Automatikus számlázás a Business Centralban: a kiszállított rendelések számláinak könyvelése és elküldése

🎯 „Tegnap kiszállítva, még mindig nincs számlázva”

A legtöbb Business Central-vállalatnál a számlázás inkább kézi szokás, mint folyamat. A raktár lekönyveli a szállítást, a számla pedig azon múlik, hogy valaki az irodában eszébe jut-e lezárni a rendelést. Az eredmény mindenhol ugyanaz:

• Kiszállítva, de nem számlázva: a rendelések olyan kiszállított mennyiségekkel állnak, amelyeket még senki nem számlázott. Minden várakozási nap egy nappal későbbi vevői fizetést jelent.
• Ismétlődő kattintások: rendelés megnyitása, a számlázandó mennyiségek ellenőrzése, könyvelés, a lekönyvelt számla megkeresése, elküldése e-mailben — minden rendelésnél, minden nap.
• Elfelejtett szolgáltatássorok: a kiszállítást nem igénylő sorokat, például a szolgáltatásokat vagy a fuvardíjat, könnyű kifelejteni, amikor a rendelés többi részét a raktárból kezelik.
• Következetlen időzítés: egyes vevők még aznap megkapják a számlát, mások egy héttel később, attól függően, ki van bent az irodában.

Ehhez nem kell mérlegelés. „Számlázd ki, ami kiment, és küldd el a vevőnek” — ez egy szabály, és egy szabály magától is futhat.

🔍 Amit a Business Central magától kínál

Könyvelés rendelésenként

A szokásos mód az, hogy minden vevői rendelést megnyitnak és lekönyvelnek. Megbízható, de egy ember csinálja, akkor, amikor ideje van rá. A számla e-mailje egy további lépés.

Kötegelt könyvelés és ütemezett feladatok

A Business Central több vevői rendelést is le tud könyvelni egy kötegben, és a partnerek ütemezhetnek feladatokat. Valakinek azonban továbbra is ki kell választania, mely rendelések kerülnek a kötegbe, karban kell tartania a szűrőket, és gondoskodnia kell arról, hogy a számlák valóban eljussanak a vevőkhöz. Egy szabály módosítása — „ennél a csoportnál hetente gyűjtsük a számlákat” — általában a partner megkeresését jelenti.

⚙️ Hogyan működik az AutoERP a Business Centralban

A BOTS4ME dimenzió címkék helyett

Más ERP-kben egy címkével adja át a rendelést az AutoERP-nek. A Business Centralban nincsenek rendeléscímkék, ezért az AutoERP a vevői rendelés fejlécén lévő BOTS4ME dimenziót olvassa. A dimenziót egyszer hozza létre, négy értékkel, és ezek egyikét beállítja minden olyan rendelésen, amelyet az AutoERP kezelhet:

• FULL — az AutoERP a teljes rendelést feldolgozza.
• PARTIAL — a részszállítás engedélyezett.
• SMALLOK — a teljes rendelést feldolgozza a kisrendelési határ alatt is.
• PARTIAL-SMALLOK — a részszállítás engedélyezett, a kisrendelési határ alatt is.

A dimenzió nélküli rendelésekhez soha nem nyúl. Mint minden dimenzió, az érték a lekönyvelt bizonylatok főkönyvi tételeibe is átkerül, így az AutoERP számlái könnyen megtalálhatók a kimutatásokban. Az értékek FULL, PARTIAL és SMALLOK maradnak akkor is, ha a címkéket átnevezte az irányítópultján.

Mit könyvel az AutoERP

• Kiszállítva, még nem számlázva: a készletes sorokon az AutoERP pontosan azt a mennyiséget számlázza, amely kiszállításra került, de még nincs számlázva, a Business Central saját könyvelésével.
• Kiszállítást nem igénylő sorok: a szolgáltatásokat és más nem készletes sorokat együtt szállítja ki és számlázza, így nem maradnak le.
• Azonnal vagy gyűjtve: minden rendelést közvetlenül a szállítás után számlázhat, vagy egy vevő rendeléseit naponta, hetente vagy havonta gyűjtheti, minimális összeggel. A Business Central API-ja egy rendelést egy számlára tesz, így a gyűjtés ugyanabban az időpontban rendelésenként egy számlát könyvel.
• Az ellenőrzés alatt álló rendelések (jóváhagyásra várók) kimaradnak, amíg a jóváhagyási folyamat ki nem adja őket.

A vevőnek szóló e-mail

A Business Central küldési művelete nem tudja átvinni az AutoERP szövegezését, ezért a számla e-mailjét maga a BOTS4.me küldi el, a Business Central számla-PDF-jével csatolva. Ha postafiókot csatlakoztat az AutoERP-hez, az e-mail a saját címéről megy ki; egyébként a BOTS4.me rendszerpostafiókjából érkezik, a válaszok pedig Önhöz mennek. A Business Central API-ja nem tárolja a vevő nyelvét, így az e-mail a fiókja nyelvén íródik.

Amit az AutoERP ma még nem végez a Business Centralban

• Kiszállítás számlázás nélkül: a Business Central API-ja egyetlen művelettel szállít ki és számláz. Az AutoERP csak azután szállít ki számlázás nélkül, hogy ezt a Business Centrallal ellenőrizték; addig a szállítást Önre hagyja, jelzi a jelentésében, és amint lekönyvelte a szállítást, kiszámlázza a rendelést.
• Előlegszámlák: az API-ban nincs előlegszámla, így az előleget igénylő rendelések Önnél maradnak.
• Helyesbítések: a lekönyvelt számlák helyesbítő bizonylatait Ön készíti el a Business Centralban.

Soha kétszer

Könyvelés előtt az AutoERP rögzíti, mit készül lekönyvelni. Ha egy futás azután szakad meg, hogy a Business Central lekönyvelte a számlát, a következő futás megtalálja ezt a számlát, és nem könyvel újat. Az AutoERP saját folyamatjelölőit a BOTS4.me oldalán tárolja, soha nem írja be őket a rendelésekbe.

🛠️ Beállítás lépésről lépésre

• 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson az AutoERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket. Bankkártya nem szükséges.
• 2. lépés — Csatlakoztassa a Business Centralt: nyissa meg a Beállítások → AutoERP → Access Manager → Forrás hozzáadása menüt (az AutoERP-nél az ERP a forrás), válassza a Dynamics 365 Business Central csempét, és a Bejelentkezés Microsofttal lehetőséget egy licencelt felhasználóval. Ha több környezete és vállalata van, válassza ki a megfelelőt. A teljes leírás, a rendszergazdai jóváhagyással együtt, itt található: A csatlakozás lépései.
• 3. lépés — Adja meg a felhasználónak a megfelelő jogosultságokat: az AutoERP-nek szerkesztenie és könyvelnie kell a vevői rendeléseket, valamint olvasnia kell a dimenziókat. A szabványos D365 BUS FULL ACCESS jogosultságkészlet minden BOTS4.me alkalmazást lefed.
• 4. lépés — Hozza létre egyszer a dimenziót: a Business Centralban nyissa meg a Dimenziók → Új lehetőséget, kód: BOTS4ME, a FULL, PARTIAL, SMALLOK és PARTIAL-SMALLOK értékekkel. Dimenziót nem lehet API-n keresztül létrehozni, ezért ez az egy lépés az Öné. Ha hiányzik, az AutoERP jelentése szól róla.
• 5. lépés — Jelöljön meg egy rendelést, és futtassa DEMO módban: állítsa be a BOTS4ME = FULL értéket egy kiszállított, de még nem számlázott vevői rendelésen. DEMO módban az AutoERP olvassa a rendeléseit, és semmit nem ír a Business Centralba; a következő futás után a jelentése megmutatja, mit számlázott volna, és miért tartott vissza valamit.
• 6. lépés — Váltson LIVE-ra: ha a DEMO-jelentések rendben vannak, állítsa a Mód értékét LIVE-ra a Vezérlés fülön — ez az első DEMO-jelentés e-mailje után válik elérhetővé.

🧭 Próbálja ki az ingyenes Discovery-hónapban

Ellenőrizze a Vezérlés fület

• A Számlázási modul és az E-mailes jelentések be vannak kapcsolva. Az első teszthez állítsa a Vevők számlázása beállítást Azonnal (gyűjtés nélkül) értékre, hogy a számlát közvetlenül a szállítás után lássa; alapértelmezés szerint a számlákat hetente gyűjti.
• Időszak: az AutoERP csak a működési időn belül fut (kezdetben hétköznapi irodai idő), a számlázásnak pedig saját időablaka van. A számlázási ablak legyen a működési időn belül, különben nem jön létre számla.
• A Digitális termékek a készletet nem igénylő szoftverekhez és szolgáltatásokhoz valók.
• A Discovery jelölésű kapcsolók benne vannak az ingyenes hónapban, és kikapcsolva indulnak — kapcsolja be azokat, amelyeket ki szeretne próbálni.

1. hét — bővítse a tesztet, majd váltson LIVE-ra

Jelöljön meg néhány további kiszállított rendelést, köztük egyet szolgáltatássorral, és egy vevőt, akinek a rendeléseit hetente szeretné gyűjteni. Olvassa el mindegyik jelentést: mit számlázott, mit hagyott ki és miért. Ugyanezek a döntések a Naplók fülön is megjelennek. Ha minden megegyezik azzal, amit kézzel tett volna, váltson LIVE-ra.

📅 A mindennapokban: mi változik a csapata számára

Élesítés után a csapat feladata a rendelések megjelölése és a szállítások könyvelése, ahogy eddig. A számlák az AutoERP futási ütemezése szerint, az Ön időkeretén belül következnek, és a vevő mindegyiket e-mailben kapja meg, csatolt PDF-fel. Rövid jelentést kap, valahányszor az AutoERP tett valamit vagy szüksége van Önre, a Bot működése kapcsoló pedig egyszerre mindent kikapcsol.

• Jelölés rögzítéskor: állítsa be a BOTS4ME értéket a rendelés létrehozásakor, vagy bízza a rendelésfelvételre. A Mail2ERP által e-mailből importált rendelések ugyanezt az értéket kapják a csapatától.
• Olvassa el a „kihagyva” sorokat: megmondják, melyik rendelés mire vár — még nem könyvelt szállításra, jóváhagyás alatt álló rendelésre vagy az Ön időkeretén kívül eső ablakra.
• API-korlátok: a Business Central felhasználónként korlátozza az API-hívásokat. A BOTS4.me elosztja a hívásait, és vár, ha a Business Central lassításra kéri; a korlátot megosztja a többi, ugyanazt a felhasználót használó integrációjával.

A Mail2ERP for Business Central megoldással együtt a vevő e-mailben küldött rendelésétől az elküldött számláig csak a szállításhoz kell ember.

📚 Kapcsolódó olvasmányok

• Minden beállítás elmagyarázva: AutoERP útmutató és az AutoERP termékoldal.
• Az előző lépés: Hogyan lesznek az e-mailben kapott rendelésekből vevői rendelések a Business Centralban.
• Lehetőségek összehasonlítása: Mail2ERP vs. a Business Central Sales Order Agentje.
• Ugyanez az elv az Odoo-ban: Hogyan automatizálható a rendelés-visszaigazolás, a kiszállítás és a számlázás az Odoo-ban.
• A kifizetésekért: az AutoCASH útmutató az AutoERP által lekönyvelt számlákhoz tartozó fizetési emlékeztetőket mutatja be.

🔗 Források és további olvasnivalók

Az útmutatóban hivatkozott hivatalos dokumentáció. A külső hivatkozások új lapon nyílnak meg.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0