Como transformar notas de encomenda recebidas por e-mail em encomendas de venda no Business Central
Deixe de voltar a digitar notas de encomenda em PDF e Excel no Dynamics 365 Business Central
Os seus clientes enviam as notas de encomenda por e-mail em PDF, folhas de cálculo e digitalizações, e alguém da sua equipa abre cada uma e digita as linhas numa encomenda de venda do Business Central. Este guia mostra como o Mail2ERP faz esse passo por si: lê o e-mail e os anexos, encontra o cliente e os artigos no Business Central e cria uma encomenda de venda para uma encomenda ou um orçamento de venda para um pedido de preço. Liga a sua caixa de correio e o Business Central online em poucos minutos, começa em Modo Demo, e o primeiro mês é um mês Discovery gratuito.
🎯 “Ainda digitamos no Business Central cada nota de encomenda que chega por e-mail”
É a frase que mais ouvimos de distribuidores e grossistas que usam o Business Central. O ERP em si funciona bem. O problema está antes dele: as encomendas chegam por e-mail, no formato que o sistema de compras de cada cliente produz, e nada além de uma pessoa transforma esses anexos em linhas de venda.
- Cada cliente tem um formato diferente. Um envia um PDF limpo do seu ERP, outro um ficheiro Excel com a sua própria ordem de colunas, outro um formulário digitalizado, e outro simplesmente lista números de artigo no corpo do e-mail.
- O trabalho é lento e propenso a erros. Números de artigo, quantidades, o número da nota de encomenda do cliente e a data de entrega pretendida têm de ser copiados corretamente. Um dígito trocado transforma-se num envio errado e, mais tarde, numa correção.
- As encomendas esperam pelas pessoas. Uma encomenda que chega fora de horas fica parada até alguém voltar à secretária, e um pedido de preço respondido com um dia de atraso é muitas vezes um pedido de preço perdido.
- Pedidos de preço e encomendas chegam misturados. Para cada e-mail, alguém tem de decidir se precisa de um orçamento de venda ou de uma encomenda de venda antes mesmo de começar a digitar.
O volume cresce depressa. Um cliente do Mail2ERP, a IMP Kontakt, recebe por mês milhares de encomendas e pedidos de cotação por e-mail — um volume de trabalho que exigiria uma equipa dedicada à introdução de dados se fosse tudo digitado à mão.
🔍 O que as equipas do Business Central costumam experimentar primeiro
Copiar e colar a partir do anexo
O método mais comum continua a ser o mais antigo: o PDF num ecrã, a encomenda de venda no outro, e copiar linha a linha. Funciona com cinco encomendas por dia. Com cinquenta passa a ser o trabalho a tempo inteiro de alguém, e a taxa de erros cresce com o volume.
Modelos de importação e fluxos criados por cliente
Algumas equipas criam uma importação ou um fluxo de trabalho para os ficheiros dos seus maiores clientes. Cada um só entende um formato. Quando o cliente muda o modelo, acrescenta uma coluna ou chega um cliente novo, a importação falha ou alguém tem de criar outra.
Funcionalidades de IA dentro do Business Central
A Microsoft está a acrescentar IA ao Business Central, incluindo um Sales Order Agent. Se o está a comparar com uma ferramenta externa, leia a nossa comparação Mail2ERP vs. Sales Order Agent do Business Central. Este guia explica como o próprio Mail2ERP trabalha com o Business Central.
⚠️ O que a tarefa realmente exige
Uma ferramenta que leia qualquer formato em qualquer idioma sem modelos, distinga um pedido de preço de uma encomenda, encontre o cliente e os números de artigo certos na sua empresa do Business Central, deixe os preços ao Business Central e nunca crie o mesmo documento duas vezes.
⚙️ Como o Mail2ERP trabalha com o Business Central
Chega o e-mail do cliente
O Mail2ERP lê e associa
Encomenda de venda ou orçamento de venda no Business Central
O e-mail é arquivado em PROCESSADO
Que documento cria
O Mail2ERP classifica cada e-mail como pedido de preço, encomenda ou nenhum dos dois. Um pedido de preço torna-se um orçamento de venda, e uma encomenda firme torna-se uma encomenda de venda — um documento por e-mail, cabeçalho e linhas num só passo. A API do Business Central não tem um passo de libertação separado, por isso a encomenda de venda fica tal como foi criada.
Como são associados clientes e artigos
- Cliente: o endereço de e-mail do remetente tem de pertencer a um cliente no Business Central ou a uma pessoa de contacto ligada a um cliente. O Mail2ERP nunca cria clientes e recusa clientes bloqueados.
- Artigos: os códigos de produto do e-mail são associados aos seus números de artigo. Com o interruptor Códigos de barras ativo, o GTIN do artigo também é comparado. A API do Business Central não oferece referências de artigo, números de artigo do fornecedor nem números de peça do fabricante, por isso a associação usa apenas o número de artigo e o GTIN. Os artigos bloqueados são recusados, e o Mail2ERP nunca cria artigos.
- Quantidades: uma linha cuja quantidade não pode ser lida com segurança é ignorada, não adivinhada, e recebe um e-mail a pedir que a acrescente à mão.
Os preços vêm do Business Central
O Mail2ERP não copia o preço do cliente para a linha quando este corresponde ao preço unitário do artigo. O Business Central define então o preço da linha por si, de modo que os seus preços de cliente e descontos de linha se mantêm, e o Business Central aplica os seus próprios impostos. O preço do e-mail só é usado quando o artigo não tem preço unitário.
O que mais fica no documento
- N.º Documento Externo: o próprio número de encomenda do cliente, para que a sua equipa e o cliente falem da mesma referência.
- Data de entrega: a data pretendida é registada na encomenda de venda como data de entrega pedida e como data de envio da linha.
- Notas e ficheiros: uma nota do cliente torna-se linhas de comentário no documento; o texto do e-mail é anexado como ficheiro de texto e os anexos originais são anexados à encomenda de venda ou ao orçamento.
- Endereço de envio: mantém-se o endereço de envio predefinido do cliente, porque a API não tem códigos de endereço de envio por onde escolher.
Quando o cliente encomenda com base no seu orçamento
Com a Deteção de RFQ ativa, uma resposta que cita o número do seu orçamento de venda e diz claramente “encomenda” transforma esse orçamento numa encomenda de venda com a ação Criar Encomenda do Business Central. O Mail2ERP encomenda o orçamento completo; se o cliente alterar quantidades, é anexada à encomenda uma nota para a sua equipa.
Sem duplicados
Antes de criar o que quer que seja, o Mail2ERP regista o que vai criar e coloca a sua própria marca no N.º Documento Externo quando o cliente não indica número de encomenda. Se uma execução for interrompida, a seguinte encontra o documento em vez de criar um segundo. A mesma encomenda enviada para dois endereços ou reencaminhada de novo é importada uma única vez; com o AutoSPAM, a cópia passa para _AutoSPAM/DUPLICADOS.
🛠️ Configuração passo a passo
- Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do Mail2ERP e aceite os Termos uma vez. Não é necessário cartão.
- Passo 2 — Ligue a sua caixa de correio: abra Definições → Mail2ERP → Access Manager → Adicionar origem. O Microsoft 365 e o Gmail usam Secure Quick Connect; os outros fornecedores ligam-se por IMAP com uma palavra-passe de aplicação. Os detalhes de cada fornecedor estão em Como ligar-se. Também pode dispensar a caixa de correio e reencaminhar as encomendas para mail2erp@bots4.me a partir do endereço da sua conta.
- Passo 3 — Ligue o Business Central: clique em Adicionar destino, escolha o mosaico Dynamics 365 Business Central e Iniciar sessão com a Microsoft com uma conta profissional que tenha licença do Business Central. Não são guardadas palavras-passe nem chaves de API. O BOTS4.me trabalha com as permissões desse utilizador.
- Passo 4 — Escolha o ambiente e a empresa: o BOTS4.me lista os seus ambientes (produção e sandboxes) e as respetivas empresas. Se houver só uma empresa, é escolhida por si; caso contrário, escolha-a no cartão do Business Central e clique em Guardar alterações.
- Passo 5 — Verifique as permissões: o Mail2ERP precisa de ler clientes, contactos e artigos e de criar orçamentos de venda e encomendas de venda. O conjunto de permissões padrão D365 BUS FULL ACCESS abrange todas as aplicações BOTS4.me.
- Passo 6 — Funcione em DEMO e depois passe a LIVE: o Mail2ERP começa em Modo Demo e envia-lhe por e-mail o que criaria. Quando os relatórios parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo.
🔐 Se a Microsoft pedir um administrador
Muitas organizações só permitem que um administrador aprove aplicações novas. Clique em Pedir ao administrador Microsoft no formulário do Business Central e envie a ligação ao seu administrador do Microsoft 365; uma única aprovação abrange toda a sua organização. Os contabilistas que trabalham como convidados no Business Central de um cliente escrevem o domínio ou o Tenant ID do cliente em Tenant (domínio ou ID) antes de iniciar sessão.
O Business Central online é suportado; as instalações locais não.
🧭 A sua primeira semana: Modo Demo, encomenda de teste, LIVE
Verifique o separador Controlo
- Modo: o DEMO lê os seus e-mails reais e os dados do Business Central e não escreve nada no Business Central — recebe um e-mail com o orçamento ou a encomenda que teria criado. O LIVE fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.
- Horário de funcionamento e fins de semana: o Mail2ERP funciona dentro deste horário, que começa por ser o horário de expediente dos dias úteis. Alargue-o se as encomendas da noite e do fim de semana também devem ser importadas.
- Interruptores Discovery: os interruptores com a etiqueta Discovery estão incluídos no seu mês gratuito e começam desligados. Para o Business Central, os úteis são Códigos de barras (associação por GTIN), Deteção de RFQ e Separar externos (os remetentes desconhecidos vão para _Mail2ERP/EXTERNO em vez de ficarem na sua INBOX).
Envie uma encomenda de teste
Envie um e-mail a partir de um endereço que pertença a um cliente no Business Central e indique dois ou três números de artigo com quantidades — no texto ou como anexo PDF ou Excel. Após a execução seguinte chega o relatório DEMO, e a decisão aparece no separador Registos e na pasta _Mail2ERP/LOGS da sua caixa de correio (consulte o guia da pasta LOGS). Envie um segundo e-mail que só peça um preço para ver um orçamento de venda.
Corrija com pastas e depois passe a LIVE
Arraste um e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o voltar a processar como orçamento ou como encomenda, ou para _Mail2ERP/IGNORAR para ignorar esse tipo de e-mail no futuro. Cada movimento também ensina ao Mail2ERP como tratar esse remetente. Quando os relatórios DEMO parecerem corretos, mude para LIVE.
📅 Quando o mês Discovery termina
Quando o mês termina, o Mail2ERP continua sozinho no plano gratuito com uma pequena quota mensal: quando se esgota, os novos itens aguardam até ao mês seguinte ou até escolher um plano, e um item já iniciado é sempre concluído. Escolha um plano para manter todas as funcionalidades — consulte a tabela de planos na página de produto do Mail2ERP.
O plano gratuito lê texto de e-mail, PDF, CSV e HTML; os PDF digitalizados, as imagens, o Excel, o Word e os interruptores Discovery precisam de um plano. Nada do que importou é desfeito.
📅 E-mails pouco claros e funcionamento diário
Uma vez em LIVE, o Mail2ERP lê PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imagens e documentos digitalizados com OCR — em qualquer idioma, sem modelos, dentro do horário de funcionamento que definir.
- Os e-mails importados passam para _Mail2ERP/PROCESSADO; a encomenda de venda ou o orçamento já está no Business Central, com os ficheiros originais anexados.
- Os e-mails pouco claros ficam na sua INBOX, por ler. A linha de registo indica o motivo — por exemplo, um remetente que não é cliente, um número de artigo que não existe ou um artigo bloqueado. Corrija a causa no Business Central e arraste o e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS; é processado de novo na execução seguinte.
- Um e-mail movido que continua a falhar envia à sua caixa de correio uma breve explicação do motivo e do que fazer a seguir. O seu cliente nunca a recebe.
- Limites da API: o Business Central limita as chamadas à API por utilizador. O BOTS4.me distribui as suas chamadas e espera quando o Business Central lhe pede para abrandar.
A plataforma está alojada na UE, foi concebida para o RGPD e oferece 2FA. Os relatórios, registos e pastas da caixa de correio estão disponíveis em 31 idiomas. A mesma ligação ao Business Central serve as outras aplicações BOTS4.me — por exemplo o AutoERP, que regista as faturas das encomendas enviadas (consulte Faturação automática no Business Central).
❓ Perguntas frequentes
O Business Central consegue criar encomendas de venda a partir de anexos PDF em e-mails?
O Mail2ERP faz exatamente isso: lê o anexo PDF, Excel, Word ou digitalizado, associa o cliente e os números de artigo na sua empresa do Business Central e cria a encomenda de venda através da API do Business Central. Os pedidos de preço tornam-se orçamentos de venda.
Funciona com o Business Central local (on-premises)?
Não. O Mail2ERP liga-se ao Business Central online através do início de sessão da Microsoft. As instalações locais não são suportadas.
Vai usar os nossos preços de cliente e descontos?
Sim. Quando o preço do e-mail corresponde ao preço unitário do artigo, o Mail2ERP não envia preço nenhum, por isso o Business Central define o preço da linha com os seus próprios preços de cliente e descontos de linha e aplica os seus próprios impostos. O preço do e-mail só é usado quando o artigo não tem preço unitário no Business Central.
Os nossos clientes usam as suas próprias referências. O Mail2ERP consegue associá-las?
No Business Central, o Mail2ERP compara o seu número de artigo e o código de barras GTIN do artigo. A API não disponibiliza as referências de artigo, por isso as referências de cliente aí guardadas não são usadas. Se um e-mail contiver apenas os códigos próprios do cliente, fica na sua INBOX com o motivo no registo.
De que permissões do Business Central precisa a ligação?
O BOTS4.me atua com as permissões do utilizador licenciado que inicia sessão. Para o Mail2ERP, esse utilizador precisa de ler clientes, contactos e artigos e de criar orçamentos de venda e encomendas de venda. O D365 BUS FULL ACCESS abrange todas as aplicações BOTS4.me.
O que acontece se a mesma nota de encomenda chegar duas vezes por e-mail?
É importada uma única vez. O Mail2ERP regista cada documento antes de o criar e volta a encontrá-lo na execução seguinte, por isso uma execução interrompida ou uma cópia reencaminhada nunca produz uma segunda encomenda de venda.
Posso experimentar sem mexer na nossa empresa em produção?
Sim, de duas formas. O Modo Demo não escreve nada no Business Central e envia-lhe por e-mail o que criaria. Também pode escolher um ambiente sandbox no cartão do Business Central e testar lá primeiro.
📚 Leituras relacionadas
- A lista completa de funcionalidades: página de produto do Mail2ERP e o guia do Mail2ERP.
- Depois de a encomenda entrar: Faturação automática no Business Central — o AutoERP regista e envia as faturas das encomendas enviadas.
- Comparar opções: Mail2ERP vs. Sales Order Agent do Business Central e Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP.
- Um exemplo real: Caso de estudo: IMP Kontakt.
- Contexto: Compreender os sistemas ERP e CRM.
🔗 Fontes e leituras adicionais
Documentação oficial referida neste guia. As ligações externas abrem num novo separador.
Deixe o Business Central receber as suas próprias encomendas
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