Esettanulmány: Hogyan dolgoz fel az IMP Kontakt havi 4700 e-mailes rendelést és árajánlatkérést anélkül, hogy egyet is újragépelne
Egy 3,5 millió eurós B2B-forgalmazó, amely 2024 májusában hat BOTS4.me bottal indult, és ma már 32-t üzemeltet — minden munkanapon éles üzemben
Az IMP Kontakt spol. s r.o. ipari alkatrészek európai B2B-forgalmazója. Ügyfelei úgy rendelnek, ahogy a legtöbb B2B-ügyfél: e-mailben, PDF-, Excel- és szkennelt mellékletekkel, több nyelven. 2024 májusa óta először egy bot olvassa el ezeket, az emberek pedig csak azzal foglalkoznak, amit ő nem tud megoldani. Így néz ki a beállítás, ezt végzi el havonta, és ezt csinálja a csapat továbbra is kézzel.
📊 Számokban
📥 A probléma: a teli postafiók még nem vevői rendelés
Egy forgalmazó kis, gyakori rendelésekből él. Mindegyik mellékletként érkezett: PDF az egyik ügyfél ERP-jéből, Excel-táblázat a másiktól, lefotózott rendelőlap a harmadiktól. Minden sort el kellett olvasni, minden termékkódot párosítani a katalógussal, minden mennyiséget és árat begépelni az ERP-be. Az ajánlatkérések ugyanabba a postafiókba érkeztek, és ugyanazt a munkát igényelték, mielőtt bárki válaszolhatott volna rájuk.
Ugyanez a minta ismétlődött a beszerzésben (a nyitott beszerzési rendelésekkel összevetendő szállítói visszaigazolások), a könyvelésben (a számlákkal párosítandó bankszámlakivonatok) és a követeléskezelésben (a behajtandó lejárt számlák). Egyik sem volt nehéz. Mindegyik mennyiség volt, és a mennyiségből születnek a hibák és a késések.
A vállalat az OFFERIS ERP-t használja, nem az Odoo-t. Ez egyetlen okból fontos: az itt bemutatott botok egy ERP-csatlakozó rétegen keresztül dolgoznak, így ugyanez a beállítás érvényes az Odoo 13–19, az ERPNext 15–16, a Zoho, a Dolibarr 23+, a Business Central online, a QuickBooks Online, a Xero, az SAP Business One és minden további ERP esetén is, amelyet a BOTS4.me a jövőben hozzáad.
⚙️ A kezdet: hat bot egy postafiókon
A vállalat ezzel a hat bottal indult. Minden bot a céges postafiókot figyeli, és egy feladatot végez el az elejétől a végéig. Egyenként álltak üzembe, mindegyik először DEMO módban, és akkor kapcsolták őket élesre, amikor a „mit tett volna” jelentések megfeleltek a csapat elvárásainak. Ma az IMP Kontakt 32 botot üzemeltet a BOTS4.me-ből.
- Mail2ERP — beolvassa minden beérkező rendelés vagy ajánlatkérés mellékletét, párosítja az ügyfél- és termékkódokat az ERP katalógusával, felismeri a duplikátumokat, és teljes auditnaplóval létrehozza a rendelést vagy árajánlatot az ERP-ben. Azok az e-mailek, amelyeket nem tud megoldani, a postafiókban maradnak, és egy munkatárs foglalkozik velük.Havonta körülbelül 4700 ajánlatkérés és rendelés.
- Supplier2ERP — beolvassa a szállítói rendelés-visszaigazolásokat, és frissíti a mennyiségeket, árakat és szállítási határidőket a megfelelő beszerzési rendeléseken; a késedelmes és részleges visszaigazolásokat megjelöli, ahelyett hogy csendben elfogadná őket.Bezárja a kört a raktártól a szállítóig.
- Pay2ERP — naponta párosítja a beérkező banki fizetéseket a nyitott számlákkal, és rögzíti őket az ERP-ben; csak a párosítatlan fizetések jutnak el a könyveléshez.Naponta több száz fizetés, a kivételeket kézzel ellenőrzik.
- AutoCASH — megkeresi a lejárt számlákat, és fokozatos fizetési emlékeztetőket küld a vállalat ütemezése szerint, az ügyfél nyelvén, MI nélkül.
- AutoSPAM — tisztán tartja a közös postafiókot, hogy a többi bot és az értékesítés csak valódi ügyfél- és szállítói leveleket lásson.
- Mail2CLOUD — minden e-mailt és mellékletet titkosítva ment a vállalat saját felhőtárhelyére, auditmásolatként.
👥 Amit a csapat továbbra is kézzel végez
Az automatizálás nem vette ki az embereket a folyamatból; azt változtatta meg, mire figyelnek. Az értékesítés átnézi azokat az e-maileket, amelyeket a Mail2ERP nem tudott megoldani – jellemzően új ügyfeleket, szokatlan termékkódokat vagy olyan rendelést, amely kérdést is tartalmaz. A könyvelés azokat a fizetéseket nézi át, amelyeket a Pay2ERP nem tudott párosítani. A beszerzés a rendeléstől eltérő szállítói visszaigazolásokat látja. Minden más magától fut, és minden futás egy jelentés e-maillel zárul, amely felsorolja, mi történt.
A javítások visszakerülnek a rendszerbe: ha egy e-mailt a postafiók megfelelő mappájába helyeznek át, a botok megtanulják, hogyan kezeljék legközelebb azt a feladót vagy mintát, így a kivételek listája hónapról hónapra rövidül.
🧭 Mi kellett hozzá
- Nincs egyedi fejlesztés. A botok a BOTS4.me csatlakozórétegén keresztül kapcsolódnak az ERP-hez, a postafiókhoz pedig IMAP-on vagy OAuth-on át; a beállítás a bots4.me/bots vezérlőpultján történik.
- Először DEMO mód. Minden bot egy ideig „mit tett volna” jelentéseket készített, mielőtt írhatott az ERP-be.
- Egyszerre egy bot. A Mail2ERP indult elsőként, mert az e-mailes rendelések jelentették a legnagyobb költséget; a beszerzési, fizetési és emlékeztető botok azután következtek, hogy bizonyított.
- Visszajelzés mappákkal. A csapat az e-mailek áthelyezésével tanítja a botokat, nem szabályok szerkesztésével.
📚 Olvasson tovább
Nézze meg, mit kezdene a postafiókjával — az első hónap ingyenes
Kapcsolja be a Mail2ERP-t DEMO módban a saját postafiókján, és olvassa el a jelentést arról, mit hozott volna létre ezen a héten. Semmi sem íródik ki, amíg Ön nem dönt így.