Hogyan importálhatók e-mailes rendelések és ajánlatkérések a SAP Business One-ba

🎯 „Az értékesítési csapatunk fele adatrögzítés”

A SAP Business One-t használó cégek jellemzően disztribútorok, nagykereskedők és gyártók, folyamatos B2B rendelésáramlással. E rendelések többsége még mindig e-mailben érkezik, és a postafiók és az értékesítési bizonylat közötti rést emberek hidalják át:

• Végtelen formátumok: PDF-ek a vevő ERP-jéből, egyedi oszlopos Excel-táblák, szkennelt űrlapok, az e-mail szövegébe gépelt cikklisták, több nyelven.
• Nem egyező kódok: a vevő a saját cikkszámát vagy egy vonalkódot ír, és valaki kézzel keresi ki az Ön ItemCode-ját.
• Ajánlatkérések és rendelések keverve: minden e-mailnél először dönteni kell — árajánlat vagy vevői rendelés —, mielőtt bárki gépelni kezdene.
• Lassú válaszok: a másnap megválaszolt ajánlatkérések alulmaradnak a gyorsabb versenytársakkal szemben, a késő délután érkezett rendelések pedig egy nappal később mennek ki.

Nagy mennyiségnél ehhez egy egész csapat kell. Az egyik Mail2ERP-ügyfél, az IMP Kontakt havonta több ezer e-mailes rendelést és ajánlatkérést dolgoz fel újragépelés nélkül.

🔍 Amit a SAP Business One felhasználói általában először kipróbálnak

Kézi rögzítés másolással és beillesztéssel

Az alapeset. Pontos, ha az embereknek van idejük, és hibára hajlamos, ha nincs, és csak újabb munkatársak felvételével skálázható.

Kiegészítők és partnerek által épített importok

A partnerek importot építhetnek egy vevő fájlformátumához. Ezek azokkal az elrendezésekkel működnek, amelyekre készültek. Minden új vevői elrendezés, oszlopváltozás vagy nyelv új projekt, és az import továbbra sem tudja megkülönböztetni az ajánlatkérést a rendeléstől.

Sablonalapú OCR és feldolgozó szolgáltatások

A dokumentumelemzők ki tudnak nyerni mezőket egy PDF-ből, de az eredményt továbbra is üzleti partnerekhez és ItemCode-okhoz kell rendelnie, el kell döntenie a bizonylattípust, és el kell küldenie a SAP Business One-ba. Ezt a megközelítést itt hasonlítjuk össze: Parseur, Docparser vagy Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Hogyan működik a Mail2ERP a SAP Business One-nal

Milyen bizonylatot hoz létre

Az ajánlatkérésből árajánlat lesz, 30 napos érvényességgel, a végleges rendelésből vevői rendelés. A SAP Business One-ban a nyitott vevői rendelés nem igényel külön visszaigazolást, így úgy marad, ahogy létrejött. A vevő rendelésszáma a vevői hivatkozási számba (NumAtCard), a kért szállítási dátum a sorok szállítási dátumaiba kerül, és a bizonylaton az e-mailt küldő kapcsolattartó szerepel.

Vevők, kapcsolattartók és szállítási címek

A feladó e-mail-címének egy üzleti partnerhez — vevőhöz vagy érdeklődőhöz (lead) — vagy annak egyik kapcsolattartójához kell tartoznia. Az inaktív üzleti partnereket elutasítja, és a Mail2ERP soha nem hoz létre vevőt. Ha az e-mail olyan szállítási címet nevez meg, amely egyezik a partner valamelyik szállítási címével, azt használja; egyébként a SAP Business One alapértelmezett szállítási címe marad.

Cikkpárosítás: ItemCode, vonalkódok, katalógusszámok

• ItemCode — mindig.
• Vonalkódok — a cikk vonalkódja és a cikk további vonalkódjai (Vonalkódok kapcsoló).
• Szállítói kódok — a cikk szállítói katalógusszáma és a beszállítói üzleti partnerek katalógusszámai (Szállítói kódok kapcsoló).
• Vevői cikkszámok — a vevőhöz vezetett üzleti partneri katalógusszámok, csak az adott vevőnél használva (Vevői cikkszámok kapcsoló).

Az inaktív cikkeket és a nem értékesítési cikkeket elutasítja, és a Mail2ERP soha nem hoz létre cikket. Ha a Mail2ERP nem ismeri fel a vevő saját kódját, de tud terméket javasolni, egy gombos e-mailt küld Önnek: ez elmenti a vevő kódját az adott termékhez a SAP Business One-ban, és magától újra importálja az e-mailt. Ettől kezdve a kódot automatikusan felismeri.

Árak a SAP Business One-ból

A Mail2ERP lekérdezi a nettó árat, amelyet a SAP Business One az adott vevőnek az adott cikkre és mennyiségre ad, ennek hiányában pedig a cikk alapértelmezett árlistáját használja. Ha az e-mailben szereplő ár megegyezik az alapértelmezett árral, nem küld árat, így az árlistái és különleges árai érvényben maradnak. A SAP Business One a saját adóit alkalmazza. Az e-mailben szereplő árat csak akkor használja, ha a SAP Business One-ban nincs ár.

Megjegyzések, fájlok és jóváhagyási eljárások

• Fájlok: az eredeti mellékleteket és az e-mail szövegét (szövegfájlként) csatolja a bizonylathoz. Ehhez a SAP Business One szerveren be kell állítani a mellékletek mappáját; enélkül a fájlok kimaradnak, de a bizonylat így is létrejön.
• Jóváhagyások: ha a BOTS4.me felhasználóra jóváhagyási eljárások vonatkoznak, a SAP Business One piszkozatként menti a bizonylatot. A Mail2ERP jóváhagyásra várónak jelenti, és soha nem hozza létre kétszer. Ha ezt nem szeretné, zárja ki a BOTS4.me felhasználót az eljárásokból.
• Semmi sem törlődik: a BOTS4.me soha nem töröl bizonylatot a SAP Business One-ban.

Árajánlatból rendelés és duplikátumok

Az RFQ-felismerés bekapcsolásával az a válasz, amely hivatkozik az árajánlata számára, és egyértelműen megrendeli azt, az árajánlatból másolt vevői rendeléssé válik. Ha a vevő egyes sorok mennyiségét módosítja, azokat a mennyiségeket használja; egyébként a teljes árajánlatot rendeli meg, és megjegyzést csatol a csapata számára. Minden bizonylat a megjegyzések elején (vagy az U_B4M_ID mezőben, ha létrehozza) hordozza a Mail2ERP jelölőjét, így egy megszakadt futás vagy egy továbbított másolat soha nem hoz létre második bizonylatot.

🛠️ Beállítás lépésről lépésre

• 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson a Mail2ERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket. Bankkártya nem szükséges.
• 2. lépés — Csatlakoztassa a postafiókját: Beállítások → Mail2ERP → Access Manager → Forrás hozzáadása. A Gmail és a Microsoft 365 Secure Quick Connectet használ; más szolgáltatók IMAP-on csatlakoznak. Lásd: A csatlakozás lépései. Vagy postafiók csatlakoztatása nélkül továbbítsa a rendeléseket a mail2erp@bots4.me címre.
• 3. lépés — Készítsen elő egy Service Layer-felhasználót: hozzon létre egy külön SAP Business One felhasználót a BOTS4.me számára (például B4M_API) Service Layer-hozzáférést engedő licenccel, és adjon neki jogot az üzleti partnerekhez és cikkekhez (olvasás), valamint az árajánlatokhoz és vevői rendelésekhez (létrehozás).
• 4. lépés — Tegye elérhetővé a Service Layert: a SAP-szerverén fut, általában az 50000-es porton, és az internetről https-en keresztül elérhetőnek kell lennie — általában egy fordított proxyn vagy a tárhelypartnerén keresztül. Magánhálózati címek nem használhatók.
• 5. lépés — Csatlakoztassa a SAP Business One-t: Célhely hozzáadása → SAP Business One, majd adja meg a Service Layer címét, a vállalati adatbázist (ahogy a bejelentkezési képernyőn szerepel), a felhasználót és a jelszót. A jelszót a mentés pillanatában titkosítjuk. Ha a szerver saját tanúsítványt használ, az ellenőrzés megjeleníti annak SHA-256 ujjlenyomatát; vesse össze a szervere ujjlenyomatával, és a megerősítéshez illessze be.
• 6. lépés — Futtassa DEMO módban, majd váltson LIVE-ra: a Mail2ERP DEMO módban indul, és e-mailben elküldi, mit hozna létre. Ha a jelentések rendben vannak, állítsa a Mód értékét LIVE-ra a Vezérlés fülön.

A SAP Business One 10.0 vagy újabb verzió támogatott, SQL Serveren vagy SAP HANA-n. A SAP S/4HANA másik termék, és kérésre csatlakoztatjuk.

🧭 Az első hét a Discovery-hónapban

• Mód: a DEMO az e-mailjeit és SAP Business One-adatait olvassa, és semmit nem ír; Ön e-mailt kap arról az árajánlatról vagy rendelésről, amelyet létrehozott volna. A LIVE az első DEMO-jelentés e-mailje után válik elérhetővé.
• Discovery-kapcsolók: a Discovery jelölésű kapcsolók benne vannak az ingyenes hónapban, és kikapcsolva indulnak. A SAP Business One-ban a Vonalkódok, a Szállítói kódok, a Vevői cikkszámok és az RFQ-felismerés mind talál adatot a munkához — kapcsolja be azokat, amelyeket használ.
• Tesztrendelés: küldjön e-mailt egy vevő üzleti partner kapcsolattartójától két-három ItemCode-dal és mennyiséggel, majd egy második e-mailt, amely csak árakat kér. A DEMO-jelentések egy vevői rendelést és egy árajánlatot mutatnak; a döntések a Naplók fülön és a _Mail2ERP/LOGS mappában is megjelennek.
• Tanítás: húzzon egy e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába, hogy az adott típusként újra feldolgozza, vagy a _Mail2ERP/KIHAGY mappába, hogy a jövőben kihagyja az ilyen típusú e-maileket.

📅 Nem egyértelmű e-mailek és a napi működés

A Mail2ERP PDF-et, Excelt, Wordöt, CSV-t, HTML-t, képeket és szkennelt dokumentumokat olvas OCR-rel — bármilyen nyelven, sablonok nélkül, az Ön által beállított működési időn belül.

• Importálva: az e-mail a _Mail2ERP/FELDOLGOZOTT mappába kerül, a bizonylat pedig a SAP Business One-ban van.
• Nem egyértelmű: az e-mail az INBOX-ban marad, olvasatlanul, az okkal a naplóban — például a feladó nem üzleti partner, a kód ismeretlen, vagy a cikk nem értékesítési cikk. Szüntesse meg az okot, és az újrapróbáláshoz húzza az e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába.
• A bizonytalan mennyiségeket soha nem találgatja: a sor kimarad, és Önt megkéri, hogy pótolja kézzel.
• Jóváhagyásra vár: a jóváhagyási eljárások alatt létrejött piszkozatokat várakozóként jelenti, így tudja, hol keresse őket.

A platform EU-ban üzemel, a GDPR-t szem előtt tartva készült, és 2FA-t kínál; a jelentések, naplók és postafiókmappák 31 nyelven érhetők el. Ugyanaz a SAP Business One-kapcsolat kiszolgálja a többi BOTS4.me alkalmazást is, például az AutoERP-t, amely az U_B4M_AUTOERP felhasználói mezőből tudja, mely vevői rendeléseket szállíthatja ki és számlázhatja.

📚 Kapcsolódó olvasmányok

• Funkciók és csomagok: Mail2ERP termékoldal és a Mail2ERP útmutató.
• Lehetőségek összehasonlítása: Parseur, Docparser vagy Nanonets vs. Mail2ERP az ERP-rendelésrögzítéshez.
• Más ERP-k: E-mailes rendelések a Business Centralba és E-mailes rendelések a Zoho Inventoryba.
• Valós példa: Esettanulmány: IMP Kontakt.
• Biztonság: így védjük az adatait — Biztonság.

🔗 Források és további olvasnivalók

Az útmutatóban hivatkozott hivatalos dokumentáció. A külső hivatkozások új lapon nyílnak meg.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)