, ou as diferenças simplesmente passam despercebidas.
• Os recebimentos aparecem como notificações bancárias ou ficheiros de extrato. Alguém encontra a fatura de venda certa para cada pagamento e regista um lançamento de pagamento, muitas vezes uma ou duas horas por dia.

Quase nada disto exige critério, mas tudo exige cuidado, porque uma quantidade errada ou um pagamento registado na fatura errada causa problemas semanas depois. É esse o tipo de trabalho que os três bots abaixo assumem.

🤖 Que bots do BOTS4.me funcionam com o ERPNext

Todas as aplicações ERP do BOTS4.me funcionam com o ERPNext 15 e 16. Esta página centra-se nas três que transformam e-mail em documentos ERPNext. A tabela mostra o que cada uma lê e o que escreve.

O AutoERP (confirmar, expedir e faturar encomendas etiquetadas), o AutoCASH (lembretes de pagamento), o Bill2ERP (faturas de fornecedores como rascunhos de fatura de compra), o AutoSTOCK e o AutoPURCHASE também funcionam com o ERPNext. Uma única ligação ao ERPNext serve todos, por isso pôr outro bot a funcionar mais tarde não exige novo trabalho de integração.

📧 Mail2ERP: de e-mails de clientes a orçamentos e encomendas de venda

O Mail2ERP lê a sua caixa de correio de vendas e decide para cada e-mail se é um pedido de cotação, uma encomenda firme ou nenhum dos dois. Vários sinais independentes votam nessa decisão, e uma correção manual sua prevalece sempre. Depois lê as linhas de produto do texto do e-mail e de cada anexo, sem modelos, e associa cada código aos seus artigos do ERPNext.

O que cria no ERPNext

• Pedido → orçamento em rascunho. A sua equipa comercial revê-o, ajusta-o e envia-o como de costume.
• Encomenda firme → encomenda de venda, submetida. O Mail2ERP cria primeiro a encomenda como rascunho e depois submete-a, para que a lógica de preços e estados do próprio ERPNext funcione exatamente como numa encomenda introduzida por uma pessoa.
• Resposta ao seu orçamento → encomenda de venda. Com a Deteção de RFQ ativa, uma resposta do cliente que refere um dos seus números de orçamento e pede para avançar transforma esse orçamento numa encomenda de venda submetida.
• Ficheiros e contexto: os anexos originais do cliente são anexados ao documento, e o texto do e-mail é acrescentado como comentário, para que quem abrir o orçamento ou a encomenda de venda veja de onde veio.
• Sem introdução duplicada: quando o utilizador de integração pode acrescentar campos personalizados, o Mail2ERP marca cada documento que cria com o e-mail de origem, por isso a mesma encomenda reencaminhada duas vezes ou enviada para dois endereços é criada uma única vez.

O que nunca faz

O Mail2ERP nunca cria um cliente ou um artigo no ERPNext. O remetente tem de pertencer a um cliente existente, e cada linha tem de corresponder a um artigo do seu catálogo. Uma linha cuja quantidade não pode ser lida com segurança é ignorada em vez de adivinhada, e recebe um e-mail a pedir que a acrescente à mão. Com a Correspondência inteligente multicódigo, as linhas também podem ser associadas por códigos de fornecedor, códigos de barras, números de peça do fabricante e os códigos de artigo dos seus clientes, que o ERPNext guarda como códigos de artigo do cliente.

📦 Supplier2ERP: confirmações registadas nas suas encomendas de compra

O Supplier2ERP é a imagem espelhada do Mail2ERP do lado das compras. Lê as confirmações e avisos de entrega que os seus fornecedores enviam e regista o que confirmaram na encomenda de compra correspondente do ERPNext.

• Só os remetentes que lhe ensinou. O Supplier2ERP lê o correio dos remetentes da sua lista de fornecedores. Acrescenta um fornecedor arrastando um dos e-mails dele para a pasta _AutoSPAM/FORNECEDOR; enquanto a lista estiver vazia, nada é filtrado.
• Encontrar a encomenda certa. Quando o e-mail refere o número da sua encomenda de compra, esse número prevalece. Caso contrário, o Supplier2ERP compara os códigos de produto do e-mail com as suas encomendas de compra abertas para esse fornecedor. Se duas encomendas corresponderem igualmente bem, nada é escrito e recebe um relatório.
• Verificações antes de qualquer escrita: os dados têm de ser plausíveis, e o número de linhas com diferenças, cada diferença de preço e cada diferença de quantidade têm de ficar dentro dos limites que definir. Se uma verificação falhar, recebe um relatório em vez de uma atualização.
• Como o ERPNext é atualizado: uma encomenda de compra em rascunho é guardada com os novos valores. Uma encomenda de compra submetida é alterada através da função Update Items do próprio ERPNext, com a lista completa de linhas, e uma data confirmada passa também a ser a data de entrega prevista. As encomendas fechadas, concluídas e canceladas não são tocadas.
• As suas regras mandam: as atualizações automáticas de quantidades e de preços têm cada uma o seu próprio interruptor. Um fornecedor que confirma exatamente o que encomendou é registado como confirmado, sem nada a alterar.

As confirmações processadas passam para a pasta _Supplier2ERP/PROCESSADO da sua caixa de correio; tudo o que precisa de uma pessoa fica por ler na sua INBOX.

💶 Pay2ERP: recebimentos registados nas faturas certas

O Pay2ERP lê os recebimentos, determina quais das suas faturas de venda em aberto cada um liquida e regista o pagamento no ERPNext. Só trabalha com dinheiro recebido; os pagamentos efetuados são ignorados.

De onde vêm os pagamentos

• E-mails bancários: as notificações ou extratos que o seu banco já envia. Ficheiros estruturados como MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 e OFX são lidos movimento a movimento; os outros e-mails são lidos a partir do texto.
• Ligações bancárias e de pagamento: por exemplo Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal ou Square.
• Transações bancárias do ERPNext: as transações recebidas, ainda não reconciliadas, das contas bancárias do ERPNext que escolher.

Como um pagamento é associado e registado

O Pay2ERP procura primeiro uma referência de fatura juntamente com o valor. Quando o pagamento não traz uma referência utilizável, procura o pagador entre os nomes de empresas que aprendeu e verifica que combinação das faturas em aberto desse cliente soma o valor. Cada associação bem-sucedida ensina-lhe algo, e é por isso que o segundo mês exige muito menos atenção do que o primeiro.

Para cada fatura paga cria e submete um lançamento de pagamento através do mapeamento do próprio ERPNext, sem nunca pagar mais do que o que ainda está em aberto. Quando o pagamento veio de uma transação bancária do ERPNext, a transação é reconciliada com esses lançamentos. Os pagamentos que não consegue associar são listados num e-mail separado com a mensagem original em anexo, para poderem ser registados à mão.

⚙️ Configuração passo a passo para o ERPNext

• Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots e clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do bot que quer, por exemplo o Mail2ERP. Não é necessário cartão.
• Passo 2 — Crie um utilizador de integração no ERPNext: em Utilizadores, crie um utilizador como “BOTS4.me Integration” com as funções Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager e Purchase Master Manager. Sem as duas funções Master Manager, o ERPNext esconde os preços da API.
• Passo 3 — Gere a chave de API e o segredo: abra o utilizador, vá ao separador Settings → API Access → Generate Keys. Copie o segredo da API, que só é mostrado uma vez, e a chave de API.
• Passo 4 — Ligue o ERPNext em bots4.me: em Definições → o bot → Access Manager → Adicionar destino → ERP → ERPNext, introduza o URL do seu site ERPNext, a chave de API e o segredo da API. O passo a passo completo está em Como ligar-se.
• Passo 5 — Ligue a sua caixa de correio: o Gmail e o Microsoft 365 ligam-se com Secure Quick Connect; os outros fornecedores por IMAP com uma palavra-passe de aplicação. Para o Mail2ERP e o Supplier2ERP também pode não ligar nenhuma caixa de correio: acrescente a caixa de correio BOTS4.me como origem e reencaminhe-lhe os e-mails.
• Passo 6 — Leia os relatórios Demo e depois passe a LIVE: cada bot começa em Modo Demo e envia-lhe por e-mail o que teria escrito. Quando os relatórios parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo.

🧪 Modo Demo e e-mails que os bots não conseguem tratar

Cada bot começa em Modo Demo. Lê os seus e-mails reais e os seus dados reais do ERPNext e envia-lhe por e-mail um relatório do que teria exatamente criado ou alterado, mas não escreve nada. O LIVE fica disponível após o primeiro relatório Demo. Pode ver como funciona em geral na página Modo Demo, ou explorar primeiro a demonstração ao vivo do painel com dados de exemplo.

O que acontece aos e-mails pouco claros

• Nada desaparece: um e-mail que um bot não conseguiu processar fica por ler na sua INBOX. Os e-mails importados passam para a pasta PROCESSADO do bot.
• Cada decisão fica registada no separador Registos do painel e na pasta LOGS da sua caixa de correio, com o motivo, por exemplo um remetente que não é cliente no ERPNext ou um código de artigo que não existe. Consulte o guia da pasta LOGS.
• Corrija o Mail2ERP com pastas: arraste um e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o voltar a processar como orçamento ou como encomenda, ou para _Mail2ERP/IGNORAR para ignorar esse tipo de e-mail no futuro. A correção fica memorizada para esse remetente.
• Os pagamentos não associados são-lhe enviados por e-mail com a mensagem bancária original, e as confirmações de fornecedores fora dos seus limites ficam na INBOX até alguém as rever.

📅 O mês Discovery gratuito e o plano gratuito

O primeiro mês de cada bot é um mês Discovery gratuito, sem cartão. Os interruptores marcados com Discovery no separador Controlo estão incluídos nesse mês e começam desligados, para que decida o que experimentar.

📚 Leituras relacionadas

• Produtos: Mail2ERP, Supplier2ERP e Pay2ERP.
• Guias: Guia do Mail2ERP, Guia do Supplier2ERP, Guia do Pay2ERP e Como ligar-se.
• Outro ERP de código aberto: Automatizar o Dolibarr: encomendas por e-mail, faturação e lembretes de pagamento.
• Comparar abordagens: Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP para a introdução de encomendas no ERP.
• Outros ERP: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory e Zoho Books e Odoo.
• Contexto: Compreender os sistemas ERP e CRM e os números reais do caso de estudo IMP Kontakt.