AutoERP
Felhasználói útmutató – rendelés-visszaigazolás, szállítás és számlázás robotpilótán
✅ Az egyetlen dolog, amit előbb meg kell tennie
Az AutoERP csak külön megjelölt rendeléseken dolgozik. Magától soha nem nyúl egy rendeléshez sem. Kizárólag azokkal a rendelésekkel dolgozik, amelyeken ott van a két címke egyike — ezeket mi hozzuk létre az ERP-jében:
| Címke a rendelésen | Mit tesz vele az AutoERP |
|---|---|
AutoERP |
A teljes rendelés egyben. Visszaigazolja, megvárja, amíg minden tétel raktáron van, létrehoz egy szállítást, majd kiszámlázza. Semmi nem indul el, amíg a rendelés nem szállítható ki teljes egészében. |
AutoERP_partial |
Tételenként. Kiszállítja, ami most teljesen raktáron van, a többit pedig egy későbbi szállítmányra hagyja a rendelésen. Hosszú átfutási idő vagy közvetlenül a szállítótól érkező tételek esetén a legjobb. A Részszállítás funkciót igényli (Business csomagtól, alapértelmezés szerint kikapcsolva) — enélkül a rendelés nem kerül kiszállításra, és a jelentés „Az Ön segítségére vár” részében jelenik meg. |
Mindkét címkét átnevezheti a vezérlőpultja AutoERP fülén, ha a csapata már más elnevezést használ. A MINDKÉT címkét viselő rendelést teljes rendelésként kezeli, soha nem kétszer.
Amint az AutoERP kiszállított egy rendelést, saját jelölőcímkét tesz rá: AutoERP fully a teljes rendelésre, AutoERP partially a részszállításra. Így a csapata egy pillantással látja, mit végzett már el az AutoERP — hagyja ezeket a címkéket a rendelésen.
🔄 Hogyan működik az AutoERP – a folyamat képekben
a rendelést
(+ előleg előrefizetésnél)
amint a készlet megvan
a szállítás után
+ jelentés Önnek
Minden vevőnek szóló e-mailt (rendelés-visszaigazolás, előlegszámla, szállítólevél, számla, átvételi értesítés, fizetési emlékeztető) az Ön saját ERP-je küld el, az Ön saját sablonjaival, arculatával és a vevő nyelvén. Az AutoERP soha nem ír a vevőinek a saját nevében.
🚀 A csatlakozás lépései
- Csatlakoztassa az ERP-jét a vezérlőpulton, vagy telepítse a BOTS4.me alkalmazást az Odoo Apps áruházból, és nyomja meg a Csatlakozás gombot.
- Kapcsolja be az AutoERP-t. DEMO módban indul — olvassa az ERP-jét, és a három saját rendeléscímkéjén kívül semmit nem ír.
- Jelöljön meg egy vevői rendelést az
AutoERPcímkével. - Várja meg a következő futást, és olvassa el a postaládájába érkező előnézeti jelentést.
- Elégedett? Állítsa át a Mód értékét DEMO-ról LIVE-ra az AutoERP fülön. Ettől a pillanattól kezdve az AutoERP ír az ERP-jébe.
🧭 A három modul
Rendelés-visszaigazolás
A megjelölt piszkozat rendeléseket és árajánlatokat visszaigazolt rendelésekké alakítja. Ha a rendelés fizetési feltételei előrefizetést írnak elő, az Ön ERP-jén keresztül egy 100%-os előlegszámlát is kiállít, amelyet az Ön ERP-je e-mailben elküld a vevőnek. Minden csomagban elérhető, akárcsak az alábbi két modul.
Szállítások
Létrehozza és jóváhagyja a szállítást az ERP-jében, amint van készlet, elérkezett a szállítási dátum, és a vevő hitelállapota rendben van. A részszállítás a maradékot hátralékként a rendelésen hagyja.
Számlázás
Kiszámlázza, ami ténylegesen leszállításra került, az Ön ERP-jének saját számlázásával — rendelésenként egy számlát, vagy vevőnként (és pénznemenként) egy gyűjtőszámlát naponta, hetente vagy havonta. Az előleget a végszámla levonja; a lekönyvelt előlegszámla egyben az Ön adóügyi bizonylata a kapott előlegről.
Minden modul külön kikapcsolható a vezérlőpulton. Az egyik kikapcsolása soha nem akadályozza a többit — hagyhatja például, hogy az AutoERP visszaigazoljon és szállítson, miközben a könyvelője továbbra is kézzel számláz.
⚙️ A vezérlőpult beállításainak áttekintése
Mely rendelésekhez nyúlhat az AutoERP
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Címke: teljes rendelések | AutoERP | Az a címke, amely egy egész rendelést átad az AutoERP-nek. |
| Címke: tételenkénti rendelések | AutoERP_partial | Az a címke, amely engedélyezi egy rendelés részszállítását. |
| Az alábbi korlátok pénzneme | Üres (a vállalata pénzneme) | Az a pénznem, amelyben a minimális értékek és a hitelkeretek meg vannak adva. Hagyja üresen, ha a vállalata ERP-ben beállított pénznemét szeretné használni. A más pénznemű rendelést egyszerűen nem vetjük össze velük — soha nem váltunk át semmit az Ön tudta nélkül. |
Munkaidő
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Rendelések visszaigazolása — ettől / eddig | 00:00 – 23:59 | Mikor lehet a rendeléseket visszaigazolni. |
| Szállítások létrehozása — ettől / eddig | 06:00 – 16:00 | Általában a raktára munkaideje, hogy ne induljon komissiózás azután, hogy mindenki hazament. |
| Aznapi szállítás leadási határideje | 14:30 | Az ezen időpont után leadott rendelések másnap indulnak. |
| Számlák létrehozása — ettől / eddig | 13:00 – 17:00 | Mikor lehet számlát létrehozni. |
| Számlázás legkorábban | 13:00 | Biztonsági határ, hogy a reggel még szerkesztés alatt álló rendelés ne kerüljön túl korán kiszámlázásra. |
Szállítási szabályok
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Minimális szállítási érték | 25 | Ne küldjön ennél kisebb értékű csomagot; várjon további tételekre. Állítsa 0-ra, ha mindig szeretne szállítani. |
| … de ennyi idő után mindenképp szállítson | 14 nap | Hogy egy kis rendelés soha ne várjon örökké. |
| Max. részszállítás rendelésenként | 10 | Megakadályozza, hogy egyetlen rendelésből apró csomagok sorozata legyen. |
Egy adott kis rendelést mégis ki kell küldenie? Tegye rá az AutoERP_small_ok címkét, és arra a rendelésre nem érvényes a minimum.
Számlázási szabályok
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Szállítások gyűjtése egy számlára | Be | Be: vevőnként egy számla időszakonként. Ki: rendelésenként egy számla. |
| Vevők számlázása | Hetente egyszer | Azonnal, naponta, hetente vagy havonta. |
| Számlázás napja / Számlázás napja a hónapban | Péntek / 1. | Melyik napon megy ki a gyűjtőszámla. A havi beállítás a 28. napra van korlátozva, hogy minden hónap ugyanúgy viselkedjen. |
| Minimális számlaösszeg | 50 | Ez alatt a számla átkerül a következő időszakra. |
| Max. számla szállításonként | 1 | Biztonsági korlát. Az AutoERP mindig engedélyez egy további végszámlát, hogy semmi ne maradjon kiszámlázatlanul. |
| Várakozás a teljes rendelésre | 14 nap | Mennyi ideig várjon, hogy minden EGY számlára kerüljön. Utána az AutoERP kiszámlázza, ami elment, és később végszámlát küld. |
| Adóügyi bizonylat ennyi idő után | 14 nap | Ha a vevő előre fizetett, de az áru ennyi napon belül nem indult el, adóügyi bizonylat készül — sok országban ez jogszabályi követelmény. |
| „Számlát kér” mező | (üres) | Nem kötelező. Annak az igen/nem mezőnek a technikai neve az ERP-jében, amely rögzíti, hogy a vevő egyáltalán kér-e számlát. Hagyja üresen, ha mindig szeretne számlázni. |
Hitelellenőrzés
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Kifizetett díjbekérő megkövetelése | Be | Tartsa vissza a szállítmányt, amíg az előre fizető vevő ténylegesen nem fizetett. |
| Blokkolás e lejárt összeg felett | 300 | Tartsa vissza a szállítást azoknál a vevőknél, akik ennél többel tartoznak Önnek. |
| Blokkolás ennyi napos késedelem felett | 14 | Tartsa vissza a szállítást, ha a legrégebbi kifizetetlen számla ennél régebbi. |
| Szállítások visszatartása, ha az ellenőrzés nem fut le | Be | Ha maga a hitelellenőrzés nem tud lefutni, inkább tartsa vissza a szállítmányt, mintsem kiszállítsa. Ajánlott. |
| E-mail a vevőnek blokkolás esetén | Be | Fizetési emlékeztetőt küld, amikor egy rendelést először visszatartunk. Rendelésenként egyszer, soha nem ismételten. |
🔍 DEMO mód
Minden AutoERP-fiók DEMO módban indul, és az első futás mindig demó. DEMO módban az AutoERP beolvassa a rendeléseit, a készletét és a vevők fizetési állapotát, és pontosan kiszámolja, mit tenne — majd e-mailben elküldi Önnek a listát ahelyett, hogy megtenné. Az ERP-jében egyetlen rekordhoz sem nyúl.
Miután legalább egy demójelentést megkapott, az AutoERP fülön feloldódik a LIVE kapcsoló. Bármikor visszatérhet a DEMO módhoz.
📊 A jelentés olvasása
📋 Összefoglaló
Hány rendelést igazolt vissza, szállított ki és számlázott ki — és hányat hagyott ki, kategóriánként. LIVE módban csak akkor érkezik jelentés, ha az AutoERP csinált valamit, vagy egy rendelésnek szüksége van Önre; a kézi beavatkozást igénylő rendelések állnak az elején.
📝 Rendelésről rendelésre
Minden döntés, közérthető nyelven megadott indoklással. DEMO módban ez a teljes listája annak, ami történt volna.
⚠️ Kihagyva és miért
A leghasznosabb rész. „Készletre vár”, „az Ön minimuma alatt”, „a vevő késedelmes”, „a leadási határidő után” — minden kihagyás megmondja, melyik beállítás okozta.
❓ Hibaelhárítás
| Amit lát | Mit jelent |
|---|---|
| „Egyetlen megjelölt rendelés sem igényelt figyelmet” | Egyetlen rendelésen sincs AutoERP-címke, vagy minden megjelölt rendelés már teljesen feldolgozott. Jelöljön meg egy rendelést, és várja meg a következő futást. |
| Visszaigazolt, de soha ki nem szállított rendelések | Általában a készlet: a teljes rendelés címke megvárja, amíg minden tételsor elérhető. Nézze meg a kihagyás okát — megnevezi a terméket. Lehet a szállítási időablak vagy a leadási határidő is. |
| Kiszállítva, de soha ki nem számlázva | Ellenőrizze, hogy a számlázási időablak átfedi-e a Működési időt, és tartalmazza-e a „soha ne számlázzon ez előtt” időpontot. Heti gyűjtés esetén a számlák csak a kiválasztott napon mennek ki. |
| Egy vevő összes rendelése visszatartva | Hitelellenőrzés. Túllépték a lejárt tartozásra megadott korlátot, vagy nem fizették ki az előleget. A jelentés megadja az összeget és a napok számát. |
| Egy szolgáltatássor soha nem kerül kiszámlázásra | A szolgáltatást a leszállított mennyiség alapján kell számlázni, de a leszállított mennyiségét még senki nem adta meg — az AutoERP ezt soha nem találgatja. A jelentés egyszer felsorolja „Az Ön segítségére vár” alatt; adja meg a mennyiséget a rendelésen, és a következő futás kiszámlázza. |
| A kis rendelések soha nem indulnak el | A minimális szállítási érték alatt vannak. A várakozási idő letelte után automatikusan elindulnak, vagy azonnal, ha megjelöli őket az AutoERP_small_ok címkével. |
| Az AutoERP-címkék hiányoznak az ERP-jéből | A csatlakoztatott felhasználó nem hozhat létre címkéket. Adjon neki Értékesítés adminisztrátori jogot, vagy hozza létre a két címkét kézzel — az AutoERP így is, úgy is használni fogja őket. |
| Az Odoo-ban nincs Címkék mező a vevői rendeléseken | Egyes CRM-alkalmazás nélküli Odoo-adatbázisokban a vevői rendeléseken nincs Címkék mező, így az AutoERP nem tudja megjelölni a rendeléseket. Telepítse a CRM alkalmazást (ez hozzáadja a Címkék mezőt), vagy kérje meg Odoo-partnerét, hogy vegyen fel a vevői rendelésekre egy x_autoerp_tags nevű szövegmezőt, és írja bele a címke nevét — az AutoERP ekkor ezt a mezőt olvassa. |
🔒 Amit az AutoERP soha nem tesz meg
- Nem nyúl hozzá olyan rendeléshez, amely nincs megjelölve.
- Nem ír semmit a három saját rendeléscímkéjén kívül, amíg a DEMO mód be van kapcsolva.
- Nem ír e-mailt a vevőinek a saját nevében — minden vevőnek szóló e-mail az Ön ERP-jéből érkezik, az Ön sablonjaival és arculatával.
- Nem szállít árut olyan vevőnek, aki túllépte az Ön által megadott hitelkeretet, amíg a Hitelellenőrzés be van kapcsolva.
- Nem számlázza ki kétszer ugyanazt az árut — az ERP-jében már kiszámlázott mennyiséget soha nem számlázza újra.
- Nem von össze több vevőt vagy több pénznemet egyetlen számlára.
❓ Gyakran ismételt kérdések
Mely ERP-ket támogatja?
Ma már élesben: Odoo 13–19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 és 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 és újabb, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), valamint QuickBooks Online, Xero és SAP Business One. Bármely más, API-val rendelkező ERP-t — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite és mások — kérésre csatlakoztatunk.
Mit automatizál az AutoERP?
Három alapmodul: Rendelés-visszaigazolás (visszaigazolja a rendeléseket, és előre fizető vevők esetén az ERP-jével előlegszámlát állíttat ki), Szállítás (szállítást hoz létre, amint van készlet, egész rendelésenként vagy tételenként) és Számlázás (rendelésenként egy számla, vagy gyűjtőszámlák — naponta, hetente vagy havonta). Minden vevőnek szóló e-mailt az ERP-je küld.
Tesztelhetek úgy, hogy ne érintse az ERP-met?
Igen! A DEMO mód beolvassa a rendeléseit és a készletét, de nem hajt végre tranzakciót — csak jelentést készít arról, hogy pontosan mit tenne. Az első hónap ingyenes.
Bekapcsolhatok csak néhány modult?
Igen. Minden modulnak saját kapcsolója van — csak azt kapcsolja be, amire szüksége van: csak visszaigazolás, csak szállítás, vagy mind a három modul együtt. Beállítás: /bots → Vezérlés → AutoERP.
Támogatja a részszállítást?
Igen, a Részszállítás funkcióval (Business csomagtól). Ha nincs minden tétel raktáron, az AutoERP kiszállítja az elérhető tételsorokat, és részszállításokat hoz létre — a legrégebbi rendelésekkel kezdve. Egy biztonsági korlát rendelésenként korlátozza a részszállítások számát (alapértelmezés 10).
Mi az a gyűjtőszámlázás?
Ahelyett, hogy rendelésenként egy számlát készítene, az AutoERP ugyanannak a vevőnek több rendelését is összevonhatja egyetlen gyűjtőszámlára — azonnal, naponta, hetente vagy havonta. A minimális gyűjtött összeg küszöbe beállítható.
Együttműködik a Mail2ERP-vel?
Igen! A Mail2ERP e-mailből importálja a rendeléseket az ERP-jébe. Az AutoERP ezután automatikusan visszaigazolja, kiszállítja és kiszámlázza ezeket a rendeléseket. Együtt a teljes ciklust automatizálják — a vevő e-mailjétől a kifizetett számláig.
Hogyan működik a hitelellenőrzés?
Ha a Hitelellenőrzés be van kapcsolva (Business csomagtól, alapértelmezés szerint kikapcsolva), az AutoERP a kiszállítás előtt ellenőrzi, hogy a vevőnek van-e kifizetetlen díjbekérője vagy lejárt tartozása. Ha ezek meghaladják az Ön által beállított küszöböket (alapértelmezés: 300 a cége pénznemében, vagy egy 14 napnál régebben lejárt számla), a kiszállítás visszatartásra kerül, és a vevő egyetlen fizetési emlékeztetőt kap az ERP-jétől.
Használ ez MI-t? Nekünk nem szabad.
Nem. Az AutoERP egyetlen módban és egyetlen csomagban sem tartalmaz MI-modellt, és soha nem kerül adat MI-szolgáltatóhoz. Minden művelet az Ön szabályait követi, így ugyanaz a bemenet mindig ugyanazt az eredményt adja, és minden lépés visszakövethető a naplóban. Ha a megfelelőségi csapatának írásos megerősítésre van szüksége, szóljon, és írásban is megerősítjük a dokumentációja számára.