Como importar encomendas recebidas por e-mail para o Zoho Inventory e o Zoho Books

🎯 “As encomendas chegam por e-mail, o Zoho espera que as digitemos”

O Zoho Inventory é bom no que acontece depois de a encomenda de venda existir: embalagens, envios, stock por armazém. O passo anterior continua a ser manual para a maioria das equipas:

• Cada encomenda tem um formato novo: um PDF do ERP de um cliente, uma folha de cálculo de outro, alguns SKU escritos num e-mail de um terceiro.
• Os códigos não coincidem: os clientes escrevem um código de barras ou um número de peça do fabricante, e alguém procura o seu SKU.
• Encomendas e pedidos de preço misturados: cada e-mail tem primeiro de ser classificado como “encomenda de venda” ou “orçamento”.
• A embalagem espera pela digitação: enquanto a encomenda de venda não existir, o armazém não pode embalar, por isso uma caixa de entrada lenta significa envios mais lentos.

Com volumes maiores, isto torna-se um posto de trabalho próprio. Um cliente do Mail2ERP, a IMP Kontakt, trata por mês milhares de encomendas e pedidos de cotação recebidos por e-mail sem os voltar a digitar.

🔍 O que os utilizadores do Zoho costumam experimentar primeiro

Digitar a encomenda de venda à mão

Fiável com volumes baixos, um estrangulamento com volumes altos — e o estrangulamento fica mesmo à frente do seu armazém.

Importações de folhas de cálculo

Uma importação de folha de cálculo funciona quando os dados já são uma tabela limpa. As notas de encomenda dos seus clientes não são, por isso alguém continua a ter de converter primeiro cada encomenda.

Ferramentas de fluxo de trabalho e extratores

As receitas de automatização conseguem criar uma encomenda de venda a partir de dados limpos, e os extratores conseguem retirar campos de um formato conhecido. Associar os seus SKU, escolher o cliente certo e decidir entre orçamento e encomenda de venda continua a ser trabalho seu. Comparamos estas ferramentas em Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Como o Mail2ERP trabalha com o Zoho Books e o Zoho Inventory

Uma organização, duas aplicações

O Zoho Books e o Zoho Inventory partilham uma organização. O Mail2ERP escreve encomendas de venda e orçamentos através do Zoho Books, por isso aparecem no Zoho Inventory no mesmo momento. O Zoho Inventory é usado onde o Books não tem nada a oferecer: embalagens, envios e stock por localização — que é onde o AutoERP assume, se o usar.

Que documento cria

• Uma encomenda firme torna-se uma encomenda de venda, que o Mail2ERP depois confirma (abre), para que fique pronta para embalar.
• Um pedido de preço torna-se um rascunho de orçamento.
• O seu plano não inclui encomendas de venda? As encomendas de venda exigem o Zoho Books Professional ou superior, ou o Zoho Inventory. Sem eles, o Mail2ERP regista as encomendas dos clientes como orçamentos e indica-o no documento.

Clientes e artigos

• Cliente: o endereço de e-mail do remetente tem de pertencer a um cliente no Zoho ou a uma das suas pessoas de contacto; essa pessoa de contacto é indicada no documento. O Mail2ERP nunca cria clientes.
• SKU: os códigos de produto do e-mail são associados aos SKU dos seus artigos.
• Códigos de barras: com o interruptor Códigos de barras ativo, o UPC, o EAN e o ISBN do artigo também são comparados.
• Números de peça: com o interruptor Número de peça do fabricante ativo, é comparado o número de peça do artigo.
• O Zoho não guarda nos artigos números de peça por fornecedor nem referências de cliente, por isso esses dois interruptores não têm nada para associar no Zoho.

Preços e impostos do Zoho

Cada linha recebe o preço que o Zoho dá a esse cliente: a tarifa da lista de preços do cliente, caso contrário a tarifa do artigo. O Zoho aplica ele próprio o imposto predefinido do artigo. O preço do e-mail só é usado quando o Zoho não tem preço para o artigo.

O que mais fica no documento

• Reference#: o número de encomenda do cliente.
• Data de envio nas encomendas de venda, a partir da data de entrega pretendida; nos orçamentos, a data pretendida é anotada num comentário.
• Endereço de envio: o endereço do cliente escolhido para a entrega quando o e-mail indica um.
• Notas e ficheiros: uma mensagem do cliente vai para as notas; o texto do e-mail é acrescentado como comentário; os ficheiros originais são anexados. Se o carregamento de todos os anexos falhar, o rascunho é removido em vez de ficar a meio.

Do orçamento à encomenda de venda, e duplicados

Com a Deteção de RFQ ativa, uma resposta que cita o número do seu orçamento e o encomenda claramente transforma o orçamento numa encomenda de venda aberta com as mesmas linhas, e o orçamento é marcado como aceite. Se o cliente pedir quantidades diferentes, é encomendado o orçamento completo e é acrescentada uma nota para a sua equipa. Antes de criar o que quer que seja, o Mail2ERP regista o que vai criar e procura-o após uma execução interrompida, por isso nunca é criada uma segunda encomenda de venda. Para maior segurança, acrescente aos orçamentos e encomendas de venda um campo personalizado de texto chamado BOTS4.me ID, e cada documento que o Mail2ERP criar fica marcado com ele.

🛠️ Configuração passo a passo

• Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do Mail2ERP e aceite os Termos uma vez. Não é necessário cartão.
• Passo 2 — Ligue a sua caixa de correio: Definições → Mail2ERP → Access Manager → Adicionar origem. O Gmail, o Microsoft 365 e o Zoho Mail usam Secure Quick Connect; os outros fornecedores ligam-se por IMAP. Consulte Como ligar-se. Ou reencaminhe as encomendas para mail2erp@bots4.me sem ligar uma caixa de correio.
• Passo 3 — Ligue o Zoho: Adicionar destino → o mosaico Zoho Books / Inventory → Ligar Zoho. Inicie sessão, clique em Accept, e o BOTS4.me encontra sozinho o seu centro de dados e a sua organização. Se o seu acesso tiver várias organizações, escolha uma no cartão do Zoho e clique em Guardar organização.
• Passo 4 — Campo opcional contra duplicados: acrescente no Zoho o campo personalizado de texto BOTS4.me ID aos orçamentos e encomendas de venda.
• Passo 5 — Funcione em DEMO e depois passe a LIVE: o Mail2ERP começa em Modo Demo e envia-lhe por e-mail o que teria criado. Quando os relatórios parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo.

Funciona com todos os centros de dados do Zoho (.com, .eu, .in e os outros). O Zoho limita as chamadas à API por organização e por dia; o BOTS4.me partilha esse limite com as suas outras integrações Zoho e, quando é atingido, faz uma pausa até o Zoho voltar a permitir chamadas.

🧭 A sua primeira semana no mês Discovery

• Modo: o DEMO lê os seus e-mails e os dados do Zoho e não escreve nada; o LIVE fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.
• Horário de funcionamento e fins de semana: o Mail2ERP funciona dentro deste horário, de início o horário de expediente dos dias úteis.
• Interruptores Discovery: os interruptores com a etiqueta Discovery estão incluídos no seu mês gratuito e começam desligados. No Zoho, os úteis são Códigos de barras, Número de peça do fabricante, Deteção de RFQ e Separar externos.
• Encomenda de teste: envie por e-mail dois ou três SKU com quantidades a partir do endereço de um cliente, e depois um segundo e-mail que só peça preços. Os relatórios DEMO mostram uma encomenda de venda e um orçamento; as decisões também estão no separador Registos e na pasta _Mail2ERP/LOGS.
• Ensine-o: arraste um e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o voltar a processar como esse tipo, ou para _Mail2ERP/IGNORAR para ignorar esse tipo de e-mail no futuro.

📅 E-mails pouco claros e o que vem a seguir

O Mail2ERP lê PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imagens e documentos digitalizados com OCR — em qualquer idioma, sem modelos.

• Importado: o e-mail passa para _Mail2ERP/PROCESSADO e a encomenda de venda está aberta no Zoho, pronta para embalar.
• Pouco claro: o e-mail fica na sua INBOX, por ler, com o motivo no registo — por exemplo, um remetente que não é cliente ou um código que não corresponde a nenhum artigo. Corrija no Zoho e arraste o e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o voltar a processar.
• As quantidades incertas são ignoradas, nunca adivinhadas, e é-lhe pedido que as acrescente à mão.
• Embalagem e faturação: escolha uma opção da etiqueta de relatório BOTS4.me (Full ou Partial) numa encomenda de venda e o AutoERP cria a embalagem e o envio no Zoho Inventory e a fatura, e o Zoho envia um e-mail ao seu cliente. As entregas do AutoERP exigem o Zoho Inventory na mesma organização, e as etiquetas de relatório exigem o Zoho Books Standard ou superior.

A plataforma está alojada na UE, foi concebida para o RGPD e oferece 2FA; os relatórios, registos e pastas da caixa de correio existem em 31 idiomas.

📚 Leituras relacionadas

• Funcionalidades e planos: página de produto do Mail2ERP e o guia do Mail2ERP.
• Embalagem, envio e faturação: o guia do AutoERP.
• Sistemas só de contabilidade: orçamentos do QuickBooks Online a partir do e-mail e orçamentos do Xero a partir do e-mail.
• Comparar opções: Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP.
• Manter o stock certo: o guia do AutoSTOCK.

🔗 Fontes e leituras adicionais

Documentação oficial referida neste guia. As ligações externas abrem num novo separador.

• Zoho Inventory Help — Packages
• Zoho Inventory Help — Shipments