Hogyan automatizálja a beszerzést az Odoo-ban: piszkozat beszerzési rendelések valós igények alapján

💸 Mennyibe kerül valójában a beszerzési rendelések kézi létrehozása

A beszerzési kérdés egyszerűen hangzik: mit kell ma megrendelnünk? Ahhoz, hogy minden termékre helyesen válaszoljon, négy számot kell összevetnie: a készletcélt, a visszaigazolt, de még nem teljesített vevői rendeléseket, a készleten lévő mennyiséget és azt, ami már úton van. Ha ezt fejben vagy táblázatban végzi, a hibalehetőségek kiszámíthatók:

• Kétszeres rendelés: a múlt heti beérkező beszerzési rendelés feledésbe merül, így ugyanazt az igényt kétszer rendelik meg, és túlkészletként landol.
• Elfelejtett kötelezettségvállalások: egy visszaigazolt, de még ki nem szállított vevői rendelés nem jelenik meg hiányzó készletként — egészen addig, amíg el kellene szállítani, és az áru nincs meg.
• Nem teljesített szállítói minimumok: kimegy egy háromdarabos rendelés, a szállító elutasítja vagy felárat számít fel, a beszerző pedig kezdheti elölről a kört.
• Túlrendelt lassan forgó tételek: fedezeti korlát nélkül a „kerekítsük fel egész dobozra” észrevétlenül kétévnyi készletté válik.
• Órák táblázatokban: egy hozzáértő beszerző szinte egy egész napot tölt olyan rendelési javaslatok összeállításával, amelyeket egy gép másodpercek alatt kiszámítana.

🔧 Amivel a csapatok először próbálkoznak

1. Az Odoo beépített utánpótlása

Az Odoo utánrendelési szabályai és az „Utánpótlás” képernyője valóban hasznosak: ha a készlet a minimum alá esik, az Odoo javasolhat vagy létrehozhat egy ajánlatkérést (RFQ). A kimenet minősége azonban teljes egészében a szabályokban tárolt min./max. értékektől függ — ezeket pedig az Odoo nem számítja ki Ön helyett. A beépített utánpótlás emellett csak korlátozott beleszólást ad az olyan üzleti védőkorlátokba, mint a szállítónkénti minimális rendelési érték, a maximális fedezeti korlát vagy a sosem rendelendő lista, így a beszerzők továbbra is kézzel dolgoznak fel minden javaslatot.

2. A heti táblázatos rituálé

Exportálja a készletet, exportálja a nyitott vevői és beszerzési rendeléseket, egyesítse őket, számítsa ki az igényeket, majd gépelje be az eredményt beszerzési rendelésként az Odoo-ba. Működik, de órákat emészt fel, elromlik, ha egy oszlop elmozdul, és csak annyira naprakész, mint az utolsó export.

3. Egyedi automatizálás

Ütemezett szerverműveletekkel vagy egyedi szkriptekkel is létrehozhatók beszerzési rendelések, de éppen a határesetek — a szállítónkénti csoportosítás, a minimumok, az újrafuttatások, amelyek a nyitott rendelést bővítik ahelyett, hogy megdupláznák — teszik ezt valódi szoftverprojektté, valódi karbantartással.

🤖 Az automatizált út: AutoPURCHASE

Az AutoPURCHASE egy BOTS4.me bot, amely élő Odoo-adatokból termékenként kiszámítja az igényeket, és piszkozat beszerzési rendeléseket (RFQ-kat) hoz létre, előnyben részesített szállítónként csoportosítva — így a beszerző dolga átnézésre és visszaigazolásra szűkül.

Az üzleti védőkorlátok beépítettek, nem utólag ráaggatottak:

• A szállítói minimumok betartva: a rendszer betartja a szállítók minimális rendelési mennyiségeit, és minden szállítónál az összesített rendelésnek el kell érnie az Ön minimális rendelési értékét. Az apró rendeléseket kihagyja, és a jelentésében sorolja fel, ahelyett, hogy bosszantaná velük a szállítókat.
• Túlrendelés elleni védelem: a maximális fedezeti korlát megakadályozza a lassan forgó tételek túlrendelését; a sosem rendelendő tiltólista pedig kizárja a kifutó és a speciális termékeket minden javaslatból.
• Szállítónként egy nyitott piszkozat: egy későbbi futás az AutoPURCHASE saját, az adott szállítóhoz tartozó nyitott piszkozatához fűzi az új sorokat, ahelyett hogy második rendelést hozna létre, a munkatársak vagy az Odoo által készített piszkozatokhoz pedig soha nem nyúl — óránként, naponta vagy hetente is biztonságosan futtatható.
• Alapértelmezés szerint piszkozatok: Ön nélkül semmi nem megy ki szállítónak — az RFQ-t Ön küldi el az Odoo-ból. A Family csomagtól az Ön által megadott értékhatár alatti rendelések automatikusan visszaigazolhatók (alapértelmezés szerint kikapcsolva).
• Beszerzési tiltás: a hitelzárlat alatt álló vagy vitában érintett vevőket beszerzési tiltás alá helyezheti. A nyitott rendeléseikhez nem vásárol készletet a rendszer, a le nem szállított mennyiségeiket minden beszerzési igényből levonja, és minden jelentés megmutatja, mennyi maradt ki. A Business csomagtól érhető el.

Az ingyenes hónaptól az első piszkozat rendelésekig

• 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson az AutoPURCHASE kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket — bankkártya nem szükséges. Segítségre van szüksége a beállításhoz? Írja meg nekünk, milyen ERP-t használ és hogyan szerez be ma, és Önnel együtt beállítjuk. Előbb a mintaadatokkal működő vezérlőpultot is kipróbálhatja itt: bots4.me/bots_demo.
• 2. lépés — Csatlakoztassa az Odoo-t: Odoo.sh vagy helyben üzemeltetett Odoo esetén telepítse az ingyenes BOTS4.me Connect modult (Odoo 13–19), és csatlakoztassa egy kattintással. Odoo Online esetén hozzon létre API-kulcsot a Beállítások → Felhasználók & Vállalatok → Felhasználók → saját felhasználó → Jelszó kezelése menüben (ha a fül rejtve van, kapcsolja be a fejlesztői módot), majd a bots4.me oldalon nyissa meg a Beállítások (fogaskerék) → AutoPURCHASE → Access Manager → Forrás hozzáadása → ERP → Odoo menüt, és illessze be oda; a kulcshoz tartozó Odoo-felhasználónak Beszerzés (Felhasználó) jogosultság kell. Az Odoo Online API-hozzáféréséhez az Odoo Custom csomagja szükséges. Egyetlen kapcsolat kiszolgál minden BOTS4.me alkalmazást, amely az Odoo-val dolgozik.
• 3. lépés — Állítsa be a szabályait: az AutoPURCHASE Vezérlés fülén adja meg a Min. rendelési érték (az az összérték, amelyet egy szállítói rendelésnek el kell érnie), a Max. fedezeti korlát (ahány hónapnyi átlagos keresletnél többet soha nem rendel) és a Soha nem rendelendő termékek (termékkódok, vesszővel elválasztva) értékét. A Kerekítés csomagolási egységre a mennyiségeket az egyes szállítók minimális mennyiségére kerekíti fel.
• 4. lépés — Kezdés DEMO módban: az AutoPURCHASE DEMO módban indul. Minden itteni futás teljes beszerzési javaslat jelentést készít (szállítónkénti rendelések értékekkel, kihagyott szállítók és az okuk, szállító nélküli termékek), miközben az Odoo-ban semmi nem jön létre. DEMO módban legfeljebb nagyjából naponta egyszer készül új javaslat, és ugyanúgy a felhasználási keretét használja, mint egy éles futás.
• 5. lépés — Éles indulás: a Vezérlés fülön váltsa át a módot DEMO-ról LIVE-ra (az első DEMO-jelentés után válik elérhetővé); a Beszerzési rendelések létrehozása minden csomagban alapértelmezés szerint be van kapcsolva. Ezután válassza ki a Futtatás ütemezését (óránként, naponta vagy hetente) és a Működési időt, és beszerzői rendezett piszkozat RFQ-kat találnak az Odoo-ban, szállítónként csoportosítva.

Az első hét az AutoPURCHASE-szal

• Olvassa el az első javaslatjelentést: az összefoglaló mutatja a futás során használt beállításokat, hány szállítói rendelést javasolt a rendszer és milyen összértékben, mely szállítókat hagyta ki, mert nem érték el a Min. rendelési értéket, és mely termékeket kellene megrendelni, de nincs hozzájuk szállító az Odoo-ban.
• Pótolja a hiányzó szállítókat: szállító nélküli termék nem kerülhet egyetlen ajánlatkérésre sem. Adja hozzá a szállítót a termékhez az Odoo-ban (az első szállítói sor az előnyben részesített), és a következő futás már figyelembe veszi.
• „Nem található készletcél”? Az AutoPURCHASE-nek célértékekre van szüksége a rendeléshez. Adjon min./max. utánrendelési szabályokat a termékeihez az Odoo-ban (Odoo 14-től Trigger = Manual beállítással, hogy az Odoo ne rendelje meg őket magától), vagy hagyja, hogy az AutoSTOCK írja meg őket (LIVE módban, bekapcsolt Utánrendelési szabályok írása mellett), és tartsa bekapcsolva az AutoSTOCK-célértékek használata beállítást.
• Ellenőrizzen minden számot: a rendelési sorok táblázata minden rendelési mennyiség mellett megmutatja a Cél, Készleten, Beérkező és Nyitott értékesítés értékét, valamint a szállítói árat és a sorértéket. Ha a mennyiségek túl nagynak tűnnek, csökkentse a Max. fedezeti korlátot, és ellenőrizze a szállító minimális mennyiségét, amelyet a Kerekítés csomagolási egységre használ, majd hasonlítsa össze a következő DEMO javaslattal.
• Figyelje a vezérlőpultot: a Naplók fül rögzíti, mit tett az egyes futások során a rendszer és miért, a statisztikák pedig mutatják a Rendelést igénylő termékek, a Létrehozott beszerzési rendelések és a Kihagyott szállítók számát.
• Váltson LIVE módra, amikor a javaslatok megfelelnek annak, amit Ön is megrendelt volna: ekkor piszkozat RFQ-k jelennek meg az Odoo Beszerzés moduljában, szállítónként egy. Egy későbbi futás az AutoPURCHASE saját, az adott szállítóhoz tartozó nyitott piszkozatához fűzi az új sorokat, ahelyett hogy második rendelést hozna létre, így az újrafuttatások soha nem halmozzák a rendeléseket; a munkatársak vagy az Odoo által készített piszkozatokhoz soha nem nyúl.
• A Rendelések automatikus visszaigazolása jön utoljára: a Family csomagtól érhető el, alapértelmezés szerint ki van kapcsolva, és csak az értékhatárai alatti rendeléseket igazolja vissza. Csak akkor kapcsolja be, ha több héten át a piszkozatok következetesen egyeztek a saját döntéseivel.

📅 Hogyan néz ki a mindennapi működés

Minden ütemezett futáskor az AutoPURCHASE újraszámítja az igényeket élő ERP-adatokból, az Odoo szállítói és árlistaadatai alapján az egyes termékek előnyben részesített szállítója szerint csoportosítja őket, és szállítónként egyetlen áttekinthető piszkozat rendelést hoz létre — nem pedig egysoros beszerzési rendelések halmát. Minden futás után beszerzési javaslatjelentés érkezik a postafiókjába, az Ön által választott 31 nyelv egyikén.

A bots4.me/bots vezérlőpultról mindvégig Ön irányít: Bot működése be/ki, funkciónkénti kapcsolók, Futtatás ütemezése és Működési idő, valamint teljes döntési napló a Naplók fülön. A platform az EU-ban üzemel, a GDPR-t szem előtt tartva készült, opcionális 2FA-val. Ez ugyanaz a platform, amelyen az IMP Kontakt a Mail2ERP-vel havonta több ezer e-mailben érkező ajánlatkérést és rendelést alakít ERP-rekordokká.

🔄 Az Odoo készletkörének középső láncszeme

Az AutoPURCHASE egy hárombotos kör középső láncszemeként a legerősebb. A folyamat elején az AutoSTOCK a valós értékesítési előzményeiből optimális készletcélokat számít, és naprakészen tartja az Odoo utánrendelési szabályait — így a képletben szereplő „készletcél” statisztikailag megalapozott szám, nem tipp. A folyamat végén, miután Ön visszaigazolja és elküldi a beszerzési rendeléseket, a Supplier2ERP beolvassa a szállítói visszaigazoló e-maileket, és a visszaigazolt árakat, mennyiségeket és szállítási határidőket visszaírja az Odoo-beli beszerzési rendelésekre.

Az AutoSTOCK eldönti, mennyit tartson készleten → az AutoPURCHASE piszkozatba írja, mit vásároljon → a Supplier2ERP rögzíti, mit ígértek valójában a szállítók. Az eredmény: az utánpótlás végponttól végpontig adatokon fut, a csapata szerepe pedig a mérlegelés, nem az adatrögzítés.

🌍 Elsősorban Odoo, de más ERP-k is

Az AutoPURCHASE ma az Odoo 13-tól 19-ig terjedő verzióit (Odoo Online, Odoo.sh és helyben üzemeltetett változat), az ERPNext 15-ös és 16-os verzióját, a Zoho Inventoryt, a Dolibarr 23-as és újabb verzióit, a Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), a QuickBooks Online, a Xero és az SAP Business One rendszert támogatja. Bármely más, API-val rendelkező ERP-t (SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Dynamics 365 Finance / Sales és mások) kérésre csatlakoztatunk — mondja el, Ön mit használ.

📚 Kapcsolódó útmutatók

• Központ: Az Odoo automatizálása végponttól végpontig: az e-mailes rendeléstől a kifizetett számláig
• Az ezt megelőző lépés: Hogyan állítson be optimális rendelési pontokat az Odoo-ban valós értékesítési előzmények alapján
• Az ezt követő lépés: Hogyan importálja automatikusan a szállítói rendelés-visszaigazolásokat az Odoo-ba
• Az értékesítési oldal: Hogyan importálhat e-mailes rendeléseket és RFQ-kat automatikusan az Odoo-ba
• Csatlakozómodul beállítása: Hogyan csatlakoztassa az Odoo-t a BOTS4.me-hez (Odoo 13–19)

🔗 Források és további olvasnivalók

A jelen útmutatóban hivatkozott hivatalos dokumentációk és szabványok. A külső hivatkozások új lapon nyílnak meg.

• Odoo 18 documentation — Purchase
• Odoo 18 documentation — Requests for quotation
• Odoo 18 documentation — Reordering rules
• Odoo 18 developer reference — External API