AutoERP
Guia do Utilizador – Confirmação de Pedidos, Entrega e Faturação em Piloto Automático
✅ A Única Coisa que Tem de Fazer Primeiro
O AutoERP é ativado pedido a pedido. Nunca tocará num pedido por sua própria iniciativa. Só trabalha com os pedidos que têm uma de duas etiquetas, que criamos no seu ERP por si:
| Etiqueta no pedido | O que o AutoERP faz com ela |
|---|---|
AutoERP |
O pedido inteiro, de uma só vez. Confirma-o, espera até haver stock de todos os artigos, cria uma única entrega e depois fatura-o. Nada é enviado até o pedido poder sair completo. |
AutoERP_partial |
Linha a linha. Envia o que já tem stock completo e deixa o resto no pedido para um envio posterior. Ideal para prazos de entrega longos ou artigos enviados diretamente pelo fornecedor. Requer a funcionalidade Envio parcial (plano Business e superiores, desativada por predefinição) — sem ela, o pedido não é enviado e fica listado em «precisa de ajuda». |
Pode mudar o nome de ambas as etiquetas no separador AutoERP do seu painel se a sua equipa já usar outra convenção. Um pedido que tenha AMBAS as etiquetas é tratado como um pedido completo, nunca duas vezes.
Assim que o AutoERP expede um pedido, acrescenta-lhe uma etiqueta de marcação própria: AutoERP fully para um pedido completo, AutoERP partially para uma entrega parcial. Deste modo, a sua equipa vê de relance o que o AutoERP já fez — mantenha estas etiquetas no pedido.
🔄 Como Funciona o AutoERP – Fluxo Visual
o Pedido
(+ Adiantamento se Pré-pago)
quando o Stock Está Pronto
após a Entrega
+ Relatório para Si
Todos os e-mails dirigidos ao cliente (confirmação do pedido, fatura de adiantamento, guia de remessa, fatura, aviso de levantamento, lembrete de pagamento) são enviados pelo seu próprio ERP, com os seus próprios modelos, a sua imagem de marca e no idioma do cliente. O AutoERP nunca envia e-mails aos seus clientes em nome próprio.
🚀 Como Ligar-se
- Ligue o seu ERP no painel, ou instale a aplicação BOTS4.me a partir da loja Odoo Apps e prima Ligar.
- Ative o AutoERP. Começa em Modo Demo — lê o seu ERP e não escreve nada além das suas três etiquetas de pedido.
- Etiquete um pedido de venda com
AutoERP. - Aguarde pela execução seguinte e leia o relatório de pré-visualização que chega à sua caixa de entrada.
- Satisfeito? Mude o Modo de DEMO para LIVE no separador AutoERP. É nesse momento que o AutoERP começa a escrever no seu ERP.
🧭 Os Três Módulos
Confirmação de Pedidos
Transforma pedidos em rascunho e orçamentos etiquetados em pedidos confirmados. Se as condições de pagamento do pedido indicarem pré-pagamento, emite também através do seu ERP uma fatura de adiantamento de 100%, que o seu ERP envia por e-mail ao cliente. Disponível em todos os planos, tal como os dois módulos abaixo.
Entregas
Cria e valida a entrega no seu ERP assim que há stock disponível, chega a data de entrega e o crédito do cliente está em ordem. Um envio parcial deixa o restante no pedido como pendente de entrega.
Faturação
Fatura o que foi efetivamente entregue, através da faturação do próprio ERP — uma fatura por pedido, ou uma fatura agrupada por cliente (e moeda) por dia, semana ou mês. O adiantamento é deduzido na fatura final; a fatura de adiantamento lançada é também o seu documento fiscal do pagamento antecipado.
Cada módulo pode ser desativado de forma independente no painel. Desativar um nunca bloqueia os outros — pode, por exemplo, deixar o AutoERP confirmar e entregar enquanto o seu contabilista continua a faturar manualmente.
⚙️ Referência das Definições do Painel
Que pedidos o AutoERP pode tocar
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Etiqueta: encomendas completas | AutoERP | A etiqueta que entrega um pedido inteiro ao AutoERP. |
| Etiqueta: encomendas linha a linha | AutoERP_partial | A etiqueta que permite os envios parciais de um pedido. |
| Moeda dos limites abaixo | Vazio (a moeda da sua empresa) | A moeda em que os seus valores mínimos e limites de crédito estão escritos. Deixe vazio para usar a moeda da sua empresa no ERP. Um pedido noutra moeda simplesmente não é comparado com eles — nunca convertemos nada nas suas costas. |
Horário de trabalho
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Confirmar pedidos — de / até | 00:00 – 23:59 | Quando os pedidos podem ser confirmados. |
| Criar entregas — de / até | 06:00 – 16:00 | Normalmente o horário do seu armazém, para que nada seja preparado depois de todos terem ido embora. |
| Hora-limite para envio no mesmo dia | 14:30 | Os pedidos feitos depois desta hora são enviados no dia seguinte. |
| Criar faturas — de / até | 13:00 – 17:00 | Quando as faturas podem ser criadas. |
| Nunca faturar antes de | 13:00 | Uma margem de segurança para que um pedido ainda a ser editado de manhã não seja faturado demasiado cedo. |
Regras de entrega
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Valor mínimo de entrega | 25 | Não enviar uma encomenda de valor inferior a este; aguardar por mais artigos. Defina 0 para enviar sempre. |
| … mas enviar de qualquer forma depois de | 14 dias | Para que um pedido pequeno nunca espere eternamente. |
| Entregas parciais máximas por encomenda | 10 | Evita que um pedido se transforme numa sucessão de pequenas encomendas. |
Precisa de despachar um pedido pequeno específico? Adicione-lhe a etiqueta AutoERP_small_ok e o mínimo é ignorado para esse pedido.
Regras de faturação
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Agrupar entregas numa única fatura | Ativado | Ativado: uma fatura por cliente e por período. Desativado: uma fatura por pedido. |
| Faturar clientes | Uma vez por semana | De forma imediata, diária, semanal ou mensal. |
| Dia de faturação / dia do mês | Sexta-feira / dia 1 | Que dia sai a fatura agrupada. Na opção mensal, o limite é o dia 28, para que todos os meses se comportem da mesma forma. |
| Valor mínimo de fatura | 50 | Abaixo deste valor, a fatura transita para o período seguinte. |
| Faturas máximas por entrega | 1 | Um limite de segurança. O AutoERP permite sempre uma fatura final adicional para que nada fique por faturar. |
| Esperar pela encomenda completa | 14 dias | Quanto tempo esperar para que tudo caiba numa ÚNICA fatura. Depois disso, o AutoERP fatura o que foi enviado e envia mais tarde uma fatura final. |
| Documento fiscal após | 14 dias | Quando um cliente pagou antecipadamente mas a mercadoria não foi enviada dentro deste número de dias, é emitido um documento fiscal — uma exigência legal em muitos países. |
| Campo «pretende fatura» | (vazio) | Opcional. O nome técnico de um campo de sim/não do seu ERP que regista se o cliente quer ou não fatura. Deixe vazio para faturar sempre. |
Controlo de crédito
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Exigir que a proforma esteja paga | Ativado | Retém o envio até um cliente com pagamento antecipado ter pagado efetivamente. |
| Bloquear acima deste valor em atraso | 300 | Retém os envios a clientes que lhe devam mais do que este valor. |
| Bloquear a partir deste número de dias de atraso | 14 | Retém os envios quando a fatura por pagar mais antiga ultrapassa este prazo. |
| Reter envios se a verificação falhar | Ativado | Se a própria verificação de crédito não puder ser executada, é preferível reter do que enviar. Recomendado. |
| Avisar o cliente por e-mail quando bloqueado | Ativado | Envia um lembrete de pagamento na primeira vez que um pedido é retido. Uma vez por pedido, nunca repetidamente. |
🔍 Modo Demo
Todas as contas de AutoERP começam em Modo Demo, e a sua primeira execução é sempre uma demonstração. Em Modo Demo, o AutoERP lê os seus pedidos, o seu stock e o estado de pagamento dos seus clientes e calcula exatamente o que faria — e depois envia-lhe a lista por e-mail em vez de o fazer. Não é tocado um único registo do seu ERP.
Assim que tiver recebido pelo menos um relatório de demonstração, o interruptor LIVE é desbloqueado no separador AutoERP. Pode voltar ao Demo sempre que quiser.
📊 Como Ler o Relatório
📋 Resumo
Quantos pedidos foram confirmados, entregues e faturados — e quantos foram ignorados, por categoria. No modo LIVE, só é enviado um relatório quando o AutoERP fez algo ou um pedido precisa de si; os pedidos que precisam de tratamento manual aparecem primeiro.
📝 Pedido a pedido
Cada decisão, com o motivo explicado em linguagem simples. Em Modo Demo, esta é a lista completa do que teria acontecido.
⚠️ Ignorados e porquê
A parte mais útil. «À espera de stock», «abaixo do seu mínimo», «cliente com faturas vencidas», «após a hora de corte» — cada omissão indica qual a definição que a causou.
❓ Resolução de Problemas
| O que vê | O que significa |
|---|---|
| «Nenhum pedido etiquetado precisou de atenção» | Nenhum pedido tem a etiqueta do AutoERP, ou todos os pedidos etiquetados já foram totalmente processados. Etiquete um pedido e aguarde pela execução seguinte. |
| Pedidos confirmados mas nunca entregues | Normalmente é o stock: uma etiqueta de pedido completo espera até todas as linhas estarem disponíveis. Verifique o motivo da omissão — indica o produto. Também pode ser a janela de entrega ou a hora de corte. |
| Entregues mas nunca faturados | Verifique se a janela de faturação se sobrepõe ao seu Horário de Funcionamento e contém a hora de «nunca faturar antes de». Com a agrupação semanal, as faturas só saem no dia escolhido. |
| Todos os pedidos de um cliente estão retidos | Controlo de crédito. Ultrapassaram o seu limite de valores em atraso, ou o adiantamento está por pagar. O relatório indica o montante e o número de dias. |
| Uma linha de serviço nunca é faturada | O serviço é faturado pelas quantidades entregues e ninguém definiu ainda a sua quantidade entregue — o AutoERP nunca a adivinha. O relatório indica-o uma vez em «Precisam da sua ajuda»; introduza a quantidade no pedido e a execução seguinte fatura-o. |
| Os pedidos pequenos nunca são enviados | Estão abaixo do seu valor mínimo de entrega. São enviados automaticamente após o período de espera, ou de imediato se os etiquetar com AutoERP_small_ok. |
| As etiquetas do AutoERP não aparecem no seu ERP | O utilizador ligado não tem permissão para criar etiquetas. Conceda-lhe direitos de administrador de Vendas, ou crie as duas etiquetas manualmente — o AutoERP vai usá-las de qualquer forma. |
| O Odoo não tem campo Etiquetas nas encomendas de venda | Algumas bases de dados Odoo sem a aplicação CRM não têm campo Etiquetas nas encomendas de venda, por isso o AutoERP não consegue marcar os pedidos. Instale a aplicação CRM (que acrescenta o campo Etiquetas), ou peça ao seu parceiro Odoo que acrescente às encomendas de venda um campo de texto chamado x_autoerp_tags e escreva nele o nome da etiqueta — o AutoERP passa então a ler esse campo. |
🔒 O Que o AutoERP Nunca Fará
- Tocar num pedido que não esteja etiquetado.
- Escrever o que quer que seja além das suas três etiquetas de pedido enquanto o Modo Demo estiver ativo.
- Enviar e-mails aos seus clientes em nome próprio — todos os e-mails ao cliente saem do seu ERP, com os seus modelos e a sua imagem de marca.
- Enviar mercadoria a um cliente que exceda os limites de crédito que definiu, enquanto o Controlo de crédito estiver ativado.
- Faturar a mesma mercadoria duas vezes — as quantidades já faturadas no seu ERP nunca voltam a ser faturadas.
- Combinar vários clientes, ou várias moedas, numa só fatura.
❓ Perguntas frequentes
Que ERP são compatíveis?
Disponível hoje: Odoo 13 a 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 e 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 e posteriores, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero e SAP Business One. Qualquer outro ERP com API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite e outros — é ligado mediante pedido.
O que automatiza o AutoERP?
Três módulos essenciais: Confirmação de pedidos (confirma pedidos e, para clientes com pagamento antecipado, faz o seu ERP emitir uma fatura de adiantamento), Envios (cria entregas quando há stock disponível, encomendas completas ou linha a linha) e Faturação (uma fatura por encomenda, ou faturas agrupadas — diárias, semanais ou mensais). O seu ERP envia todos os e-mails aos clientes.
Posso testar sem afetar o meu ERP?
Sim! O Modo Demo lê os seus pedidos e o seu stock mas não realiza qualquer transação — apenas gera relatórios que mostram exatamente o que faria. Primeiro mês grátis.
Posso ativar apenas alguns módulos?
Sim. Cada módulo tem o seu próprio interruptor — ative apenas o que precisar: só as confirmações, só os envios, ou os três módulos em conjunto. Configure em /bots → Controlo → AutoERP.
Suporta envios parciais?
Sim, com a funcionalidade Envio parcial (plano Business e superiores). Se nem todos os artigos estiverem em stock, o AutoERP envia as linhas disponíveis e cria entregas parciais — primeiro os pedidos mais antigos. Um limite de segurança restringe as entregas parciais por encomenda (10 por predefinição).
O que é a faturação agrupada?
Em vez de criar uma fatura por pedido, o AutoERP pode agrupar vários pedidos do mesmo cliente numa única fatura agrupada — imediata, diária, semanal ou mensal. É configurável, com um limiar de montante mínimo agrupado.
Funciona com o Mail2ERP?
Sim! O Mail2ERP importa para o seu ERP os pedidos que chegam por e-mail. O AutoERP confirma-os, envia-os e fatura-os automaticamente. Juntos automatizam o ciclo completo — do e-mail do cliente à fatura cobrada.
Como funciona a verificação de crédito?
Quando o Controlo de crédito está ativado (plano Business e superiores, desativado por predefinição), o AutoERP verifica antes do envio se um cliente tem faturas proforma por pagar ou saldos vencidos. Se excederem os seus limiares (por predefinição: 300 na moeda da sua empresa, ou uma fatura com mais de 14 dias de atraso), o envio fica retido e o cliente recebe um lembrete de pagamento do seu ERP.
Isto usa IA? Não temos autorização para a usar.
Não. O AutoERP não contém nenhum modelo de IA em nenhum modo ou plano, e nunca são enviados dados a um fornecedor de IA. Cada ação segue as regras que configura, pelo que a mesma entrada produz sempre o mesmo resultado e cada passo é rastreável no registo. Se a sua equipa de conformidade precisar disto por escrito, peça-nos e confirmá-lo-emos para o seu processo.