Faturação automática no Business Central: registar e enviar as faturas das encomendas enviadas

🎯 “Enviado ontem, ainda por faturar”

Na maioria das empresas com Business Central, a faturação é mais um hábito manual do que um processo. O armazém regista o envio, e a fatura depende de alguém no escritório se lembrar de concluir a encomenda. O resultado é igual em todo o lado:

• Enviado mas não faturado: encomendas com quantidades enviadas que ninguém faturou ainda. Cada dia de espera é mais um dia até o cliente pagar.
• Cliques repetitivos: abrir a encomenda, verificar as quantidades a faturar, registar, encontrar a fatura registada, enviá-la por e-mail — para cada encomenda, todos os dias.
• Linhas de serviço esquecidas: as linhas sem nada para enviar, como serviços ou portes, são fáceis de esquecer quando o resto da encomenda é tratado pelo armazém.
• Prazos irregulares: alguns clientes recebem a fatura no próprio dia, outros uma semana depois, conforme quem está no escritório.

Nada disto exige critério. “Faturar o que foi enviado e mandá-lo ao cliente” é uma regra, e uma regra pode funcionar sozinha.

🔍 O que o Business Central oferece por si só

Registar encomenda a encomenda

A forma padrão é abrir cada encomenda de venda e registá-la. É fiável, mas é uma pessoa que o faz, quando essa pessoa tem tempo. O e-mail da fatura é mais um passo.

Registo em lote e tarefas agendadas

O Business Central pode registar várias encomendas de venda num lote, e os parceiros podem agendar tarefas. Ainda assim, alguém tem de escolher que encomendas entram no lote, manter os filtros certos e garantir que as faturas chegam realmente aos clientes. Mudar uma regra — “agrupar as faturas semanalmente para este grupo” — costuma significar recorrer a um parceiro.

⚙️ Como o AutoERP funciona no Business Central

A dimensão BOTS4ME em vez de etiquetas

Noutros ERP entrega uma encomenda ao AutoERP com uma etiqueta. O Business Central não tem etiquetas de encomenda, por isso o AutoERP lê a dimensão BOTS4ME no cabeçalho da encomenda de venda. Cria a dimensão uma vez, com quatro valores, e atribui um deles a cada encomenda que o AutoERP pode tratar:

• FULL — o AutoERP processa a encomenda completa.
• PARTIAL — são permitidas entregas parciais.
• SMALLOK — a encomenda completa é processada mesmo abaixo do seu limite de encomenda pequena.
• PARTIAL-SMALLOK — são permitidas entregas parciais, mesmo abaixo do seu limite de encomenda pequena.

As encomendas sem a dimensão nunca são tocadas. Como qualquer dimensão, o valor passa também para os movimentos contabilísticos dos documentos registados, o que facilita encontrar as faturas do AutoERP nos relatórios. Os valores continuam a ser FULL, PARTIAL e SMALLOK mesmo que tenha mudado o nome das etiquetas no seu painel.

O que o AutoERP regista

• Enviado, ainda não faturado: nas linhas de stock, o AutoERP fatura exatamente a quantidade enviada e ainda não faturada, usando o próprio registo do Business Central.
• Linhas sem nada para enviar: os serviços e outras linhas que não são de stock são enviados e faturados em conjunto, para não ficarem para trás.
• De imediato ou agrupado: fature cada encomenda logo após o envio, ou agrupe as encomendas de um cliente por dia, semana ou mês com um valor mínimo. A API do Business Central coloca uma encomenda numa fatura, por isso um agrupamento regista uma fatura por encomenda ao mesmo tempo.
• As encomendas em revisão (a aguardar aprovação) ficam de fora até serem libertadas pelo seu processo de aprovação.

O e-mail ao cliente

A ação de envio do Business Central não consegue levar o texto do AutoERP, por isso o BOTS4.me envia ele próprio o e-mail da fatura, com o PDF da fatura do Business Central em anexo. Se ligar uma caixa de correio ao AutoERP, o e-mail sai do seu próprio endereço; caso contrário, vem da caixa de correio do sistema BOTS4.me e as respostas chegam a si. A API do Business Central não guarda o idioma do cliente, por isso o e-mail é escrito no idioma da sua conta.

O que o AutoERP ainda não faz no Business Central

• Enviar sem faturar: a API do Business Central envia e fatura numa só ação. O AutoERP só envia sem faturar depois de isto estar verificado com o Business Central; até lá, deixa-lhe o envio a si, assinala-o no relatório e fatura a encomenda assim que tiver registado o envio.
• Faturas de adiantamento: a API não tem fatura de adiantamento, por isso as encomendas que exigem um pagamento antecipado ficam consigo.
• Correções: os documentos de correção de faturas registadas são feitos por si no Business Central.

Nunca duas vezes

Antes de registar, o AutoERP anota o que vai registar. Se uma execução for interrompida depois de o Business Central ter registado a fatura, a execução seguinte encontra essa fatura e não regista outra. As marcas de progresso do AutoERP ficam guardadas do lado do BOTS4.me e nunca são escritas nas suas encomendas.

🛠️ Configuração passo a passo

• Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots, clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do AutoERP e aceite os Termos uma vez. Não é necessário cartão.
• Passo 2 — Ligue o Business Central: abra Definições → AutoERP → Access Manager → Adicionar origem (para o AutoERP, o seu ERP é a origem), escolha o mosaico Dynamics 365 Business Central e Iniciar sessão com a Microsoft com um utilizador licenciado. Escolha o ambiente e a empresa se tiver vários. O passo a passo completo, incluindo a aprovação do administrador, está em Como ligar-se.
• Passo 3 — Dê ao utilizador as permissões certas: o AutoERP precisa de editar e registar encomendas de venda e de ler dimensões. O conjunto de permissões padrão D365 BUS FULL ACCESS abrange todas as aplicações BOTS4.me.
• Passo 4 — Crie a dimensão uma vez: no Business Central abra Dimensões → Novo, código BOTS4ME, com os valores FULL, PARTIAL, SMALLOK e PARTIAL-SMALLOK. As dimensões não podem ser criadas através da API, por isso este passo é seu. Se faltar, o relatório do AutoERP avisa-o.
• Passo 5 — Marque uma encomenda e funcione em DEMO: defina BOTS4ME = FULL numa encomenda de venda enviada mas ainda não faturada. Em DEMO, o AutoERP lê as suas encomendas e não escreve nada no Business Central; após a execução seguinte, o relatório mostra o que teria faturado e porque é que algo ficou retido.
• Passo 6 — Passe a LIVE: quando os relatórios DEMO parecerem corretos, defina o Modo como LIVE no separador Controlo — fica disponível após o primeiro e-mail de relatório DEMO.

🧭 Experimente-o no seu mês Discovery gratuito

Verifique o separador Controlo

• O Módulo de faturação e os Relatórios por e-mail estão ativos. Para o seu primeiro teste, defina Faturar clientes como Imediatamente (sem agrupar) para ver uma fatura logo após o envio; por predefinição, as faturas são agrupadas semanalmente.
• Horário: o AutoERP só funciona dentro do horário de funcionamento (de início, o horário de expediente dos dias úteis), e a faturação tem a sua própria janela. Mantenha a janela de faturação dentro do horário de funcionamento, caso contrário não é criada nenhuma fatura.
• Produtos digitais destina-se a software e serviços que não precisam de stock.
• Os interruptores com a etiqueta Discovery estão incluídos no seu mês gratuito e começam desligados — ligue os que quiser experimentar.

Semana 1 — alargue o teste e depois passe a LIVE

Marque mais algumas encomendas enviadas, incluindo uma com uma linha de serviço, e um cliente cujas encomendas queira agrupar semanalmente. Leia cada relatório: o que foi faturado, o que foi ignorado e porquê. As mesmas decisões aparecem no separador Registos. Quando tudo corresponder ao que teria feito à mão, mude para LIVE.

📅 No dia a dia: o que muda para a sua equipa

Depois de passar a LIVE, o trabalho da sua equipa é marcar encomendas e registar envios, como antes. As faturas seguem de acordo com o agendamento de execuções do AutoERP, dentro do seu horário, e o cliente recebe cada uma por e-mail com o PDF em anexo. Recebe um breve relatório sempre que o AutoERP fez algo ou precisa de si, e o interruptor Ligar/desligar o bot desliga tudo de uma vez.

• Marque no momento da introdução: defina o valor BOTS4ME quando a encomenda é criada, ou deixe que a sua introdução de encomendas o faça. As encomendas que o Mail2ERP importou do e-mail recebem o mesmo valor da sua equipa.
• Leia as linhas “ignorado”: dizem-lhe que encomenda espera pelo quê — um envio ainda não registado, uma encomenda em revisão ou uma janela fora do seu horário.
• Limites da API: o Business Central limita as chamadas à API por utilizador. O BOTS4.me distribui as suas chamadas e espera quando o Business Central lhe pede para abrandar; o limite é partilhado com as suas outras integrações que usam o mesmo utilizador.

Em conjunto com o Mail2ERP para Business Central, o caminho desde a nota de encomenda enviada por e-mail pelo cliente até à fatura enviada só precisa de uma pessoa para o envio.

📚 Leituras relacionadas

• Cada definição explicada: guia do AutoERP e a página de produto do AutoERP.
• O passo anterior: Como transformar notas de encomenda recebidas por e-mail em encomendas de venda no Business Central.
• Comparar opções: Mail2ERP vs. Sales Order Agent do Business Central.
• A mesma ideia no Odoo: Como automatizar a confirmação, a entrega e a faturação de encomendas no Odoo.
• Receber os pagamentos: o guia do AutoCASH trata dos lembretes de pagamento das faturas que o AutoERP regista.

🔗 Fontes e leituras adicionais

Documentação oficial referida neste guia. As ligações externas abrem num novo separador.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0