Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/ARAJANLAT

Cél: importálás árajánlatkérésként (az ERP-ben árajánlat)

Mikor használja: ha egy e-mail automatikusan rendelésként került importálásra, pedig valójában árajánlatkérés. Így a rendszer megtanulja és megjegyzi az adott feladó mintáit.

Eredmény: a Mail2ERP kinyeri a termékadatokat, a mennyiségeket és a vevői adatokat, és árajánlatot hoz létre az ERP-rendszerében

Célmappa: siker esetén a FELDOLGOZOTT mappába kerül; ha kézi ellenőrzés szükséges, az INBOX mappában marad. Ha az újrapróbálkozás is sikertelen, az e-mailt továbbítjuk az adminunknak kivizsgálásra.

📂 _Mail2ERP/RENDELESEK

Cél: importálás rendelésként (vevői rendelés az ERP-ben)

Mikor használja: ha egy e-mail automatikusan árajánlatkérésként került importálásra, pedig valójában rendelés. Így a rendszer megtanulja és megjegyzi az adott feladó mintáit.

Eredmény: a Mail2ERP kinyeri a rendelés adatait, a tételsorokat és az árakat, és vevői rendelést hoz létre az ERP-rendszerében

Célmappa: siker esetén a FELDOLGOZOTT mappába kerül; ha kézi ellenőrzés szükséges, az INBOX mappában marad. Ha az újrapróbálkozás is sikertelen, az e-mailt továbbítjuk az adminunknak kivizsgálásra.

📂 _Mail2ERP/NE_IMPORTALD

Cél: a feldolgozásból kizárandó e-mail-minták megtanulása

Mikor használja: ha egy feladó olyan e-maileket küld, amelyek rendelésnek vagy árajánlatkérésnek látszanak, de nem szabad feldolgozni őket (hírlevelek, reklámlevelek, automatikus értesítések)

Így működik: a Mail2ERP elemzi az e-mail mintáját, és megtanulja, hogy a jövőben automatikusan kihagyja az ettől a feladótól érkező hasonló e-maileket

Fontos: ez eltér a _Mail2ERP/SZALLITO (vagy _AutoSPAM/SZALLITO) mappától, amely egy feladó összes e-mailjének feldolgozását letiltja. A NE_IMPORTALD csak a megtanult mintának megfelelő e-maileket hagyja ki.

Célmappa: az e-mail az INBOX mappában marad, de a rendszer megtanulja a mintát a jövőbeli szűréshez

🌍 Bármilyen formátum. Bármilyen elrendezés. Bármilyen nyelv.

E-mailek minden nyelven — a nem latin írásrendszereket is beleértve (thai, arab, japán, kínai, orosz, héber, koreai, hindi). Bármilyen fájlformátum, bármilyen dokumentumelrendezés. Minden PDF másképp nézhet ki. Minden Excel más oszlopokat tartalmaz. A Mail2ERP automatikusan alkalmazkodik — sablonok nélkül.

Az alkalmazás felülete 31 nyelven érhető el.

Mappafordítás: Amikor kiválasztja a nyelvét a Beállításokban itt: BOTS4.me/bots → Beállítások → Számlázási adatok → Alkalmazás nyelve, az összes Mail2ERP- és AutoSPAM-mappa automatikusan lefordul az Ön nyelvére. A nyelv naponta egyszer módosítható.

🏭 _Mail2ERP/SZALLITO (vagy _AutoSPAM/SZALLITO) – a feladó teljes kizárása

Cél: a feladó megjelölése, hogy az e-mailjeit a Mail2ERP SOHA ne dolgozza fel

Mikor használja: ha olyan szállítóktól kap e-maileket, amelyeket nem szeretne az ERP-be importálni

Eredmény: ettől a feladótól minden további e-mail teljesen megkerüli a Mail2ERP-feldolgozást

Célmappa: az e-mailek közvetlenül az INBOX mappába kerülnek, ERP-feldolgozás nélkül

Működik: mindig (még AutoSPAM-előfizetés nélkül is)

ℹ️ Hogyan távolítható el a SZALLITO státusz

Helyezze át az adott feladó bármely e-mailjét az _AutoSPAM/ENGEDELYEZ vagy _Mail2ERP/ENGEDELYEZ mappába: ez a SZALLITO státuszt a feladó többi AutoSPAM-döntésével (spam, VIP, egyéni listák) együtt eltávolítja. Az ENGEDELYEZ gombot is megnyomhatja az adott feladó során a /bots Naplók fülén vagy a _Mail2ERP/LOGS mappában.

⚖️ SZALLITO vs. NE_IMPORTALD — mikor melyiket használja?

⭐ VIP és haladó funkciók (AutoSPAM szükséges)

Ha a Mail2ERP és az AutoSPAM is aktív, ezek a hatékony funkciók nyílnak meg:

• VIP elsőbbségi irányítás: a VIP ügyfelek különleges elbánásban részesülnek — a sikertelen importok a felső szintű _VIP mappába kerülnek, hogy azonnal foglalkozhasson velük
• Nem ügyfelek irányítása: a nem ügyfelek alapértelmezetten az INBOX mappában maradnak. Kapcsolja be a Külsősök elkülönítése beállítást a Mail2ERP beállításai között, hogy inkább a _Mail2ERP/KULSO mappába kerüljenek.
• MI-alapú spamfelismerés: automatikusan felismeri a spamet az ismeretlen feladóknál, mielőtt elérnék a Mail2ERP-t
• Gyakoriságalapú szűrés: letiltja azokat a feladókat, akik túl sok e-mailt küldenek túl gyorsan
• Hamis feladók elleni védelem: felismeri és letiltja azokat a hamis címeket, amelyek másnak adják ki magukat
• Intelligens irányítás: a VIP ügyfelek elsőbbséget kapnak az e-mail-kézbesítésben és az ERP-feldolgozásban is

Megjegyzés: az alapfunkciók (ENGEDELYEZ, SPAM, SZALLITO) AutoSPAM-előfizetés nélkül is működnek.

🛡️ Miért az AutoSPAM + Mail2ERP csomag?

A Mail2ERP alapszintű e-mail-vezérlést tartalmaz: kézi ENGEDELYEZ, ELUTASIT és SPAM mappák. Ezek AutoSPAM-előfizetés nélkül is működnek.

Az intelligens, MI-alapú szűréshez — amely MÉG AZELŐTT működik, hogy az e-mailek elérnék az ERP-jét, és tartalmaz gyakoriságalapú védelmet, hamisfeladó-felismerést, intelligens szövegelemzést, új feladók elemzését és még sok mást — az AutoSPAM + Mail2ERP csomag megvásárlását ajánljuk.

⚠️ Intelligens szűrés nélkül a spam- vagy adathalász e-mailek hamis bejegyzésként kerülhetnek az ERP-rendszerébe.

🎯 További AutoSPAM-mappák, amelyek a Mail2ERP-vel is működnek

Ezek az AutoSPAM-mappák a Mail2ERP-feldolgozás előtti e-mail-kézbesítést szabályozzák:

• _AutoSPAM/ENGEDELYEZ vagy _Mail2ERP/ENGEDELYEZ: a feladó jóváhagyása és minden korábbi döntés alaphelyzetbe állítása (VIP, SZALLITO, egyéni listák). Az e-mailek az INBOX mappába kerülnek, és a Mail2ERP feldolgozhatja őket
• _AutoSPAM/ELUTASIT: megjelölés ismeretlen feladóként – az e-mailek az ELUTASITVA mappába kerülnek ellenőrzésre
• _AutoSPAM/SPAM: a feladó végleges letiltása – az e-mailek egyenesen a _KUKA/SPAM mappába kerülnek, és soha nem kerülnek feldolgozásra
• _AutoSPAM/VIP: (AutoSPAM szükséges) megjelölés VIP-ként — elsőbbségi irányítást kap az e-mail- és az ERP-feldolgozásban is
• VIP státusz eltávolítása: helyezze át az adott feladó bármely e-mailjét az _AutoSPAM/ENGEDELYEZ vagy _Mail2ERP/ENGEDELYEZ mappába. Ez minden korábbi döntést alaphelyzetbe állít (VIP, SZALLITO, egyéni listák).

✅ FELDOLGOZOTT

Tartalma: sikeresen importált e-mailek

Jelentése: a Mail2ERP sikeresen kinyerte az összes adatot, és létrehozta az ERP-bejegyzéseket

Teendő: nincs – ezek teljesen feldolgozottak. Időnként ellenőrizze a pontosságukat.

📥 INBOX (ellenőrzésre megtartva)

Tartalma: ismert ügyfelektől érkezett e-mailek, amelyeket a Mail2ERP nem tudott teljesen automatikusan feldolgozni

Jelentése: a Mail2ERP nem tudta kinyerni az összes szükséges adatot, vagy ellentmondásokat talált. Az e-mail szándékosan az INBOX mappában marad, hogy látható maradjon.

Teendő: nézze át az INBOX mappájában, és vagy fejezze be kézzel az ERP-bejegyzést, vagy húzza az e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába az újrapróbálkozás kikényszerítéséhez (hasznos, miután felvette a hiányzó terméket vagy kapcsolatot az ERP-jébe).

Kihagyási gyorsítótár: a Mail2ERP megjegyzi, hogy már próbálkozott, és nem dolgozza fel újra ugyanazt az e-mailt minden cron-futásnál — a gyorsítótár 14 nap után felejt, vagy azonnal, amint az e-mailt egy újrapróbálkozást kikényszerítő mappába húzza.

🌐 KULSO (opcionális)

Tartalma: olyan feladóktól érkező e-mailek, akik nem szerepelnek az ügyféladatbázisában — csak akkor, ha a Külsősök elkülönítése be van kapcsolva a Mail2ERP beállításai között.

Alapértelmezett működés: kikapcsolva. A külső feladók e-mailjei az INBOX mappában maradnak, így semmi nem tűnik el a szeme elől.

Teendő: nézze át, és döntse el, hogy új ügyfélről van-e szó, vagy figyelmen kívül hagyható.

Itt kapcsolható be: Vezérlőpult → Mail2ERP → Funkciók → Külsősök elkülönítése (a Family csomagtól érhető el).

⭐ _VIP

Tartalma: a VIP-ként megjelölt feladóktól érkező, sikertelenül feldolgozott e-mailek (az _AutoSPAM/VIP mappán keresztül).

Jelentése: felső szintű elsőbbségi mappa — a VIP levelek megkerülik az INBOX mappában tartás szabályát, így azonnal észreveszi őket.

Szükséges: AutoSPAM bekapcsolt VIP listával.

📥 INBOX

Tartalma: szokásos e-mailek, jóváhagyott feladók és a SZALLITO-ként megjelölt feladók e-mailjei

Jelentése: szokásos e-mail-kézbesítés – ezek megkerülik a Mail2ERP-feldolgozást

AutoSPAM-mel: a VIP e-mailek a _VIP mappába kerülnek elsőbbségi kezelésre

🎯 Gyors beállítási útmutató

A Mail2ERP beállítása mindössze 5 percet vesz igénybe:

• 1. lépés: Lépjen ide: BOTS4.me/bots, és jelentkezzen be
• 2. lépés: Lépjen ide: Beállítások → Mail2ERP
• 3. lépés: Adja hozzá az e-mail-fiókjait, és válassza ki a mappát, amelyből a Mail2ERP importáljon
• 4. lépés: Állítsa be az ERP-kapcsolatát (API-hitelesítő adatok)
• 5. lépés: Válassza ki a nyelvét az automatikus mappafordításhoz a Számlázási adatok között
• 6. lépés: Ellenőrizze, mi került importálásra – bekapcsolt DEMO mód mellett semmi nem jön létre — kapcsolja ki a DEMO módot, amikor készen áll az éles indulásra.

📧 E-mail-fiók beállítása

Támogatott fiókok: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP és bármely e-mail-szolgáltató

Mappafigyelés: a Mail2ERP alapértelmezetten a fő postaládáját figyeli. Beállíthatja úgy is, hogy meghatározott almappákat figyeljen.

Több fiók: több e-mail-fiókot is csatlakoztathat, és mindet egyetlen Mail2ERP-vezérlőpultról kezelheti!

📨 Továbbítás nekünk — postafiók-csatlakoztatás nélkül

Egyáltalán nem kell postafiókot csatlakoztatnia. A BOTS4.me/bots → Beállítások → Mail2ERP oldalon kattintson a Forrás hozzáadása gombra, és adja hozzá a BOTS4.me Mailbox fiókot — egy kattintás, nincs mit csatlakoztatni, nincs jelszó. Ezután továbbítsa az e-maileket a mail2erp@bots4.me címre. Amíg a DEMO mód be van kapcsolva, e-mailben előnézetet kap; miután kikapcsolja, a Mail2ERP élesben létrehozza az árajánlatot vagy a vevői rendelést az ERP-jében. Így csak az ERP-jéhez kell hozzáférnünk, a postafiókjához soha.

Ki továbbíthat: ezt itt állíthatja be: Mail2ERP → Vezérlés → Továbbítás nekünk – e-mail elfogadása innen. Üres: csak a fiókja e-mail-címe. Kitöltve: pontosan a megadott címek (legfeljebb 6) — ezek a fiókja címét helyettesítik, ezért azt is adja meg, ha Ön is továbbít.

Mielőtt bármi bekerülne az ERP-be, ellenőrizzük, hogy az e-mail valóban az Ön címéről érkezett-e (DKIM). Ha a levelezőszolgáltatója nem írja alá a kimenő leveleket, egyetlen kattintással megerősítheti az e-mailt. Minden továbbított e-mailt a feldolgozás után azonnal törlünk a postafiókunkból — legkésőbb 7 nap múlva, ha nem sikerült feldolgozni. Használja, amíg minket értékel, vagy akár tartósan is, ha soha nem szeretné megosztani a postafiók-hozzáférést.

Ugyanazt a kétszer továbbított e-mailt csak egyszer dolgozzuk fel. Kikapcsolt DEMO módban a feladó minden továbbított e-mail után rövid visszaigazolást kap e-mailben: feldolgozva, vagy nincs feldolgozva, és hol látható az oka.

🔧 ERP-integráció — sok támogatott ERP

A beállítás helye: az ERP-hozzáférést itt állíthatja be: BOTS4.me/bots → Beállítások → Mail2ERP → Access Manager

Támogatott ERP-k: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 és újabb, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero és SAP Business One. Bármely más, API-val rendelkező ERP-t — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite és mások — kérésre csatlakoztatunk.

Nem találja az ERP-jét? Bármely API-val rendelkező ERP-t kérésre csatlakoztatunk. Írjon nekünk.

🔑 Hozzáférési szintek — kezdje biztonságosan, fokozatosan kapcsoljon be mindent

Azt javasoljuk, hogy a 2. szinttel kezdjen (csak e-mail-hozzáférés). A DEMO módot csak akkor kapcsolja ki, ha már biztos a dolgában. Az első hónap ingyenes.

Tudjon meg többet: a DEMO mód útmutatójáért látogasson el ide: BOTS4.me/demo.

📊 Vezérlés és megfigyelés a vezérlőpultról

Teljes vezérlés: mindent beállíthat és kezelhet intuitív vezérlőpultunkról itt: BOTS4.me/bots

Valós idejű megfigyelés:

• Feldolgozási statisztikák: kövesse nyomon, hány e-mail kerül feldolgozásra naponta, hetente és havonta
• Felhasználás nyomon követése: figyelje a feldolgozási volumenét az előfizetésében foglalt havi kerethez képest
• Sikerarányok: tekintse meg a pontossági mutatókat, és azonosítsa a fejlesztendő területeket
• MI ki-be kapcsoló: váltson a fejlett MI-alapú kinyerés és az egyszerűbb feldolgozási módszerek között
• Hibaértesítések: értesítést kap, ha egy e-mail kézi ellenőrzést igényel, vagy ha probléma merül fel

💡 Profi tippek

• Kezdje kicsiben: először csak az árajánlatkérésekkel vagy a rendelésekkel kezdjen, majd bővítse más bizonylattípusokra
• Óránként nézze át az olvasatlan INBOX mappát: a sikertelen levelek az INBOX mappában maradnak (olvasatlanul) — nézze át őket, és vagy fejezze be kézzel az ERP-bejegyzést, vagy húzza őket a _Mail2ERP/ARAJANLAT / _Mail2ERP/RENDELESEK mappába az újrapróbálkozás kikényszerítéséhez
• Használja bölcsen a NE_IMPORTALD mappát: ez segít az MI-nek megtanulni, MIT ne dolgozzon fel, így idővel javul a pontosság
• Használja a SZALLITO mappát: ez segít az MI-nek megtanulni, KITŐL ne dolgozzon fel, így idővel javul a pontosság
• Kombinálja az AutoSPAM-mel: a legjobb eredményt a két termék együttes használatával éri el, a teljes e-mail-automatizálásért
• Állítsa be korán a VIP-eket: jelölje meg VIP-ként a legfontosabb ügyfeleit, hogy az e-mailjeik elsőbbségi kezelést kapjanak

📬 Napló a postafiókjában

• Hol: minden postafiók kap egy LOGS mappát a bot saját mappáján belül, például _Mail2ERP/LOGS. Minden botnak megvan a sajátja.
• Mi: ugyanazok a sorok, mint a Naplók fülön, soronként egy üzenet. E-mailben semmi nem megy ki — a sorok közvetlenül a mappába kerülnek.
• Az olvasatlan azt jelenti, hogy Önre van szükség: csak a döntését igénylő sorok érkeznek olvasatlanul. Az összes többi sor, a figyelmeztetéseket is beleértve, már olvasottként érkezik.
• Egykattintásos gombok: az e-mailekre vonatkozó sorokon ugyanazok a gombok szerepelnek, mint a vezérlőpulton. Az e-mailt áthelyező gomb a célmappáról kapta a nevét, például ENGEDELYEZ vagy SPAM. A gomb egy rövid megerősítő oldalt nyit meg, bejelentkezés nélkül, és 7 napig érvényes. Az eredmény új sorként érkezik, visszavonás gombbal, ahol erre lehetőség van.
• Döntés közvetlenül a naplóból: a döntést igénylő sor az e-mail mellékleteinek nevét és első néhány sorát is megmutatja, így ritkán kell magát az e-mailt megnyitnia.
• Karbantartás: a mappa a legutóbbi 100 sort őrzi meg, legfeljebb 30 napig. A teljes napló a vezérlőpultján marad.
• Eleve biztonságos: valódi naplóüzenetek kizárólag a LOGS mappákban léteznek, soha nem a beérkező üzenetek között, és a megerősítő oldal soha nem kér jelszót.
• Kapcsoló: Napló a postafiókjában, a bot funkciólistájában a Vezérlés fülön. A Personal csomagtól alapértelmezésben bekapcsolva.

📋 Mit mutat egy naplóbejegyzés

• Időbélyeg: mikor történt a feldolgozás
• Feladó e-mail-címe: ki küldte az e-mailt
• Végrehajtott művelet: FELDOLGOZOTT, INBOX mappában tartva, _VIP vagy KULSO (ha be van kapcsolva)
• Felismert fájlformátumok: milyen melléklettípusokat talált
• ERP-import állapota: sikeresen bekerültek-e az adatok az ERP-jébe

🔍 Gyakori naplóüzenetek

• … sikeresen importálva (N tétel) — a rendelés vagy az ajánlatkérés bekerült az ERP-jébe
• PROCESSING — az e-mail elemzése és adatkinyerése folyamatban
• … az INBOX mappában maradt — nem regisztrált ügyféltől származik, semmi nem lett importálva — a feladó nem vevő az ERP-jében
• … nem találhatók termékkódok, kézi ellenőrzésre hagyva — az e-mail az Ön figyelmét igényli az INBOX mappában
• … korábban már importálva — az ismételt létrehozás kimaradt — ugyanez a rendelés már feldolgozásra került
• COMPLETED — a feldolgozási ciklus befejeződött

⚠️ Mi a teendő hiba esetén

• E-mail-kapcsolati hibák: ellenőrizze az e-mail-hitelesítő adatait itt: /bots → Beállítások
• ERP-kapcsolati hibák: ellenőrizze az ERP-kapcsolat adatait és az API-hozzáférést
• Sikertelen importálás: ellenőrizze, hogy a DEMO mód ki van-e kapcsolva (bekapcsolt DEMO mód mellett nincs ERP-írás)
• Tartós problémák: forduljon az ügyfélszolgálatunkhoz itt: BOTS4.me/contact

Szűrje a naplókat szint szerint (Sikeres, Info, Figyelmeztetés, Hiba), hogy gyorsan megtalálja, mi igényel figyelmet.

1. hét — tanítási mód

Naponta többször ellenőrizze az INBOX (olvasatlan) és a _VIP mappát — a sikertelen levelek ellenőrzésre az INBOX mappában maradnak. A tévesen besorolt e-maileket helyezze át a megfelelő Mail2ERP-mappákba (ARAJANLAT/RENDELESEK/NE_IMPORTALD), hogy kikényszerítse az újrapróbálkozást és tanítsa a rendszert. Ha a Supplier2ERP-t is használja, annak saját mappapárja van — _Supplier2ERP/IMPORTALAS és _Supplier2ERP/NE_IMPORTALD — a szállítói visszaigazolásokhoz. A nem feldolgozható feladókat jelölje meg SZALLITO-ként (_Mail2ERP/SZALLITO). A rendszer minden javításból tanul.

2. héttől — karbantartási mód

A rendszer megtanulta a feladói minták nagy részét. Naponta egyszer vessen egy pillantást az olvasatlan INBOX mappára, a _VIP mappára pedig amikor csak szeretné — a pontosság folyamatosan javul, ahogy a rendszer tanul.

🏆 Bevált gyakorlat

Kombinálja az AutoSPAM-mel, hogy a spam még a Mail2ERP előtt kiszűrődjön. Állítson be VIP-et a legfontosabb ügyfeleinek — az e-mailjeik elsőbbségi kezelést kapnak.