Transforme automaticamente encomendas recebidas por e-mail em orçamentos do Xero
Encomendas e pedidos de preço chegam por e-mail — o rascunho de orçamento já está à espera no Xero
O Xero tem orçamentos e faturas mas não encomendas de venda, por isso a encomenda que um cliente envia por e-mail costuma tornar-se um orçamento que alguém digita à mão. Este guia mostra como o Mail2ERP faz essa digitação: lê o e-mail e o seu anexo, encontra o contacto e os seus artigos de inventário no Xero e cria um rascunho de orçamento — com o título “Customer order” quando é uma encomenda firme — para que o reveja e marque como Accepted. Começa em Modo Demo, e o primeiro mês é um mês Discovery gratuito.
🎯 “Cada e-mail de encomenda torna-se um orçamento que eu próprio digito”
Pequenos grossistas, fornecedores profissionais e fabricantes que usam o Xero descrevem a mesma rotina. A encomenda chega em PDF ou folha de cálculo, ou em algumas linhas no e-mail. Antes de o Xero poder fazer alguma coisa, alguém tem de montar o orçamento: encontrar o contacto, acrescentar cada artigo, digitar as quantidades, acrescentar a referência do cliente.
- Leva tempo todos os dias: uma encomenda de dez linhas são vários minutos de digitação cuidadosa, e o trabalho cresce com cada novo cliente.
- Os erros propagam-se: um código de artigo errado no orçamento torna-se uma fatura errada quando o orçamento é aceite.
- Encomendas e pedidos de preço parecem iguais: ambos acabam como orçamentos, e é fácil perder de vista quais são encomendas reais.
- Orçamentos tardios perdem negócios: um pedido de preço respondido amanhã vai muitas vezes para o fornecedor que respondeu hoje.
🔍 O que os utilizadores do Xero costumam experimentar primeiro
Copiar um orçamento anterior
O Xero permite copiar um orçamento anterior, o que ajuda quando um cliente volta a encomendar as mesmas coisas. Não ajuda com uma encomenda nova cujas linhas estão num anexo PDF — essas continuam a ter de ser lidas e digitadas.
Receitas de automatização e extratores
As ferramentas de fluxo de trabalho conseguem criar um orçamento a partir de dados estruturados, e os extratores de documentos conseguem retirar campos de um formato conhecido. Entre eles fica a parte difícil: compreender um formato desconhecido, associar os seus códigos de artigo e contactos do Xero e distinguir uma encomenda de um pedido de preço. Analisamos essa lacuna em Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP.
⚠️ O que a tarefa realmente exige
Ler qualquer formato sem modelos, encontrar o contacto e os códigos de artigo no Xero, usar os seus preços e taxas de imposto do Xero, marcar quais orçamentos são encomendas reais — e deixar consigo a aceitação.
⚙️ Como o Mail2ERP trabalha com o Xero
Chega o e-mail do cliente
O Mail2ERP lê e associa
Rascunho de orçamento no Xero
Marca-o como Accepted
Rascunhos de orçamento para pedidos de preço e encomendas
- Um pedido de preço torna-se um rascunho de orçamento.
- Uma encomenda firme torna-se um rascunho de orçamento com o título Customer order e uma nota de histórico “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. O Mail2ERP nunca o aceita: revê-o e marca-o como Accepted no Xero.
O que fica no orçamento
- Contacto: o endereço de e-mail do remetente tem de pertencer a um contacto cliente no Xero ou a uma das suas pessoas de contacto. O Mail2ERP nunca cria contactos.
- Artigos: os códigos do e-mail são associados ao Code dos seus artigos do Xero; os artigos sem código não podem ser associados. Os artigos do Xero não têm códigos de barras, códigos de fornecedor nem códigos de cliente, por isso estes não são usados. O Mail2ERP nunca cria artigos.
- Preços e imposto: cada linha recebe o preço unitário de venda do artigo, com uma taxa de imposto em cada linha. O preço do e-mail só é usado quando um artigo não tem preço de venda. As listas de preços específicas por cliente não estão disponíveis através da API do Xero.
- Referência: o número de encomenda do cliente vai para o campo Reference do orçamento.
- Notas: uma mensagem do cliente torna-se o resumo do orçamento, que é impresso no orçamento. O texto do e-mail e a data de entrega pretendida vão para as notas de histórico do orçamento, que são internas. Os ficheiros originais são anexados ao orçamento.
- Endereço: os orçamentos do Xero usam o endereço do contacto.
Porque é que o orçamento fica como rascunho
Um rascunho de orçamento não é enviado a ninguém. É propositado: a encomenda foi lida por software, e deve vê-la antes do seu cliente. Abra uma ou duas vezes por dia os rascunhos com o título Customer order, compare as linhas com o original anexado e marque o orçamento como Accepted. Os pedidos de preço também ficam como rascunhos, para que possa ajustar um preço ou acrescentar uma nota antes de enviar o orçamento ao cliente a partir do Xero.
Quando o cliente encomenda com base no seu orçamento
Com a Deteção de RFQ ativa, uma resposta que cita o número do seu orçamento e o encomenda claramente marca esse orçamento como encomenda de cliente. Enquanto o orçamento estiver em rascunho ou enviado, são aplicadas as alterações de quantidade que o cliente indicar para linhas específicas; caso contrário, é encomendado o orçamento completo com uma nota. Um orçamento aceite fica bloqueado no Xero, por isso o Mail2ERP só lhe acrescenta uma nota de histórico.
E-mails pouco claros e duplicados
Um e-mail que não pode ser importado — um remetente desconhecido, um código sem artigo correspondente — fica na sua INBOX, por ler, com o motivo no registo. As quantidades que não podem ser lidas com segurança são ignoradas, não adivinhadas, e é-lhe pedido que as acrescente. Cada orçamento é criado com uma chave de idempotência, e uma execução interrompida encontra o orçamento que já tinha criado em vez de criar um segundo; uma cópia reencaminhada da mesma encomenda é importada uma única vez.
🛠️ Configuração passo a passo
- Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do Mail2ERP e aceite os Termos uma vez. Não é necessário cartão.
- Passo 2 — Ligue a sua caixa de correio: Definições → Mail2ERP → Access Manager → Adicionar origem. O Gmail e o Microsoft 365 usam Secure Quick Connect; qualquer outro fornecedor liga-se por IMAP. Consulte Como ligar-se. Ou reencaminhe as encomendas para mail2erp@bots4.me sem ligar uma caixa de correio.
- Passo 3 — Ligue o Xero: Adicionar destino → o mosaico Xero → Iniciar sessão com o Xero. O Xero pergunta que organização o BOTS4.me pode usar; escolha-a e clique em Allow access. Se ligou mais do que uma, escolha a organização no cartão do Xero. Não são guardadas palavras-passe nem chaves de API.
- Passo 4 — Verifique os seus códigos de artigo: certifique-se de que os artigos que os seus clientes encomendam têm no Xero um Code que corresponde ao que eles escrevem.
- Passo 5 — Funcione em DEMO e depois passe a LIVE: o Mail2ERP começa em Modo Demo e envia-lhe por e-mail o orçamento que teria criado. Quando os relatórios parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo.
🧪 Experimente na Demo Company do Xero
A Demo Company do Xero serve para experimentar o BOTS4.me. O Xero repõe-na de vez em quando — nesse caso, inicie sessão novamente — e não envia e-mails a partir dela.
🧭 A sua primeira semana no mês Discovery
- Modo: o DEMO lê os seus e-mails e os dados do Xero e não escreve nada; o LIVE fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.
- Horário de funcionamento e fins de semana: o Mail2ERP funciona dentro deste horário, de início o horário de expediente dos dias úteis.
- Interruptores Discovery: os interruptores com a etiqueta Discovery estão incluídos no seu mês gratuito e começam desligados. No Xero, os úteis são Deteção de RFQ e Separar externos; os interruptores da Correspondência inteligente multicódigo não têm códigos com que trabalhar no Xero.
- Encomenda de teste: envie por e-mail dois ou três códigos de artigo com quantidades a partir do endereço de um contacto cliente, e depois um segundo e-mail que só peça preços. Os relatórios DEMO mostram ambos os orçamentos; as decisões também estão no separador Registos e na pasta _Mail2ERP/LOGS.
- Ensine-o: arraste um e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o voltar a processar como esse tipo, ou para _Mail2ERP/IGNORAR para ignorar esse tipo de e-mail no futuro.
📅 Quando o mês Discovery termina
Quando o mês termina, o Mail2ERP continua sozinho no plano gratuito com uma pequena quota mensal: quando se esgota, os novos itens aguardam até ao mês seguinte ou até escolher um plano, e um item já iniciado é sempre concluído. Escolha um plano para manter todas as funcionalidades — consulte a tabela de planos na página de produto do Mail2ERP.
O plano gratuito lê texto de e-mail, PDF, CSV e HTML; os PDF digitalizados, as imagens, o Excel, o Word e os interruptores Discovery precisam de um plano. Nada do que importou é desfeito.
🧾 Depois de aceitar: faturação com o AutoERP
O Mail2ERP para no rascunho de orçamento. Se a fatura tiver de seguir sozinha, no Xero o AutoERP só fatura: fatura cada orçamento que marca como Accepted, assim que todos os artigos nele estejam em stock, e o BOTS4.me envia a fatura por e-mail ao seu cliente. Só são faturados os orçamentos aceites depois da primeira execução LIVE do AutoERP. O Xero não tem documentos de entrega nem fatura de adiantamento na sua API, por isso não há passo de envio, e as encomendas que exigem um pagamento antecipado ficam consigo.
- No dia a dia: os e-mails importados passam para _Mail2ERP/PROCESSADO; verifica os rascunhos de orçamento com o título Customer order e aceita-os.
- Limites da API: o Xero limita as chamadas à API por organização, por minuto e por dia. O BOTS4.me partilha esse limite com as suas outras aplicações Xero, abranda quando o Xero lho pede e continua no dia seguinte quando o limite diário se esgota.
- Plataforma: alojada na UE, concebida para o RGPD, 2FA, e relatórios, registos e pastas da caixa de correio em 31 idiomas.
❓ Perguntas frequentes
O Xero consegue criar automaticamente um orçamento a partir de uma encomenda recebida por e-mail?
Não por si só. O Mail2ERP lê o e-mail e o seu PDF ou folha de cálculo, associa o contacto e os seus códigos de artigo e cria um rascunho de orçamento no Xero — com o título Customer order quando é uma encomenda firme.
O Mail2ERP envia ou aceita o orçamento?
Não. O orçamento fica como rascunho. É o senhor que decide se o envia ao cliente e quando o marca como Accepted.
Porquê um orçamento e não uma encomenda de venda?
O Xero não tem encomendas de venda. Um rascunho de orçamento com o título Customer order é o documento mais próximo, e aceitá-lo no Xero é a sua luz verde para a faturação.
Que preços usa?
O preço unitário de venda de cada artigo do Xero, com uma taxa de imposto em cada linha. O preço escrito no e-mail só é usado quando um artigo não tem preço de venda.
O número de encomenda do nosso cliente — para onde vai?
Para o campo Reference do orçamento, para que o possa encontrar e o cliente o reconheça.
Vai consumir o nosso limite da API do Xero?
O BOTS4.me mantém-se abaixo do limite por minuto do Xero e partilha o limite diário com as suas outras aplicações Xero. Quando o limite diário se esgota, para e continua no dia seguinte.
Posso testá-lo antes de mexer na minha organização real?
Sim. O Modo Demo não escreve nada no Xero, e pode ligar primeiro a Demo Company do Xero.
📚 Leituras relacionadas
- Funcionalidades e planos: página de produto do Mail2ERP e o guia do Mail2ERP.
- Usa o QuickBooks? Transforme os e-mails de encomenda dos clientes em orçamentos do QuickBooks Online.
- Precisa de stock e encomendas de venda? Como importar encomendas recebidas por e-mail para o Zoho Inventory e o Zoho Books.
- Comparar opções: Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP.
- Experimente primeiro o painel: demonstração ao vivo do painel BOTS4.me.
🔗 Fontes e leituras adicionais
Páginas oficiais referidas neste guia. As ligações externas abrem num novo separador.
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