Transforme automaticamente os e-mails de encomenda dos clientes em orçamentos do QuickBooks Online
As notas de encomenda dos clientes chegam por e-mail — o orçamento aparece no QuickBooks Online, pronto para o aceitar
O QuickBooks Online não tem encomendas de venda, por isso a maioria das equipas transforma à mão uma nota de encomenda recebida por e-mail num orçamento, e depois numa fatura quando a mercadoria está pronta. Este guia mostra como o Mail2ERP faz a digitação: lê o e-mail e o anexo do cliente, encontra o cliente e os seus produtos e serviços no QuickBooks e cria o orçamento — marcado como encomenda de cliente quando o é, e deixado pendente para que o reveja e aceite. Começa em Modo Demo, e o primeiro mês é um mês Discovery gratuito.
🎯 “Como coloco a nota de encomenda de um cliente no QuickBooks sem a voltar a digitar?”
É uma das perguntas mais frequentes de pequenos distribuidores e empresas comerciais que usam o QuickBooks Online. As encomendas chegam como PDF do sistema de compras do cliente, como folhas de cálculo ou como uma lista no corpo do e-mail. O próprio QuickBooks só entra em ação depois de alguém ter digitado o orçamento.
- Orçamentos manuais: abrir o PDF, encontrar o cliente, acrescentar cada linha de produto, verificar as quantidades, acrescentar o número de encomenda do cliente — e repetir para o e-mail seguinte.
- Não há encomenda de venda onde colocar a encomenda: o QuickBooks Online usa orçamentos tanto para propostas de preço como para encomendas confirmadas, por isso é fácil perder a noção de quais orçamentos são encomendas reais.
- Os erros aparecem na fatura: uma quantidade ou um produto mal digitado transforma-se numa fatura errada e, mais tarde, numa correção.
- As propostas saem tarde: um pedido de preço que espera até ao fim do dia muitas vezes não se transforma em encomenda.
🔍 O que os utilizadores do QuickBooks costumam experimentar primeiro
Digitar o orçamento à mão
Preciso quando o volume é baixo, um trabalho a tempo inteiro quando não é. Depende também de uma pessoa que conheça as particularidades de cada cliente.
Receitas de automatização genéricas
As ferramentas de gatilho e ação conseguem criar um orçamento quando chega um e-mail, mas precisam dos dados já estruturados. Ler um formato de PDF desconhecido, encontrar os produtos certos e decidir se o e-mail é um pedido de preço ou uma encomenda é a parte difícil, e fica consigo.
Extratores de documentos
Os extratores retiram campos de um documento depois de os treinar num formato. Associar o resultado a clientes e produtos do QuickBooks continua a ser trabalho seu. Consulte Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP para uma análise mais detalhada.
⚠️ O que a tarefa realmente exige
Ler qualquer formato sem modelos, distinguir um pedido de preço de uma encomenda, associar os seus clientes e produtos do QuickBooks, usar os seus preços e impostos do QuickBooks — e deixar consigo a decisão de aceitar a encomenda.
⚙️ Como o Mail2ERP trabalha com o QuickBooks Online
Chega o e-mail do cliente
O Mail2ERP lê e associa
Orçamento pendente no QuickBooks
Revê e aceita
Um só tipo de documento: o orçamento
O QuickBooks Online é um software de contabilidade sem encomendas de venda nem entregas, por isso o Mail2ERP trabalha com orçamentos:
- Um pedido de preço torna-se um orçamento pendente.
- Uma encomenda firme torna-se o mesmo tipo de orçamento, marcado como encomenda: a mensagem ao cliente e a nota privada dizem ambas “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. O Mail2ERP nunca o aceita. Revê a encomenda e marca-a como Aceite no QuickBooks — é essa a sua luz verde.
O que fica no orçamento
- Cliente: o endereço de e-mail do remetente tem de pertencer a um cliente ativo no QuickBooks. O QuickBooks não tem pessoas de contacto separadas na sua API, por isso são usados os próprios endereços de e-mail do cliente. O Mail2ERP nunca cria clientes.
- Produtos e serviços: os códigos do e-mail são associados ao SKU dos seus artigos, ou ao nome do artigo quando um artigo não tem SKU. Os artigos do QuickBooks não têm códigos de barras, códigos de fornecedor nem códigos de cliente na API, por isso estes não são usados. O Mail2ERP nunca cria artigos.
- Preços e impostos: o preço da linha vem do preço de venda do artigo no QuickBooks; o preço do e-mail só é usado quando o artigo não tem nenhum. O QuickBooks aplica os seus próprios impostos. As listas de preços específicas por cliente não estão disponíveis na API do QuickBooks.
- A referência do cliente: o número de encomenda do cliente aparece na mensagem ao cliente (“Your reference: …”) e na nota privada. O QuickBooks mantém o seu próprio número de orçamento.
- Data e endereço de entrega: numa encomenda, a data pretendida torna-se a data de envio; mantém-se o endereço de envio do próprio cliente.
- O próprio e-mail: o texto do e-mail vai para a nota privada, e os ficheiros originais são anexados ao orçamento.
Quando o cliente encomenda com base no seu orçamento
Com a Deteção de RFQ ativa, uma resposta que cita o número do seu orçamento e diz claramente “encomenda” marca esse orçamento como encomenda de cliente. Se o cliente alterar quantidades em linhas específicas enquanto o orçamento ainda está pendente, essas quantidades são atualizadas; caso contrário, é encomendado o orçamento completo com uma nota para a sua equipa. Continua à espera de que o aceite.
E-mails pouco claros e duplicados
Um e-mail que o Mail2ERP não consegue importar — um remetente desconhecido, um código que não corresponde a nenhum artigo — fica na sua INBOX, por ler, com o motivo no registo. Uma quantidade que não pode ser lida com segurança é ignorada, não adivinhada, e é-lhe pedido que a acrescente. Cada orçamento tem uma marca do Mail2ERP na nota privada, e cada criação é enviada com um ID de pedido, por isso uma execução interrompida ou uma cópia reencaminhada nunca cria um segundo orçamento.
🛠️ Configuração passo a passo
- Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do Mail2ERP e aceite os Termos uma vez. Não é necessário cartão.
- Passo 2 — Ligue a sua caixa de correio: Definições → Mail2ERP → Access Manager → Adicionar origem. O Gmail e o Microsoft 365 ligam-se com Secure Quick Connect; os outros fornecedores por IMAP com uma palavra-passe de aplicação. Todos os fornecedores estão descritos em Como ligar-se. Também pode reencaminhar as encomendas para mail2erp@bots4.me.
- Passo 3 — Ligue o QuickBooks Online: Adicionar destino → o mosaico QuickBooks → Iniciar sessão com o QuickBooks. Inicie sessão com um utilizador administrador da sua empresa; se o seu acesso tiver várias empresas, o QuickBooks pergunta qual ligar. Não são guardadas palavras-passe nem chaves de API.
- Passo 4 — Verifique os seus artigos: certifique-se de que os códigos que os seus clientes usam estão no campo SKU dos seus produtos e serviços, ou de que os nomes dos artigos correspondem ao que os clientes escrevem.
- Passo 5 — Funcione em DEMO e depois passe a LIVE: o Mail2ERP começa em Modo Demo e envia-lhe por e-mail o orçamento que teria criado. Quando os relatórios parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo.
Apenas QuickBooks Online — o QuickBooks Desktop não tem API na nuvem e não pode ser ligado.
🧭 A sua primeira semana no mês Discovery
- Modo: o DEMO lê os seus e-mails e os dados do QuickBooks e não escreve nada; o LIVE fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.
- Horário de funcionamento e fins de semana: o Mail2ERP funciona dentro deste horário, de início o horário de expediente dos dias úteis.
- Interruptores Discovery: os interruptores com a etiqueta Discovery estão incluídos no seu mês gratuito e começam desligados. No QuickBooks, os úteis são Deteção de RFQ e Separar externos; os interruptores da Correspondência inteligente multicódigo não têm códigos com que trabalhar no QuickBooks.
- Encomenda de teste: envie por e-mail dois ou três SKU com quantidades a partir do endereço de um cliente, e depois um segundo e-mail que só peça preços. Dois relatórios DEMO mostram como seriam os orçamentos; as decisões também estão no separador Registos e na pasta _Mail2ERP/LOGS.
- Ensine-o: arraste um e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o voltar a processar como esse tipo, ou para _Mail2ERP/IGNORAR para ignorar esse tipo de e-mail no futuro.
📅 Quando o mês Discovery termina
Quando o mês termina, o Mail2ERP continua sozinho no plano gratuito com uma pequena quota mensal: quando se esgota, os novos itens aguardam até ao mês seguinte ou até escolher um plano, e um item já iniciado é sempre concluído. Escolha um plano para manter todas as funcionalidades — consulte a tabela de planos na página de produto do Mail2ERP.
O plano gratuito lê texto de e-mail, PDF, CSV e HTML; os PDF digitalizados, as imagens, o Excel, o Word e os interruptores Discovery precisam de um plano. Nada do que importou é desfeito.
🧾 Depois de aceitar: faturação com o AutoERP
A aceitação do orçamento é onde o Mail2ERP para. Se quiser que a fatura também siga sozinha, no QuickBooks o AutoERP só fatura: fatura cada orçamento que marca como Aceite, assim que todos os artigos nele estejam em stock, e o BOTS4.me envia a fatura por e-mail ao seu cliente. Só são faturados os orçamentos aceites depois da primeira execução LIVE do AutoERP — o que foi aceite antes fica consigo. O QuickBooks não tem documentos de entrega nem fatura de adiantamento na sua API, por isso não há passo de envio e as encomendas que exigem um pagamento antecipado ficam consigo.
- No dia a dia: os e-mails importados passam para _Mail2ERP/PROCESSADO; abre os orçamentos pendentes marcados como encomendas de cliente, verifica-os e aceita-os.
- Limites da API: o QuickBooks limita as chamadas à API por empresa. O BOTS4.me lê cada lista uma vez por execução e espera quando o QuickBooks lhe pede para abrandar.
- Plataforma: alojada na UE, concebida para o RGPD, 2FA, e relatórios, registos e pastas da caixa de correio em 31 idiomas.
❓ Perguntas frequentes
O QuickBooks Online consegue criar um orçamento a partir da nota de encomenda que um cliente envia por e-mail?
Não por si só. O Mail2ERP lê o PDF, o Excel ou o texto do e-mail, encontra o cliente e os seus artigos no QuickBooks Online e cria o orçamento por si, marcado como encomenda de cliente quando o é.
Porque cria um orçamento e não uma encomenda de venda?
O QuickBooks Online não tem encomendas de venda. Um orçamento marcado como encomenda de cliente é o documento mais próximo, e deixa a decisão final consigo: nada é faturado até o marcar como Aceite.
O Mail2ERP aceita orçamentos ou envia-os ao meu cliente?
Não. O Mail2ERP só cria o orçamento e deixa-o pendente. Aceitá-lo, e enviá-lo ao cliente se quiser, fica consigo no QuickBooks.
Que preços ficam no orçamento?
O preço de venda de cada artigo no QuickBooks, com os próprios impostos do QuickBooks. O preço do cliente indicado no e-mail só é usado quando um artigo não tem preço de venda.
Como encontra o produto certo?
Pelo SKU dos seus produtos e serviços, ou pelo nome do artigo quando não há SKU. Se um código não corresponder a nada, o e-mail fica na sua INBOX com o motivo, e pode voltar a processá-lo depois de acrescentar o SKU.
Funciona com o QuickBooks Desktop?
Não. O QuickBooks Desktop não tem API na nuvem. O Mail2ERP funciona com o QuickBooks Online.
E se o cliente enviar a mesma nota de encomenda duas vezes?
É importada uma única vez. O Mail2ERP reconhece a mesma encomenda quando chega a dois endereços ou é reencaminhada de novo, e a sua própria marca em cada orçamento impede um segundo após uma execução interrompida.
📚 Leituras relacionadas
- Funcionalidades e planos: página de produto do Mail2ERP e o guia do Mail2ERP.
- Usa o Xero? Transforme automaticamente encomendas recebidas por e-mail em orçamentos do Xero.
- Comparar opções: Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP.
- Faturar as encomendas aceites: o guia do AutoERP.
- Visão geral para pequenas empresas: Automatização de e-mail para pequenas empresas.
🔗 Fontes e leituras adicionais
Documentação oficial referida neste guia. As ligações externas abrem num novo separador.
Da nota de encomenda do cliente ao orçamento do QuickBooks, sem digitar
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