ШІ-оцифрування документів в Odoo проти Mail2ERP

🏢 Що Odoo пропонує з коробки (станом на жовтень 2026 року)

Оцифрування документів у «Бухгалтерії»

Odoo Document Digitization використовує OCR і ШІ для читання документів і створення записів із заповненими даними. Згідно з документацією Odoo, воно орієнтоване переважно на рахунки постачальників і повернення, а за змінених налаштувань може використовуватися й для рахунків клієнтам. Ви перетягуєте файли в журнал закупівель або натискаєте Upload чи надсилаєте їх на поштовий аліас журналу, за замовчуванням адресу, що починається з vendor-bills@. Кожен PDF, доданий до такого листа, стає новою чернеткою рахунку постачальника; через аліас журналу обробляються лише файли PDF і XML.

• Що воно читає: постачальника, номер рахунку, дату рахунку, строк оплати, банківський рахунок, валюту та рядки рахунку з описом, кількістю, ціною й податками.
• Перевірка: людина перевіряє витягнуті дані, за потреби виправляє поля й підтверджує. Після ввімкнення налаштування рахунки можуть проводитися автоматично для кожного постачальника.
• Зв’язок із закупівлями: якщо OCR знаходить відповідне відкрите замовлення на закупівлю, рахунок можна зіставити з його рядками.
• Як надається: оцифрування — одна з послуг In-App Purchase в Odoo; електронні рахунки XML читаються безпосередньо, без OCR.

Завантаження в застосунку «Продажі»

Документація Odoo щодо імпорту замовлень на закупівлю як замовлень на продаж описує кнопку Upload у застосунку «Продажі»: ви завантажуєте файл замовлення на закупівлю або перетягуєте його на панель пропозицій, і Odoo створює замовлення на продаж із клієнтом у ролі покупця й заздалегідь заповненими рядками товарів, кількостями й цінами. Цей процес побудовано на файлах XML у форматі UBL, експортованих з іншої бази даних Odoo. На тій самій сторінці згадується, що запит ціни в PDF, отриманий поштою, теж можна завантажити на панелі «Продажів», але не описується, як читаються рядки такого PDF.

Поштові аліаси й застосунок ШІ

Поштовий шлюз Odoo створює записи з вхідної пошти, наприклад лід із повідомлення на аліас продажів. Вхідний лист і його вкладення журналюються в записі; читання рядків замовлення з вкладення не входить до цього кроку. Застосунок ШІ в Odoo 19 додає Ask AI, ШІ-агентів, ШІ-поля, ШІ-сортування документів і ШІ-серверні дії; його документація зазначає, що стандартний агент Ask AI не може змінювати записи бази даних. У документації «Продажів» для версії 19 немає статті про оцифрування замовлень на закупівлю клієнтів.

🤖 Що Mail2ERP робить в Odoo

Mail2ERP починає в поштовій скриньці, а не в Odoo. Ніхто не відкриває лист і не завантажує файл: він читає вашу скриньку продажів за розкладом у межах ваших робочих годин, щодо кожного листа вирішує, чи це запит ціни, тверде замовлення, чи ні те, ні інше, і читає рядки товарів із тексту листа та з вкладень PDF, Excel, Word, CSV, HTML, зображень і сканів, у будь-якому макеті й будь-якою мовою, без шаблонів.

• Запит → пропозиція, замовлення → підтверджене замовлення на продаж. Відповідь, у якій зазначено номер однієї з ваших пропозицій, може перетворити цю пропозицію на замовлення, якщо ввімкнено «Виявлення RFQ».
• Вирішує ваш каталог: коди зіставляються з вашими товарами в Odoo, а починаючи з тарифу Team — також за кодами постачальника, штрихкодами, номерами деталей виробника й артикулами клієнтів (Smart Multi-Code Matching).
• Вирішують ваші ціни: ціни задають прайс-листи й податкові правила Odoo; ціна з листа — лише запасний варіант.
• Лише справжні клієнти: Mail2ERP імпортує лише від відправників, які є клієнтами в Odoo, і ніколи не створює товари.
• Запобіжники: рядок, кількість у якому не можна прочитати впевнено, пропускається замість угадування, прайс-листи, що збігаються з підозріло великою кількістю товарів, відкидаються, а те саме замовлення, надіслане двічі, імпортується один раз.

Mail2ERP підключається до Odoo з 13 по 19: Community і Enterprise on-premise, Odoo.sh і Odoo Online. На Odoo.sh і on-premise ви встановлюєте безкоштовний модуль BOTS4.me Connect і підключаєтеся одним клацанням; Odoo Online не допускає власний код Python, тому там натомість створюється ключ API, для чого потрібен тариф Custom від Odoo з доступом до API.

📊 Пліч-о-пліч

✅ Коли вбудованих інструментів Odoo достатньо

• Ваша проблема — рахунки постачальників, а не замовлення клієнтів. Odoo Document Digitization створено саме для цього, усередині «Бухгалтерії», зі зіставленням із вашими замовленнями на закупівлю. Mail2ERP не читає рахунки постачальників.
• Ваші клієнти теж використовують Odoo і можуть надсилати вам свої замовлення на закупівлю у вигляді UBL XML, які застосунок «Продажі» перетворює на заздалегідь заповнені замовлення на продаж.
• Ви отримуєте кілька замовлень на тиждень, і хтось охоче завантажує, перевіряє й підтверджує кожне.
• Ви обмінюєтеся електронними рахунками чи іншими документами XML, які Odoo читає безпосередньо.

🔧 Коли Mail2ERP підходить краще

• Замовлення надходять десятками чи сотнями, і ніхто не має відкривати, завантажувати й вивантажувати кожне. Один із клієнтів Mail2ERP, IMP Kontakt, отримує поштою тисячі запитів цін і замовлень на місяць.
• Замовлення й запити цін перемішані в одній скриньці, і щодо кожного листа потрібне рішення, перш ніж можна створити документ.
• Ваші клієнти надсилають файли Excel, Word або скани, кожен у своєму макеті й своєю мовою.
• Ви на Odoo Online, Odoo.sh або старішій версії починаючи з 13 і хочете однакову поведінку всюди.
• Вам потрібні й наступні кроки: позначте імпортоване замовлення тегом AutoERP, і AutoERP підтвердить, відвантажить його й виставить рахунок; Pay2ERP і AutoCASH займаються платежами й нагадуваннями.

⚙️ Налаштування, демо-режим і неясні листи

• Крок 1: увійдіть на bots4.me/bots і натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Mail2ERP. Банківська картка не потрібна.
• Крок 2: підключіть поштову скриньку через Secure Quick Connect (Gmail, Microsoft 365) або IMAP, або додайте BOTS4.me Mailbox і пересилайте замовлення на mail2erp@bots4.me. Див. посібник з підключення.
• Крок 3: підключіть Odoo за допомогою безкоштовного модуля BOTS4.me Connect або ключем API в Odoo Online. Посібник зі встановлення конектора описує обидва варіанти.
• Крок 4: Mail2ERP починає в демо-режимі й надсилає вам поштою те, що він імпортував би, нічого не записуючи в Odoo. Коли звіти виглядають правильно, встановіть «Режим» на LIVE на вкладці «Керування».

Листи, які Mail2ERP не може імпортувати, залишаються непрочитаними в папці INBOX, а вкладка «Журнали» й папка _Mail2ERP/LOGS пояснюють чому, наприклад товар відсутній в Odoo. Усуньте причину й перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA для повторної спроби чи до _Mail2ERP/PROPUSTYTY, щоб надалі пропускати такі листи.

📚 Читайте також

• Покроково: Як автоматично імпортувати замовлення й запити цін із пошти в Odoo.
• Після імпорту: Як автоматизувати підтвердження замовлень, доставку й виставлення рахунків в Odoo.
• Який хостинг можна автоматизувати: Odoo Online проти Odoo.sh проти on-premise.
• Загальна картина: Як автоматизувати Odoo від початку до кінця.
• Продукт і посібник: сторінка продукту Mail2ERP і посібник з Mail2ERP.
• Інші порівняння: Mail2ERP і Sales Order Agent у Business Central і Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP.

🔗 Джерела

Відомості про Odoo взято з офіційної документації Odoo в редакції на 29 жовтня 2026 року. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.

• Документація Odoo 18 — оцифрування документів
• Документація Odoo 18 — EDI-імпорт замовлень на закупівлю як замовлень на продаж
• Документація Odoo 19 — Продажі
• Документація Odoo 19 — ШІ