Supplier2ERP
คู่มือผู้ใช้ – อัปเดตใบสั่งซื้อโดยไม่ต้องพิมพ์ใบยืนยันซ้ำ
🎯 ระบบดึงข้อมูล 3 ระดับ
Supplier2ERP จะลองใช้วิธีที่ประหยัดที่สุดและน่าเชื่อถือที่สุดก่อนเสมอ และจะใช้ AI ก็ต่อเมื่อจำเป็นจริง ๆ เท่านั้น เอกสารทุกฉบับจะผ่านสามระดับเดียวกันนี้ตามลำดับ
| ระดับ | หน้าที่การทำงาน | เวลาที่ทำงาน |
|---|---|---|
| 1 | การยึดรหัส — ค้นหารหัสสินค้าของคุณในเอกสารโดยจับคู่กับแคตตาล็อกสินค้าจาก ERP ของคุณเอง | ลองใช้ก่อนเสมอ ไม่ต้องใช้เทมเพลต — ใช้งานได้ตั้งแต่วันแรก กับรูปแบบเอกสารของซัพพลายเออร์รายใดก็ได้ |
| 2 | การเรียนรู้รูปแบบ — กฎการดึงข้อมูลจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติหลังจากประมวลผลรูปแบบของซัพพลายเออร์รายหนึ่งไปแล้วครั้งหนึ่ง | ถูกนำมาใช้โดยอัตโนมัติเมื่อเคยเห็นรูปแบบของซัพพลายเออร์รายนั้นมาก่อนแล้ว — เร็วขึ้น และไม่ต้องใช้ AI |
| 3 | การตรวจสอบด้วย AI — อ่านอีเมลและไฟล์แนบเพื่อดึงหรือยืนยันข้อมูล | ใช้เฉพาะเมื่อการยึดรหัสและรูปแบบที่เรียนรู้ไว้ยังไม่เพียงพอ |
🔄 Supplier2ERP ทำงานอย่างไร – แผนภาพขั้นตอนการทำงาน
มาถึง
สินค้า
และวันที่
ใบสั่งซื้อของคุณ
รายงาน
รหัสจะถูกค้นหาโดยอ้างอิงกับแคตตาล็อกสินค้าของคุณเองเสมอ ดังนั้นจำนวนและราคาจะถูกอ่านจากบรรทัดที่อยู่รอบ ๆ รหัสแต่ละตัว แทนที่จะอ่านจากตำแหน่งคอลัมน์ที่ตายตัว — นี่คือสิ่งที่ทำให้ Supplier2ERP ทำงานได้กับอีเมลฉบับแรกสุดของซัพพลายเออร์ ก่อนที่จะมีเทมเพลตสำหรับพวกเขาด้วยซ้ำ
⚖️ การตรวจสอบความแตกต่าง – ตาข่ายนิรภัยของคุณ
จำนวน ราคา และวันที่ที่ดึงออกมาทุกรายการจะถูกเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อของคุณก่อนที่จะมีการเขียนข้อมูลใด ๆ ความแตกต่างเล็กน้อยที่คาดว่าจะเกิดขึ้น — แบบที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกวัน — สามารถยอมรับได้โดยอัตโนมัติ ส่วนความแตกต่างที่มากกว่านั้นจะถูกแจ้งเตือนให้คุณทราบ และใบสั่งซื้อจะไม่ถูกแตะต้องจนกว่าคุณจะตรวจสอบ
ค่าที่ดึงออกมายังผ่านการตรวจสอบความสมเหตุสมผลในตัวของมันเองด้วย: จำนวนที่ติดลบหรือราคาที่ไม่สมเหตุสมผลจะไม่มีวันไปถึง ERP ของคุณ ไม่ว่าจะมีการยืนยันหรือไม่ก็ตาม
_Supplier2ERP/DUAI_MUE หากมาจาก _Supplier2ERP/IMPORT รายการที่รอตรวจสอบจะไม่ถูกกลบหาย
🚀 เริ่มต้นใช้งาน
- เชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณบนแดชบอร์ด Supplier2ERP จะตรวจสอบเพื่อดูใบยืนยันจากซัพพลายเออร์ที่เข้ามา หรือเพิ่ม BOTS4.me Mailbox แล้วส่งต่อใบยืนยันมาที่เรา — ดู ส่งต่อมาที่เรา ด้านล่าง
- เปิดใช้งาน Supplier2ERP ระบบจะเริ่มต้นใน DEMO — อ่านใบยืนยันจากซัพพลายเออร์ของคุณและรายงานสิ่งที่จะอัปเดต โดยไม่มีการเขียนข้อมูลใด ๆ ลงใน ERP ของคุณ หากไม่มีกล่องจดหมาย ระบบจะอ่านใบยืนยันที่คุณส่งต่อไปยัง BOTS4.me Mailbox
- บอก Supplier2ERP ว่าจะนำเข้าจากซัพพลายเออร์รายใด เมื่อเชื่อมต่อ ERP ของคุณแล้ว ระบบจะดึงผู้จำหน่ายที่มีใบสั่งซื้อที่เปิดอยู่ แล้วส่งรายชื่อให้คุณทางอีเมล ผู้ติดต่อที่ตั้งค่าไว้เป็นผู้จำหน่ายเท่านั้นใน ERP ของคุณก็จะถูกอ่านด้วย สำหรับซัพพลายเออร์รายอื่น ให้ลากอีเมลฉบับใดฉบับหนึ่งของพวกเขาไปที่
_Supplier2ERP/IMPORT— โฟลเดอร์นี้จะปรากฏหลังรอบการทำงานแรก จะไม่มีการนำเข้าจากผู้ส่งรายอื่นใด - ตั้งค่าเกณฑ์ความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้ — ความแตกต่างของราคาหรือจำนวนขนาดใหญ่เพียงใดที่ยังยอมรับได้โดยอัตโนมัติก่อนจะถูกแจ้งเตือน
- เชื่อมต่อ ERP ของคุณ ยังอยู่ใน DEMO ใบยืนยันจริงจะถูกจับคู่กับใบสั่งซื้อจริง แต่จะไม่มีการเขียนข้อมูลใด ๆ
- ตรวจสอบรายงานสักสองสามฉบับ สิ่งที่คุณเห็นคือสิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงจริงเมื่อคุณเปิดใช้งานจริง
- เปลี่ยนโหมดเป็น LIVE (โดยเปิด การอัปเดต ERP ไว้) นับจากนั้นเป็นต้นไป จำนวน ราคา และวันที่ที่ได้รับการยืนยันจะอัปเดตใบสั่งซื้อของคุณโดยอัตโนมัติ
⚙️ ข้อมูลอ้างอิงการตั้งค่าแดชบอร์ด
ฟีเจอร์หลัก
| การตั้งค่า | แพ็กเกจ | หน้าที่การทำงาน |
|---|---|---|
| การจับคู่กับ ERP | Personal | จับคู่ข้อมูลซัพพลายเออร์ที่ดึงออกมากับใบสั่งซื้อที่มีอยู่ โดยใช้หมายเลขคำสั่งซื้อ รหัสสินค้า และข้อมูลซัพพลายเออร์ |
| รายงานทางอีเมล | ทุกแพ็กเกจ | วิธีที่คุณจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการยืนยันที่ผ่านไปโดยไม่มีปัญหา รวมถึงการยืนยันที่ตรงตามที่สั่งทุกประการ: หลังการยืนยันแต่ละครั้ง, หนึ่งอีเมลต่อรอบการทำงาน, สรุปรายวัน หรือ สรุปรายสัปดาห์ สรุปจะแสดงซัพพลายเออร์ คำสั่งซื้อ และรายการในคำสั่งซื้อทุกรายการของช่วงนั้น พร้อมสำเนา Excel และจะแจ้งเมื่อไม่มีอะไรเข้ามา การยืนยันที่ต้องการความสนใจจากคุณจะถูกส่งทางอีเมลทันทีเสมอ |
| การอัปเดต ERP | Personal | เขียนจำนวนและราคาที่ได้รับการยืนยันกลับเข้าสู่ ERP ของคุณ หากปิดไว้หมายถึงอ่านอย่างเดียว: ความแตกต่างจะถูกรายงานเท่านั้น แม้ใน LIVE |
| การดึงข้อมูลด้วยเทมเพลต | Personal | ใช้เทมเพลตที่เรียนรู้จากอีเมลก่อนหน้าของซัพพลายเออร์รายเดิม เพื่อการดึงข้อมูลที่เร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น |
| การแจ้งเตือนความล่าช้ารายวัน | ทุกแพ็กเกจ | ส่งอีเมลวันละครั้ง แจ้งรายการจัดส่งที่เกินกำหนดหรือเสี่ยงล่าช้า เลือก ปิด, เฉพาะคำสั่งซื้อที่ซัพพลายเออร์ยืนยันแล้ว (คำสั่งซื้อที่ Supplier2ERP ประมวลผลคำยืนยันจากซัพพลายเออร์แล้ว) หรือ ใบสั่งซื้อที่เปิดอยู่ทั้งหมด — ทุกคำสั่งซื้อที่เปิดอยู่ใน ERP ของคุณ แม้ไม่มีคำยืนยันทางอีเมล พร้อมสรุปภาพรวมรายสัปดาห์ (ตั้งแต่แพ็กเกจ Personal) |
| การดึงข้อมูลสำรองด้วย AI | Personal | เมื่อการยึดรหัสและรูปแบบที่เรียนรู้ไว้หาสินค้าไม่พบ AI จะอ่านอีเมลและไฟล์แนบเป็นทางเลือกสุดท้าย (คิดค่าใช้จ่ายตามการใช้งาน) |
| ไฟล์ PDF ที่สแกน | Personal | อ่านเอกสารยืนยันจากซัพพลายเออร์ที่มาในรูปแบบสแกนหรือภาพถ่ายแทนข้อความ โดยใช้ OCR หากปิดไว้ หมายความว่าเอกสารยืนยันที่สแกนจะถูกรายงานให้กรอกด้วยตนเองแทนการอ่าน |
| การประมวลผลล่วงหน้า | Family | อ่านจากโฟลเดอร์คิวที่ซ่อนอยู่ซึ่งจัดการโดย AutoSPAM แทนที่จะอ่านจาก INBOX ของคุณ ต้องใช้ AutoSPAM ที่เปิดใช้งานการประมวลผลล่วงหน้าไว้ |
| อัปเดตจำนวนอัตโนมัติ | Family | อนุญาตให้เขียนความแตกต่างของจำนวนที่ได้รับการยืนยันโดยอัตโนมัติ หากปิดไว้ ความแตกต่างจะถูกรายงานแต่จะไม่ถูกนำไปใช้ |
| อัปเดตราคาอัตโนมัติ | Business | อนุญาตให้เขียนความแตกต่างของราคาที่ได้รับการยืนยันโดยอัตโนมัติ หากปิดไว้ ความแตกต่างจะถูกรายงานแต่จะไม่ถูกนำไปใช้ |
| การสั่งซื้อทดแทนอัตโนมัติ | Business | จำนวนที่ถูกปฏิเสธ ถูกตัด หรือเกินกำหนด จะถูกเสนอเป็นร่างคำสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ทางเลือกของสินค้าชนิดเดียวกัน |
| การสั่งซื้อทดแทนแบบใช้งานจริง | Enterprise | สร้างร่างคำสั่งซื้อทดแทนจริงใน ERP ของคุณ แทนที่จะเป็นเพียงการรายงานเท่านั้น จะไม่มีผลใด ๆ หากไม่ได้เปิดใช้งาน “การสั่งซื้อทดแทนอัตโนมัติ”ควบคู่กันไปด้วย |
ตัวปรับค่าความคลาดเคลื่อนและการรายงาน
| การตั้งค่า | ค่าเริ่มต้น | หน้าที่การทำงาน |
|---|---|---|
| จำนวนรายการที่แตกต่างสูงสุด | 5 รายการ | จำนวนบรรทัดคำสั่งซื้อที่สามารถแตกต่างจากใบยืนยันได้ ก่อนที่คำสั่งซื้อทั้งหมดจะถูกแจ้งเตือนให้ตรวจสอบด้วยตนเองแทนการอัปเดตอัตโนมัติ |
| การเปลี่ยนแปลงราคา/จำนวนสูงสุด | 15% | การเปลี่ยนแปลงสูงสุดที่ยอมรับได้ เป็นเปอร์เซ็นต์ สำหรับราคาหรือจำนวนของแต่ละบรรทัด หากมากกว่านี้จะถูกแจ้งเตือนให้ตรวจสอบ |
| ระยะเวลาความเสี่ยงของการจัดส่ง | 7 วัน | วันที่จัดส่งที่ได้รับการยืนยันซึ่งอยู่ภายในจำนวนวันนี้จะถือว่าเสี่ยงล่าช้า และจะปรากฏในการแจ้งเตือนความล่าช้ารายวันก่อนที่จะสายจริง |
| ช่วงเวลาย้อนหลังของรายงานความล่าช้า | 90 วัน | ใบสั่งซื้อที่เก่ากว่าระยะเวลานี้จะไม่ถูกเฝ้าติดตาม เมื่อตั้งค่า “การแจ้งเตือนความล่าช้ารายวัน” เป็น “ใบสั่งซื้อที่เปิดอยู่ทั้งหมด” |
| ส่งรายงานคำสั่งซื้อที่อัปเดตแล้วไปยัง | — | ผู้ที่ได้รับรายงานการยืนยันจากซัพพลายเออร์ที่ผ่านไปโดยไม่มีปัญหา และสรุปรายวันหรือรายสัปดาห์ คั่นที่อยู่ด้วยเครื่องหมายจุลภาค ว่างหมายถึงอีเมลบัญชีของคุณ |
| ส่งการยืนยันที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองไปยัง | — | ผู้ที่ได้รับรายงานของการยืนยันที่ใช้ได้เพียงบางส่วน ล้มเหลว หรือรอให้คุณตรวจสอบ ส่งทันทีเสมอ ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรไว้ใน “รายงานทางอีเมล” คั่นที่อยู่ด้วยเครื่องหมายจุลภาค ว่างหมายถึงอีเมลบัญชีของคุณ |
| ส่งรายงานการจัดส่งที่ล่าช้าไปยัง | อีเมลบัญชีของคุณ | ผู้ที่จะได้รับรายงานการจัดส่งล่าช้าและการสั่งซื้อทดแทน คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค หากเว้นว่างไว้ รายงานการจัดส่งล่าช้าจะส่งไปยังอีเมลบัญชีของคุณและอีเมลฝ่ายบริหารของคุณ |
🛡️ โหมดการเข้าถึง
โหมดทั้งสามช่วยให้คุณทดสอบได้ตามจังหวะของตัวเอง โดยแต่ละโหมดจะให้ Supplier2ERP มีสิทธิ์เข้าถึงมากขึ้นทีละน้อยจากโหมดก่อนหน้า
| โหมด | การเข้าถึง | สิ่งที่เกิดขึ้น |
|---|---|---|
| เดโมแซนด์บ็อกซ์ | ไม่มี | ใช้เอกสารตัวอย่างจากซัพพลายเออร์เท่านั้น ที่ BOTS4.me/demo ไม่ต้องเชื่อมต่อ ERP |
| โหมดทดลอง | กล่องจดหมาย + อ่าน ERP | ใบยืนยันจริงจะถูกจับคู่กับใบสั่งซื้อจริง จะไม่มีการเขียนข้อมูลใด ๆ — รายงานจะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าจะมีอะไรเปลี่ยนแปลง |
| โหมด LIVE | กล่องจดหมาย + อ่านและเขียน ERP | ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ: ใบยืนยันจะถูกประมวลผลและใบสั่งซื้อจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติ |
⌛ การจัดส่งล่าช้าและการสั่งซื้อทดแทนอัตโนมัติ
มีสองฟีเจอร์ที่มองไกลกว่าใบยืนยันที่คุณเพิ่งได้รับ ไปยังใบสั่งซื้อที่ยังคงรออยู่
การแจ้งเตือนความล่าช้ารายวัน
อีเมลรายวันหนึ่งฉบับจะแสดงรายการบรรทัดของใบสั่งซื้อที่เกินกำหนด หรือใกล้พลาดวันที่จัดส่งที่ยืนยันไว้ภายในช่วงเวลาที่คุณกำหนดว่าเสี่ยง คุณเลือกได้ว่าจะให้เฝ้าติดตามคำสั่งซื้อใด: เฉพาะคำสั่งซื้อที่ Supplier2ERP ประมวลผลคำยืนยันจากซัพพลายเออร์แล้ว หรือทุกคำสั่งซื้อที่เปิดอยู่ใน ERP ของคุณ — รวมถึงคำสั่งซื้อที่ซัพพลายเออร์ไม่เคยส่งอีเมลยืนยันมาเลย การจัดส่งล่าช้าจะถูกตรวจพบก่อนที่จะไปถึงสายการผลิตของคุณ
การสั่งซื้อทดแทนอัตโนมัติ
เมื่อซัพพลายเออร์ปฏิเสธหรือตัดจำนวนที่ยืนยันไว้ หรือการจัดส่งเกินกำหนด จำนวนที่ขาดไปสามารถถูกเสนอเป็นร่างใบสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ทางเลือกของสินค้าชนิดเดียวกันได้ ระบบนี้เริ่มต้นในโหมดจำลอง: ข้อเสนอจะถูกรายงานทางอีเมลเท่านั้น การเปิดใช้งาน การสั่งซื้อทดแทนแบบใช้งานจริง จะสร้างร่างคำสั่งซื้อใน ERP ของคุณให้ตรวจสอบ — จะไม่มีการยืนยันโดยอัตโนมัติ
📊 การอ่านรายงาน
✅ สำเร็จ
ใบยืนยันที่จับคู่ได้ครบถ้วน และในโหมดอัตโนมัติ ได้ถูกนำไปใช้กับใบสั่งซื้อของคุณแล้ว
⚠️ บางส่วน
บางบรรทัดจับคู่ได้ ในขณะที่บางบรรทัดแตกต่างเกินเกณฑ์ที่ยอมรับได้หรือไม่สามารถอ่านได้ — ถูกแจ้งเตือนให้คุณตรวจสอบ
❌ ล้มเหลว / ถูกข้าม
ไม่สามารถดึงข้อมูลที่ใช้งานได้ หรืออีเมลนั้นไม่ใช่ใบยืนยันจากซัพพลายเออร์เลย — จะถูกเก็บไว้ใน INBOX ของคุณ หรือย้ายไปที่ _Supplier2ERP/DUAI_MUE หากมาจาก _Supplier2ERP/IMPORT
❓ การแก้ปัญหา
| สิ่งที่คุณเห็น | ความหมาย |
|---|---|
| ใบยืนยันไม่ถูกจับคู่กับใบสั่งซื้อใดเลย | การยึดรหัสไม่พบรหัสสินค้าใดที่จดจำได้จากแคตตาล็อก ERP ของคุณ — ตรวจสอบว่ารหัสในเอกสารมีอยู่จริงใน ERP ของคุณ |
| การเปลี่ยนแปลงจำนวนหรือราคาถูกรายงานแต่ไม่ถูกนำไปใช้ | อาจเป็นเพราะ อัปเดตจำนวนอัตโนมัติ / อัปเดตราคาอัตโนมัติ ถูกปิดไว้ หรือการเปลี่ยนแปลงมากกว่าเกณฑ์ การเปลี่ยนแปลงราคา/จำนวนสูงสุด ที่ตั้งไว้ |
| คำสั่งซื้อทั้งหมดถูกแจ้งเตือนแทนที่จะเป็นเพียงบรรทัดเดียว | มีจำนวนบรรทัดที่แตกต่างมากกว่าที่การตั้งค่า จำนวนรายการที่แตกต่างสูงสุด ของคุณอนุญาตไว้ |
| คำสั่งซื้อทดแทนถูกรายงานแต่ไม่เคยถูกสร้างขึ้น | นั่นเป็นเพราะ การสั่งซื้อทดแทนแบบใช้งานจริง ถูกปิดอยู่ — การสั่งซื้อทดแทนอัตโนมัติจะเป็นเพียงโหมดจำลองเท่านั้นตามค่าเริ่มต้น |
| รูปแบบของซัพพลายเออร์รายหนึ่งยังคงต้องผ่าน AI ทุกครั้ง | การเรียนรู้รูปแบบจะบันทึกเทมเพลตหลังจากเห็นรูปแบบนั้นครั้งหนึ่ง หากยังคงพลาดอยู่เรื่อย ๆ อาจเป็นเพราะรูปแบบเอกสารมีความแตกต่างกันมากพอระหว่างแต่ละอีเมล จนไม่พบรูปแบบที่คงที่ |
📨 ส่งต่อมาที่เรา — ไม่ต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมาย
คุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมายเลย ใน BOTS4.me/bots → การตั้งค่า → Supplier2ERP คลิก เพิ่มแหล่งข้อมูล แล้วเพิ่ม BOTS4.me Mailbox — คลิกเดียว ไม่ต้องเชื่อมต่ออะไร ไม่ต้องใช้รหัสผ่าน จากนั้นส่งต่ออีเมลไปยัง supplier2erp@bots4.me ขณะเปิดโหมดทดลอง คุณจะได้รับตัวอย่างทางอีเมล เมื่อคุณปิดโหมดทดลอง Supplier2ERP จะอัปเดตใบสั่งซื้อใน ERP ของคุณจริง ดังนั้นเราจึงต้องการเพียงสิทธิ์เข้าถึง ERP ของคุณ ไม่ต้องเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณเลย
ผู้ที่สามารถส่งต่อได้: ตั้งค่าได้ใน Supplier2ERP → การควบคุม → ส่งต่อมาที่เรา – รับอีเมลจาก เว้นว่าง: เฉพาะที่อยู่อีเมลบัญชีของคุณ กรอกแล้ว: เฉพาะที่อยู่ที่คุณพิมพ์ไว้ (สูงสุด 6 รายการ) — ที่อยู่เหล่านี้จะแทนที่ที่อยู่บัญชีของคุณ ดังนั้นหากคุณส่งต่อด้วย ให้เพิ่มที่อยู่บัญชีของคุณไว้ด้วย
ก่อนที่จะมีการบันทึกข้อมูลใด ๆ ลงใน ERP ของคุณ เราจะตรวจสอบว่าอีเมลนั้นมาจากที่อยู่ของคุณจริง (DKIM) เมื่อผู้ให้บริการอีเมลของคุณไม่ได้เซ็นอีเมลขาออก คุณจะยืนยันอีเมลนั้นเพียงครั้งเดียวด้วยการคลิก เราจะลบอีเมลที่ส่งต่อมาทุกฉบับออกจากกล่องจดหมายของเราทันทีหลังประมวลผล — อย่างช้าที่สุดภายใน 7 วัน หากไม่สามารถประมวลผลได้ ใช้ฟีเจอร์นี้ระหว่างที่คุณทดลองใช้เรา หรือใช้ถาวรหากคุณไม่ต้องการแชร์สิทธิ์เข้าถึงกล่องจดหมายเลย
อีเมลฉบับเดียวกันที่ส่งต่อมาสองครั้งจะได้รับการประมวลผลเพียงครั้งเดียว เมื่อปิดโหมดทดลอง ผู้ส่งจะได้รับใบตอบรับสั้น ๆ ทางอีเมลหลังการส่งต่ออีเมลแต่ละฉบับ: ประมวลผลแล้ว หรือไม่ได้ประมวลผลพร้อมบอกว่าดูสาเหตุได้ที่ใด
📬 บันทึกในกล่องจดหมายของคุณ
- ที่ไหน: ทุกกล่องจดหมายจะมีโฟลเดอร์ LOGS อยู่ภายในโฟลเดอร์ของบอทเอง เช่น _Mail2ERP/LOGS โดยบอทแต่ละตัวมีโฟลเดอร์ของตัวเอง
- อะไร: รายการเดียวกันกับในแท็บบันทึก หนึ่งข้อความต่อหนึ่งรายการ ไม่มีการส่งทางอีเมล — ระบบเขียนรายการลงในโฟลเดอร์โดยตรง
- ยังไม่ได้อ่านหมายถึงต้องให้คุณดำเนินการ: มีเพียงรายการที่ต้องการการตัดสินใจจากคุณเท่านั้นที่มาถึงในสถานะยังไม่ได้อ่าน รายการอื่นทั้งหมด รวมถึงคำเตือน จะมาถึงในสถานะอ่านแล้ว
- ปุ่มคลิกเดียว: แถวที่เกี่ยวกับอีเมลจะมีปุ่มเดียวกับบนแดชบอร์ด ปุ่มที่ใช้จัดเก็บอีเมลจะตั้งชื่อตามโฟลเดอร์ปลายทาง เช่น ANUNAT หรือ SPAM ปุ่มจะเปิดหน้ายืนยันสั้น ๆ โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ และใช้ได้ 7 วัน ผลลัพธ์จะปรากฏเป็นแถวใหม่ พร้อมปุ่มเลิกทำหากมี
- ตัดสินใจจากบันทึก: แถวที่ต้องให้คุณตัดสินใจจะแสดงชื่อไฟล์แนบของอีเมลและบรรทัดแรก ๆ ด้วย คุณจึงแทบไม่ต้องเปิดอีเมลนั้นเอง
- การจัดระเบียบ: โฟลเดอร์จะเก็บรายการล่าสุด 100 รายการไว้นานสูงสุด 30 วัน ส่วนบันทึกฉบับเต็มยังคงอยู่ในแดชบอร์ดของคุณ
- ปลอดภัยตั้งแต่การออกแบบ: ข้อความบันทึกของจริงจะอยู่ภายในโฟลเดอร์ LOGS เท่านั้น ไม่เคยอยู่ในกล่องจดหมายเข้าของคุณ และหน้ายืนยันจะไม่ขอรหัสผ่านเลย
- สวิตช์: บันทึกในกล่องจดหมายของคุณ ในรายการฟีเจอร์ของบอทในแท็บการควบคุม เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นตั้งแต่แพ็กเกจ Personal
❓ คำถามที่พบบ่อย
💡 โฟลเดอร์ที่ขึ้นต้นด้วย _ (เช่น _Supplier2ERP) จะถูกสร้างขึ้นโดยแอปโดยอัตโนมัติ — อย่าเปลี่ยนชื่อหรือลบทิ้ง
รองรับรูปแบบเอกสารใดบ้าง
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, เนื้อหาอีเมล และรูปภาพผ่าน OCR — แทบทุกรูปแบบที่ซัพพลายเออร์ส่งมา
ใช้งานร่วมกับ ERP ใดได้บ้าง
Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero และ SAP Business One โดยแต่ละระบบมีกลยุทธ์การอัปเดตของตัวเอง — เป็นชุด ทั้งคำสั่งซื้อ หรือทีละรายการ ส่วน ERP อื่นใดที่มี API เชื่อมต่อได้ตามคำขอ
ระบบค้นหารหัสสินค้าของฉันได้อย่างไรโดยไม่ต้องใช้เทมเพลต
การยึดรหัสจะค้นหาในเอกสารเพื่อหารหัสที่มีอยู่ในแคตตาล็อก ERP ของคุณเอง จากนั้นอ่านจำนวนและราคาที่อยู่รอบ ๆ รหัสแต่ละตัวที่พบ ไม่จำเป็นต้องใช้เทมเพลตสำหรับอีเมลฉบับแรกของซัพพลายเออร์
ถ้าราคาหรือจำนวนแตกต่างจากคำสั่งซื้อของฉันจะเกิดอะไรขึ้น
ความแตกต่างเล็กน้อยที่อยู่ในเกณฑ์ยอมรับของคุณสามารถยอมรับได้โดยอัตโนมัติ ส่วนความแตกต่างที่มากกว่าจะถูกแจ้งเตือนและข้ามการอัปเดตจนกว่าคุณจะตรวจสอบ อีเมลยืนยันจะยังคงอยู่ในสถานะยังไม่ได้อ่าน — ใน INBOX ของคุณ หรือใน _Supplier2ERP/DUAI_MUE หากมาจาก _Supplier2ERP/IMPORT — คุณจึงเห็นรายการที่รอตรวจสอบได้ในทันที
ระบบเรียนรู้รูปแบบของซัพพลายเออร์หรือไม่
ใช่ หลังจากประมวลผลรูปแบบของซัพพลายเออร์รายหนึ่งไปแล้วครั้งหนึ่ง กฎการดึงข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ เอกสารในอนาคตจากซัพพลายเออร์รายเดิมจะถูกประมวลผลได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องใช้ AI
อีเมลที่ถูกแจ้งเตือนหรือประมวลผลไม่สำเร็จจะไปอยู่ที่ไหน
อีเมลเหล่านั้นจะยังคงอยู่ในสถานะยังไม่ได้อ่านใน INBOX ของคุณเพื่อไม่ให้คุณพลาด — หรือหากมาจาก _Supplier2ERP/IMPORT จะถูกย้ายไปยัง _Supplier2ERP/DUAI_MUE ใบยืนยันที่ประมวลผลสำเร็จจะถูกจัดเก็บไว้ใน _Supplier2ERP/DAI_RAB_KAN_LAE
Supplier2ERP พลาดเอกสารยืนยันไป ฉันให้ระบบลองใหม่ได้หรือไม่
ได้ ลากอีเมลไปไว้ใน _Supplier2ERP/IMPORT แล้วอีเมลจะถูกอ่านในการทำงานครั้งถัดไป — ในโหมดอัตโนมัติแม้ว่าจะเคยลองแล้วล้มเหลวก็ตาม นับจากนั้น Supplier2ERP จะนำเข้าทุกอย่างจากผู้ส่งรายนั้นด้วย และผู้ส่งจะถูกทำเครื่องหมายเป็นซัพพลายเออร์เพื่อให้ Mail2ERP ไม่แตะต้อง โฟลเดอร์จะถูกสร้างให้คุณโดยอัตโนมัติขณะที่ Supplier2ERP เปิดใช้งานอยู่
ฉันไม่ต้องการให้ Supplier2ERP นำเข้าซัพพลายเออร์รายหนึ่ง จะหยุดได้อย่างไร
ลากอีเมลหนึ่งฉบับจากซัพพลายเออร์รายนั้นไปยัง _Supplier2ERP/MAI_NAM_KHAO ตั้งแต่รอบถัดไป Supplier2ERP จะไม่นำเข้าสิ่งใดจากผู้ส่งรายนั้นอีก และอีเมลจะถูกย้ายกลับไปยัง INBOX ของคุณ (หรือไปยัง _Supplier2ERP/DUAI_MUE เมื่อเปิดใช้งาน “แยกซัพพลายเออร์”) ผู้ส่งจะยังคงถูกทำเครื่องหมายเป็นซัพพลายเออร์ ดังนั้น Mail2ERP ก็จะไม่นำเข้าเช่นกัน รายงานความล่าช้าและการสั่งซื้อทดแทนสำหรับซัพพลายเออร์รายนั้นยังคงทำงานตามปกติ หากต้องการยกเลิก ให้ลากอีเมลจากผู้ส่งรายเดียวกันไปยัง _Supplier2ERP/IMPORT
ทดสอบได้โดยไม่กระทบ ERP ของฉันหรือไม่
ใช่ ใน DEMO Supplier2ERP จะอ่านใบสั่งซื้อของคุณแต่ไม่เขียนข้อมูลใด ๆ พร้อมรายงานแบบเต็มรูปแบบที่แสดงว่าจะมีอะไรเปลี่ยนแปลง เดือนแรกฟรี
ใช้งานร่วมกับ Mail2ERP ได้หรือไม่
ใช่ Mail2ERP จัดการคำสั่งซื้อจากลูกค้าที่เข้ามาในฝั่งการขาย ส่วน Supplier2ERP จัดการใบยืนยันจากซัพพลายเออร์ที่เข้ามาในฝั่งการจัดซื้อ ทั้งสองระบบเฝ้าติดตามกล่องจดหมายของคุณ
ใช้ AI หรือไม่ เราไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้
ตั้งค่าโหมด AI เป็น “ปิด” แล้วจะไม่มีการเรียกใช้โมเดลภาษาใด ๆ และไม่มีการส่งเอกสารไปยังผู้ให้บริการ AI ใบยืนยันที่ระบุรหัสสินค้าของคุณพร้อมจำนวนในรูปแบบตารางที่อ่านได้จะถูกอ่านตามปกติ โดยจับคู่กับแคตตาล็อก ERP ของคุณ ส่วนเอกสารที่สแกนหรือมีรูปแบบผิดปกติจะถูกส่งต่อให้คุณกรอกด้วยตนเองแทนการเดา หากทีมตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณต้องการเอกสารยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร สอบถามเราได้ และเราจะยืนยันให้เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน
ระบบจัดการวันที่จัดส่งอย่างไร
Supplier2ERP ดึงวันที่จัดส่งที่ได้รับการยืนยันจากเอกสาร แล้วอัปเดตรายการที่เกี่ยวข้องในใบสั่งซื้อของคุณ รองรับรูปแบบวันที่หลายแบบ
🔒 สิ่งที่ Supplier2ERP จะไม่ทำเด็ดขาด
- เขียนข้อมูลลงใน ERP ของคุณขณะอยู่ใน DEMO
- สร้างคำสั่งซื้อทดแทนแบบจริง เว้นแต่จะเปิดใช้งาน “การสั่งซื้อทดแทนแบบใช้งานจริง” ไว้ — ค่าเริ่มต้นคือรายงานเท่านั้น
- จับคู่เอกสารกับใบสั่งซื้อโดยไม่ตรวจสอบรหัสสินค้ากับแคตตาล็อกของคุณเองก่อน
- นำการเปลี่ยนแปลงราคาหรือจำนวนที่เกินเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ไปใช้โดยไม่แจ้งเตือนให้ตรวจสอบ
- ยืนยันคำสั่งซื้อทดแทนแทนคุณ — คำสั่งซื้อจะถูกสร้างเป็นร่างเสมอ
- ซ่อนใบยืนยันที่ถูกแจ้งเตือนหรืออ่านไม่ได้จากคุณ — ใบยืนยันจะยังคงอยู่ในสถานะยังไม่ได้อ่านใน INBOX ของคุณ หรือใน
_Supplier2ERP/DUAI_MUE