Supplier2ERP - Beszállítói megerősítések automatizálása

🎯 A háromszintű kinyerési rendszer

A Supplier2ERP először a legolcsóbb, legmegbízhatóbb módszert próbálja ki, és csak akkor nyúl a mesterséges intelligenciához, ha arra ténylegesen szükség van. Minden dokumentum ugyanazon a három szinten megy végig, sorrendben.

Szint	Mit csinál	Mikor fut
1	Kódhorgonyzás — megtalálja a termékkódjait a dokumentumban az Ön ERP-rendszerének cikktörzsével összevetve.	Mindig ezt próbálja ki elsőként. Nincs szükség sablonokra — az első naptól kezdve működik, bármely szállító elrendezésén.
2	Mintatanulás — a kinyerési szabályok automatikusan mentésre kerülnek, miután egy szállító formátumát egyszer feldolgozta a rendszer.	Automatikusan alkalmazza, ha egy szállító elrendezése már ismert — gyorsabban, és mesterséges intelligencia nélkül.
3	MI-ellenőrzés — elolvassa az e-mailt és a mellékleteket az adatok kinyeréséhez vagy megerősítéséhez.	Csak akkor, ha a kódhorgonyzás és a megtanult minták nem elegendők.

Az eredmények visszakerülnek a mintatanulásba. Minden dokumentum, amelyet a Supplier2ERP feldolgoz — beleértve azokat is, amelyeknél a mesterséges intelligenciának segítenie kellett —, gyorsabbá teszi és kevésbé teszi függővé a mesterséges intelligenciától az ugyanattól a szállítótól érkező következő visszaigazolást.

🔄 Hogyan működik a Supplier2ERP – Vizuális folyamatábra

📧

Szállítói visszaigazolás
megérkezik

→

🔍

Termékkódok
megtalálva

→

📋

Mennyiségek, árak és
határidők beolvasva

→

⚖️

Összevetve az Ön
rendelésével

→

📊

Ön megkapja
a jelentést

A kódokat a rendszer mindig az Ön saját cikktörzséhez viszonyítva keresi meg, ezért a mennyiségeket és árakat az egyes kódok körüli sorokból olvassa be, nem pedig egy rögzített oszlophelyzetből — éppen ez teszi lehetővé, hogy a Supplier2ERP már egy szállító legelső e-mailjén is működjön, még mielőtt bármilyen sablon létezne hozzá.

⚖️ Eltérésellenőrzés – az Ön biztonsági hálója

Minden kinyert mennyiséget, árat és dátumot összevet a rendszer az Ön beszerzési rendelésével, mielőtt bármit is beírna. Egy kicsi, várható eltérés — amilyen mindennap előfordul — automatikusan elfogadható. Minden ennél nagyobb eltérés megjelölésre kerül, és a beszerzési rendelés változatlan marad, amíg Ön át nem tekinti.

A kinyert értékeket önmagukban is ellenőrzi a rendszer józan ész alapján: negatív mennyiség vagy irreális ár soha nem jut el az Ön ERP-rendszeréig, akár van visszaigazolás, akár nincs.

Az e-mail látható marad, amíg Ön dönt. A megjelölt eltérést tartalmazó visszaigazolás olvasatlanul marad — az INBOX mappában, vagy a _Supplier2ERP/MANUALIS mappában, ha a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappán keresztül érkezett. A függőben lévő ellenőrzés soha nem vész el.

🚀 Első lépések

Csatlakoztassa a postafiókját a vezérlőpulton. A Supplier2ERP figyeli a beérkező szállítói visszaigazolásokat. Vagy adja hozzá a BOTS4.me Mailbox fiókot, és továbbítsa nekünk a visszaigazolásokat — lásd alább: Továbbítás nekünk.
Kapcsolja be a Supplier2ERP-t. DEMO módban indul — beolvassa a szállítói visszaigazolásait, és jelenti, mit frissítene; semmi nem kerül beírásra az ERP-jébe. Postafiók nélkül azokat a visszaigazolásokat olvassa, amelyeket a BOTS4.me Mailbox címére továbbít.
Adja meg a Supplier2ERP-nek, mely szállítóktól importáljon. Az ERP csatlakoztatása után átveszi azokat a szállítókat, akiknek nyitott beszerzési rendeléseik vannak, és e-mailben elküldi Önnek a listát; az ERP-ben csak szállítóként felvett kapcsolatokat is olvassa. Bármely más szállító esetén húzza az egyik e-mailjét a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappába — a mappa az első futás után jelenik meg. Más feladótól semmi nem kerül importálásra.
Állítsa be a toleranciaküszöböket — hogy mekkora ár- vagy mennyiségi eltérés fogadható el automatikusan, mielőtt megjelölésre kerülne.
Kösse össze az ERP-rendszerét. Továbbra is DEMO módban a valódi visszaigazolások valódi beszerzési rendelésekhez párosulnak, de semmi nem kerül beírásra.
Tekintsen át néhány jelentést. Amit lát, pontosan az, ami az éles indítás után változna.
Állítsa a Módot LIVE-ra (bekapcsolt ERP-frissítések mellett). Ettől a pillanattól kezdve a visszaigazolt mennyiségek, árak és határidők automatikusan frissítik beszerzési rendeléseit.

⚙️ A vezérlőpult beállításainak áttekintése

Alapfunkciók

Beállítás	Csomag	Mit csinál
ERP-párosítás	Personal	Összepárosítja a kinyert szállítói adatokat a meglévő beszerzési rendelésekkel rendelésszámok, termékkódok és szállítói adatok alapján.
E-mailes jelentések	Minden csomag	Így értesül a gond nélkül feldolgozott visszaigazolásokról, beleértve a pontosan a rendelés szerint visszaigazoltakat is: Minden visszaigazolás után, Futásonként egy e-mail, Napi összefoglaló vagy Heti összefoglaló. Az összefoglalók az időszak minden szállítóját, rendelését és rendelési tételét felsorolják, Excel-másolattal, és jelzik, ha semmi sem érkezett. A figyelmet igénylő visszaigazolásokat mindig azonnal elküldjük e-mailben.
ERP-frissítések	Personal	Visszaírja a visszaigazolt mennyiségeket és árakat az Ön ERP-rendszerébe. Kikapcsolva csak olvasható módot jelent: az eltéréseket csak jelenti, még LIVE módban is.
Sablonalapú kinyerés	Personal	Az ugyanattól a szállítótól érkező korábbi e-mailekből megtanult sablonokat használja a gyorsabb és pontosabb kinyeréshez.
Napi késési értesítések	Minden csomag	Naponta egyszer e-mailben elküldi a késésben lévő vagy veszélyeztetett szállításokat. Válassza a Ki, a Csak a szállító által visszaigazolt rendelések (azok a rendelések, amelyek szállítói visszaigazolását a Supplier2ERP feldolgozta) vagy a Minden nyitott beszerzési rendelés lehetőséget — utóbbi az ERP-rendszer minden nyitott rendelését figyeli, e-mailes visszaigazolás nélkül is, és heti áttekintést is küld (a Personal csomagtól).
Tartalék kinyerés MI-vel	Personal	Ha a kódhorgonyzás és a megtanult minták nem találnak termékeket, végső megoldásként a mesterséges intelligencia olvassa el az e-mailt és a mellékleteket (használatonként számlázva).
Beszkennelt PDF-fájlok	Personal	OCR segítségével olvassa a szállítói visszaigazolásokat, amelyek szkennelésként vagy fényképként érkeznek szöveg helyett. Kikapcsolva a rendszer nem olvassa be a beszkennelt visszaigazolást, hanem kézi rögzítésre jelzi a jelentésben.
Előfeldolgozás	Family	Az Ön INBOX mappája helyett egy, az AutoSPAM által kezelt rejtett várólista-mappából olvas. Az AutoSPAM bekapcsolt Előfeldolgozás funkcióját igényli.
Mennyiségek automatikus frissítése	Family	Lehetővé teszi a visszaigazolt mennyiségi eltérések automatikus beírását. Kikapcsolva az eltérések jelentésre kerülnek, de soha nem kerülnek beírásra.
Árak automatikus frissítése	Business	Lehetővé teszi a visszaigazolt áreltérések automatikus beírását. Kikapcsolva az eltérések jelentésre kerülnek, de soha nem kerülnek beírásra.
Automatikus pótrendelés	Business	Az elutasított, csökkentett vagy késedelmes mennyiségeket a rendszer ugyanazon termék egy alternatív szállítójától származó piszkozat rendelésként javasolja.
Pótrendelés éles módban	Enterprise	Ténylegesen létrehozza a piszkozat pótrendeléseket az Ön ERP-rendszerében, ahelyett hogy csak jelentené azokat. Csak akkor van hatása, ha az Automatikus pótrendelés is be van kapcsolva.

Tolerancia- és jelentési beállítások

Beállítás	Alapértelmezés	Mit csinál
Max. tételeltérés	5 tétel	Hány rendelési tétel térhet el a visszaigazolástól, mielőtt a rendszer a teljes rendelést automatikus frissítés helyett kézi ellenőrzésre jelöli meg.
Max. ár- vagy mennyiségváltozás	15%	A legnagyobb elfogadható változás százalékban egyetlen sor árára vagy mennyiségére nézve. Az ennél nagyobb változást a rendszer ellenőrzésre jelöli meg.
Szállítási kockázati horizont	7 nap	Egy ennyi napon belüli visszaigazolt szállítási határidő kockázatosnak minősül, és megjelenik a napi késési értesítésekben, mielőtt ténylegesen késésbe kerülne.
Késésjelentés visszatekintése	90 nap	Az ennél régebbi beszerzési rendeléseket a rendszer nem figyeli, ha a Napi késési értesítések beállítás értéke Minden nyitott beszerzési rendelés.
Frissített rendelések jelentéseinek küldése ide	—	Ki kapja a gond nélkül feldolgozott szállítói visszaigazolások jelentéseit, valamint a napi vagy heti összefoglalót. A címeket vesszővel válassza el; üresen a fiókja e-mail-címe.
Kézi feldolgozást igénylő visszaigazolások küldése ide	—	Ki kapja a csak részben alkalmazott, sikertelen vagy az Ön ellenőrzésére váró visszaigazolás jelentését. Mindig azonnal elküldjük, függetlenül attól, mit választott az E-mailes jelentések mezőben. A címeket vesszővel válassza el; üresen a fiókja e-mail-címe.
Késedelmes szállítások jelentéseinek küldése ide	a fiókja e-mail-címe	Ki kapja a késedelmes szállítások és pótrendelések jelentéseit. Vesszővel elválasztva. Üresen hagyva a késedelmes szállítások jelentése a fiókja e-mail-címére és a vezetőségi e-mail-címekre megy.

🛡️ Hozzáférési módok

Három mód teszi lehetővé, hogy saját tempójában tesztelje a rendszert, mindegyik kicsit több hozzáférést adva a Supplier2ERP-nek, mint az előző.

Mód	Hozzáférés	Mi történik
Sandbox demó	Nincs	Csak minta szállítói dokumentumok, a BOTS4.me/demo oldalon. ERP-kapcsolat nem szükséges.
DEMO mód	Postafiók + ERP-olvasás	A valódi visszaigazolások valódi beszerzési rendelésekhez párosulnak. Semmi nem kerül beírásra — a jelentések pontosan megmutatják, mi változna.
LIVE mód	Postafiók + ERP-olvasás és -írás	Teljes automatizálás: a visszaigazolások feldolgozásra kerülnek, és a beszerzési rendelések automatikusan frissülnek.

⌛ Késedelmes szállítások és automatikus pótrendelés

Két funkció túllát az imént beérkezett visszaigazoláson, azokra a beszerzési rendelésekre is figyel, amelyek még visszaigazolásra várnak.

Napi késési értesítések

Egy napi e-mail felsorolja azokat a beszerzési rendelési tételeket, amelyek késésben vannak, vagy amelyek az Ön kockázati horizontján belül várhatóan lekésik a visszaigazolt szállítási határidőt. Ön választja ki, mely rendeléseket figyelje: csak azokat, amelyek szállítói visszaigazolását a Supplier2ERP feldolgozta, vagy az ERP-rendszer minden nyitott rendelését — beleértve azokat a rendeléseket is, amelyeknél a szállító soha nem küldött visszaigazolást. A késedelmes szállítások így kiderülnek, mielőtt a gyártásban gondot okoznának.

Automatikus pótrendelés

Ha egy szállító elutasít vagy csökkent egy visszaigazolt mennyiséget, vagy egy szállítás késésbe kerül, a hiányzó mennyiség javasolható piszkozat beszerzési rendelésként ugyanazon termék egy alternatív szállítójától. Ez szimulációs módban indul: a javaslat csak e-mailben kerül jelentésre. A Pótrendelés éles módban funkció bekapcsolása létrehozza a piszkozat rendelést az Ön ERP-rendszerében ellenőrzésre — automatikusan soha nem kerül visszaigazolásra.

📊 A jelentés olvasása

✅ Sikeres

Teljesen párosított visszaigazolások, amelyeket Automatizálási módban a rendszer már be is írt a beszerzési rendelésébe.

⚠️ Részleges

Egyes sorok párosultak, mások az Ön által beállított tolerancián túl eltértek, vagy nem voltak beolvashatók — ellenőrzésre megjelölve.

❌ Sikertelen / Kihagyott

Semmi felhasználható nem került kinyerésre, vagy az e-mail egyáltalán nem volt szállítói visszaigazolás — az INBOX mappában maradt, vagy a _Supplier2ERP/MANUALIS mappába került, ha a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappán keresztül érkezett.

❓ Hibaelhárítás

Amit lát	Mit jelent
Egy visszaigazolás nem párosult egyetlen beszerzési rendeléssel sem	A kódhorgonyzás nem talált olyan termékkódot, amelyet felismert volna az Ön ERP-katalógusából — ellenőrizze, hogy a dokumentumban szereplő kódok valóban léteznek-e az ERP-rendszerében.
Egy mennyiségi vagy árváltozás jelentésre került, de nem érvényesült	Vagy a Mennyiségek automatikus frissítése / Árak automatikus frissítése van kikapcsolva, vagy a változás nagyobb az Ön Max. ár- vagy mennyiségváltozás küszöbénél.
A teljes rendelés megjelölésre került egyetlen sor helyett	Több sor tért el, mint amennyit az Ön Max. tételeltérés beállítása megenged.
Egy pótrendelés jelentésre került, de soha nem jött létre	Ennek oka, hogy a Pótrendelés éles módban funkció ki van kapcsolva — az Automatikus pótrendelés alapértelmezés szerint csak szimulál.
Egy szállító formátuma továbbra is minden alkalommal mesterséges intelligencián megy keresztül	A mintatanulás egyszeri előfordulás után elmenti a sablont; ha ez továbbra sem sikerül, előfordulhat, hogy az elrendezés e-mailenként annyira eltér, hogy nem található stabil minta.

📨 Továbbítás nekünk — postafiók-csatlakoztatás nélkül

Egyáltalán nem kell postafiókot csatlakoztatnia. A BOTS4.me/bots → Beállítások → Supplier2ERP oldalon kattintson a Forrás hozzáadása gombra, és adja hozzá a BOTS4.me Mailbox fiókot — egy kattintás, nincs mit csatlakoztatni, nincs jelszó. Ezután továbbítsa az e-maileket a supplier2erp@bots4.me címre. Amíg a DEMO mód be van kapcsolva, e-mailben előnézetet kap; miután kikapcsolja, a Supplier2ERP élesben frissíti a beszerzési rendelést az ERP-jében. Így csak az ERP-jéhez kell hozzáférnünk, a postafiókjához soha.

Ki továbbíthat: ezt itt állíthatja be: Supplier2ERP → Vezérlés → Továbbítás nekünk – e-mail elfogadása innen. Üres: csak a fiókja e-mail-címe. Kitöltve: pontosan a megadott címek (legfeljebb 6) — ezek a fiókja címét helyettesítik, ezért azt is adja meg, ha Ön is továbbít.

Mielőtt bármi bekerülne az ERP-be, ellenőrizzük, hogy az e-mail valóban az Ön címéről érkezett-e (DKIM). Ha a levelezőszolgáltatója nem írja alá a kimenő leveleket, egyetlen kattintással megerősítheti az e-mailt. Minden továbbított e-mailt a feldolgozás után azonnal törlünk a postafiókunkból — legkésőbb 7 nap múlva, ha nem sikerült feldolgozni. Használja, amíg minket értékel, vagy akár tartósan is, ha soha nem szeretné megosztani a postafiók-hozzáférést.

Ugyanazt a kétszer továbbított e-mailt csak egyszer dolgozzuk fel. Kikapcsolt DEMO módban a feladó minden továbbított e-mail után rövid visszaigazolást kap e-mailben: feldolgozva, vagy nincs feldolgozva, és hol látható az oka.

📬 Napló a postafiókjában

            Hol: minden postafiók kap egy LOGS mappát a bot saját mappáján belül, például _Mail2ERP/LOGS. Minden botnak megvan a sajátja.
Mi: ugyanazok a sorok, mint a Naplók fülön, soronként egy üzenet. E-mailben semmi nem megy ki — a sorok közvetlenül a mappába kerülnek.
Az olvasatlan azt jelenti, hogy Önre van szükség: csak a döntését igénylő sorok érkeznek olvasatlanul. Az összes többi sor, a figyelmeztetéseket is beleértve, már olvasottként érkezik.
Egykattintásos gombok: az e-mailekre vonatkozó sorokon ugyanazok a gombok szerepelnek, mint a vezérlőpulton. Az e-mailt áthelyező gomb a célmappáról kapta a nevét, például ENGEDELYEZ vagy SPAM. A gomb egy rövid megerősítő oldalt nyit meg, bejelentkezés nélkül, és 7 napig érvényes. Az eredmény új sorként érkezik, visszavonás gombbal, ahol erre lehetőség van.
Döntés közvetlenül a naplóból: a döntést igénylő sor az e-mail mellékleteinek nevét és első néhány sorát is megmutatja, így ritkán kell magát az e-mailt megnyitnia.
Karbantartás: a mappa a legutóbbi 100 sort őrzi meg, legfeljebb 30 napig. A teljes napló a vezérlőpultján marad.
Eleve biztonságos: valódi naplóüzenetek kizárólag a LOGS mappákban léteznek, soha nem a beérkező üzenetek között, és a megerősítő oldal soha nem kér jelszót.
Kapcsoló: Napló a postafiókjában, a bot funkciólistájában a Vezérlés fülön. A Personal csomagtól alapértelmezésben bekapcsolva.

          

❓ Gyakran ismételt kérdések

💡 Az alkalmazás automatikusan létrehozza azokat a mappákat, amelyek így kezdődnek: _ (például _Supplier2ERP) — ne nevezze át és ne törölje őket.

Milyen dokumentumformátumok támogatottak?

PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, e-mail-törzsszöveg, valamint képek OCR-en keresztül — gyakorlatilag bármilyen formátum, amelyet egy szállító küld.

Milyen ERP-kkel működik együtt?

Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero és SAP Business One, mindegyik saját frissítési stratégiával — kötegelt, teljes rendelés vagy egyedi tétel szerint. Bármely más, API-val rendelkező ERP-t kérésre csatlakoztatunk.

Hogyan találja meg a termékkódjaimat sablon nélkül?

A kódhorgonyzás olyan kódokat keres a dokumentumban, amelyek megtalálhatók az Ön saját ERP-katalógusában, majd beolvassa a mennyiséget és az árat minden megtalált kód körül. Egy szállító első e-mailjéhez nincs szükség sablonra.

Mi történik, ha az árak vagy mennyiségek eltérnek a rendelésemtől?

Az Ön által beállított tolerancián belüli kis eltérések automatikusan elfogadhatók; a nagyobbak megjelölésre kerülnek, és a frissítés elmarad, amíg Ön át nem tekinti. A visszaigazoló e-mail olvasatlanul marad — az INBOX mappában, vagy a _Supplier2ERP/MANUALIS mappában, ha a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappán keresztül érkezett —, így a függőben lévő ellenőrzés egy pillantással látható.

Megtanulja egy szállító formátumát?

Igen. Miután egy szállító elrendezését egyszer feldolgozta, a kinyerési szabályok mentésre kerülnek. Az ugyanattól a szállítótól érkező jövőbeli dokumentumok gyorsabban dolgozhatók fel, mesterséges intelligencia nélkül.

Hová kerülnek a megjelölt vagy sikertelen e-mailek?

Olvasatlanul maradnak az INBOX mappában, hogy ne kerüljék el a figyelmét — vagy ha a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappán keresztül érkeztek, átkerülnek a _Supplier2ERP/MANUALIS mappába. A sikeresen feldolgozott visszaigazolások a _Supplier2ERP/FELDOLGOZOTT mappába kerülnek.

A Supplier2ERP kihagyott egy visszaigazolást. Elérhetem, hogy újra megpróbálja?

Igen. Húzza az e-mailt a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappába, és a rendszer a következő futáskor beolvassa — Automatizálási módban akkor is, ha korábban már sikertelenül próbálkozott vele. Ettől kezdve a Supplier2ERP az adott feladótól érkező összes levelet is importálja, a feladót pedig szállítóként jelöli meg, így a Mail2ERP nem foglalkozik vele. A mappát a rendszer automatikusan létrehozza, amíg a Supplier2ERP aktív.

Nem szeretném, hogy a Supplier2ERP egy adott szállítót importáljon. Hogyan állíthatom le?

Húzzon egy e-mailt az adott szállítótól a _Supplier2ERP/NE_IMPORTALD mappába. A következő futástól kezdve a Supplier2ERP semmit sem importál ettől a feladótól, az e-mail pedig visszakerül az INBOX mappába (vagy a _Supplier2ERP/MANUALIS mappába, ha a Szállítók elkülönítése be van kapcsolva). A feladó továbbra is szállítóként marad megjelölve, így a Mail2ERP sem importálja. Az adott szállítóra vonatkozó késésjelentések és a pótrendelés továbbra is működnek. A visszavonáshoz húzzon egy e-mailt ugyanattól a feladótól a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappába.

Tesztelhetek úgy, hogy ne érintse az ERP-met?

Igen. DEMO módban a Supplier2ERP olvassa a beszerzési rendeléseit, de semmit nem ír, a teljes jelentések pedig megmutatják, mi változna. Az első hónap ingyenes.

Együttműködik a Mail2ERP-vel?

Igen. A Mail2ERP az értékesítési oldalon kezeli a beérkező vevői rendeléseket; a Supplier2ERP a beszerzési oldalon kezeli a beérkező szállítói visszaigazolásokat. Mindkettő figyeli az Ön postafiókját.

Használ ez MI-t? Nekünk nem szabad.

Állítsa az MI-módot „Ki” értékre, és ekkor nem hívódik meg nyelvi modell, és nem kerül dokumentum küldésre MI-szolgáltatóhoz. A termékkódjait mennyiségekkel, olvasható táblázatban feltüntető visszaigazolásokat a rendszer az ERP-katalógusával összevetve, a szokásos módon olvassa be. A beszkennelt vagy szokatlan elrendezéseket a rendszer kézi rögzítésre átadja Önnek, ahelyett hogy találgatna. Ha erre megfelelőségi csapatának írásos megerősítésre van szüksége, keresse fel ügyfélszolgálatunkat, és ezt az Ön részére megerősítjük.

Hogyan kezeli a szállítási határidőket?

A Supplier2ERP kinyeri a dokumentumból a visszaigazolt szállítási határidőket, és frissíti a beszerzési rendelése megfelelő tételsorait. Több dátumformátumot is támogat.

🔒 Amit a Supplier2ERP soha nem tesz meg

Írni az ERP-be DEMO módban.
Éles pótrendelést létrehozni, hacsak a Pótrendelés éles módban funkció nincs bekapcsolva — alapértelmezés szerint csak jelentés készül.
Egy dokumentumot beszerzési rendeléshez párosítani anélkül, hogy előbb ellenőrizné a termékkódokat az Ön saját katalógusával szemben.
Egy az Ön által beállított tolerancián túli ár- vagy mennyiségváltozást érvényesíteni anélkül, hogy ellenőrzésre megjelölné.
Az Ön nevében megerősíteni egy pótrendelést — az mindig piszkozatként jön létre.
Egy megjelölt vagy olvashatatlan visszaigazolást elrejteni Ön elől — az olvasatlanul marad az INBOX mappában vagy a _Supplier2ERP/MANUALIS mappában.