A Dolibarr automatizálása: e-mailes rendelések, számlázás és fizetési emlékeztetők

🎯 A rendeléstől a befizetésig tartó lépések, amelyeket a Dolibarr Önre hagy

A Dolibarrban megvan minden bizonylat, amelyre egy kereskedő cégnek szüksége van: kereskedelmi ajánlatok, vevői rendelések, szállítmányok, számlák és kifizetések. Ami hiányzik, az valaki, aki minden rendelést továbbvisz egyik bizonylatról a következőre. A legtöbb Dolibarrt használó cégnél ez még mindig egy ember, és minden rendelésnél ugyanaz a néhány lépés ismétlődik:

• Rendelésrögzítés: egy vevő PDF- vagy Excel-rendelést küld e-mailben, és valaki begépeli a termékeket és mennyiségeket egy ajánlatba vagy rendelésbe.
• Jóváhagyás és kiszállítás: valaki jóváhagyja a rendelést, ellenőrzi a készletet, létrehozza a szállítmányt, és jóváhagyja.
• Számlázás: valaki létrehozza a számlát a rendelésből, ügyel arra, hogy csak a kiszállított áru kerüljön számlázásra, és elküldi a vevőnek.
• Behajtás: a hónap végén valaki átnézi a kifizetetlen számlákat, és emlékeztetőket ír, vagy nem jut hozzá.

Minden lépés önmagában gyors. Együtt, minden rendelésnél megismételve heti órákat vesznek el, és az elfelejtett lépés általában a drága: egy soha el nem küldött számla vagy egy egy hónappal később kiküldött emlékeztető.

🤖 Mely BOTS4.me botok működnek a Dolibarrral

A BOTS4.me minden ERP-alkalmazása fut a Dolibarr 23-as és újabb verzióin. Ez az oldal azt a hármat mutatja be, amelyek együtt viszik az értékesítési oldalt az e-mailtől a befizetésig.

A Supplier2ERP, a Pay2ERP, a Bill2ERP, az AutoSTOCK és az AutoPURCHASE is fut a Dolibarron, és a Pay2ERP bemenetként a Dolibarr saját banki sorait is használhatja. Egyetlen Dolibarr-kapcsolat minden elindított botot kiszolgál.

📧 Mail2ERP: e-mailes rendelésekből ajánlatok és vevői rendelések

A Mail2ERP olvassa az értékesítési postafiókját, eldönti, hogy minden e-mail ajánlatkérés, végleges rendelés vagy egyik sem, és kiolvassa a terméksorokat az e-mail szövegéből és minden mellékletből: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, képek és szkennelt dokumentumok, bármilyen elrendezésben és nyelven, sablonok nélkül. Minden termékkódot a Dolibarr-katalógus termékhivatkozásaival párosít.

• Ajánlatkérés → kereskedelmiajánlat-piszkozat, amelyet az értékesítési csapata beárazhat, módosíthat és elküldhet.
• Végleges rendelés → vevői rendelés, piszkozatként létrehozva, majd jóváhagyva.
• Kapcsolattartók: az e-mail írója lesz a bizonylat vevői kapcsolattartója, az e-mailben megnevezett szállítási cím pedig a szállítási kapcsolattartó.
• Fájlok: a vevő mellékleteit az ajánlathoz vagy a rendeléshez csatolja.
• Nincsenek duplikátumok: minden bizonylatot a Dolibarr külső hivatkozás mezőjében megjelöl a forrás-e-maillel, így a kétszer elküldött ugyanazon rendelés egyszer jön létre.

A Mail2ERP soha nem hoz létre partnert (harmadik felet) vagy terméket. A feladónak egy meglévő vevőhöz kell tartoznia, és minden sornak egy meglévő termékkel kell egyeznie. A nem importálható e-mail olvasatlanul az INBOX-ban marad, és a napló megmondja, miért.

🐙 AutoERP: a címkézett rendelések jóváhagyása, kiszállítása és számlázása

Az AutoERP átveszi a rendelés utáni rutinlépéseket. Csak azokkal a rendelésekkel dolgozik, amelyeket Ön átad neki, és az átadás egy mezővel történik, nem találgatással.

Hogyan adja át a rendelést az AutoERP-nek

A Dolibarr nem engedi más programoknak, hogy olvassák egy vevői rendelés címkéit, ezért az AutoERP egy BOTS4.me tags nevű rendelésmezőt használ (kód: b4mtags). Ha az integrációs felhasználó rendszergazda, az AutoERP magától hozzáadja a mezőt. Egyébként adja hozzá egyszer: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, címke BOTS4.me tags, kód b4mtags, típus String (1 line), hossz 255, mindig szerkeszthető. Ezután írja a mezőbe az AutoERP szót a teljes rendelés feldolgozásához, vagy az AutoERP_partial szót a soronkénti feldolgozáshoz. Az AutoERP ugyanebbe a mezőbe írja a saját állapotcímkéit.

Mi történik minden futáskor

• Visszaigazolás: a címkézett rendeléspiszkozatot jóváhagyja. Ha a rendelés fizetési feltétele előrefizetést kér, például “Due on order” vagy 100%-os előlegfeltétel, az AutoERP a teljes rendelésre jóváhagyott, a rendeléshez kapcsolt előlegszámlát is kiállít.
• Kiszállítás: amint a készlet megvan és a szállítási dátum elérkezett, az AutoERP a rendelésből jóváhagyott szállítmányt hoz létre a kiszállítható mennyiségekkel. A Dolibarr a jóváhagyáskor mozgatja a készletet, ha a Készlet modul beállítása így rendelkezik. A részszállítások a maradékot a rendelésen hagyják.
• Számlázás: az AutoERP egy jóváhagyott számlát hoz létre a rendelésből, a készletes termékeket a ténylegesen kiszállított, a szolgáltatásokat a megrendelt mennyiség szerint számlázza, és levonja a kifizetett előlegeket. Választhat vevőnként napi, heti vagy havi egy gyűjtőszámlát is.

A Business csomagban az AutoERP visszatarthatja a szállításokat a lejárt számlával rendelkező vevőknél, egyszer emlékeztetve őket, és részletekben is kiszállíthatja a rendeléseket. Minden lehetőséget az AutoERP útmutató ismertet.

💰 AutoCASH: fizetési emlékeztetők a lejárt Dolibarr-számlákhoz

A hónap kiválasztott napjain az AutoCASH beolvassa a kifizetetlen vevői számlákat a Dolibarrból, vevőnként csoportosítja őket, és meghatározza, mennyire késedelmes az egyes vevő. Az eszkaláció alapértelmezés szerint fokozatos:

• Kezdje finoman: bekapcsolhatja csak az 1. szintet, kipróbálhatja élesben, és a 2. és 3. szintet később engedélyezheti.
• Soha kétszer ugyanazért: ugyanazt a szintet csak várakozási idő után ismétli meg, és egy félúton leálló futás nem küldhet kétszer emlékeztetőt.
• Szűrők: minimális összeg, minimális késedelmi napok száma és azoknak a vevőknek a listája, akiket soha nem szeretne automatikusan felszólítani.
• Két e-mail Önnek: előnézet előző nap arról, ki kap emlékeztetőt, és jelentés utána arról, kit kerestek meg, milyen szinten és mely számlák miatt.
• A BOTS4.me küldi: mivel a Dolibarr nem tud e-mailt küldeni az API-ján keresztül, az emlékeztetőket a BOTS4.me küldi, a vevő nyelvén. Az AutoERP saját, előre fizetett rendelésekhez kiállított előlegszámláit az AutoCASH nem szólítja fel.

⚙️ Beállítás lépésről lépésre a Dolibarrhoz

• 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, és kattintson az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra a kívánt bot kártyáján. Bankkártya nem szükséges.
• 2. lépés — Kapcsolja be a REST API-t a Dolibarrban: Home → Setup → Modules/Applications → kapcsolja be az API REST (server) modult.
• 3. lépés — Hozzon létre integrációs felhasználót: a Users & Groups alatt hozzon létre egy felhasználót, például “BOTS4.me Integration”, és adja meg neki a használt botok jogait: Mail2ERP — partnerek (harmadik felek), termékek, kereskedelmi ajánlatok, vevői rendelések; AutoERP — vevői rendelések, szállítmányok, vevői számlák, készlet; AutoCASH — vevői számlák, kifizetések, bankok. Minden botnak olvasási jog is kell a Bankokhoz és a saját felhasználói kártyájához.
• 4. lépés — Generálja az API-kulcsot: nyissa meg a felhasználói kártyát → Modify → API key mező → generálás → Save, és másolja ki a kulcsot.
• 5. lépés — Csatlakoztassa a Dolibarrt a bots4.me-n: adja meg a Dolibarr-webhely URL-jét és az API-kulcsot, valamint az entitás számát, ha a Multicompany modult használja. A teljes leírás itt található: A csatlakozás lépései.
• 6. lépés — Csak AutoERP: adja hozzá a BOTS4.me tags rendelésmezőt a fent leírtak szerint, kivéve, ha az integrációs felhasználó rendszergazda.
• 7. lépés — Csatlakoztassa a postafiókját a Mail2ERP-hez (Gmail és Microsoft 365 Secure Quick Connecttel, mások IMAP-on alkalmazásjelszóval), vagy ehelyett továbbítsa a rendeléseket a BOTS4.me Mailboxba.

🧪 DEMO mód, nem egyértelmű e-mailek és hibák

Minden bot DEMO módban indul. A Mail2ERP e-mailben elküldi az ajánlatot vagy rendelést, amelyet létrehozott volna, az AutoERP jelenti, mely rendeléseket hagyott volna jóvá, szállított volna ki és számlázott volna, az AutoCASH pedig elküldi azoknak a vevőknek a teljes listáját, akiknek emlékeztetőt küldött volna, anélkül hogy bárkivel kapcsolatba lépne. Semmi nem kerül a Dolibarrba, amíg a Mód értékét LIVE-ra nem állítja, ami az első DEMO-jelentés után oldódik fel. A DEMO mód oldal elmagyarázza az elvet, az élő irányítópult-demó pedig minden beállítást mintaadatokkal mutat be.

• Azok az e-mailek, amelyeket a Mail2ERP nem tudott importálni, olvasatlanul az INBOX-ban maradnak. Az importáltak a _Mail2ERP/FELDOLGOZOTT mappába kerülnek.
• Az ok mindig naplózódik a Naplók fülön és a postafiók LOGS mappájában, például egy feladó, aki nem vevő a Dolibarrban, vagy egy nem létező termékhivatkozás. Lásd: útmutató a LOGS mappához.
• Javítás mappákkal: húzzon egy e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába, hogy ajánlatként vagy rendelésként újra feldolgozza, vagy a _Mail2ERP/KIHAGY mappába, hogy a jövőben kihagyja az ilyen típusú e-maileket.
• Az AutoERP beállítási problémáit, például a hiányzó BOTS4.me tags mezőt vagy a kikapcsolt Szállítmányok modult, a futási jelentés megnevezi, így pontosan tudja, mit kell javítani.

📅 Az ingyenes Discovery-hónap és az ingyenes csomag

Minden bot első hónapja ingyenes Discovery-hónap, bankkártya nélkül. A Vezérlés fülön Discovery jelöléssel ellátott kapcsolók benne vannak, és kikapcsolva indulnak, így Ön választja ki, mit próbál ki.

📚 Kapcsolódó olvasmányok

• Termékek: Mail2ERP, AutoERP és AutoCASH.
• Útmutatók: Mail2ERP útmutató, AutoERP útmutató, AutoCASH útmutató és A csatlakozás lépései.
• Egy másik nyílt forráskódú ERP: Az ERPNext automatizálása e-mailből: rendelések, beszállítói visszaigazolások és kifizetések.
• Megközelítések összehasonlítása: Parseur, Docparser vagy Nanonets vs. Mail2ERP az ERP-rendelésrögzítéshez.
• Ugyanezek a lépések más ERP-kben: Business Central-rendelések automatikus kiszállítása és számlázása és Hogyan automatizálható a rendelés-visszaigazolás, a kiszállítás és a számlázás az Odoo-ban.
• Háttér: Az ERP- és CRM-rendszerek megértése és miért építettük a BOTS4.me-t.