AutoSTOCK
Guia do utilizador – Otimização automatizada de níveis de stock
🧠 O que o AutoSTOCK faz realmente
O AutoSTOCK substitui as conjeturas manuais sobre níveis de stock por uma execução de otimização baseada em dados construída a partir de requisitos empresariais reais:
📄 Como funciona o AutoSTOCK – Fluxo visual
de vendas do seu ERP
por produto
(os pontuais são excluídos)
(o seu modo escolhido)
+ relatório enviado por e-mail
No Modo Demo o fluxo é idêntico — exceto que o último passo apenas relata o que seria escrito, sem tocar no seu ERP.
🚀 Como Ligar-se
- Instale a aplicação BOTS4.me Connect no seu Odoo — o conetor de um clique liga o Odoo (13.0 → 19.0) a toda a suite BOTS4.me. Autentica-o com um início de sessão por e-mail protegido por 2FA e cria um utilizador técnico para que o AutoSTOCK possa ler o histórico de vendas e escrever regras de reposição através da API. Um conetor, uma conta, todas as aplicações.
- Atribua a conta de ERP ao AutoSTOCK — no Access Manager em BOTS4.me/bots → Definições → AutoSTOCK, atribua a conta de ERP ligada à aplicação. O AutoSTOCK funciona hoje com o Odoo (13–19), o ERPNext (15–16), o Zoho Inventory, o Dolibarr (23 e posteriores), o Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), o QuickBooks Online e o Xero; no Business Central, no QuickBooks Online, no Xero e no SAP Business One, é o BOTS4.me que guarda as regras de reposição por si.
- Comece em Modo Demo — o Modo Demo está ativado por predefinição: análise e relatório completos, zero alterações no seu ERP. Reveja alguns relatórios antes de passar a produção.
- Escolha o seu modo de otimização e as suas definições — tudo é configurado no painel em /bots; os valores predefinidos são pontos de partida comprovados em produção.
- Passe a real — desative o Modo Demo e ative Escrever regras de reposição (todos os planos pagos, incluindo o mês Discovery gratuito). A partir da execução seguinte, as regras de reposição do seu ERP acompanham a procura real.
💡 Saiba mais sobre o que o utilizador técnico pode e não pode fazer em Níveis de acesso.
🎛️ Os cinco modos de otimização
Os cinco modos respondem à mesma pergunta — «quanto devo manter em stock deste produto?» — com matemáticas diferentes. Mude de modo quando quiser no painel. Não tem a certeza de qual se adequa? O Modo mensal & comparação de janelas abaixo compara-os todos sobre o seu próprio histórico de vendas.
Cobertura
A predefinição. O ponto de encomenda (mín.) é o que se vende durante o prazo de entrega do fornecedor mais uma margem de 50%; o nível máximo de reposição (máx.) acrescenta a sua cobertura-alvo — 2 meses de procura média por predefinição. Exemplo: um produto vende 5 peças por dia e o fornecedor entrega em 14 dias, por isso o mín. é 105 peças e o máx. é 105 + 300 = 405 peças.
Quando usar: a opção simples e robusta para a maioria das empresas. Fácil de explicar, fácil de verificar, comprovada em produção. Comece por aqui.
Service Level
Stock de segurança estatístico. Calcula quanto stock precisa para evitar uma rutura durante o prazo de entrega do fornecedor com uma probabilidade escolhida (95% por predefinição, configurável 80–99%). Utiliza os prazos de entrega dos seus fornecedores a partir do ERP e exclui automaticamente os produtos com procura errática e imprevisível.
Quando usar: catálogos de procura estável em que quer um objetivo de disponibilidade preciso em vez de uma cobertura fixa. Disponível no nível Business.
Demand Percentile
Sem pressupostos de distribuição. Em vez de assumir que a procura segue uma bonita curva em sino, utiliza um percentil escolhido da sua procura diária real (90% por predefinição, configurável 50–99%) como colchão de segurança. Sem pressupostos estatísticos — apenas o seu padrão de procura real.
Quando usar: procura irregular e aos solavancos, em que as médias enganam — encomendas grandes ocasionais misturadas com semanas tranquilas. Disponível no nível Business.
Hybrid
Automático por produto. Classifica cada produto pela regularidade com que se vende de facto, e depois aplica a matemática do Nível de serviço aos que vendem de forma estável e a do Percentil de procura aos erráticos. Os produtos demasiado escassos para qualquer um deles são deixados como estão, em vez de lhes ser dado um objetivo enganador.
Quando usar: catálogos mistos em que uma única regra não serve para tudo — caso contrário, teria de dividir o catálogo manualmente. Disponível no nível Business.
Ponderado pelo recente
Sem data de corte. A mesma ideia do Cobertura, mas as vendas recentes contam mais do que as antigas: uma venda passa a contar metade depois de decorrido um prazo de entrega, um quarto depois de dois, e assim sucessivamente. Nada desaparece abruptamente no limite do período de análise.
Quando usar: catálogos que mudam — projetos novos a arrancar, linhas antigas a desaparecer. Um produto que começa a vender-se é armazenado em semanas em vez de ser diluído em todo o período, e um que deixa de se vender é reduzido em vez de se manter com base numa procura ultrapassada. Disponível no nível Business.
📅 Relatório mensal de design — deixe que os dados escolham os seus ajustes
Escolher um modo e um período de análise por intuição é adivinhar. Uma vez por mês, o AutoSTOCK pode executar todos os modos contra todos os períodos de análise sobre o seu próprio histórico de vendas e enviar-lhe a comparação por e-mail — para que a decisão seja tomada a partir dos seus dados, e não de um palpite.
- Dois números por combinação — Capital (o que valem os pontos de encomenda a preço de compra) e Receita em risco (um backtest: se o pior período de procura do último ano se repetisse, quanta receita o seu nível de stock colocaria em risco). Menos capital com um risco igual ou menor é uma vitória clara.
- O seu ajuste atual aparece destacado junto ao recomendado, para que veja sempre o que estaria a perder ou a ganhar.
- Diz-lhe exatamente o que mudar — o e-mail termina com os ajustes a aplicar, com os nomes tal como aparecem no seu painel.
- Nada é alterado no seu ERP — o relatório é apenas de leitura. Você decide se quer agir com base nele.
🧠 Modelação SMART da procura — camadas de inteligência opcionais
Quatro interruptores independentes que afinam o valor de procura usado pelo modo escolhido. Cada um pode ser ligado ou desligado por si — somam-se, mas nenhum depende dos outros. Deixe o Ajuste de tendência desligado com o modo Ponderado pelo recente, que já acompanha a procura recente.
- Amortecimento de valores atípicos — uma encomenda pontual de grande volume só conta parcialmente (25% por predefinição), para que uma única venda atípica não possa inflar o seu stock durante meses. Se esse cliente voltar e continuar a comprar, a sua procura passa a contar por completo por si só. A procura recorrente e a sazonal não são alteradas.
- Ajuste de tendência — compara as vendas recentes com o mesmo período do ano anterior e move os objetivos para cima ou para baixo dentro de limites seguros. Um produto genuinamente em fim de vida deixa de ser reposto, sem confundir uma época baixa com um declínio.
- Antecipação sazonal — aumenta os objetivos um prazo de entrega completo antes de a sua época começar, com base no padrão do ano passado, para que os artigos sazonais sejam encomendados com tempo suficiente para chegarem mesmo a tempo.
- Lembretes de compra sazonais — um e-mail com a lista dos produtos que se venderam no período que se aproxima no ano passado mas que deliberadamente não serão armazenados automaticamente. Uma pessoa decide, enquanto ainda há tempo para encomendar manualmente.
⚙️ Referência das Definições do Painel
Todas as definições estão em BOTS4.me/bots → Controlo → AutoSTOCK. Se uma definição ficar fora do intervalo permitido ou estiver bloqueada pelo seu plano, o AutoSTOCK volta em segurança ao valor predefinido.
| Definição | Intervalo | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|---|
| Modo de otimização | coverage / service level / percentile / hybrid / recent-weighted | coverage | Como são calculados os níveis de stock objetivo — veja os cinco modos acima. |
| Período de análise | 30 – 730 dias | 120 dias | Até quanto tempo atrás o histórico de vendas é analisado para medir a procura. Mais longo = médias mais suaves; mais curto = reação mais rápida às mudanças de tendência. |
| Cobertura-alvo | 0,5 – 24 meses | 2 meses | Quantos meses de procura média o nível máximo de reposição (máx.) acrescenta acima do ponto de encomenda (mín.). |
| Mín. de clientes únicos | 1 – 100 | 2 | Filtro de qualificação: um produto só recebe um objetivo de stock se pelo menos esta quantidade de clientes diferentes o tiver comprado no período de análise. |
| Mín. de encomendas | 1 – 1000 | 4 | Filtro de qualificação: um produto só recebe um objetivo de stock se tiver sido encomendado pelo menos este número de vezes no período de análise. |
| Nível de serviço | 80 – 99% | 95% | Modo Nível de serviço: probabilidade objetivo de não ficar sem stock durante o prazo de entrega do fornecedor. |
| Percentil de procura | 50 – 99% | 90% | Modo Percentile: o percentil de procura diária utilizado como colchão de segurança. |
| Prazo de entrega predefinido | 1 – 365 dias | 30 dias | Utilizado quando um produto não tem prazo de entrega de fornecedor configurado no seu ERP. Pode alterá-lo a partir do nível Family. |
| Escrever regras de reposição | ativado / desativado | desativado | Escreve os objetivos de stock calculados no seu ERP como regras de reposição (mín./máx.). Quando desativado, o AutoSTOCK limita-se a relatórios. Todos os planos pagos. |
| Assumir as minhas regras | ativado / desativado | desativado | Quando ativado, o AutoSTOCK gere também as regras de reposição que criou. Quando desativado, ficam exatamente como as definiu e o relatório enumera-as. |
| Lista de nunca armazenar | códigos de produto, separados por vírgulas | vazio | Produtos aos quais o AutoSTOCK nunca atribui uma regra. |
| Relatórios por e-mail | após cada análise / apenas quando as regras mudam / resumo semanal (segunda-feira) | após cada análise | Quando é enviado o relatório de stock por email. Em Modo Demo é enviado um relatório após cada análise. Os relatórios que exigem intervenção (permissões em falta, regras que não foi possível escrever, um ERP que não foi possível ler) são sempre enviados de imediato. |
| Agendamento de execução | diária / semanal | diária | Com que frequência o AutoSTOCK analisa o seu histórico de vendas e atualiza as regras. |
| Comparação mensal de modos e janelas | ativado / desativado | desativado | Uma vez por mês, envia por e-mail a comparação de modos & períodos de análise com uma recomendação. Apenas de leitura em relação ao seu ERP; cada relatório gasta uma pequena parte da sua quota mensal. Nível Business. |
| Janelas de comparação | até 4 valores, em dias | 120, 240, 365 | Que períodos de análise o Modo mensal & comparação de janelas compara entre si. |
| Amortecimento de valores atípicos | ativado / desativado | ativado | As encomendas únicas de grande volume contam apenas em parte para os objetivos de stock. Todos os planos pagos. |
| Peso dos picos | 0 – 100% | 25% | Que parte de uma encomenda pontual atípica ainda conta. 0% = só conta o nível de procura normal; 100% = os valores atípicos contam por completo. |
| Limite de comprador pontual | 1 – 10 dias | 3 dias | Um cliente que compra no máximo nesta quantidade de dias conta como pontual para efeitos de amortecimento; assim que volta com mais frequência, a sua procura passa a contar por completo. |
| Ajuste de tendência | ativado / desativado | desativado | Move os objetivos para cima ou para baixo dentro de limites seguros com base na procura ano a ano. Nível Business. |
| Antecipação sazonal | ativado / desativado | desativado | Aumenta os objetivos um prazo de entrega antes de a sua época começar, com base no ano passado. Nível Business. |
| Lembretes de compra sazonais | ativado / desativado | desativado | Envia por e-mail os produtos que se venderam no período que se aproxima no ano passado mas que não serão armazenados automaticamente, para que os possa encomendar manualmente. Nível Business. |
🚪 Filtros de qualificação — porque é que os artigos pontuais nunca recebem objetivo
O erro de stock mais caro é armazenar produtos que ninguém voltará a comprar. Um único cliente que uma vez encomendou 500 unidades de um artigo especial envenenaria uma média ingénua — por isso o AutoSTOCK exige prova de procura recorrente antes de atribuir qualquer objetivo:
- Clientes diferentes suficientes — pelo menos o número configurado de clientes únicos (2 por predefinição) tem de ter comprado o produto no período de análise. Um único cliente grande não é uma tendência.
- Encomendas separadas suficientes — o produto tem de aparecer em pelo menos o número configurado de encomendas (4 por predefinição). Uma única compra em grande volume não é procura recorrente.
- Apenas produtos armazenáveis — os serviços e os produtos não armazenáveis nunca recebem uma regra de reposição.
- Comprado a um fornecedor — um produto precisa de um fornecedor (ou de uma rota Comprar) no seu ERP; os kits, os produtos arquivados e os produtos da sua lista de nunca armazenar não recebem regra.
🔍 Modo Demo
- Análise completa, risco zero — o Modo Demo executa a análise completa e envia o relatório completo, mas não escreve nada no seu ERP. Perfeito para validar os objetivos antes de confiar neles.
- Executa-se, no máximo, cerca de uma vez por dia — independentemente da cadência do seu agendador, uma nova análise demo é faturada, no máximo, aproximadamente uma vez a cada 24 horas.
- A sua quota de utilização é consumida na mesma — a própria análise é o trabalho faturável, por isso as execuções demo contam tal como as reais.
- Um relatório após cada análise — em Modo Demo o relatório é sempre enviado, independentemente do que escolheu em Relatórios por email.
- Ativado por defeito — toda a nova instalação do AutoSTOCK começa em Modo Demo. Desative-o no separador Control em BOTS4.me/bots quando estiver pronto para passar a produção.
📊 Como Ler o Relatório
Após cada análise — ou apenas quando as regras mudam, ou semanalmente, conforme escolheu em Relatórios por email — recebe um relatório de stock por email. Eis como o ler:
📋 Bloco de resumo
- As definições usadas na execução (modo, período de análise, filtros de qualificação) e o armazém
- Quantos produtos foram analisados, quantos recebem uma regra e porque é que os outros não receberam
- Quantos produtos estão abaixo do seu ponto de encomenda — têm de ser encomendados já
- Quantas regras de reposição foram escritas (ou, em Modo Demo, mudariam), mais O que isto significa e O que fazer a seguir
📄 Tabela de produtos
Uma linha por cada produto que recebe uma regra:
- Ponto de encomenda (mín.) — quando o stock desce a este nível, é reencomendado
- Encomendar até (máx.) — o nível até ao qual uma nova encomenda repõe o stock
- Stock + entradas previstas — o que tem mais o que já está encomendado
- Estado — regra nova, atualizada, inalterada, mudaria (Modo Demo) ou não escrita
🆓 O que cada plano desbloqueia
- Plano gratuito: apenas relatórios — a análise e o relatório, sem escrever regras.
- Nível Personal e superiores (incluindo o mês Discovery gratuito): desbloqueia Escrever regras de reposição (desativado até o ativar), Assumir as minhas regras, a Lista de nunca armazenar e o Amortecimento de picos (ativado por predefinição).
- Nível Family e superiores: o seu próprio Prazo de entrega predefinido.
- Nível Business e superiores: desbloqueia todos os modos de otimização exceto a Cobertura — Nível de serviço, Percentil de procura, Hybrid e Ponderado pelo recente — mais o Modo mensal e comparação de janelas e as outras camadas SMART (ajuste de tendência, antecipação sazonal, lembretes de compra sazonais).
Consulte os planos e preços atuais na página de produto do AutoSTOCK. Descer de nível é seguro: as regras já escritas no seu ERP nunca são revertidas.
🛒 Como o AutoSTOCK alimenta o AutoPURCHASE
O AutoSTOCK responde a «quanto devo manter em stock?» — o AutoPURCHASE responde a «o que devo encomendar hoje para lá chegar?». Cada execução do AutoSTOCK guarda as suas metas calculadas, e o AutoPURCHASE recolhe-as automaticamente:
- Os objetivos atualizados passam diretamente — se tiver as duas aplicações e “Utilizar os objetivos do AutoSTOCK” estiver ativado no AutoPURCHASE, os objetivos acabados de calcular são usados diretamente para encomendar. Enquanto o AutoPURCHASE cria as ordens de compra, as regras no Odoo são configuradas para que o Odoo não encomende também por conta própria.
- Sempre sincronizados — programe o AutoSTOCK para ser executado antes do AutoPURCHASE e as suas propostas de compra refletirão sempre a análise de procura mais recente.
- Opcional, não obrigatório — o AutoPURCHASE também funciona de forma autónoma, usando as regras de reposição já existentes no seu ERP (incluindo as que o AutoSTOCK escreveu).
❓ Perguntas frequentes
O relatório chegou, mas não foi escrita nenhuma regra de reposição. Porquê?
A secção O que fazer a seguir do relatório indica o motivo exato. Os habituais, por ordem: 1) O Modo Demo está ativado — o Modo Demo nunca escreve no seu ERP; desative-o no separador Controlo em BOTS4.me/bots. 2) A funcionalidade Escrever regras de reposição está desativada — vem desativada; ative-a em Controlo → AutoSTOCK. 3) O seu plano — no plano gratuito o AutoSTOCK limita-se a relatórios; todos os planos pagos, incluindo o mês Discovery gratuito, podem escrever regras. 4) Permissões no seu ERP — no Odoo, o utilizador BOTS4.me precisa da permissão de Administrador de Inventário. 5) Nada mudou — as regras já estão atualizadas, ou nenhum produto cumpriu os filtros de qualificação.
Porque é que um produto específico foi ignorado?
O relatório indica porque é que alguns produtos não receberam regra. Os motivos mais comuns: não passou os filtros de qualificação (poucos clientes distintos ou poucas encomendas no período de análise); é um serviço ou um produto não armazenável; não tem fornecedor nem rota Comprar no seu ERP; é um kit, está arquivado ou consta da sua lista de nunca armazenar; ou — no modo Nível de serviço — a sua procura era demasiado errática ou escassa para calcular um stock de segurança estatístico fiável (estes artigos são excluídos de propósito em vez de receberem um objetivo enganador; experimente para eles o modo Cobertura ou Percentil).
Com que frequência é executado o AutoSTOCK?
Diária ou semanal — escolhe no separador Controlo em BOTS4.me/bots. Uma análise completa é executada (e faturada) no máximo cerca de uma vez por dia: os objetivos de stock mudam com a procura, não ao minuto, por isso analisar com mais frequência só gastaria a sua quota.
Com que modo de otimização devo começar?
Cobertura. É o modo predefinido por um motivo — fácil de compreender e comprovado em produção. Quando confiar nos relatórios, passe os catálogos de procura estável para Nível de serviço para metas de disponibilidade precisas, use Percentil de procura para procura irregular e a saltos, ou deixe que o Hybrid decida por produto num catálogo misto. Pode mudar de modo a qualquer momento; a próxima execução recalcula tudo. Prefere não arriscar? Ative o Modo mensal & comparação de janelas e deixe-o comparar os cinco modos com o seu próprio histórico.
O que acontece aos produtos sem prazo de entrega do fornecedor no meu ERP?
Para eles é usada a definição Prazo de entrega predefinido (30 dias por predefinição, ajustável a partir do nível Family). Para melhores resultados, mantenha prazos de entrega reais nas fichas de fornecedor do seu ERP — o ponto de encomenda depende do prazo de entrega em todos os modos.
O Modo Demo consome mesmo a minha quota de utilização?
Sim. A análise é o trabalho faturável — em Modo Demo obtém o cálculo completo e o relatório completo, só a escrita no ERP é omitida. As execuções demo estão limitadas a cerca de uma por dia, para que testar continue a ser acessível.
O AutoSTOCK vai substituir as regras de reposição que defini manualmente?
Não. O AutoSTOCK gere apenas as regras que criou e as regras vazias do Odoo (mín. e máx. a 0). Uma regra que definiu — ou uma das nossas que alterou depois no ERP — fica como a deixou e aparece no relatório. Ative Assumir as minhas regras se quiser que o AutoSTOCK as gira também, e coloque os produtos que devem continuar manuais na Lista de nunca armazenar. Quando um produto gerido pelo AutoSTOCK deixa de cumprir os critérios, a sua regra passa a 0 para que nada mais seja reencomendado.
Preciso de ajuda! Como obtenho suporte?
Verifique primeiro os Registos de processamento em BOTS4.me/bots — cada execução regista o que fez e porquê. Continua com dúvidas? Contacte-nos através da página de contacto e ajudá-lo-emos.
🔧 Resolução de Problemas
⚠️ Não chega nenhum relatório
Verifique o seguinte:
- O AutoSTOCK está ativado no separador Control em BOTS4.me/bots
- Relatórios por email não está definido como “Apenas quando as regras mudam” ou “Resumo semanal” — nesse caso não é enviado relatório quando nada mudou
- O seu plano está ativo e a respetiva quota de utilização não está esgotada
- Há uma conta de ERP atribuída ao AutoSTOCK no Access Manager
- Verifique os Registos de processamento no Painel à procura de erros
⚠️ Qualificaram-se muito poucos produtos
Normalmente são os filtros a fazer o seu trabalho — mas se estiverem demasiado rígidos:
- Reduza Mín. clientes únicos e/ou Mín. encomendas nas definições
- Alargue o Período de análise para que conte mais histórico na qualificação
- Lembre-se: serviços e produtos não armazenáveis nunca se qualificam
⚠️ As metas parecem demasiado altas ou demasiado baixas
Ajuste as definições e volte a verificar em Modo Demo:
- Modo Coverage: ajuste Cobertura alvo (meses de procura a manter)
- Modo Service level: reduza/aumente a percentagem de Nível de serviço
- Modo Percentile: reduza/aumente o Percentil de procura
- Verifique se os prazos de entrega dos fornecedores no seu ERP são realistas — prazos inflacionados inflacionam o stock de segurança
- Se uma única encomenda grande e invulgar fizer subir um objetivo demasiado, verifique se o Amortecimento de picos está ativado e reduza o Peso dos picos