AutoCASH
Felhasználói útmutató – hogyan jusson a pénzéhez kézi sürgetés nélkül
💰 A négy szint
Minden késedelmes vevő pontosan egy szintre kerül aszerint, hogy hány napja áll fenn a legrégebbi lejárt számlája. A 0. szint nem követelés — ez a nyitott tételek barátságos összesítése, és az esetek nagy részét magától megoldja.
| Szint | Mit kap a vevő | Alapértelmezett küszöb |
|---|---|---|
| 0 | A nyitott számláik listája. Finom emlékeztetés, nem követelés. | az 1. szint alatt |
| 1 | 1. emlékeztető. | első eszkalációs lépés |
| 2 | 2. emlékeztető. | egy futással később, ha még mindig kifizetetlen |
| 3 | Végső emlékeztető. | legfelső lépés, a fizetésig ismétlődik |
🔄 Hogyan működik az AutoCASH – vizuális folyamatábra
egy ütemezett nap
beolvasása az ERP-jéből
szintet kap
kimennek
a jelentést
Ahol az ERP-je maga is tud emlékeztetőt küldeni (OFFERIS), a leveleket az Ön saját ERP-je állítja elő és küldi el, az Ön számozásával, szövegezésével és arculatával. Bármely más ERP-nél, illetve ha bekapcsolja az Emlékeztetők küldése a BOTS4.me-ről az ERP helyett opciót, az AutoCASH küldi őket a vevő nyelvén, az Ön fizetési adataival és aláírásával: az Ön saját postafiókjából, ha az Access Managerben célhelyként megad egyet az AutoCASH-hoz, egyébként a BOTS4.me Mailboxból, a válaszok pedig a fiókja e-mail-címére vagy az Ön által megadott Reply-To címre érkeznek. Így vagy úgy, az AutoCASH dönti el, kit és mikor keressen meg.
🔐 Az előnézet – az Ön biztonsági hálója
Minden fizetős csomagban az ütemezett futás előtti napon az AutoCASH e-mailben elküldi Önnek a pontos listát arról, kit fog megkeresni, milyen szinten és mekkora összeggel. Ez az Ön lehetősége arra, hogy valakit levegyen a listáról — olyan vevőt, aki éppen fizetést ígért, akivel vita van folyamatban, vagy akivel az értékesítési csapata még tárgyal.
Ha valakit el szeretne távolítani, vegye fel a vevőazonosítóját a vezérlőpult Soha ne sürgesse ezeket a vevőket mezőjébe. Azonnal életbe lép, a holnapi futásra is.
🚀 Első lépések
- Csatlakoztassa az ERP-jét a vezérlőpulton, vagy telepítse a BOTS4.me alkalmazást az Odoo Apps áruházból.
- Kapcsolja be az AutoCASH-t. DEMO módban indul — mindent beolvas, és senkit nem keres meg.
- Állítsa az Eszkaláció legfeljebb eddig értékét 1. emlékeztető szintre, és kezdésnek hagyja is így.
- Ellenőrizze a futási napokat (alapértelmezés szerint 1. és 15.) és azt a minimális összeget, amellyel foglalkozni szeretne.
- Várja meg a jelentést. Pontosan felsorolja, kiket keresett volna meg.
- Elégedett a listával? Állítsa át a Mód értékét DEMO-ról LIVE-ra. Ettől a pillanattól kezdve a vevői megkapják a leveleket.
⚙️ A vezérlőpult beállításainak áttekintése
Mikor fut
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Futtatás ezeken a napokon | 1,15 | Az egyetlen napok, amikor az AutoCASH bárkit megkeres: a hónap napjai és/vagy a hét napjai, vesszővel elválasztva (például 1,15 vagy friday). Előre kitöltve: 1,15; ha kiüríti a mezőt, az AutoCASH nem csinál semmit. A rövid hónap végén túli nap (pl. 31) a hónap utolsó napjára módosul, így a február sosem marad ki. A hétvégi napokhoz a Működési idő alatt a Hétvégék négyzetet is be kell jelölni. |
Kiket sürgetünk
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Csak ennyi idő után sürgessen | 14 nap | Mennyivel a fizetési határidő után vegye egyáltalán figyelembe az AutoCASH a számlát. |
| Ne foglalkozzon az ennél kisebb tartozással | 0 | Ne sürgessen olyan vevőt, akinek a lejárt tartozása ez az összeg alatt van, az ERP fő pénznemében — ritkán éri meg a kapcsolat kockáztatását. A 0 mindenkit sürget. |
| Soha ne sürgesse ezeket a vevőket | (üres) | Vevőazonosítók az ERP-jéből, vesszővel elválasztva. Azok a vevők, akikkel mindig személyesen szeretne foglalkozni. |
Jóváírás-védelem
Az a vevő, akinek nyitott jóváírásai fedezik a számláit, sosem kap emlékeztetőt — valójában Ön tartozik neki, nem fordítva. Mindig aktív, minden csomagban, és minden kihagyott cég szerepel a jelentésben.
Meddig eszkalál
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Eszkaláció legfeljebb eddig (Family) | 1. emlékeztető | A szigorú felső korlát. Senki nem kerül ennél magasabb szintre, bármennyire is késedelmes. A Personal csomagban az alapértelmezett érték marad. |
| Csak azokat a számlákat sürgesse, amelyek legalább ennyi ideje lejártak | 14 nap | A belépési küszöb. Ez alatt a rendszer teljesen figyelmen kívül hagyja a számlát. Szintenkénti napküszöbök nincsenek: minden ütemezett futás egy szinttel feljebb lépteti a vevőt, amíg a legutóbbi emlékeztetőjéből bármelyik számla kifizetetlen. |
Milyen gyakran sürgethető ugyanaz a vevő
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Emlékeztetők ismétlése ennyi naponta (Family) | 7 nap | Egyetlen szám az összes szintre: a legrövidebb szünet, mielőtt ugyanazt a vevőt újra megkeresnénk. Ez akadályozza meg, hogy bárkit kétszer sürgessünk ugyanazért a tartozásért. A Personal csomagban az alapértelmezett érték marad. |
Mit kap Ön
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Ki kapja a jelentéseket és az előnézeteket | a fiókja e-mail-címe | Az utólagos jelentés és az előző napi előnézet a fiókja e-mail-címére, valamint az Általános vezérlőpulton megadott Vezetőségi e-mailek mezőben megadott címekre megy. Külön AutoCASH-címzettlista nincs. |
🔍 DEMO mód
Minden AutoCASH-fiók DEMO módban indul, és az első futás mindig demó. Beolvassa a számláit, alkalmazza az összes szabályt, és pontosan kiszámolja, kit milyen szinten keresne meg — majd ahelyett, hogy bárkit megkeresne, ezt a listát küldi el Önnek e-mailben. Egyetlen vevő sem hall felőle.
Amint legalább egy demójelentést megkapott, a LIVE kapcsoló feloldódik. Bármikor visszatérhet a DEMO módra — egy forgalmas időszak előtt, vagy amíg a szabályokat módosítja.
📊 A jelentés olvasása
💰 A pénz
Nyitott számlák összesen, lejárt tartozás összesen, és az, hogyan oszlik meg a lejárt összeg a négy szint között. Ez a kintlévőségei korosítása egyetlen pillantással.
👤 Kiket kerestünk meg
Minden vevő, a szintje, az összeg, a levélben megnevezett számlák és a cím, amelyre a levél ment.
⚠️ Kiket nem
Ugyanilyen hasznos: a kizárt vevők, a minimuma alatti tartozások, és mindenki, aki még az ismétlési időablakán belül van.
❓ Hibaelhárítás
| Amit lát | Mit jelent |
|---|---|
| Egy ütemezett napon nem történik semmi | Vagy a mai nap nem szerepel az ütemezett futtatási napjai között, vagy éppen senki nem éri el a minimális összeget és a minimális késedelmes napok számát. A jelentésből kiderül, melyikről van szó. |
| Egy vevőt nem sürgettünk meg | Ellenőrizze sorban: rajta van-e a „Soha ne sürgesse ezeket a vevőket” listán, a minimuma alatt van-e az összege, az ismétlési időablakon belül van-e, és valóban túllépte-e a legrégebbi számlája a minimális késedelmes napok számát. |
| Mindenki megragadt az 1. szinten | Ez az Eszkaláció legfeljebb eddig beállítás munkája. A Family csomagtól 2-re vagy 3-ra emelheti, amikor készen áll. |
| Nem érkezik előnézet | Az előnézet a Personal csomagtól elérhető, ha az Előnézetek küldése be van kapcsolva. Az előnézet a szokásos óránkénti futásból indul, és minden olyan napon hallgat, amely nem egy futás előestéje, illetve akkor is, ha senkit nem kellene megsürgetni. |
| Egy vevő azt állítja, hogy már fizetett | Az AutoCASH azt olvassa, amit az ERP-je kifizetetlennek tekint. Ha egy befizetést még nem rögzítettek ott, a számla továbbra is lejártnak számít — a Pay2ERP ezt a rést zárja be azzal, hogy automatikusan importálja a befizetéseket. |
❓ Gyakran ismételt kérdések
Mely ERP-ket támogatja?
Ma Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 és újabb), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero és SAP Business One. Bármely más, API-val rendelkező ERP-t — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite és mások — kérésre csatlakoztatunk.
Hogyan működik a számlázás?
Előfizetéses alapon — fix havi díj, amely havi felhasználási keretet tartalmaz, és minden számlázási időszakban feltöltődik. Az emlékeztetők ebből megkeresett vevőnként kerülnek levonásra, és bármikor vásárolhat extra keretet — a csomagtáblázatot a termékoldalon találja. Az első hónap ingyenes Discovery-hónap — bankkártya nem szükséges.
Tesztelhetek úgy, hogy ne menjenek ki valódi emlékeztetők?
Igen! A DEMO mód beolvassa a számláit, de nem küld emlékeztetőt — csak előnézeti jelentéseket, amelyek pontosan megmutatják, mit tenne. Az első hónap ingyenes.
Melyek az eszkalációs szintek?
4 szint: 0. szint — számlalista (a nyitott számlák barátságos listája), 1. szint — 1. emlékeztető, 2. szint — 2. emlékeztető, 3. szint — végső emlékeztető. Az eszkaláció lépcsőzetes: minden ütemezett futás egy szinttel feljebb lépteti a vevőt, amíg a legutóbbi emlékeztetőjéből bármelyik számla kifizetetlen, a legfelső szint pedig ismétlődik. A belépési küszöböt Ön adja meg; az ismétlési szünet és a legmagasabb aktív szint a Family csomagtól állítható be.
Kizárhatok bizonyos vevőket?
Igen. Adja hozzá a vevőazonosítóikat a „Soha ne sürgesse ezeket a vevőket” listához a /bots → Vezérlés → AutoCASH oldalon, hogy kihagyja a kiemelt vevőket, az anyavállalatokat vagy a belső cégeket.
Együttműködik a Pay2ERP-vel?
Igen! Az AutoCASH és a Pay2ERP együtt dolgozik — amint a Pay2ERP észlel egy beérkező befizetést, az AutoCASH automatikusan leállítja az adott számlához tartozó emlékeztetőket. Teljesen automatizált pénzforgalmi ciklus.
Milyen gyakran fut?
A „Futtatás ezeken a napokon” mezőben megadott napokon (alapértelmezés szerint minden hónap 1-jén és 15-én, vagy a hét megadott napjain, például minden pénteken). Ha kiüríti a mezőt, az AutoCASH nem csinál semmit. Minden fizetős csomagban ráadásul minden futás előtti napon előnézeti levelet is kap.
Mekkora a minimális lejárt összeg?
Szabadon állítható — alapértelmezés szerint 0, vagyis minden lejárt számlát megsürget a rendszer. Ha megemeli, azokat a vevőket kihagyja, akiknek a lejárt tartozása a küszöb alatt marad. A minimális lejárt napok számát is beállíthatja (alapértelmezés: 14 nap), hogy a nemrég lejárt számlákra ne menjen emlékeztető.
Használ ez MI-t? Nekünk nem szabad.
Nem. Az AutoCASH egyetlen módban és egyetlen csomagban sem tartalmaz MI-modellt, és soha nem kerül ügyfél- vagy számlaadat MI-szolgáltatóhoz. Minden emlékeztető az Ön küszöbértékeit követi, így ugyanaz a főkönyv mindig ugyanazt a listát adja. Ha a megfelelőségi csapatának írásos megerősítésre van szüksége, szóljon, és írásban is megerősítjük a dokumentációja számára.
🔒 Amit az AutoCASH soha nem tesz meg
- Senkit nem keres meg, amíg a DEMO mód be van kapcsolva.
- Nem keres meg olyan vevőt, aki rajta van a „Soha ne sürgesse ezeket a vevőket” listán.
- Nem eszkalál az Ön által beállított szint fölé.
- Nem sürgeti ugyanazt a vevőt kétszer ugyanazért a tartozásért az Ön által választott ismétlési időablakon belül.
- Nem küld emlékeztetőt a vevőnek az Ön adatai nélkül — minden levél tartalmazza a cége nevét, a fizetési adatait és az aláírását, akár az ERP-je, akár a BOTS4.me küldi.
- Nem változtat semmit az ERP-jében. Az AutoCASH csak olvas; soha nem szerkeszt számlát és nem rögzít befizetést.