AutoCASH
Guia do Utilizador – Como Ser Pago Sem Reclamar a Ninguém Manualmente
💰 Os Quatro Níveis
Cada cliente em atraso cai exatamente num nível, decidido pelo número de dias em que a sua fatura vencida mais antiga está pendente. O nível 0 não é uma reclamação — é uma indicação simpática do que está em aberto, e resolve a maioria dos casos por si só.
| Nível | O que o cliente recebe | Limiar predefinido |
|---|---|---|
| 0 | Uma lista das suas faturas em aberto. Um lembrete, não uma reclamação. | abaixo do nível 1 |
| 1 | Primeiro lembrete. | primeiro passo do escalonamento |
| 2 | Segundo lembrete. | uma execução depois, se continuar por pagar |
| 3 | Lembrete final. | último passo, repete-se até ao pagamento |
🔄 Como Funciona o AutoCASH – Fluxo Visual
Agendado
Lidas do Seu ERP
Recebe um Nível
são enviados
o Relatório
Quando o seu ERP consegue enviar lembretes por si próprio (OFFERIS), as cartas são produzidas e enviadas pelo seu próprio ERP, com a sua numeração, a sua redação e a sua imagem de marca. Com qualquer outro ERP, ou quando ativa Enviar os lembretes a partir do BOTS4.me em vez do seu ERP, o AutoCASH envia-os no idioma do cliente, com os seus dados de pagamento e a sua assinatura: a partir da sua própria caixa de correio, se adicionar uma como destino do AutoCASH no Access Manager, ou, caso contrário, a partir da caixa de correio da BOTS4.me, com as respostas a irem para o e-mail da sua conta ou para o endereço de resposta que definir. Em qualquer dos casos, o AutoCASH decide quem e quando.
🔐 A Pré-visualização – A Sua Rede de Segurança
Em todos os planos pagos, na véspera de uma execução agendada o AutoCASH envia-lhe, a si, por correio eletrónico a lista exata de quem está prestes a ser contactado, em que nível e por que montante. Essa é a sua oportunidade para retirar alguém da lista — um cliente que acabou de prometer o pagamento, um que esteja em litígio, ou uma conta que a sua equipa comercial esteja a negociar.
Para excluir alguém, adicione o respetivo identificador de cliente em Nunca reclamar a estes clientes no seu painel. Tem efeito imediato, incluindo para a execução de amanhã.
🚀 Primeiros passos
- Ligue o seu ERP no painel, ou instale a aplicação BOTS4.me a partir da loja de aplicações Odoo Apps.
- Ative o AutoCASH. Começa em Modo Demo — lê tudo e não contacta ninguém.
- Defina Escalar no máximo até para 1.º lembrete e deixe-o assim para começar.
- Verifique os dias de execução (1 e 15 por predefinição) e o montante mínimo que lhe interessa.
- Aguarde pelo relatório. Este indica exatamente quem teria sido contactado.
- Satisfeito com a lista? Mude o Modo de DEMO para LIVE. A partir desse momento os seus clientes começam a receber as cartas.
⚙️ Referência das Definições do Painel
Quando é executado
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Executar nestes dias | 1,15 | Os únicos dias em que o AutoCASH contacta alguém: dias do mês e/ou dias da semana, separados por vírgulas (por exemplo, 1,15 ou friday). Preenchido por predefinição com 1,15; se limpar o campo, o AutoCASH não faz nada. Um dia posterior ao fim de um mês curto (por exemplo, 31) passa a ser o último dia, pelo que fevereiro nunca é ignorado. Os dias de fim de semana também exigem que a caixa Fins de semana esteja marcada em Horário de funcionamento. |
A quem se reclama
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Reclamar apenas depois de | 14 dias | Quanto tempo depois do vencimento uma fatura tem de estar para que o AutoCASH sequer a considere. |
| Ignorar dívidas abaixo de | 0 | Não cobrar a um cliente cujo total em atraso seja inferior a este montante, na moeda principal do seu ERP — raramente compensa o desgaste da relação. 0 cobra a todos. |
| Nunca reclamar a estes clientes | (vazio) | Identificadores de cliente do seu ERP, separados por vírgulas. As contas que quer sempre tratar pessoalmente. |
Proteção por notas de crédito
Um cliente cujas notas de crédito em aberto cobrem as suas faturas nunca recebe um lembrete — na prática, é você quem lhe deve, e não o contrário. Sempre ativo, em todos os níveis, com todas as empresas ignoradas indicadas no seu relatório.
Com que intensidade escala
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Escalar até (Family) | 1.º lembrete | O limite absoluto. Ninguém escala acima deste nível, por mais atraso que tenha. O Personal mantém-se no valor predefinido. |
| Reclamar apenas faturas vencidas há pelo menos | 14 dias | O limiar de entrada. Abaixo dele, uma fatura é totalmente ignorada. Não existem limiares de dias por nível: cada execução agendada sobe o cliente um nível enquanto alguma fatura do seu último lembrete continuar por pagar. |
Com que frequência o mesmo cliente pode ser reclamado
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Repetir lembretes a cada (Family) | 7 dias | Um único número para todos os níveis: o intervalo mínimo antes de o mesmo cliente voltar a ser contactado. É isto que impede que alguém seja reclamado duas vezes pela mesma dívida. O Personal mantém-se no valor predefinido. |
O que recebe
| Definição | Predefinição | O que faz |
|---|---|---|
| Quem recebe os relatórios e as pré-visualizações | o e-mail da sua conta | O relatório posterior e a pré-visualização da véspera vão para o e-mail da sua conta e para os E-mails da direção definidos no Dashboard Geral. Não existe uma lista de destinatários separada para o AutoCASH. |
🔍 Modo Demo
Todas as contas de AutoCASH começam em Modo Demo e a sua primeira execução é sempre uma demonstração. Lê as suas faturas, aplica todas as regras e calcula com precisão quem seria contactado e em que nível — e depois envia-lhe essa lista por correio eletrónico em vez de contactar alguém. Nenhum cliente sequer sabe disso.
Assim que tiver recebido pelo menos um relatório de demonstração, o interruptor LIVE é desbloqueado. Pode voltar ao Demo sempre que quiser — antes de um período de grande atividade, ou enquanto altera as regras.
📊 Como Ler o Relatório
💰 O dinheiro
Total em aberto, total vencido e como o montante vencido se reparte pelos quatro níveis. É o seu retrato do envelhecimento de saldos num relance.
👤 Quem foi contactado
Cada cliente, o seu nível, o montante, as faturas mencionadas na carta e o endereço para onde foi enviada.
⚠️ Quem não foi
Igualmente útil: contas excluídas, dívidas abaixo do seu mínimo e quem ainda está dentro da respetiva janela de repetição.
❓ Resolução de Problemas
| O que vê | O que significa |
|---|---|
| Não acontece nada num dia agendado | Ou hoje não é um dos seus dias de execução agendados, ou de momento ninguém cumpre o seu montante mínimo e os seus dias mínimos de atraso. O relatório indica qual dos dois. |
| Um cliente não foi reclamado | Verifique, por ordem: se está na lista de clientes a nunca cobrar, se o seu total está abaixo do seu mínimo, se ainda está dentro da janela de repetição e se a sua fatura mais antiga ultrapassa realmente os seus dias mínimos de atraso. |
| Todos ficam presos no nível 1 | É a definição Escalar no máximo até a fazer o seu trabalho. A partir do plano Family pode aumentá-la para 2 ou 3 quando estiver pronto. |
| Não chega nenhuma pré-visualização | As antevisões estão incluídas a partir do plano Personal quando a opção Enviar pré-visualizações está ativa. A antevisão sai da execução horária normal e mantém-se em silêncio em qualquer dia que não seja a véspera de uma execução, bem como quando ninguém seria reclamado. |
| Um cliente diz que já pagou | O AutoCASH lê o que o seu ERP considera por pagar. Se um pagamento ainda não estiver aí registado, a fatura continua a contar como vencida — o Pay2ERP fecha essa lacuna importando os pagamentos automaticamente. |
❓ Perguntas frequentes
Que ERP são compatíveis?
Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 e posteriores), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero e SAP Business One hoje. Qualquer outro ERP com API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite e outros — é ligado mediante pedido.
Como funciona a faturação?
Baseado em subscrição — uma tarifa mensal fixa que inclui uma utilização mensal, reposta em cada período de faturação. Os lembretes são contabilizados por cliente lembrado, e pode carregar utilização extra a qualquer momento — consulte a tabela de planos na página do produto. O seu primeiro mês é um mês Discovery gratuito — não é necessário cartão de crédito.
Posso testar sem enviar lembretes reais?
Sim! O modo demo lê as suas faturas, mas não envia qualquer lembrete — apenas relatórios de pré-visualização que mostram exatamente o que faria. Primeiro mês grátis.
Quais são os níveis de escalonamento?
4 níveis: Nível 0 — lista de faturas (uma lista simpática das faturas em aberto), Nível 1 — 1.º lembrete, Nível 2 — 2.º lembrete, Nível 3 — lembrete final. O escalonamento é sequencial: cada execução agendada sobe o cliente um nível enquanto alguma fatura do seu último lembrete continuar por pagar, e o nível mais alto repete-se. O limiar de entrada é definido por si; o intervalo de repetição e o nível ativo mais elevado são definições do plano Family.
Posso excluir determinados clientes?
Sim. Adicione os IDs desses clientes a «Nunca cobrar a estes clientes» em /bots → Controlo → AutoCASH para ignorar contas-chave, empresas-mãe ou entidades internas.
Funciona com o Pay2ERP?
Sim! O AutoCASH e o Pay2ERP funcionam em conjunto — quando o Pay2ERP deteta um pagamento a entrar, o AutoCASH deixa automaticamente de enviar lembretes dessa fatura. Ciclo de fluxo de caixa totalmente automatizado.
Com que frequência é executado?
Nos dias definidos em «Executar nestes dias» (por predefinição, dias 1 e 15 de cada mês, ou dias da semana, como todas as sextas-feiras). Se limpar o campo, o AutoCASH não faz nada. Em todos os planos pagos recebe ainda um e-mail de antevisão na véspera de cada execução.
Qual é o montante mínimo vencido?
Configurável — a predefinição é 0, pelo que todas as faturas vencidas são cobradas. Se a aumentar, os clientes cujo total em atraso fique abaixo do limiar são ignorados. Também pode definir os dias mínimos de atraso (predefinição de 14 dias) para evitar enviar lembretes de faturas vencidas há pouco tempo.
Isto usa IA? Não temos autorização para a usar.
Não. A AutoCASH não contém qualquer modelo de IA em nenhum modo ou plano, e nenhum dado de clientes ou faturas é alguma vez enviado a um fornecedor de IA. Cada lembrete segue os limiares que definir, pelo que o mesmo livro-razão produz sempre a mesma lista. Se a sua equipa de conformidade precisar disto por escrito, peça-nos e confirmamo-lo para o seu processo.
🔒 O Que o AutoCASH Nunca Fará
- Contactar alguém enquanto o Modo Demo estiver ativo.
- Contactar um cliente da sua lista de nunca reclamar.
- Escalar acima do nível que definir.
- Reclamar duas vezes ao mesmo cliente pelo mesmo motivo dentro da janela de repetição que escolher.
- Lembrar um cliente sem os seus dados — cada carta leva o nome da sua empresa, os seus dados de pagamento e a sua assinatura, quer seja o seu ERP ou a BOTS4.me a enviá-la.
- Alterar nada no seu ERP. O AutoCASH apenas lê; nunca edita uma fatura nem regista um pagamento.