Hogyan automatizálja a rendelés-visszaigazolást, a szállítást és a számlázást az Odoo-ban
Ne kattintson többé Megerősítés → Érvényesítés → Számla létrehozása minden egyes eladásnál
Egy Odoo-rendelés nincs kész attól, hogy rögzítették — valakinek még vissza kell igazolnia, létre kell hoznia a szállítást, amikor a készlet engedi, ki kell állítania a számlát, és minden lépésnél e-mailt kell küldenie az ügyfélnek. Ez az útmutató bemutatja, hogyan automatizálhatja az Odoo rendelésfeldolgozását az elejétől a végéig az AutoERP segítségével: az Ön által címkézett rendeléseket a rendszer visszaigazolja, a szállításokat teljes egészében vagy részben létrehozza, a számlákat egyenként vagy gyűjtőszámlában kiállítja — automatikusan, az Ön által megadott ütemezés és időablakok szerint. A beállítás körülbelül öt percet vesz igénybe, és az első hónap ingyenes Discovery-hónap.
🎯 A kézi rendelésfeldolgozás rejtett költsége az Odoo-ban
Az Odoo gyönyörűen modellezi az értékesítési folyamatot — árajánlat, vevői rendelés, szállítás, számla —, de alapértelmezetten minden átmenetet ember hajt végre. Szorozza meg a négy-öt kattintást (és a döntéseket) minden rendeléssel, minden nap, és a költségek összeadódnak:
- A rendelések emberekre várnak: egy másnap 9:00-kor visszaigazolt piszkozat olyan szállítás, amely egy nappal később indul. Az esti és a hétvégi rendelések egyszerűen sorban állnak.
- A készletdöntések esetlegesek: egy részben elérhető rendelés induljon most, vagy várjon? Melyik rendelés kapja az utolsó darabokat — a legrégebbi, vagy amelyiket a komissiózó előbb meglátja?
- A számlázás csúszik: a teljesített, de ki nem számlázott szállítások olyan forgótőkét jelentenek, amely a raktárában parkol. A vevőnkénti kézi számlaösszevonás elég fárasztó ahhoz, hogy sok csapat inkább kihagyja.
- A hitelkockázat ellenőrzése következetlen: ahhoz, hogy egy lejárt számlákkal rendelkező vevőnek leállítsák a szállítmányát, valakinek eszébe kell jutnia, hogy megnézze — minden alkalommal.
Ezek közül egyik munka sem igényel olyan mérlegelést, amelyet ne lehetne szabályként leírni. Pontosan ettől automatizálható.
🔍 A szokásos megközelítések — és ahol elakadnak
Az Odoo beépített automatizálási lehetőségei
Az Odoo natívan kínálja ennek egyes darabjait: a számlázási szabályok, az ütemezett műveletek és az automatizálási szabályok mind lefednek egy-egy szeletet. Ezek összefűzése egységes folyamattá azonban — visszaigazolás, hitelellenőrzés, részszállítás értelmes prioritásokkal, gyűjtőszámlázás, a vevő értesítése minden lépésnél — sok különálló mechanizmus beállítását és karbantartását jelenti, egyes viselkedések pedig (például a minimális szállítási érték időalapú kivétellel vagy a gyűjtőszámlázási küszöbök) egyedi fejlesztést igényelnek.
Egyedi kiszolgálói műveletek és szkriptek
Egy fejlesztő mindezt meg tudja írni szkriptben az Odoo.sh-n vagy helyben üzemeltetve. A bökkenő a folyamatos karbantartás terhe: minden Odoo-verziófrissítés, minden szabálymódosítás („mégis inkább hetente számlázzunk, ne naponta”) egy fejlesztési feladat. Az Odoo Online pedig teljesen tiltja az egyedi Python-kódot.
Zapier-szerű összekötők
Az általános munkafolyamat-eszközök egyszerű műveleteket tudnak elindítani az Odoo-rekordokon, de a többlépéses logisztikai logika — készletelérhetőség-ellenőrzés, legrégebbi rendelés szerinti részszállítás, hitelblokkolás, gyűjtőszámlázás — meghaladja az egyszerű „eseményindító → művelet” receptek képességeit.
⚠️ Mire van szüksége egy valódi megoldásnak
A rendelésfeldolgozás automatizálásának szabályalapúnak, kód nélkül állíthatónak és biztonságosan tesztelhetőnek kell lennie — pontosan látnia kell, mit tenne az éles adatbázisával, mielőtt bármit is beírhatna. Az AutoERP pontosan e köré épült: minden funkció kapcsolható, minden futásról jelentés készül, a DEMO mód pedig nulla tranzakciót hajt végre.
⚙️ Az automatizált út: az AutoERP hárommodulos folyamata
A piszkozat rendelés visszaigazolva, díjbekérő és e-mail elküldve
Szállítás létrehozva, ha a készlet és a hitelkeret engedi
Számla elkészítve — azonnal vagy gyűjtve
A futási jelentés megérkezik a postafiókjába
1. modul — Rendelés-visszaigazolás: visszaigazolja az AutoERP címkével ellátott piszkozat állapotú vevői rendeléseket és árajánlatokat (a címke nélküli rendelésekhez soha nem nyúl; a címke átnevezhető). Előre fizető ügyfeleknek az Odoo-n keresztül 100%-os előlegszámlát állít ki, amelyet később a végszámlából levon, az Odoo pedig a visszaigazolást az Ön saját sablonjával, az ügyfél nyelvén küldi el e-mailben.
2. modul — Szállítás: létrehozza és jóváhagyja a szállítást az Odoo-ban, ha a tételek készleten vannak — teljes szállítást, ha minden elérhető, vagy Részszállítással az elérhető sorokra részszállításokat, mindig a legrégebbi rendeléseket kiszolgálva először. Egy beállítható minimális szállítási érték megakadályozza a gazdaságtalan mini-szállításokat, az Ön által megadott várakozási idő után pedig automatikus kivétel lép életbe, hogy semmi ne várjon örökké (az AutoERP_small_ok címkével ellátott rendelés azonnal indul). A személyes átvételű rendelések helyette átvételi értesítést kapnak. Bekapcsolt Hitelellenőrzésnél a szállítás visszatartásra kerül, ha az előleg nincs kifizetve, vagy az ügyfél lejárt tartozása meghaladja az Ön küszöbértékét.
3. modul — Számlázás: az Odoo saját számlázásával kiszámlázza a leszállított tételeket — rendelésenként egy számlát közvetlenül a szállítás után, vagy ügyfelenként egy gyűjtőszámlát naponta, hetente vagy havonta, beállítható minimális összeggel. A gyűjtés alapértelmezés szerint be van kapcsolva és heti; ha szállításonként szeretne számlát, a Vevők számlázása mezőben válassza az „Azonnal (gyűjtés nélkül)” lehetőséget. Bekapcsolt Adóügyi bizonylatokkal az előre kifizetett, de a megadott napokon belül el nem szállított rendelések megkapják az adóügyi bizonylatukat. Az Odoo minden számlát a PDF-fel együtt e-mailben küld el.
Beállítás öt lépésben
- 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: Jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson az AutoERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket — bankkártya nem szükséges.
- 2. lépés — Csatlakoztassa az Odoo-t: telepítse az ingyenes BOTS4.me Connect modult (Odoo 13–19). Az Odoo.sh és a saját szerveres (on-premise) telepítések egykattintásos Python-csatlakozót kapnak, amely az AutoERP-nek szükséges jogosultságokat is megadja. Odoo Online esetén hozzon létre API-kulcsot a Beállítások → Felhasználók & Vállalatok → Felhasználók → saját felhasználó → Jelszó kezelése menüben (ha a fül rejtve van, kapcsolja be a fejlesztői módot), és illessze be a bots4.me oldalon a Beállítások → AutoERP → Access Manager → Forrás hozzáadása → ERP → Odoo menüben; az Odoo Online API-hozzáféréséhez az Odoo Custom csomagja szükséges, egy opcionális, kódolás nélküli XML-segéd pedig BOTS4.me menüt ad az Odoo-n belül. Egyetlen kapcsolat kiszolgál minden BOTS4.me alkalmazást, amely az Odoo-val dolgozik.
- 3. lépés — Válassza ki a modulokat és a szabályokat: a Vezérlés fülön egyenként kapcsolja be a visszaigazolást, a szállítást és/vagy a számlázást, és az Odoo-ban címkézze fel azokat a rendeléseket, amelyeket az AutoERP kezelhet (AutoERP a teljes rendelésekhez, AutoERP_partial a soronkénti szállításhoz) — mindkét címkét a rendszer hozza létre Önnek az Odoo-ban. Állítsa be a gyűjtési ütemezést, a minimális értékeket, a hitelküszöböket, a Futtatás ütemezését és a Működési időt.
- 4. lépés — Címkézzen fel egy rendelést, és futtassa DEMO módban: tegye rá az AutoERP címkét egy vevői rendelésre. DEMO módban az AutoERP olvassa a valódi rendeléseit és készletét, de semmilyen tranzakciót nem hajt végre (csak a saját rendeléscímkéit írja) — a következő futás után jelentést kap arról, pontosan mit igazolt volna vissza, szállított volna ki és számlázott volna ki.
- 5. lépés — Váltson élesre: Ha a DEMO-jelentések rendben vannak, a Vezérlés fülön állítsa a Mód értékét LIVE-ra — ez az első DEMO-jelentést tartalmazó e-mail után válik elérhetővé. Az AutoERP jelentést küld Önnek, valahányszor tett valamit vagy szüksége van Önre, a vezérlőpult Naplók füle pedig minden döntést rögzít.
🧭 Próbálja ki az ingyenes Discovery-hónapban
Az AutoERP első hónapja ingyenes Discovery-hónap: a Personal csomag felhasználási kerete, kipróbálásra feloldott Hitelellenőrzéssel, Részszállítással és Adóügyi bizonylatokkal, bankkártya nélkül. Az AutoERP-nek nincs szüksége postafiókra — csak az Odoo-ra.
1. nap — Indítás és csatlakoztatás
- Jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson az AutoERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket — bankkártya nem szükséges.
- Nyissa meg a Beállítások (fogaskerék) → AutoERP → Access Manager → Forrás hozzáadása → ERP → Odoo menüt (az AutoERP esetében az ERP-je a forrás), vagy telepítse az Odoo-ban az ingyenes BOTS4.me Connect modult, és nyomja meg a Csatlakozás gombot. Lépésről lépésre: Az Odoo csatlakoztatása a BOTS4.me-hez.
- Az Odoo Online API-hozzáféréséhez az Odoo Custom csomagja szükséges.
- API-kulcs használatakor adja meg ennek az Odoo-felhasználónak az Értékesítés (Adminisztrátor), Kapcsolat létrehozása, Számlázás (Billing) és Készlet (Felhasználó) jogosultságot.
1. nap — Ellenőrizze a Vezérlés fület
- Mód: az AutoERP DEMO módban indul, és az első futás mindig demó — e-mailben elküldi, mit tenne, és az Odoo-ba a saját rendeléscímkéin kívül semmit nem ír.
- AutoERP-funkciók: a Rendelés-visszaigazolások, a Szállítási modul, a Számlázási modul és az E-mailes jelentések be vannak kapcsolva. A Digitális termékek a készletet nem igénylő szoftverekhez és szolgáltatásokhoz valók.
- A Vezérlés fülön a Discovery jelölésű kapcsolók benne vannak az ingyenes hónapban, és kikapcsolva indulnak — kapcsolja be azokat, amelyeket ki szeretne próbálni.
- Az AutoERP esetében ezek a Hitelellenőrzés, a Részszállítás és az Adóügyi bizonylatok.
- Számlázás: alapértelmezés szerint a szállítások hetente egyszer ügyfelenként egy számlára kerülnek. A teszthez állítsa a Vevők számlázása mezőt Azonnal (gyűjtés nélkül) értékre, így közvetlenül a szállítás után láthatja a számlát.
- Időablakok: az AutoERP csak a Működési időn belül fut (kezdetben hétköznapi irodai időben), és a szállításoknak és számláknak saját időablakuk is van. A számlázási időablak maradjon a Működési időn belül, különben nem jön létre számla.
1. nap — Címkézzen fel egy rendelést
Az Odoo-ban nyisson meg egy árajánlatot vagy vevői rendelést, amelynek termékei készleten vannak, és adja hozzá az AutoERP címkét — ezt a rendszer a beállításkor létrehozza Önnek az Odoo-ban. A következő futás után a DEMO-jelentés felsorolja, mit igazolna vissza, szállítana ki és számlázna ki az AutoERP ennél a rendelésnél, a „Kihagyva és miért” részben pedig azt, hogy melyik beállítás tartott vissza valamit, például készletre várás vagy a minimális szállítási érték alatti összeg miatt. Ugyanezek a döntések a Naplók fülön is megjelennek.
1. hét — Bővítse a tesztet, majd váltson LIVE-ra
- Próbálja ki a soronkénti szállítást: bekapcsolt Részszállítással lássa el AutoERP_partial címkével azt a rendelést, amely csak részben van készleten — az elérhető sorok most indulnak, a többi a rendelésen vár.
- Próbálja ki a hitelkezelést: bekapcsolt Hitelellenőrzésnél állítsa be a Blokkolás e lejárt összeg felett és a Blokkolás ennyi napos késedelem felett értéket; az e korlátokat túllépő ügyfelek rendelései visszatartásra kerülnek, és az Odoo egy fizetési emlékeztetőt küld az ügyfélnek.
- Ha a DEMO-jelentések rendben vannak, a Vezérlés fülön állítsa a Mód értékét LIVE-ra — ez az első DEMO-jelentést tartalmazó e-mail után válik elérhetővé.
📅 Amikor a Discovery-hónap véget ér
Amikor a hónap véget ér, az AutoERP magától az ingyenes csomagon folytatja, kis havi kerettel: ha elfogy, az új tételek a következő hónapig várnak, vagy amíg nem választ csomagot, és egy már megkezdett tétel mindig befejeződik. Ha minden funkciót meg szeretne tartani, válasszon csomagot — a csomagtáblázatot az AutoERP termékoldalán találja.
Az ingyenes csomagban a visszaigazolás, a szállítás és a számlázás tovább működik; a Hitelellenőrzéshez, a Részszállításhoz és az Adóügyi bizonylatokhoz a Business csomag szükséges. Semmi nem vész el abból, amit az AutoERP már elvégzett.
📅 A mindennapokban: milyen érzés robotpilótán működni
Az élesítés után az AutoERP a Futtatás ütemezése szerint dolgozza fel a rendelésállományát, a Működési időn és az Ön által megadott visszaigazolási, szállítási és számlázási időablakokon belül — bővítse ezeket, és kapcsolja be a Hétvégék opciót, ha a rendeléseknek irodaidőn kívül is haladniuk kell. A csapata munkája a folyamatok végigkattintgatásáról egy rövid jelentés elolvasására változik: mit igazolt vissza a rendszer, mi ment ki (és mi lett visszatartva, miért), mit számlázott ki, és milyen hibák voltak. Az Odoo időben elküldi az ügyfeleknek a visszaigazoló, szállítási és számlaértesítő e-maileket, anélkül, hogy bárkinek eszébe kellene jutnia.
A vezérlőpultról mindvégig Ön irányít: a Bot működése kapcsoló azonnal leállítja az alkalmazást, minden funkció külön kapcsolható, a hitelszabályok, küszöbértékek és ütemezések pedig kód nélkül bármikor módosíthatók. A platform az EU-ban üzemel, a GDPR-t szem előtt tartva készült, 2FA-t kínál, és 31 nyelven küldi a jelentéseit.
🔗 A Mail2ERP és az AutoCASH természetes kiegészítője
Az AutoERP akkor lép működésbe, amikor a rendelés már létezik az Odoo-ban, és rajta van a címkéje. Ha a rendelései e-mailben érkeznek, a Mail2ERP automatikusan importálja őket — lássa el az importált rendelést AutoERP címkével, és a kettő együtt lefedi az utat az ügyfél e-mailjétől az elküldött számláig, egyetlen sor újragépelése nélkül. Ha pedig a számlák lejárnak, az AutoCASH fokozódó emlékeztetőkkel hajtja be őket.
🌍 Az Odoo-n túl is működik
Az AutoERP ma az Odoo-n (13–19), az ERPNext-en (15–16), a Zohón (Books / Inventory), a Dolibarr-on (23 és újabb), a Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), a QuickBooks Online, a Xero és az SAP Business One rendszeren fut. Bármely más, API-val rendelkező ERP-t — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite és mások — kérésre csatlakoztatunk. Írjon nekünk, ha az Önére van szüksége.
❓ Gyakran ismételt kérdések
Vissza tudja igazolni az Odoo automatikusan a vevői rendeléseket?
Teljes folyamatként alapból nem — a piszkozatok visszaigazolása, az előre fizető ügyfelek előlegszámláinak kiállítása és a visszaigazoló e-mailek elküldése rendszerint kézi kattintásokat vagy egyedi fejlesztést igényel. Az AutoERP Rendelés-visszaigazolás modulja mindhármat automatikusan elvégzi az AutoERP címkével ellátott rendeléseknél, az Odoo pedig az Ön saját sablonjaiból, az ügyfél nyelvén küldi az e-maileket.
Hogyan készíthetek automatikusan számlát az Odoo-ban, amikor egy szállítás megtörtént?
Hagyja bekapcsolva az AutoERP Számlázási modulját, és állítsa a Vevők számlázása mezőt „Azonnal (gyűjtés nélkül)” értékre: a számla ekkor az Odoo saját számlázásával jön létre, amint a szállítás megtörtént. Alapértelmezés szerint az AutoERP egy ügyfél szállításait hetente egy számlára gyűjti; választhat napi vagy havi gyűjtést is. Az Odoo minden számlát a PDF-fel együtt e-mailben küld el. Bekapcsolt Adóügyi bizonylatokkal az előre kifizetett, de a megadott napokon belül el nem szállított rendelések automatikusan megkapják az adóügyi bizonylatukat.
Ki tud szállítani az AutoERP részrendeléseket, ha csak néhány tétel van raktáron?
Igen. Az AutoERP_partial címkével ellátott rendeléseknél az AutoERP részszállítást hoz létre az elérhető sorokra, ha a teljes szállítás nem lehetséges, mindig a legrégebbi rendeléseket kiszolgálva először. Egy beállítható minimális szállítási érték megakadályozza a gazdaságtalan mini-szállításokat, egy adott számú nap utáni kivétel pedig biztosítja, hogy a kis maradékok is előbb-utóbb kimenjenek. Egy biztonsági korlát rendelésenként maximálja a részszállítások számát. A Részszállítás a Business csomagtól érhető el, és az ingyenes Discovery-hónapban kipróbálhatja — kapcsolja be a Vezérlés fülön.
Mi az a gyűjtőszámlázás, és képes-e rá automatikusan az Odoo?
A gyűjtőszámlázás egy ügyfél több rendelését egyetlen számlába vonja össze — ez a B2B-ben gyakori, ahol az ügyfelek tíz kis számla helyett inkább egy heti vagy havi számlát kérnek. Az AutoERP-ben Ön választja meg a ritmust (azonnal, naponta, hetente vagy havonta) és a minimális gyűjtési összeget, és beállítja, mennyit várjon a rendszer a rendelés többi részére, hogy minden egy számlára kerüljön. Soha nem von össze különböző ügyfeleket vagy pénznemeket egy számlán, és nincs szükség egyedi Odoo-fejlesztésre.
Hogyan akadályozza meg a hitelellenőrzés a lejárt számlákkal rendelkező vevőknek való szállítást?
A szállítás létrehozása előtt az AutoERP ellenőrzi, hogy az ügyfélnek van-e kifizetetlen előlege vagy a beállított küszöböket meghaladó lejárt tartozása. Ha igen, a szállítás automatikusan visszatartásra kerül, és az Odoo egy fizetési emlékeztetőt küld az ügyfélnek — nem megy ki szállítmány olyan ügyfélnek, akinek nem kellene, és senkinek sem kell az ellenőrzésre emlékeznie. A Hitelellenőrzés a Business csomagtól érhető el, és az ingyenes Discovery-hónapban kipróbálhatja.
Automatizálhatom csak a számlázást úgy, hogy a rendeléseket továbbra is kézzel igazolom vissza?
Igen. Az AutoERP mindhárom moduljának saját kapcsolója van, és az egyik kikapcsolása soha nem blokkolja a többit. Bekapcsolhatja csak a számlázást, csak a szállítást, csak a visszaigazolást — vagy bármilyen kombinációt — a bots4.me/bots → Vezérlés → AutoERP → AutoERP-funkciók menüben, és bármikor meggondolhatja magát.
Biztonságos a rendelésautomatizálást éles Odoo-adatbázison tesztelni?
Igen — erre való a DEMO. Az AutoERP olvassa a valódi rendeléseit és készletét, de semmilyen tranzakciót nem hajt végre; a saját rendeléscímkéin kívül semmit nem ír, és csak olyan jelentéseket küld, amelyek pontosan leírják, mit igazolt volna vissza, szállított volna ki és számlázott volna ki. Ráadásul kizárólag az Ön által címkézett rendelésekhez nyúl. Amint megérkezett az első demójelentés, a Módot átállíthatja LIVE-ra. Az első hónap ingyenes Discovery-hónap.
📚 Kapcsolódó Odoo-automatizálási útmutatók
- Az előző lépés: Hogyan importálhat e-mailes rendeléseket és RFQ-kat automatikusan az Odoo-ba — a Mail2ERP juttatja be egyáltalán a rendelést az Odoo-ba.
- A következő lépés: Hogyan automatizálja a fizetési emlékeztetőket az Odoo-ban — az AutoCASH veszi fel a fonalat, amikor ezek a számlák lejárnak.
- Zárja le a könyveket: Hogyan párosítsa automatikusan a banki fizetéseket a számlákhoz az Odoo-ban.
- A nagy kép: Az Odoo automatizálása végponttól végpontig: az e-mailes rendeléstől a kifizetett számláig.
🔗 Források és további olvasnivalók
A jelen útmutatóban hivatkozott hivatalos dokumentációk és szabványok. A külső hivatkozások új lapon nyílnak meg.
Visszaigazolás, szállítás és számlázás robotpilótán
Csatlakoztassa az Odoo-t öt perc alatt, nézze át az AutoERP DEMO-jelentéseit, és kapcsolja be az éles automatizálást, amikor már megbízik abban, amit lát. Az első hónap ingyenes Discovery-hónap, bankkártya nélkül.