Az ERPNext automatizálása e-mailből: rendelések, beszállítói visszaigazolások és kifizetések

🎯 Ahol az ERPNext-et használó cégek még mindig kézzel gépelnek

Az ERPNext nagyon jó abban, ami a bizonylat létrejötte után történik: az árszabályok, a készletfoglalások, a kiszállítások, a számlák és a főkönyv mind egy helyes vevői vagy beszerzési rendelésből következnek. A gyenge pont az azt megelőző lépés. A legtöbb bizonylat egy cégen kívüli személy e-mailjeként kezdődik, és ezeket az e-maileket az ERPNext nem tudja Ön helyett elolvasni.

• A vevői rendelések és ajánlatkérések PDF-, Excel- vagy szkennelt mellékletként érkeznek, minden vevőtől saját elrendezésben. Valaki megnyit minden e-mailt, és begépeli a tételeket, mennyiségeket és hivatkozásokat egy árajánlatba vagy vevői rendelésbe.
• A beszállítói rendelés-visszaigazolások módosított mennyiségekkel, új árakkal vagy későbbi szállítási dátummal érkeznek vissza. Valaki soronként összeveti őket a beszerzési rendeléssel, és frissíti azt, vagy az eltérések egyszerűen elsikkadnak.
• A beérkező kifizetések banki értesítésként vagy kivonatfájlként jelennek meg. Valaki minden kifizetéshez megkeresi a megfelelő kimenő számlát, és lekönyvel egy fizetési tételt (Payment Entry), gyakran napi egy-két órában.

Ehhez a munkához legtöbbször nem kell mérlegelés, de mindig gondosság kell, mert egy rossz mennyiség vagy egy rossz számlára könyvelt kifizetés hetekkel később okoz gondot. Pontosan ilyen munkát vesz át az alábbi három bot.

🤖 Mely BOTS4.me botok működnek az ERPNext-tel

A BOTS4.me minden ERP-alkalmazása fut az ERPNext 15-ön és 16-on. Ez az oldal arra a háromra összpontosít, amelyek az e-mailt ERPNext-bizonylattá alakítják. A táblázat megmutatja, mit olvas és mit ír mindegyik.

Az AutoERP (a címkézett rendelések visszaigazolása, kiszállítása és számlázása), az AutoCASH (fizetési emlékeztetők), a Bill2ERP (szállítói számlák beszerzésiszámla-tervezetként), az AutoSTOCK és az AutoPURCHASE is fut az ERPNext-en. Egyetlen ERPNext-kapcsolat mindegyiket kiszolgálja, így egy újabb bot későbbi indítása nem igényel új integrációs munkát.

📧 Mail2ERP: vevői e-mailekből árajánlatok és vevői rendelések

A Mail2ERP olvassa az értékesítési postafiókját, és minden e-mailnél eldönti, hogy ajánlatkérés, végleges rendelés vagy egyik sem. A döntésről több független jel szavaz, és az Ön kézi javítása mindig elsőbbséget élvez. Ezután kiolvassa a terméksorokat az e-mail szövegéből és minden mellékletből, sablonok nélkül, és minden kódot párosít az ERPNext-cikkeivel.

Mit hoz létre az ERPNext-ben

• Ajánlatkérés → árajánlat-piszkozat. Az értékesítési csapata ellenőrzi, módosítja és a szokásos módon elküldi.
• Végleges rendelés → vevői rendelés, benyújtva. A Mail2ERP először piszkozatként hozza létre a rendelést, majd benyújtja (submit), így az ERPNext saját árazási és státuszlogikája pontosan úgy fut le, mint egy ember által rögzített rendelésnél.
• Válasz az árajánlatára → vevői rendelés. Bekapcsolt RFQ-felismerésnél az a vevői válasz, amely megnevezi valamelyik árajánlata számát, és a folytatást kéri, benyújtott vevői rendeléssé alakítja azt az árajánlatot.
• Fájlok és háttér: a vevő eredeti mellékleteit a bizonylathoz csatolja, az e-mail szövegét pedig megjegyzésként adja hozzá, így bárki, aki megnyitja az árajánlatot vagy a vevői rendelést, látja, honnan származik.
• Nincs kettős rögzítés: ha az integrációs felhasználó adhat hozzá egyéni mezőket, a Mail2ERP minden általa létrehozott bizonylatot megjelöl a forrás-e-maillel, így a kétszer továbbított vagy két címre küldött ugyanazon rendelés egyszer jön létre.

Amit soha nem tesz

A Mail2ERP soha nem hoz létre vevőt vagy cikket az ERPNext-ben. A feladónak egy meglévő vevőhöz kell tartoznia, és minden sornak egy katalógusbeli cikkel kell egyeznie. Az a sor, amelynek mennyisége nem olvasható ki biztosan, kimarad, nem találgatja, és Ön e-mailt kap, amely kéri a kézi pótlást. A Smart Multi-Code Matching segítségével a sorok szállítói kódok, vonalkódok, gyártói cikkszámok és a vevők saját cikkkódjai alapján is párosíthatók, amelyeket az ERPNext vevői cikkkódként tárol.

📦 Supplier2ERP: visszaigazolások a beszerzési rendeléseken

A Supplier2ERP a Mail2ERP tükörképe a beszerzési oldalon. Olvassa a beszállítói visszaigazolásokat és szállítási értesítéseket, és amit a beszállítók visszaigazoltak, azt beírja a megfelelő ERPNext-beli beszerzési rendelésre.

• Csak a megtanított feladók. A Supplier2ERP a beszállítói listán szereplő feladók leveleit olvassa. Beszállítót úgy ad hozzá, hogy az egyik e-mailjét az _AutoSPAM/SZALLITO mappába húzza; amíg a lista üres, semmit nem szűr ki.
• A megfelelő rendelés megtalálása. Ha az e-mail megnevezi a beszerzési rendelés számát, az a döntő. Ha nem, a Supplier2ERP összeveti az e-mailben szereplő termékkódokat az adott beszállító nyitott beszerzési rendeléseivel. Ha két rendelés egyformán illik, semmit nem ír, és Ön jelentést kap.
• Ellenőrzések minden írás előtt: az adatoknak hihetőnek kell lenniük, és az eltérő sorok számának, minden egyes áreltérésnek és minden egyes mennyiségi eltérésnek az Ön által beállított határokon belül kell maradnia. Ha egy ellenőrzés nem teljesül, frissítés helyett jelentést kap.
• Hogyan frissül az ERPNext: a beszerzésirendelés-piszkozat az új értékekkel mentődik. A benyújtott beszerzési rendelést az ERPNext saját Update Items funkciójával módosítja, a sorok teljes listájával, és a visszaigazolt dátum egyben a várható szállítási dátum is lesz. A lezárt, teljesített és törölt rendelésekhez nem nyúl.
• Az Ön szabályai döntenek: az automatikus mennyiség- és árfrissítésnek külön-külön kapcsolója van. Az a beszállító, amely pontosan azt igazolja vissza, amit rendelt, visszaigazoltként naplózódik, módosítás nélkül.

A feldolgozott visszaigazolások a postafiók _Supplier2ERP/FELDOLGOZOTT mappájába kerülnek; ami emberi beavatkozást igényel, olvasatlanul az INBOX-ban marad.

💶 Pay2ERP: beérkező kifizetések a megfelelő számlákra könyvelve

A Pay2ERP olvassa a beérkező kifizetéseket, megállapítja, hogy mindegyik melyik nyitott kimenő számlát egyenlíti ki, és rögzíti a kifizetést az ERPNext-ben. Csak a bejövő pénzzel foglalkozik; a kimenő kifizetéseket figyelmen kívül hagyja.

Honnan jönnek a kifizetések

• Banki e-mailek: az értesítések vagy kivonatok, amelyeket a bankja már most is küld. A strukturált fájlokat, mint az MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 és OFX, tételenként olvassa; a többi e-mailt a szövegükből.
• Banki és fizetési kapcsolatok: például Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal vagy Square.
• ERPNext banki tranzakciók: a kiválasztott ERPNext-bankszámlák beérkező, még nem egyeztetett tranzakciói.

Hogyan párosít és könyvel egy kifizetést

A Pay2ERP először a számlahivatkozást és az összeget keresi együtt. Ha a kifizetés nem hordoz használható hivatkozást, megkeresi a fizetőt a megtanult cégnevek között, és megnézi, hogy az adott vevő nyitott számláinak melyik kombinációja adja ki az összeget. Minden sikeres párosítás tanít neki valamit, ezért a második hónap jóval kevesebb figyelmet igényel, mint az első.

Minden kifizetett számlához az ERPNext saját leképezésével létrehoz és benyújt egy fizetési tételt, soha nem fizetve többet, mint ami még nyitott. Ha a kifizetés egy ERPNext banki tranzakcióból jött, a tranzakciót ezekkel a tételekkel egyezteti. A nem párosítható kifizetéseket külön e-mailben listázza, az eredeti üzenettel csatolva, hogy kézzel lekönyvelhetők legyenek.

⚙️ Beállítás lépésről lépésre az ERPNext-hez

• 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, és kattintson az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra a kívánt bot, például a Mail2ERP kártyáján. Bankkártya nem szükséges.
• 2. lépés — Hozzon létre integrációs felhasználót az ERPNext-ben: a Users alatt hozzon létre egy felhasználót, például “BOTS4.me Integration”, a Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager és Purchase Master Manager szerepkörökkel. A két Master Manager szerepkör nélkül az ERPNext elrejti az árakat az API elől.
• 3. lépés — Generálja az API-kulcsot és a titkos kulcsot: nyissa meg a felhasználót, lépjen a Settings fülre → API Access → Generate Keys. Másolja ki az API titkos kulcsot, amely csak egyszer jelenik meg, és az API-kulcsot.
• 4. lépés — Csatlakoztassa az ERPNext-et a bots4.me-n: a Beállítások → a bot → Access Manager → Célhely hozzáadása → ERP → ERPNext menüben adja meg az ERPNext-webhely URL-jét, az API-kulcsot és az API titkos kulcsot. A teljes leírás itt található: A csatlakozás lépései.
• 5. lépés — Csatlakoztassa a postafiókját: a Gmail és a Microsoft 365 Secure Quick Connecttel csatlakozik; más szolgáltatók IMAP-on, alkalmazásjelszóval. A Mail2ERP-hez és a Supplier2ERP-hez postafiókot sem kell csatlakoztatnia: adja hozzá forrásként a BOTS4.me Mailboxot, és továbbítsa oda az e-maileket.
• 6. lépés — Olvassa el a DEMO-jelentéseket, majd váltson LIVE-ra: minden bot DEMO módban indul, és e-mailben elküldi, mit írt volna. Ha a jelentések rendben vannak, állítsa a Mód értékét LIVE-ra a Vezérlés fülön.

🧪 DEMO mód és az e-mailek, amelyekkel a botok nem boldogulnak

Minden bot DEMO módban indul. Olvassa a valódi e-mailjeit és valódi ERPNext-adatait, és jelentést küld arról, pontosan mit hozott volna létre vagy módosított volna, de semmit nem ír. A LIVE az első DEMO-jelentés után oldódik fel. Általánosságban a DEMO mód oldalon láthatja, hogyan működik, vagy előbb kattintson végig az élő irányítópult-demón mintaadatokkal.

Mi történik a nem egyértelmű e-mailekkel

• Semmi sem tűnik el: az az e-mail, amelyet egy bot nem tudott feldolgozni, olvasatlanul az INBOX-ban marad. Az importált e-mailek a bot FELDOLGOZOTT mappájába kerülnek.
• Minden döntés naplózódik az irányítópult Naplók fülén és a postafiók LOGS mappájában, az okkal együtt, például egy feladó, aki nem vevő az ERPNext-ben, vagy egy nem létező cikkkód. Lásd: útmutató a LOGS mappához.
• A Mail2ERP javítása mappákkal: húzzon egy e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába, hogy árajánlatként vagy rendelésként újra feldolgozza, vagy a _Mail2ERP/KIHAGY mappába, hogy a jövőben kihagyja az ilyen típusú e-maileket. A javítást az adott feladóra megjegyzi.
• A nem párosított kifizetéseket e-mailben kapja meg az eredeti banki üzenettel, a határokon kívül eső beszállítói visszaigazolások pedig az INBOX-ban maradnak, amíg valaki át nem nézi őket.

📅 Az ingyenes Discovery-hónap és az ingyenes csomag

Minden bot első hónapja ingyenes Discovery-hónap, bankkártya nélkül. A Vezérlés fülön Discovery jelöléssel ellátott kapcsolók ebben a hónapban benne vannak, és kikapcsolva indulnak, így Ön dönti el, mit próbál ki.

📚 Kapcsolódó olvasmányok

• Termékek: Mail2ERP, Supplier2ERP és Pay2ERP.
• Útmutatók: Mail2ERP útmutató, Supplier2ERP útmutató, Pay2ERP útmutató és A csatlakozás lépései.
• Egy másik nyílt forráskódú ERP: A Dolibarr automatizálása: e-mailes rendelések, számlázás és fizetési emlékeztetők.
• Megközelítések összehasonlítása: Parseur, Docparser vagy Nanonets vs. Mail2ERP az ERP-rendelésrögzítéshez.
• Más ERP-k: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory és Zoho Books és Odoo.
• Háttér: Az ERP- és CRM-rendszerek megértése és a valós számok az IMP Kontakt esettanulmányban.