Hogyan importálja automatikusan a szállítói rendelés-visszaigazolásokat az Odoo-ba

💸 Mennyibe kerül valójában a visszaigazolások kézi rögzítése

Egy szállítói rendelés-visszaigazolás ártalmatlannak tűnik — egészen addig, amíg fel nem szorozza az összes elküldött beszerzési rendeléssel. Minden visszaigazolást meg kell nyitni, el kell olvasni, és össze kell vetni az Odoo-ban lévő beszerzési rendeléssel. Visszaigazolta a szállító a teljes mennyiséget? Változott az egységár? Csúszott két hetet a szállítási dátum? Minden válasz kattintásokat és újragépelést jelent a Beszerzés alkalmazásban.

Ha ez a munka elmarad, a kár nagyobb, mint maga a munka. Ha a visszaigazolásokat senki nem rögzíti, az Odoo csendben rossz képet mutat:

• Rossz beérkezési dátumok: az Odoo továbbra is az eredeti dátumra várja az árut, így az ütemezett bevételezései, az értékesítési ígéretei és a készletpótlási tervezése elavult adatokra épül.
• Rossz árak: megérkezik a szállítói számla, és nem egyezik a beszerzési rendeléssel, így a könyvelés hetekkel később kér magyarázatot a beszerzéstől, amikor már senki sem emlékszik a rendelésre.
• Észrevétlen alulszállítások: a szállító 100 egységből 60-at igazolt vissza, a sort senki nem frissítette, és a készlethiány csak akkor derül ki, amikor egy vevői rendelést nem lehet kiszállítani.
• Órákban mérhető szakértői idő vész el: a beszerzők a napjukat azzal töltik, hogy számokat másolnak egy PDF és egy böngészőfül között, ahelyett hogy tárgyalnának vagy ellátási problémákat oldanának meg.

A feladat tiszta összehasonlítás és adatrögzítés — pontosan az a fajta munka, amelyet a szoftvernek kellene elvégeznie, és pontosan az a fajta munka, amelyet az emberek unatkozva végeznek a legrosszabbul.

🔧 Ahogy a csapatok általában megpróbálják megoldani

1. Csinálják továbbra is kézzel

Heti öt beszerzési rendelésnél működik. Ötvennél a visszaigazolások olvasatlanul gyűlnek, azokat pedig, amelyeket mégis rögzítenek, kapkodva viszik fel. A kézi összehasonlítás ráadásul az a hely, ahol a felcserélt számjegyek és a kihagyott sorok születnek.

2. Az Odoo beépített e-mail-átjárója

Az Odoo beérkező levelek átjárója kiválóan csatol e-mailt egy rekordhoz — a visszaigazolást naplózni tudja egy beszerzési rendelés üzenetfolyamában. De nem olvassa el a PDF-et, nem veti össze a visszaigazolt értékeket a rendelési soraival, és nem frissíti a mennyiségeket, az árakat vagy a dátumokat. A dokumentum iktatva van; a munka viszont megmarad.

3. Általános OCR-eszközök és Zapier-jellegű összekötők

A sablonalapú OCR-eszközök ki tudnak nyerni mezőket egy dokumentumból — miután szállítói elrendezésenként megépített és karbantartott egy-egy sablont. A szállítók előzetes figyelmeztetés nélkül változtatják a formátumaikat, és egy szöveget kinyerő összekötő továbbra sem tud válaszolni az igazi kérdésre: egyezik ez a nyitott beszerzési rendelésemmel az Odoo-ban, és a különbség a tűréshatáron belül van? A kinyerés ERP-ismerő párosítás nélkül csak egy lépéssel tolja lejjebb a kézi összehasonlítást.

4. Egyedi szkriptek

Egy fejlesztő meg tudja szkriptelni az ideális esetet a három legnagyobb szállítójára. Aztán a negyedik szállító beszkennelt képet küld, megváltozik az elrendezés, a fejlesztő továbbáll, és a szkriptből egy újabb dolog lesz, amelyhez senki nem mer hozzányúlni.

🤖 Az automatizált megoldás: Supplier2ERP

A Supplier2ERP a BOTS4.me egyik botja, amely figyeli a postafiókját, bármilyen formátumban elolvassa a szállítói visszaigazolásokat, párosítja őket az Odoo nyitott beszerzési rendeléseivel, és az Ön által megadott tűréshatár-szabályok szerint frissíti a szállítási dátumokat, a mennyiségeket és — a Business csomagtól — az árakat.

Állítsa be nagyjából öt perc alatt

• 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: Jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson a Supplier2ERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket — bankkártya nem szükséges.
• 2. lépés — Csatlakoztassa a postafiókját: használja a Secure Quick Connect funkciót (OAuth a Gmailhez és az Office 365-höz; bármely IMAP-szolgáltató támogatott). Nincs köztes szoftver, nincsenek továbbítási szabályok.
• 3. lépés — Csatlakoztassa az Odoo-t: telepítse az ingyenes BOTS4.me Connect modult (Odoo 13–19). Az Odoo.sh és az on-premise a Python-csatlakozót kapja, amelyet egyszer telepít, és egy kattintással csatlakoztat. Az Odoo Online felhasználói API-kulcsot hoznak létre a Beállítások → Felhasználók & Vállalatok → Felhasználók → saját felhasználó → Jelszó kezelése menüben, és beillesztik a bots4.me oldalon a Beállítások → Supplier2ERP → Access Manager → Célhely hozzáadása → ERP → Odoo menüben (egy opcionális, kódolás nélküli XML-segéd BOTS4.me menüt ad az Odoo-n belül). Az Odoo Online API-hozzáféréséhez az Odoo Custom csomagja szükséges. Egyetlen kapcsolat kiszolgál minden BOTS4.me alkalmazást, amely az Odoo-val dolgozik.
• 4. lépés — Adja meg a szállítóit és a tűréshatárokat: az Odoo csatlakoztatása után a Supplier2ERP átveszi azokat a szállítókat, akiknek nyitott beszerzési rendeléseik vannak, és e-mailben elküldi Önnek a listát; bármely más szállítót úgy taníthat meg neki, hogy az egyik visszaigazolását a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappába húzza, leállítani pedig a _Supplier2ERP/NE_IMPORTALD mappával tudja. A Vezérlés fülön a Max. ár- vagy mennyiségváltozás és a Max. tételeltérés határozza meg, mekkora lehet egy eltérés, mielőtt a visszaigazolást a rendszer alkalmazás helyett megjelöli.
• 5. lépés — Kezdjen DEMO módban: a bot valódi visszaigazolásokat olvas, párosítja őket a valódi beszerzési rendeléseivel, és e-mailben elküldi, pontosan mit frissítene — anélkül, hogy bármit írna. Ha a DEMO-jelentések rendben vannak, a Vezérlés fülön állítsa a Mód értékét LIVE-ra — ez az első DEMO-jelentést tartalmazó e-mail után válik elérhetővé.

🧭 Próbálja ki az ingyenes Discovery-hónapban

A Supplier2ERP első hónapja ingyenes Discovery-hónap: a Personal csomag felhasználási kerete, kipróbálásra feloldott Mennyiségek automatikus frissítése és Előfeldolgozás funkcióval, bankkártya nélkül. Így frissítheti az első beszerzési rendelését egy valódi szállítói visszaigazolás alapján.

1. nap — Indítás és csatlakoztatás

• Jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson a Supplier2ERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket — bankkártya nem szükséges.
• Nyissa meg a Beállítások (fogaskerék) → Supplier2ERP → Access Manager → Forrás hozzáadása menüt a postafiókja csatlakoztatásához (Secure Quick Connect a Gmailhez és a Microsoft 365-höz, IMAP alkalmazásjelszóval más szolgáltatókhoz). Vagy adja hozzá a BOTS4.me Mailbox postafiókot (egy kattintás, jelszó nélkül), és továbbítsa a visszaigazolásokat a supplier2erp@bots4.me címre a fiókja e-mail-címéről.
• Csatlakoztassa az Odoo-t: kattintson a Célhely hozzáadása → ERP → Odoo lehetőségre, vagy telepítse az Odoo-ban az ingyenes BOTS4.me Connect modult, és nyomja meg a Csatlakozás gombot. Odoo Online esetén helyette egy API-kulcsot illeszt be.
• Az Odoo Online API-hozzáféréséhez az Odoo Custom csomagja szükséges.
• API-kulcs használatakor adja meg ennek az Odoo-felhasználónak a Beszerzés (Felhasználó) és a Kapcsolat létrehozása jogosultságot.

1. nap — Adja meg a szállítóit

• Nyitott beszerzési rendeléssel rendelkező szállítók: az Odoo csatlakoztatása után a Supplier2ERP automatikusan átveszi őket, és e-mailben elküldi Önnek azoknak a szállítóknak a listáját, akiket olvasni fog.
• Bármely más szállító: húzza az egyik visszaigazolását a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappába. A következő futáskor a rendszer elolvassa, és onnantól az adott feladó minden visszaigazolását. A feladót szállítóként is megjelöli, így a Mail2ERP nem importálja vevői rendelésként.
• Figyelmen kívül hagyandó feladó: húzza az egyik e-mailjét a _Supplier2ERP/NE_IMPORTALD mappába. A mappák az első futás után jelennek meg, és az alkalmazás nyelvét követik.

1. nap — Ellenőrizze a Vezérlés fület

• Mód: a Supplier2ERP DEMO módban indul — valódi visszaigazolásokat párosít valódi beszerzési rendelésekkel, és e-mailben elküldi, mit változtatna, anélkül hogy bármit írna.
• Supplier2ERP-funkciók: az ERP-párosítás, az ERP-frissítések, a Sablonalapú kinyerés, a Tartalék kinyerés MI-vel és a Napló a postafiókjában be van kapcsolva. Kapcsolja be a Beszkennelt PDF-fájlok opciót, ha a szállítók szkenneket vagy fotókat küldenek PDF-ként.
• A Vezérlés fülön a Discovery jelölésű kapcsolók benne vannak az ingyenes hónapban, és kikapcsolva indulnak — kapcsolja be azokat, amelyeket ki szeretne próbálni.
• A Supplier2ERP esetében a Mennyiségek automatikus frissítése az, amit érdemes bekapcsolni, hogy a visszaigazolt mennyiségváltozások alkalmazásra kerüljenek, ne csak jelentésben szerepeljenek (az Előfeldolgozás az AutoSPAM-et is igényli). Az Árak automatikus frissítése a Business csomagot igényli; addig az áreltéréseket jelentésben kapja meg.
• Tűréshatárok: a Max. ár- vagy mennyiségváltozás a soronként alkalmazható legnagyobb változás, a Max. tételeltérés pedig azt adja meg, hány sor térhet el, mielőtt a teljes rendelés ellenőrzésre Önhöz kerül.
• Jelentések: az E-mailes jelentések beállításban válassza ki, hogy a hibátlan visszaigazolásokról mindegyik után, futásonként egyszer, vagy napi, illetve heti összefoglalóban szeretne-e értesítést kapni. Opcionális: a Napi késési értesítések e-mailben elküldik a késésben lévő vagy veszélyeztetett szállításokat.
• Működési idő és Futtatás ütemezése: a Supplier2ERP csak a Működési időn belül fut, amely kezdetben a hétköznapi irodai idő.

1. hét — Ellenőrizze, majd váltson LIVE-ra

• Teszteljen egy valódi visszaigazolással: hivatkozzon az Odoo-beli beszerzési rendelésszámára, vagy az Odoo-ban a szállítónál megadott e-mail-címről érkezzen, és tartalmazza a termékkódjait. Minden DEMO-jelentés soronként mutatja, mi párosult, és mi változna.
• Nézze meg, hová kerülnek az eredmények: az alkalmazott visszaigazolások a _Supplier2ERP/FELDOLGOZOTT mappába kerülnek; a megjelölt vagy olvashatatlan visszaigazolások olvasatlanul az INBOX-ban maradnak, vagy a _Supplier2ERP/MANUALIS mappában, ha az IMPORTALAS mappán keresztül jöttek. A Naplók fül és a _Supplier2ERP/LOGS mappa megmondja az okot. Egy kimaradt visszaigazolást a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappába húzva újra megpróbálhat.
• Ha a DEMO-jelentések rendben vannak, a Vezérlés fülön állítsa a Mód értékét LIVE-ra — ez az első DEMO-jelentést tartalmazó e-mail után válik elérhetővé.

📅 Hogyan néz ki a mindennapi működés

Élesítés után a Supplier2ERP a választott Futtatás ütemezése szerint fut, az Ön által megadott Működési időn belül. Minden futás feldolgozza az új szállítói e-maileket és mellékleteket:

• Tűréshatáron belül: a visszaigazolt szállítási dátumok bekerülnek az Odoo megfelelő beszerzési rendelési soraiba, a visszaigazolt mennyiségekkel (bekapcsolt Mennyiségek automatikus frissítésével, a Family csomagtól) és az egységárakkal együtt (bekapcsolt Árak automatikus frissítésével, a Business csomagtól); a feldolgozott e-mail a _Supplier2ERP/FELDOLGOZOTT mappába kerül. E kapcsolók nélkül az eltéréseket alkalmazás helyett jelentésben kapja meg.
• Tűréshatáron kívül: a nagy eltérések megjelölve szerepelnek a jelentésében, az e-mail pedig olvasatlan marad — az INBOX-ban, vagy a _Supplier2ERP/MANUALIS mappában, ha a _Supplier2ERP/IMPORTALAS mappán keresztül jött —, a beszerzési rendeléshez pedig a rendszer nem nyúl, amíg Ön át nem nézi. Semmi nem sikkad el.
• Teljes átláthatóság: az eltérésjelentés megmutatja, mit nyert ki a rendszer, mi párosult, mi változott, mi maradt ki és miért — minden visszaigazolás után, futásonként egyszer, vagy napi, illetve heti összefoglalóként, ahogy az E-mailes jelentések beállításban választja. Az Ön beavatkozását igénylő visszaigazolások mindig azonnal megérkeznek. A vezérlőpult Naplók füle és a postafiókja _Supplier2ERP/LOGS mappája őrzi a döntések előzményeit.
• Teljes kontroll: Bot működése be/ki, funkciónkénti kapcsolók és MI-mód a Ki állástól a csomagjában foglalt szintig — mindez a Vezérlés fülön a bots4.me/bots oldalon. EU-s üzemeltetés, a GDPR-t szem előtt tartva, opcionális 2FA, jelentések 31 nyelven.

🔄 Az Odoo készletkörének hiányzó darabja

A Supplier2ERP azt a kört zárja be, amelyet két testvérbotja nyit meg. Az AutoSTOCK a valós értékesítési előzményeiből optimális készletcélokat számol, és natív Odoo utánrendelési szabályként írja be őket. Az AutoPURCHASE ezekből a célokból piszkozat beszerzési rendeléseket készít, szállítónként csoportosítva, a minimumok betartásával. Amikor a szállítók visszaigazolják ezeket a rendeléseket, a Supplier2ERP beolvassa a visszaigazolásokat, és minden beszerzési rendelést naprakészen tart — a visszaigazolt árak, mennyiségek és dátumok automatikusan visszakerülnek az Odoo-ba.

A három bot együtt szinte teljesen kézi beszerzési munka nélkül visz el onnan, hogy „mennyit tartsunk készleten?”, odáig, hogy „az áru vissza van igazolva, és az Odoo tud róla”.

🌍 Az Odoo-n túl is működik

Ez az útmutató az Odoo-ra (13–19-es verziók, beleértve az Odoo Online-t, az Odoo.sh-t és a helyben üzemeltetett változatot) összpontosít, de a Supplier2ERP más rendszerekkel is működik: ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero és SAP Business One, mindegyikhez az adott rendszerre szabott frissítési stratégiával. Mást használ? Vegye fel velünk a kapcsolatot — bármely más, API-val rendelkező ERP-t kérésre csatlakoztatunk.

📚 Kapcsolódó útmutatók

• Központ: Az Odoo automatizálása végponttól végpontig: az e-mailes rendeléstől a kifizetett számláig
• Az ezt megelőző lépés: Hogyan automatizálja a beszerzést az Odoo-ban: piszkozat beszerzési rendelések valós igények alapján
• Innen jönnek a célértékek: Hogyan állítson be optimális rendelési pontokat az Odoo-ban valós értékesítési előzmények alapján
• A postafiókja értékesítési oldala: Hogyan importálhat e-mailes rendeléseket és RFQ-kat automatikusan az Odoo-ba
• Csatlakozómodul beállítása: Hogyan csatlakoztassa az Odoo-t a BOTS4.me-hez (Odoo 13–19)

🔗 Források és további olvasnivalók

A jelen útmutatóban hivatkozott hivatalos dokumentációk és szabványok. A külső hivatkozások új lapon nyílnak meg.

• Odoo 18 documentation — Purchase
• Odoo 18 documentation — Bill control (3-way matching)
• Odoo 18 documentation — Shipping and receiving
• Odoo 18 developer reference — External API