Como importar encomendas e pedidos de cotação recebidos por e-mail para o SAP Business One

🎯 “Metade do nosso apoio comercial é introdução de dados”

As empresas com SAP Business One são tipicamente distribuidores, grossistas e fabricantes com um fluxo constante de encomendas B2B. A maioria dessas encomendas ainda chega por e-mail, e o fosso entre a caixa de entrada e o documento de venda é preenchido por pessoas:

• Formatos sem fim: PDF do ERP do cliente, folhas Excel com colunas próprias, formulários digitalizados, listas de artigos escritas no corpo do e-mail, em vários idiomas.
• Códigos que não coincidem: o cliente escreve a sua própria referência ou um código de barras, e alguém procura à mão o seu ItemCode.
• Pedidos de cotação e encomendas misturados: cada e-mail exige primeiro uma decisão — cotação de venda ou encomenda de cliente — antes de alguém começar a digitar.
• Respostas lentas: os pedidos de preço respondidos no dia seguinte perdem para concorrentes mais rápidos, e as encomendas recebidas ao fim do dia saem um dia mais tarde.

Com volume, isto torna-se uma equipa inteira. Um cliente do Mail2ERP, a IMP Kontakt, trata por mês milhares de encomendas e pedidos de cotação recebidos por e-mail sem os voltar a digitar.

🔍 O que os utilizadores do SAP Business One costumam experimentar primeiro

Introdução manual com copiar e colar

O padrão. É precisa quando as pessoas têm tempo e propensa a erros quando não têm, e só escala contratando.

Add-ons e importações desenvolvidas por parceiros

Os parceiros podem desenvolver importações para o formato de ficheiro de um cliente. Funcionam para os formatos para que foram criadas. Cada novo formato de cliente, alteração de coluna ou idioma é um novo projeto, e a importação continua sem conseguir distinguir um pedido de preço de uma encomenda.

Serviços de OCR e extração baseados em modelos

Os extratores de documentos conseguem retirar campos de um PDF, mas continua a ter de associar o resultado a parceiros de negócio e ItemCodes, decidir o tipo de documento e enviá-lo para o SAP Business One. Comparamos essa abordagem em Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Como o Mail2ERP trabalha com o SAP Business One

Que documento cria

Um pedido de preço torna-se uma cotação de venda, válida durante 30 dias, e uma encomenda firme torna-se uma encomenda de cliente. No SAP Business One, uma encomenda de cliente aberta não precisa de confirmação separada, por isso fica tal como foi criada. O número de encomenda do cliente vai para o número de referência do cliente (NumAtCard), a data de entrega pretendida para as datas de entrega das linhas, e a pessoa de contacto que enviou o e-mail é indicada no documento.

Clientes, pessoas de contacto e endereços de envio

O endereço de e-mail do remetente tem de pertencer a um parceiro de negócio — um cliente ou um lead — ou a uma das suas pessoas de contacto. Os parceiros de negócio inativos são recusados, e o Mail2ERP nunca cria clientes. Quando o e-mail indica um endereço de entrega que corresponde a um dos endereços de envio do parceiro, é usado esse endereço; caso contrário, mantém-se o endereço de envio predefinido do SAP Business One.

Associação de artigos: ItemCode, códigos de barras, números de catálogo

• ItemCode — sempre.
• Códigos de barras — o código de barras do artigo e os seus códigos de barras adicionais (interruptor Códigos de barras).
• Códigos de fornecedor — o número de catálogo do fornecedor no artigo e os números de catálogo de PN dos seus fornecedores (interruptor Códigos de fornecedor).
• Referências de cliente — números de catálogo de PN que mantém para um cliente, usados só para esse cliente (interruptor Referências de cliente).

Os artigos inativos e os que não são artigos de venda são recusados, e o Mail2ERP nunca cria artigos. Quando o Mail2ERP não reconhece um código próprio do cliente mas consegue sugerir o produto, envia-lhe um e-mail com um botão: este guarda o código do cliente nesse produto no SAP Business One e volta a importar o e-mail sozinho. A partir daí, o código é reconhecido automaticamente.

Preços do SAP Business One

O Mail2ERP consulta o preço líquido que o SAP Business One dá a esse cliente para esse artigo e essa quantidade, e recorre à lista de preços predefinida do artigo. Quando o preço do e-mail corresponde ao preço predefinido, não é enviado preço nenhum, por isso as suas listas de preços e preços especiais mantêm-se. O SAP Business One aplica os seus próprios impostos. O preço do e-mail só é usado quando o SAP Business One não tem preço.

Notas, ficheiros e procedimentos de aprovação

• Ficheiros: os anexos originais e o texto do e-mail (como ficheiro de texto) são anexados ao documento. Para isso, a pasta de anexos tem de estar configurada no seu servidor SAP Business One; sem ela, os ficheiros são ignorados e o documento é criado na mesma.
• Aprovações: quando há procedimentos de aprovação aplicáveis ao utilizador BOTS4.me, o SAP Business One guarda o documento como rascunho. O Mail2ERP indica-o como a aguardar aprovação e nunca o cria duas vezes. Deixe o utilizador BOTS4.me fora dos procedimentos se não quiser isto.
• Nada é apagado: o BOTS4.me nunca apaga documentos no SAP Business One.

Da cotação à encomenda, e duplicados

Com a Deteção de RFQ ativa, uma resposta que cita o número da sua cotação e a encomenda claramente torna-se uma encomenda de cliente copiada dessa cotação. Se o cliente alterar quantidades em linhas específicas, são usadas essas quantidades; caso contrário, é encomendada a cotação completa e é anexada uma nota para a sua equipa. Cada documento tem a marca do Mail2ERP no início das observações (ou no campo U_B4M_ID, se o criar), por isso uma execução interrompida ou uma cópia reencaminhada nunca cria um segundo documento.

🛠️ Configuração passo a passo

• Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do Mail2ERP e aceite os Termos uma vez. Não é necessário cartão.
• Passo 2 — Ligue a sua caixa de correio: Definições → Mail2ERP → Access Manager → Adicionar origem. O Gmail e o Microsoft 365 usam Secure Quick Connect; os outros fornecedores ligam-se por IMAP. Consulte Como ligar-se. Ou reencaminhe as encomendas para mail2erp@bots4.me sem ligar uma caixa de correio.
• Passo 3 — Prepare um utilizador do Service Layer: crie um utilizador do SAP Business One dedicado ao BOTS4.me (por exemplo B4M_API) com uma licença que permita o acesso ao Service Layer, e dê-lhe parceiros de negócio e artigos (leitura) e cotações de venda e encomendas de cliente (criação).
• Passo 4 — Torne o Service Layer acessível: corre no seu servidor SAP, normalmente na porta 50000, e tem de estar acessível a partir da internet por https — normalmente através de um proxy inverso ou do seu parceiro de alojamento. Não podem ser usados endereços de rede privados.
• Passo 5 — Ligue o SAP Business One: Adicionar destino → SAP Business One, e introduza o endereço do Service Layer, a base de dados da empresa (como no ecrã de início de sessão), o utilizador e a palavra-passe. A palavra-passe é encriptada no momento em que guarda. Se o servidor usar um certificado próprio, a verificação mostra a sua impressão digital SHA-256; compare-a com a do seu servidor e cole-a para confirmar.
• Passo 6 — Funcione em DEMO e depois passe a LIVE: o Mail2ERP começa em Modo Demo e envia-lhe por e-mail o que criaria. Quando os relatórios parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo.

É suportado o SAP Business One 10.0 ou mais recente, em SQL Server ou SAP HANA. O SAP S/4HANA é um produto diferente e liga-se mediante pedido.

🧭 A sua primeira semana no mês Discovery

• Modo: o DEMO lê os seus e-mails e os dados do SAP Business One e não escreve nada; recebe um e-mail com a cotação ou a encomenda que teria criado. O LIVE fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.
• Interruptores Discovery: os interruptores com a etiqueta Discovery estão incluídos no seu mês gratuito e começam desligados. No SAP Business One, Códigos de barras, Códigos de fornecedor, Referências de cliente e Deteção de RFQ têm todos dados com que trabalhar — ligue os que usa.
• Encomenda de teste: envie um e-mail a partir de uma pessoa de contacto de um parceiro de negócio cliente com dois ou três ItemCodes e quantidades, e depois um segundo e-mail que só peça preços. Os relatórios DEMO mostram uma encomenda de cliente e uma cotação de venda; as decisões aparecem também no separador Registos e na pasta _Mail2ERP/LOGS.
• Ensine-o: arraste um e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o voltar a processar como esse tipo, ou para _Mail2ERP/IGNORAR para ignorar esse tipo de e-mail no futuro.

📅 E-mails pouco claros e funcionamento diário

O Mail2ERP lê PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imagens e documentos digitalizados com OCR — em qualquer idioma, sem modelos, dentro do horário de funcionamento que definir.

• Importado: o e-mail passa para _Mail2ERP/PROCESSADO e o documento está no SAP Business One.
• Pouco claro: o e-mail fica na sua INBOX, por ler, com o motivo no registo — por exemplo, um remetente que não é parceiro de negócio, um código desconhecido ou um artigo que não é de venda. Corrija a causa e arraste o e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o voltar a processar.
• As quantidades incertas nunca são adivinhadas: a linha é ignorada e é-lhe pedido que a acrescente à mão.
• A aguardar aprovação: os rascunhos criados ao abrigo de procedimentos de aprovação são indicados como pendentes, para que saiba onde procurar.

A plataforma está alojada na UE, foi concebida para o RGPD e oferece 2FA; os relatórios, registos e pastas da caixa de correio existem em 31 idiomas. A mesma ligação ao SAP Business One serve as outras aplicações BOTS4.me, como o AutoERP, que usa o campo definido pelo utilizador U_B4M_AUTOERP para saber que encomendas de cliente pode entregar e faturar.

📚 Leituras relacionadas

• Funcionalidades e planos: página de produto do Mail2ERP e o guia do Mail2ERP.
• Comparar opções: Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP para a introdução de encomendas no ERP.
• Outros ERP: Encomendas por e-mail no Business Central e Encomendas por e-mail no Zoho Inventory.
• Um exemplo real: Caso de estudo: IMP Kontakt.
• Segurança: como protegemos os seus dados — Segurança.

🔗 Fontes e leituras adicionais

Documentação oficial referida neste guia. As ligações externas abrem num novo separador.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)