Automatizar o Dolibarr: encomendas por e-mail, faturação e lembretes de pagamento

🎯 Os passos da encomenda ao recebimento que o Dolibarr lhe deixa

O Dolibarr tem todos os documentos de que uma empresa comercial precisa: propostas comerciais, encomendas de cliente, expedições, faturas e pagamentos. O que não tem é alguém que leve cada encomenda de um documento ao seguinte. Na maioria das empresas com Dolibarr isso ainda é uma pessoa, e os mesmos poucos passos repetem-se em cada encomenda:

• Introdução da encomenda: um cliente envia por e-mail uma encomenda em PDF ou Excel, e alguém digita os produtos e quantidades numa proposta ou numa encomenda.
• Validação e expedição: alguém valida a encomenda, verifica o stock, cria a expedição e valida-a.
• Faturação: alguém cria a fatura a partir da encomenda, garante que só a mercadoria expedida é faturada e envia-a ao cliente.
• Cobrança: no fim do mês, alguém revê as faturas por pagar e escreve lembretes, ou não chega a fazê-lo.

Cada passo é rápido por si só. Juntos, e repetidos em cada encomenda, levam horas por semana, e o passo que fica esquecido é normalmente o caro: uma fatura que nunca é enviada, ou um lembrete que sai com um mês de atraso.

🤖 Que bots do BOTS4.me funcionam com o Dolibarr

Todas as aplicações ERP do BOTS4.me funcionam com o Dolibarr 23 e posteriores. Esta página trata das três que, juntas, gerem o lado das vendas desde o e-mail até ao pagamento.

O Supplier2ERP, o Pay2ERP, o Bill2ERP, o AutoSTOCK e o AutoPURCHASE também funcionam com o Dolibarr, e o Pay2ERP pode usar as linhas bancárias do próprio Dolibarr como entrada. Uma única ligação ao Dolibarr serve cada bot que pôr a funcionar.

📧 Mail2ERP: de encomendas por e-mail a propostas e encomendas de cliente

O Mail2ERP lê a sua caixa de correio de vendas, decide se cada e-mail é um pedido de cotação, uma encomenda firme ou nenhum dos dois, e lê as linhas de produto do texto do e-mail e de cada anexo: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imagens e documentos digitalizados, em qualquer formato e idioma, sem modelos. Cada código de produto é associado às referências de produto do seu catálogo Dolibarr.

• Pedido → proposta comercial em rascunho, pronta para a sua equipa comercial definir o preço, ajustar e enviar.
• Encomenda firme → encomenda de cliente, criada como rascunho e depois validada.
• Contactos: a pessoa que escreveu o e-mail passa a ser o contacto do cliente no documento, e um endereço de entrega indicado no e-mail passa a ser o contacto de envio.
• Ficheiros: os anexos do cliente são anexados à proposta ou à encomenda.
• Sem duplicados: cada documento é marcado com o e-mail de origem no campo de referência externa do Dolibarr, por isso a mesma encomenda enviada duas vezes é criada uma única vez.

O Mail2ERP nunca cria terceiros nem produtos. O remetente tem de pertencer a um cliente existente e cada linha tem de corresponder a um produto existente. Um e-mail que não pode ser importado fica por ler na sua INBOX, e o registo diz-lhe porquê.

🐙 AutoERP: validar, expedir e faturar encomendas etiquetadas

O AutoERP trata dos passos de rotina depois da encomenda. Só trabalha com as encomendas que lhe entrega, e a entrega faz-se através de um campo, não por palpite.

Como entregar uma encomenda ao AutoERP

O Dolibarr não permite que outros programas leiam as etiquetas de uma encomenda de cliente, por isso o AutoERP usa um campo da encomenda chamado BOTS4.me tags (código b4mtags). Quando o utilizador de integração é administrador, o AutoERP acrescenta o campo sozinho. Caso contrário, acrescente-o uma vez: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, etiqueta BOTS4.me tags, código b4mtags, tipo String (1 line), comprimento 255, sempre editável. Depois escreva AutoERP no campo para processar a encomenda inteira, ou AutoERP_partial para a processar linha a linha. O AutoERP acrescenta as suas próprias etiquetas de progresso no mesmo campo.

O que acontece em cada execução

• Confirmação: uma encomenda em rascunho etiquetada é validada. Quando a condição de pagamento da encomenda exige pagamento antecipado, por exemplo “Due on order” ou uma condição de adiantamento de 100 %, o AutoERP emite também uma fatura de adiantamento validada pela encomenda inteira, ligada a ela.
• Expedição: assim que há stock e a data de entrega chegou, o AutoERP cria a partir da encomenda uma expedição validada com as quantidades que podem sair. O Dolibarr movimenta o stock na validação quando a configuração do seu módulo de Stock assim o indica. Nas expedições parciais, o resto fica na encomenda.
• Faturação: o AutoERP cria a partir da encomenda uma fatura validada, faturando os produtos em stock pelas quantidades efetivamente expedidas e os serviços pelas quantidades encomendadas, e deduz os adiantamentos pagos. Também pode escolher uma fatura agrupada por cliente e por dia, semana ou mês.

No plano Business, o AutoERP também pode reter expedições para clientes com faturas vencidas, lembrando-os uma vez, e expedir encomendas em partes. Consulte o guia do AutoERP para todas as opções.

💰 AutoCASH: lembretes de pagamento para faturas vencidas do Dolibarr

Nos dias do mês que escolher, o AutoCASH lê as suas faturas de cliente por pagar no Dolibarr, agrupa-as por cliente e determina o atraso de cada cliente. Por predefinição, a escalada é gradual:

• Comece com suavidade: pode ligar só o nível 1, habituar-se e ativar os níveis 2 e 3 mais tarde.
• Nunca duas vezes pela mesma coisa: o mesmo nível só se repete após um período de espera, e uma execução que pare a meio não consegue enviar um lembrete duas vezes.
• Filtros: um valor mínimo, um número mínimo de dias de atraso e uma lista de clientes a quem nunca quer cobrar automaticamente.
• Dois e-mails para si: uma pré-visualização na véspera, com a lista de quem vai ser lembrado, e um relatório depois, com quem foi contactado, em que nível e por que faturas.
• Enviados pelo BOTS4.me: como o Dolibarr não consegue enviar e-mails através da sua API, os lembretes são enviados pelo BOTS4.me, no idioma do cliente. As faturas de adiantamento do próprio AutoERP para encomendas pré-pagas não são cobradas pelo AutoCASH.

⚙️ Configuração passo a passo para o Dolibarr

• Passo 1 — Comece o seu mês Discovery gratuito: inicie sessão em bots4.me/bots e clique em Começar o mês Discovery gratuito no cartão do bot que quer. Não é necessário cartão.
• Passo 2 — Ative a API REST no Dolibarr: Home → Setup → Modules/Applications → ative API REST (server).
• Passo 3 — Crie um utilizador de integração: em Users & Groups crie um utilizador como “BOTS4.me Integration” e dê-lhe as permissões dos bots que usa: Mail2ERP — terceiros, produtos, propostas comerciais, encomendas de cliente; AutoERP — encomendas de cliente, expedições, faturas de cliente, stock; AutoCASH — faturas de cliente, pagamentos, bancos. Cada bot precisa também de acesso de leitura aos Bancos e à sua própria ficha de utilizador.
• Passo 4 — Gere a chave de API: abra a ficha do utilizador → Modify → campo API key → gerar → Save, e copie a chave.
• Passo 5 — Ligue o Dolibarr em bots4.me: introduza o URL do seu site Dolibarr e a chave de API, mais o número da entidade se usar o módulo Multicompany. O passo a passo completo está em Como ligar-se.
• Passo 6 — Só AutoERP: acrescente o campo de encomenda BOTS4.me tags como descrito acima, a menos que o utilizador de integração seja administrador.
• Passo 7 — Ligue a sua caixa de correio para o Mail2ERP (Gmail e Microsoft 365 com Secure Quick Connect, os outros por IMAP com uma palavra-passe de aplicação), ou reencaminhe as encomendas para a caixa de correio BOTS4.me.

🧪 Modo Demo, e-mails pouco claros e erros

Cada bot começa em Modo Demo. O Mail2ERP envia-lhe por e-mail a proposta ou a encomenda que teria criado, o AutoERP indica que encomendas teria validado, expedido e faturado, e o AutoCASH envia-lhe a lista completa dos clientes que teria lembrado, sem contactar nenhum. Nada é escrito no Dolibarr até definir o Modo como LIVE, o que fica disponível após o primeiro relatório Demo. A página Modo Demo explica a ideia, e a demonstração ao vivo do painel mostra cada definição com dados de exemplo.

• Os e-mails que o Mail2ERP não conseguiu importar ficam por ler na sua INBOX. Os importados passam para _Mail2ERP/PROCESSADO.
• O motivo fica sempre registado no separador Registos e na pasta LOGS da sua caixa de correio, por exemplo um remetente que não é cliente no Dolibarr ou uma referência de produto que não existe. Consulte o guia da pasta LOGS.
• Corrija com pastas: arraste um e-mail para _Mail2ERP/ORCAMENTO ou _Mail2ERP/ENCOMENDAS para o voltar a processar como proposta ou como encomenda, ou para _Mail2ERP/IGNORAR para ignorar esse tipo de e-mail no futuro.
• Os problemas de configuração do AutoERP, como um campo BOTS4.me tags em falta ou o módulo de Expedições desligado, são indicados no relatório da execução, para que saiba exatamente o que corrigir.

📅 O mês Discovery gratuito e o plano gratuito

O primeiro mês de cada bot é um mês Discovery gratuito, sem cartão. Os interruptores marcados com Discovery no separador Controlo estão incluídos e começam desligados, para que escolha o que experimentar.

📚 Leituras relacionadas

• Produtos: Mail2ERP, AutoERP e AutoCASH.
• Guias: Guia do Mail2ERP, Guia do AutoERP, Guia do AutoCASH e Como ligar-se.
• Outro ERP de código aberto: Automatizar o ERPNext a partir do e-mail: encomendas, confirmações de fornecedores e pagamentos.
• Comparar abordagens: Parseur, Docparser ou Nanonets vs. Mail2ERP para a introdução de encomendas no ERP.
• Os mesmos passos noutros ERP: Expedir e faturar automaticamente as encomendas do Business Central e Como automatizar a confirmação, a entrega e a faturação de encomendas no Odoo.
• Contexto: Compreender os sistemas ERP e CRM e porque criámos o BOTS4.me.