Hogyan importálhat automatikusan e-mailes rendeléseket és ajánlatkéréseket az Odoo-ba

🎯 Miért olyan drága a kézi rendelésrögzítés az Odoo-ban

Minden e-mailben érkező rendelés máshogy néz ki. Az egyik vevő tiszta PDF-et küld, a másik saját oszlopelrendezésű Excel-táblát, a harmadik lefényképez egy aláírt űrlapot, és a képet csatolja. Egy embernek meg kell nyitnia minden e-mailt, meg kell keresnie a termékeket, a mennyiségeket, a hivatkozásokat és a szállítási határidőket, majd mindent át kell gépelnie az Odoo-ba. Ennek a folyamatnak három rejtett költsége van:

• Idő: egy szokványos, többsoros rendelés helyes bevitele több percet is igénybe vehet. Napi több tucat rendelésnél ez egy teljes munkaidős állás, amely semmi újat nem hoz létre — csupán egyik képernyőről a másikra mozgatja az adatokat.
• Hibák: egy elgépelt mennyiségből vagy egy rossz termékkódból hibás szállítás, jóváíró számla és elégedetlen vevő lesz. A kézi rögzítés hibái későn derülnek ki, amikor a javításuk a legdrágább.
• Késés: a péntek este beérkezett rendelések hétfőig feldolgozatlanul állnak. Az egy nappal később megválaszolt árajánlatok elvesznek a gyorsabb versenytársak javára.

A mennyiség ráadásul ritkán kicsi. A Mail2ERP egyik valós ügyfele, az IMP Kontakt, havonta több ezer ajánlatkérést és rendelést kap e-mailben — ezt a munkamennyiséget külön adatrögzítő csapat nélkül lehetetlen lenne kézzel begépelni.

🔍 Amivel az Odoo-felhasználók először próbálkoznak

Az Odoo beépített e-mail-átjárója

Az Odoo alapból képes rekordokat létrehozni a beérkező e-mailekből. Arra, amire tervezték, jól működik: naplózza az e-mailt, és létrehoz egy érdeklődőt (leadet) vagy egy üres árajánlatot. Amit nem tesz meg, az a melléklet beolvasása. A húsz rendelési sort tartalmazó PDF ott lóg a rekordon — és továbbra is embernek kell megnyitnia és begépelnie minden sort.

Egyedi szkriptek és sablonalapú OCR

Egyes cégek a legnagyobb vevőik dokumentumaihoz építenek elemzőket. Ezek addig működnek, amíg a vevő meg nem változtatja az elrendezését, be nem szúr egy oszlopot, vagy amíg fel nem bukkan egy új vevő teljesen más formátummal. A sablonalapú adatkinyerés állandó karbantartást jelent: minden dokumentumváltozat egy új fejlesztési feladat.

Zapier-szerű összekötők

Az általános automatizálási platformok be tudnak juttatni egy e-mailt az Odoo-ba, de a nehezén elvéreznek — egy ismeretlen elrendezésű és nyelvű, strukturálatlan melléklet megértésén, a szabad szöveges termékleírások és a valódi Odoo-termékkódjai párosításán, valamint annak felismerésén, hogy a dokumentum rendelés-e vagy árajánlatkérés. Ráadásul egy köztes réteget iktatnak a postafiókja és az ERP-je közé.

⚙️ Az automatizált út: állítsa be a Mail2ERP-t az Odoo-hoz 5 perc alatt

Íme a teljes beállítás, elejétől a végéig:

• 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: Jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson a Mail2ERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket — bankkártya nem szükséges.
• 2. lépés — Csatlakoztassa az e-mailjét: használja a Secure Quick Connect megoldást. A Gmail/Google Workspace és az Office 365 két kattintással, felügyelt OAuth-tal csatlakozik; a Yahoo és minden más szolgáltató IMAP-on keresztül működik, alkalmazásjelszóval. A postafiókja és a bot között nincs köztes réteg.
• 3. lépés — Csatlakoztassa az Odoo-t: telepítse az ingyenes BOTS4.me Connect modult (Odoo 13–19 támogatott). Odoo.sh és helyben üzemeltetett Odoo esetén a teljes Python-csatlakozót kapja, amelyet egyszer telepít, és egy kattintással csatlakoztat. Az Odoo Online nem engedi az egyedi Python-kódot, ezért ott API-kulcsot hoz létre a Beállítások → Felhasználók & Vállalatok → Felhasználók → saját felhasználó → Jelszó kezelése menüben, és beilleszti a bots4.me oldalon a Beállítások → Mail2ERP → Access Manager → Célhely hozzáadása → ERP → Odoo menüben. Az Odoo Online API-hozzáféréséhez az Odoo Custom csomagja szükséges.
• 4. lépés — Kezdjen DEMO módban: a Mail2ERP feldolgozza a valódi e-mailjeit, és e-mailben elküldi, pontosan mit importálna — de az Odoo-ba semmit nem ír. Ha a DEMO-jelentések rendben vannak, a Vezérlés fülön állítsa a Mód értékét LIVE-ra — ez az első DEMO-jelentést tartalmazó e-mail után válik elérhetővé.
• 5. lépés — Lépkedjen feljebb a hozzáférési szinteken: haladjon a csak e-mail szintről az Odoo olvasási hozzáféréséig (párosítás a valódi vevőivel és termékeivel), majd a teljes éles írásig — csak akkor, amikor már magabiztos.
• 6. lépés — Tanítsa meg a kivételeire: húzza az e-maileket a postafiókjában lévő _Mail2ERP/ARAJANLAT, _Mail2ERP/RENDELESEK vagy _Mail2ERP/NE_IMPORTALD mappába. Egyetlen áthelyezés megtanítja a botnak, hogyan kezelje a jövőben az adott feladó mintáját.

🧭 Próbálja ki az ingyenes Discovery-hónapban

A Mail2ERP első hónapja ingyenes Discovery-hónap: a Personal csomag felhasználási kerete, kipróbálásra feloldott Külsősök elkülönítése, Intelligens többkódos párosítás és RFQ-felismerés funkcióval, bankkártya nélkül. Így juthat el ebben a hónapban a nulláról az első importált rendelésig.

1. nap — Indítás és csatlakoztatás

• Jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson a Mail2ERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket — bankkártya nem szükséges.
• Nyissa meg a Beállítások (fogaskerék) → Mail2ERP → Access Manager → Forrás hozzáadása menüt a postafiókja csatlakoztatásához. A Gmail és a Microsoft 365 Secure Quick Connectet használ; más szolgáltatók IMAP-on, alkalmazásjelszóval csatlakoznak — lásd: A csatlakozás lépései.
• Vagy ne csatlakoztasson postafiókot: kattintson a Forrás hozzáadása gombra, és adja hozzá a BOTS4.me Mailbox postafiókot (egy kattintás, jelszó nélkül), majd továbbítsa a rendelési e-maileket a mail2erp@bots4.me címre a fiókja e-mail-címéről. Más feladókat a Vezérlés fülön, a Továbbítás nekünk – e-mail elfogadása innen mezőben engedélyezhet.
• Csatlakoztassa az Odoo-t: ugyanabban az Access Managerben kattintson a Célhely hozzáadása → ERP → Odoo lehetőségre, vagy telepítse az Odoo-ban az ingyenes BOTS4.me Connect modult, és nyomja meg a Csatlakozás gombot. Odoo Online esetén helyette egy API-kulcsot illeszt be.
• Az Odoo Online API-hozzáféréséhez az Odoo Custom csomagja szükséges.
• API-kulcs használatakor adja meg ennek az Odoo-felhasználónak az Értékesítés (Adminisztrátor), Kapcsolat létrehozása és Beszerzés (Felhasználó) jogosultságot.

1. nap — Ellenőrizze a Vezérlés fület

• Mód: a Mail2ERP DEMO módban indul. Minden elolvasott rendelésnél vagy érdeklődésnél e-mailben elküldi, mit importálna, és az Odoo-ba semmi nem kerül. LIVE módban valódi árajánlatokat és vevői rendeléseket hoz létre.
• Működési idő és hétvégék: a Mail2ERP csak ezen az időn belül fut, amely kezdetben a hétköznapi irodai idő. Bővítse ki, és kapcsolja be a Hétvégéket, ha az esti és hétvégi rendeléseket is importálni szeretné.
• MI-mód: a Discovery-hónap tartalmazza az Essential AI szintet. Kikapcsolt MI-mód esetén a termékkódokat, mennyiségeket és árakat kizárólag szabályok olvassák ki, és semmi nem kerül MI-szolgáltatóhoz.
• Mail2ERP-funkciók: az összes fájlformátum, az E-mailes jelentések és a Napló a postafiókjában már be van kapcsolva.
• A Vezérlés fülön a Discovery jelölésű kapcsolók benne vannak az ingyenes hónapban, és kikapcsolva indulnak — kapcsolja be azokat, amelyeket ki szeretne próbálni.
• A Mail2ERP esetében ezek a Külsősök elkülönítése (az ismeretlen feladók levelei az INBOX helyett a _Mail2ERP/KULSO mappába kerülnek), az Intelligens többkódos párosítás négy kapcsolója (Szállítói kódok, Vonalkódok, Gyártói cikkszám, Vevői cikkszámok) és az RFQ-felismerés (az Ön árajánlatszámát idéző választ rendeléssé alakítja).

1. nap — Küldjön egy tesztrendelést

A Mail2ERP csak olyan feladóktól importál, akik vevők az Odoo-ban, és a termékeket a katalógusában lévő kódok alapján találja meg. Az első teszthez küldjön rendelést egy olyan e-mail-címről, amely egy Odoo-beli vevői kapcsolattartóhoz tartozik, és soroljon fel két-három termékkódot (az Odoo-ban a Belső hivatkozás) mennyiségekkel — az e-mail szövegében vagy PDF- vagy Excel-mellékletben. A következő futás után megérkezik a DEMO-jelentés, a döntés pedig megjelenik a Naplók fülön és a postafiókja _Mail2ERP/LOGS mappájában.

1. hét — Tanítsa, majd váltson LIVE-ra

• Naponta néhányszor nézzen bele az INBOX-ba: azok az e-mailek, amelyeket a Mail2ERP nem tudott importálni, olvasatlanul ott maradnak; az importáltak a _Mail2ERP/FELDOLGOZOTT mappába kerülnek. A naplósor megmondja az okot, például hogy a feladó nem vevő az Odoo-ban, vagy nem talált termékkódot.
• Javítsa mappákkal: húzza az e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába, hogy árajánlatként vagy rendelésként újra próbálkozzon vele, a _Mail2ERP/NE_IMPORTALD mappába, hogy az ilyen e-maileket a jövőben kihagyja, vagy a _Mail2ERP/SZALLITO mappába, hogy egy feladót, például egy szállítót, soha ne importáljon. A mappanevek az alkalmazás nyelvét követik.
• Ha a DEMO-jelentések rendben vannak, a Vezérlés fülön állítsa a Mód értékét LIVE-ra — ez az első DEMO-jelentést tartalmazó e-mail után válik elérhetővé.

📅 Hogyan néz ki a mindennapi működés

Élesítés után a Mail2ERP a választott ütemezés szerint, az Ön által megadott működési időn belül dolgozza fel az új leveleket. Olvas PDF-et, Excelt, Wordöt, CSV-t, HTML-t, képeket, valamint OCR-rel beszkennelt dokumentumokat és lefotózott rendeléseket is — bármilyen nyelven vagy írásrendszerben, sablonok nélkül. Minden e-mailt ajánlatkérésként vagy rendelésként osztályoz, párosít az Odoo-katalógusával (a Family csomagtól vonalkód, gyártói cikkszám és vevői cikkszám alapján is — Intelligens többkódos párosítás), és teljes auditnaplóval rögzít az Odoo-ban.

• A sikeres importok a FELDOLGOZOTT mappába kerülnek — az árajánlat vagy a vevői rendelés már ott várja az Odoo-ban.
• Minden, ami nem egyértelmű, az INBOX-ban marad, olvasatlanul, így semmi nem tűnik el a szeme elől. Szüntesse meg az okot (például vegye fel a hiányzó terméket az Odoo-ban), és húzza az e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába — a következő futáskor újra feldolgozásra kerül.
• A duplikátumfelismerés megakadályozza a kétszeres rögzítést, ha egy vevő két címre küld e-mailt, vagy kétszer továbbítja ugyanazt a rendelést.
• Jelentések és naplók: az E-mailes jelentések minden, az Odoo-ba importált dokumentumról rövid jelentést küldenek, a vezérlőpult Naplók füle a bot minden döntését mutatja, és ugyanezek a sorok a postafiókja _Mail2ERP/LOGS mappájában is megjelennek. Minden funkció külön kapcsolható, az MI-mód a Ki állástól a csomagjában foglalt szintig állítható, a Bot működése kapcsoló pedig azonnal mindent leállít.

A platform EU-ban üzemel, a GDPR-t szem előtt tartva készült, 2FA-t kínál, és a jelentéseit, naplóit és postafiókmappáit 31 nyelven biztosítja. Egyetlen kapcsolat kiszolgál minden BOTS4.me alkalmazást, amely az Odoo-val dolgozik, így a rendelésteljesítés vagy a fizetések automatizálásának későbbi bevezetése nem igényel új integrációs munkát.

🌍 Az Odoo-n túl is működik

Ez az útmutató az Odoo-ra összpontosít, de a Mail2ERP az ERPNext 15-ös és 16-os verzióján, a Zohón (Books / Inventory), a Dolibarr 23-as és újabb verzióin, a Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), a QuickBooks Online, a Xero és az SAP Business One rendszeren is fut. Bármely más, API-val rendelkező ERP-t — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite és mások — kérésre csatlakoztatunk. Ha az Öné hiányzik, vegye fel velünk a kapcsolatot.

📚 Kapcsolódó Odoo-automatizálási útmutatók

• Következő lépés az importálás után: A rendelés-visszaigazolás, a szállítás és a számlázás automatizálása az Odoo-ban — lássa el az importált rendelést AutoERP címkével, és az AutoERP visszaigazolja, kiszállítja és kiszámlázza.
• A beszerzési tükörkép: Hogyan importálhat szállítói rendelés-visszaigazolásokat automatikusan az Odoo-ba — ugyanez az ötlet, a szállítói e-mailekre alkalmazva.
• Zárja be a pénzügyi kört: Hogyan automatizálja a fizetési emlékeztetőket az Odoo-ban — fokozatos fizetési emlékeztetők azokra a számlákra, amelyekké ezek a rendelések válnak.
• A csatlakozómodul részletei: Hogyan csatlakoztassa az Odoo-t a BOTS4.me-hez (Odoo 13–19).
• A nagy kép: Az Odoo automatizálása végponttól végpontig: az e-mailes rendeléstől a kifizetett számláig.

🔗 Források és további olvasnivalók

A jelen útmutatóban hivatkozott hivatalos dokumentációk és szabványok. A külső hivatkozások új lapon nyílnak meg.

• Odoo 18 documentation — Sales
• Odoo 18 documentation — Email communication
• Odoo 18 developer reference — External API
• OCA — EDI repository (sale_order_import and related modules)
• Odoo — Supported versions