Hogyan lesznek az e-mailben kapott rendelésekből vevői rendelések a Business Centralban
Ne gépelje át többé a PDF- és Excel-rendeléseket a Dynamics 365 Business Centralba
Az Ön vevői PDF-ként, táblázatként és szkennelt dokumentumként küldik e-mailben a megrendeléseiket, és valaki a csapatából mindegyiket megnyitja, majd begépeli a sorokat egy Business Central-beli vevői rendelésbe. Ez az útmutató bemutatja, hogyan végzi el ezt a lépést Ön helyett a Mail2ERP: elolvassa az e-mailt és a mellékleteit, megkeresi a vevőt és a cikkeket a Business Centralban, majd rendelés esetén vevői rendelést, ajánlatkérés esetén árajánlatot hoz létre. A postafiókot és a Business Central online-t néhány perc alatt csatlakoztatja, DEMO módban indul, és az első hónap ingyenes Discovery-hónap.
🎯 „Még mindig minden e-mailes rendelést kézzel gépelünk be a Business Centralba”
Ezt a mondatot halljuk a leggyakrabban a Business Centralt használó disztribútoroktól és nagykereskedőktől. Magával az ERP-vel nincs gond. A probléma előtte van: a rendelések e-mailben érkeznek, abban a formátumban, amelyet az adott vevő beszerzési rendszere előállít, és ezeket a mellékleteket csak egy ember alakítja értékesítési sorokká.
- Minden vevőnek más az elrendezése. Az egyik tiszta PDF-et küld az ERP-jéből, a másik Excel-fájlt saját oszlopsorrenddel, a harmadik szkennelt űrlapot, a negyedik pedig egyszerűen felsorolja a cikkszámokat az e-mail szövegében.
- A munka lassú, és könnyű hibázni. A cikkszámokat, a mennyiségeket, a vevő rendelésszámát és a kért szállítási dátumot mind pontosan át kell másolni. Egy felcserélt számjegyből rossz szállítmány, később pedig javítás lesz.
- A rendelések emberekre várnak. A munkaidő után érkező rendelés addig vár, amíg valaki vissza nem ül az asztalához, és az egy nappal később megválaszolt ajánlatkérés gyakran elveszett ajánlatkérés.
- Az ajánlatkérések és a rendelések keverednek. Valakinek minden e-mailnél el kell döntenie, hogy árajánlat vagy vevői rendelés kell-e, mielőtt egyáltalán gépelni kezdene.
A mennyiség gyorsan összeadódik. Az egyik Mail2ERP-ügyfél, az IMP Kontakt havonta több ezer rendelést és ajánlatkérést kap e-mailben — kézi gépeléssel ehhez külön adatrögzítő csapat kellene.
🔍 Amit a Business Central-csapatok általában először kipróbálnak
Másolás és beillesztés a mellékletből
A leggyakoribb módszer még mindig a legrégebbi: az egyik képernyőn a PDF, a másikon a vevői rendelés, és soronkénti másolás. Napi öt rendelésnél ez működik. Ötvennél valakinek ez lesz a teljes munkája, és a hibaarány a mennyiséggel együtt nő.
Vevőnként felépített importsablonok és folyamatok
Egyes csapatok importot vagy munkafolyamatot építenek a legnagyobb vevőik fájljaihoz. Mindegyik csak egyetlen elrendezést ért. Ha a vevő módosítja a sablonját, új oszlopot ad hozzá, vagy új vevő érkezik, az import elromlik, vagy valakinek újat kell építenie.
MI-funkciók a Business Centralon belül
A Microsoft MI-t épít a Business Centralba, köztük egy Sales Order Agentet is. Ha egy külső eszközzel veti össze, olvassa el összehasonlításunkat: Mail2ERP vs. a Business Central Sales Order Agentje. Ez az útmutató azt mutatja be, hogyan működik maga a Mail2ERP a Business Centrallal.
⚠️ Amire a feladathoz valóban szükség van
Egy eszköz, amely bármilyen elrendezést bármilyen nyelven, sablonok nélkül elolvas, megkülönbözteti az ajánlatkérést a rendeléstől, megtalálja a megfelelő vevőt és cikkszámokat a Business Central-vállalatában, az árazást a Business Centralra hagyja, és soha nem hozza létre kétszer ugyanazt a bizonylatot.
⚙️ Hogyan működik a Mail2ERP a Business Centrallal
Megérkezik a vevő e-mailje
A Mail2ERP olvas és párosít
Vevői rendelés vagy árajánlat a Business Centralban
Az e-mail a FELDOLGOZOTT mappába kerül
Milyen bizonylatot hoz létre
A Mail2ERP minden e-mailt ajánlatkérésnek, rendelésnek vagy egyiknek sem minősít. Az ajánlatkérésből árajánlat lesz, a végleges rendelésből vevői rendelés — e-mailenként egy bizonylat, fejléc és sorok egy lépésben. A Business Central API-jában nincs külön kiadási lépés, így a vevői rendelés úgy marad, ahogy létrejött.
Hogyan történik a vevők és cikkek párosítása
- Vevő: a feladó e-mail-címének egy Business Central-beli vevőhöz vagy egy vevőhöz kapcsolt kapcsolattartóhoz kell tartoznia. A Mail2ERP soha nem hoz létre vevőt, és elutasítja a zárolt vevőket.
- Cikkek: az e-mailben szereplő termékkódokat az Ön cikkszámaival párosítja. A Vonalkódok kapcsoló bekapcsolásával a cikk GTIN-kódját is párosítja. A Business Central API-ja nem kínál cikkhivatkozásokat, szállítói cikkszámokat vagy gyártói cikkszámokat, ezért a párosítás csak a cikkszámot és a GTIN-t használja. A zárolt cikkeket elutasítja, és a Mail2ERP soha nem hoz létre cikket.
- Mennyiségek: az a sor, amelynek mennyisége nem olvasható ki biztosan, kimarad, nem találgatja, és Ön e-mailt kap, amely kéri, hogy pótolja kézzel.
Az árak a Business Centralból jönnek
A Mail2ERP nem másolja a vevő árát a sorba, ha az megegyezik a cikk egységárával. Ilyenkor a Business Central maga árazza be a sort, így a vevői árai és sorengedményei érvényben maradnak, és a Business Central a saját adóit alkalmazza. Az e-mailben szereplő árat csak akkor használja, ha a cikknek nincs egységára.
Mi kerül még a bizonylatra
- Külső bizonylatszám: a vevő saját rendelésszáma, hogy csapata és a vevő ugyanarra a hivatkozásra utaljon.
- Szállítási dátum: a kért dátum kért szállítási dátumként és a sor kiszállítási dátumaként kerül a vevői rendelésre.
- Megjegyzések és fájlok: a vevő megjegyzéséből megjegyzéssorok lesznek a bizonylaton; az e-mail szövege szövegfájlként, az eredeti mellékletek pedig a vevői rendeléshez vagy árajánlathoz csatolva kerülnek be.
- Szállítási cím: a vevő alapértelmezett szállítási címe marad, mert az API-ban nincsenek választható szállítási címkódok.
Amikor a vevő az Ön árajánlata alapján rendel
Az RFQ-felismerés bekapcsolásával az a válasz, amely hivatkozik az árajánlata számára, és egyértelműen „rendelést” ad le, a Business Central Rendelés készítése műveletével vevői rendeléssé alakítja az árajánlatot. A Mail2ERP a teljes árajánlatot rendeli meg; ha a vevő módosítja a mennyiségeket, a rendeléshez megjegyzés kerül a csapata számára.
Nincsenek duplikátumok
Mielőtt bármit létrehozna, a Mail2ERP rögzíti, mit készül létrehozni, és ha a vevő nem ad meg rendelésszámot, saját jelölőt helyez el a külső bizonylatszámban. Ha egy futás megszakad, a következő futás megtalálja a bizonylatot, ahelyett hogy egy másodikat hozna létre. A két címre küldött vagy újra továbbított ugyanazon rendelést egyszer importálja; AutoSPAM mellett a másolat az _AutoSPAM/DUPLIKATUMOK mappába kerül.
🛠️ Beállítás lépésről lépésre
- 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson a Mail2ERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket. Bankkártya nem szükséges.
- 2. lépés — Csatlakoztassa a postafiókját: nyissa meg a Beállítások → Mail2ERP → Access Manager → Forrás hozzáadása menüt. A Microsoft 365 és a Gmail Secure Quick Connectet használ; más szolgáltatók IMAP-on, alkalmazásjelszóval csatlakoznak. Minden szolgáltató részletei megtalálhatók itt: A csatlakozás lépései. A postafiókot ki is hagyhatja, és a fiókja címéről továbbíthatja a rendeléseket a mail2erp@bots4.me címre.
- 3. lépés — Csatlakoztassa a Business Centralt: kattintson a Célhely hozzáadása gombra, válassza a Dynamics 365 Business Central csempét, és a Bejelentkezés Microsofttal lehetőséget egy Business Central-licenccel rendelkező munkahelyi fiókkal. Semmilyen jelszót vagy API-kulcsot nem tárolunk. A BOTS4.me ennek a felhasználónak a jogosultságaival dolgozik.
- 4. lépés — Válassza ki a környezetet és a vállalatot: a BOTS4.me felsorolja a környezeteit (éles és sandbox) és azok vállalatait. Egyetlen vállalat esetén automatikusan kiválasztja; egyébként válassza ki a Business Central kártyán, és kattintson a Mentés gombra.
- 5. lépés — Ellenőrizze a jogosultságokat: a Mail2ERP-nek olvasnia kell a vevőket, a kapcsolattartókat és a cikkeket, valamint árajánlatokat és vevői rendeléseket kell létrehoznia. A szabványos D365 BUS FULL ACCESS jogosultságkészlet minden BOTS4.me alkalmazást lefed.
- 6. lépés — Futtassa DEMO módban, majd váltson LIVE-ra: a Mail2ERP DEMO módban indul, és e-mailben elküldi, mit hozna létre. Ha a jelentések rendben vannak, állítsa a Mód értékét LIVE-ra a Vezérlés fülön.
🔐 Ha a Microsoft rendszergazdát kér
Sok szervezetben csak rendszergazda hagyhat jóvá új alkalmazásokat. Kattintson a Business Central űrlapon a Kérdezze meg Microsoft-rendszergazdáját gombra, és küldje el a hivatkozást a Microsoft 365-rendszergazdának; egyetlen jóváhagyás a szervezet minden tagjára érvényes. Az ügyfél Business Centraljában vendégként dolgozó könyvelők bejelentkezés előtt beírják az ügyfél domainjét vagy tenant-azonosítóját a Tenant (domain vagy azonosító) mezőbe.
A Business Central online támogatott; a helyszíni (on-premises) telepítések nem.
🧭 Az első hét: DEMO mód, tesztrendelés, LIVE
Ellenőrizze a Vezérlés fület
- Mód: a DEMO a valódi e-mailjeit és Business Central-adatait olvassa, és semmit nem ír a Business Centralba — Ön e-mailt kap arról az árajánlatról vagy rendelésről, amelyet létrehozott volna. A LIVE az első DEMO-jelentés e-mailje után válik elérhetővé.
- Működési idő és hétvégék: a Mail2ERP ezen az időn belül fut, amely kezdetben a hétköznapi irodai idő. Bővítse ki, ha az esti és hétvégi rendeléseket is importálni szeretné.
- Discovery-kapcsolók: a Discovery jelölésű kapcsolók benne vannak az ingyenes hónapban, és kikapcsolva indulnak. A Business Centralnál a Vonalkódok (GTIN-párosítás), az RFQ-felismerés és a Külsősök elkülönítése (az ismeretlen feladók a _Mail2ERP/KULSO mappába kerülnek, ahelyett hogy az INBOX-ban maradnának) a hasznosak.
Küldjön tesztrendelést
Küldjön e-mailt egy Business Central-beli vevőhöz tartozó címről, és soroljon fel két-három cikkszámot mennyiségekkel — a szövegben vagy PDF- vagy Excel-mellékletként. A következő futás után megérkezik a DEMO-jelentés, a döntés pedig megjelenik a Naplók fülön és a postafiók _Mail2ERP/LOGS mappájában (lásd: útmutató a LOGS mappához). Küldjön egy második e-mailt, amely csak árat kér, és árajánlatot fog látni.
Javítás mappákkal, majd LIVE
Húzzon egy e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába, hogy árajánlatként vagy rendelésként újra feldolgozza, vagy a _Mail2ERP/KIHAGY mappába, hogy a jövőben kihagyja az ilyen típusú e-maileket. Minden áthelyezés egyben megtanítja a Mail2ERP-nek, hogyan kezelje az adott feladót. Ha a DEMO-jelentések rendben vannak, váltson LIVE-ra.
📅 Amikor a Discovery-hónap véget ér
Amikor a hónap véget ér, a Mail2ERP magától az ingyenes csomagon folytatja, kis havi kerettel: ha elfogy, az új tételek a következő hónapig várnak, vagy amíg nem választ csomagot, és egy már megkezdett tétel mindig befejeződik. Ha minden funkciót meg szeretne tartani, válasszon csomagot — a csomagtáblázatot a Mail2ERP termékoldalán találja.
Az ingyenes csomag az e-mail-szöveget, a PDF-et, a CSV-t és a HTML-t olvassa; a beszkennelt PDF-ekhez, képekhez, az Excelhez, a Wordhöz és a Discovery-kapcsolókhoz csomag szükséges. Semmi nem vész el abból, amit már importált.
📅 Nem egyértelmű e-mailek és a napi működés
Élesítés után a Mail2ERP PDF-et, Excelt, Wordöt, CSV-t, HTML-t, képeket és szkennelt dokumentumokat olvas OCR-rel — bármilyen nyelven, sablonok nélkül, az Ön által beállított működési időn belül.
- Az importált e-mailek a _Mail2ERP/FELDOLGOZOTT mappába kerülnek; a vevői rendelés vagy árajánlat már a Business Centralban van, az eredeti fájlokkal csatolva.
- A nem egyértelmű e-mailek az INBOX-ban maradnak, olvasatlanul. A naplósor megmondja, miért — például a feladó nem vevő, a cikkszám nem létezik, vagy a cikk zárolt. Szüntesse meg az okot a Business Centralban, és húzza az e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába; a következő futáskor újra feldolgozásra kerül.
- Az áthelyezett, de továbbra is sikertelen e-mail rövid magyarázatot küld a postafiókjába arról, miért nem sikerült, és mi a teendő. A vevője ezt soha nem kapja meg.
- API-korlátok: a Business Central felhasználónként korlátozza az API-hívásokat. A BOTS4.me elosztja a hívásait, és vár, ha a Business Central lassításra kéri.
A platform EU-ban üzemel, a GDPR-t szem előtt tartva készült, és 2FA-t kínál. A jelentések, naplók és postafiókmappák 31 nyelven érhetők el. Ugyanaz a Business Central-kapcsolat kiszolgálja a többi BOTS4.me alkalmazást is — például az AutoERP-t, amely a kiszállított rendelések számláit könyveli (lásd: Automatikus számlázás a Business Centralban).
❓ Gyakran ismételt kérdések
Létre tud hozni a Business Central vevői rendeléseket e-mailek PDF-mellékleteiből?
Pontosan ezt teszi a Mail2ERP: elolvassa a PDF-, Excel-, Word- vagy szkennelt mellékletet, párosítja a vevőt és a cikkszámokat a Business Central-vállalatában, és a Business Central API-ján keresztül létrehozza a vevői rendelést. Az ajánlatkérésekből ehelyett árajánlatok lesznek.
Működik a helyszíni (on-premises) Business Centrallal?
Nem. A Mail2ERP Microsoft-bejelentkezéssel csatlakozik a Business Central online-hoz. A helyszíni telepítések nem támogatottak.
A saját vevői árainkat és engedményeinket használja?
Igen. Ha az e-mailben szereplő ár megegyezik a cikk egységárával, a Mail2ERP egyáltalán nem küld árat, így a Business Central az Ön saját vevői áraival és sorengedményeivel árazza a sort, és a saját adóit alkalmazza. Az e-mailben szereplő árat csak akkor használja, ha a cikknek nincs egységára a Business Centralban.
Vevőink saját cikkszámokat használnak. Meg tudja ezeket feleltetni a Mail2ERP?
A Business Centralban a Mail2ERP az Ön cikkszámát és a cikk GTIN-vonalkódját párosítja. Az API nem teszi elérhetővé a cikkhivatkozásokat, így az ott tárolt vevői cikkszámokat nem használja. Ha egy e-mail csak a vevő saját kódjait tartalmazza, az INBOX-ban marad, az okkal a naplóban.
Milyen Business Central-jogosultságokra van szüksége a kapcsolatnak?
A BOTS4.me a bejelentkező licencelt felhasználó jogosultságaival dolgozik. A Mail2ERP-hez ennek a felhasználónak olvasnia kell a vevőket, a kapcsolattartókat és a cikkeket, valamint árajánlatokat és vevői rendeléseket kell létrehoznia. A D365 BUS FULL ACCESS minden BOTS4.me alkalmazást lefed.
Mi történik, ha ugyanaz a rendelés kétszer érkezik e-mailben?
Egyszer importálja. A Mail2ERP minden bizonylatot rögzít, mielőtt létrehozná, és a következő futáskor újra megtalálja, így egy megszakadt futás vagy egy továbbított másolat soha nem eredményez második vevői rendelést.
Kipróbálhatom anélkül, hogy az éles vállalatunkhoz nyúlnék?
Igen, kétféleképpen. A DEMO mód semmit nem ír a Business Centralba, és e-mailben elküldi, mit hozna létre. A Business Central kártyán sandbox környezetet is választhat, és először ott tesztelhet.
📚 Kapcsolódó olvasmányok
- A teljes funkciólista: Mail2ERP termékoldal és a Mail2ERP útmutató.
- Miután a rendelés bekerült: Automatikus számlázás a Business Centralban — az AutoERP könyveli és elküldi a kiszállított rendelések számláit.
- Lehetőségek összehasonlítása: Mail2ERP vs. a Business Central Sales Order Agentje és Parseur, Docparser vagy Nanonets vs. Mail2ERP.
- Valós példa: Esettanulmány: IMP Kontakt.
- Háttér: Az ERP- és CRM-rendszerek megértése.
🔗 Források és további olvasnivalók
Az útmutatóban hivatkozott hivatalos dokumentáció. A külső hivatkozások új lapon nyílnak meg.
Hagyja, hogy a Business Central maga fogadja a rendeléseit
Csatlakoztassa a postafiókját és a Business Centralt néhány perc alatt, figyelje a Mail2ERP munkáját DEMO módban, és csak akkor váltson élesre, ha már biztos benne. Az első hónap ingyenes Discovery-hónap, bankkártya nélkül.
Több folyamatot automatizálna, vagy olyan ERP-je van, amely nincs a listánkon? We build it for you: book a free call →