ทำให้ ERPNext ทำงานอัตโนมัติจากอีเมล: คำสั่งซื้อ การยืนยันจากซัพพลายเออร์ และการชำระเงิน

🎯 จุดที่บริษัทที่ใช้ ERPNext ยังต้องพิมพ์ด้วยมือ

ERPNext ทำได้ดีมากกับสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากมีเอกสารแล้ว: กฎการกำหนดราคา การจองสต็อก การจัดส่ง ใบแจ้งหนี้ และบัญชีแยกประเภททั่วไป ล้วนดำเนินต่อจากใบสั่งขายหรือใบสั่งซื้อที่ถูกต้อง จุดอ่อนคือขั้นตอนก่อนหน้านั้น เอกสารส่วนใหญ่เริ่มต้นจากอีเมลของใครบางคนภายนอกบริษัท และ ERPNext อ่านอีเมลเหล่านั้นแทนคุณไม่ได้

• คำสั่งซื้อและ RFQ ของลูกค้ามาเป็นไฟล์แนบ PDF, Excel หรือไฟล์สแกน โดยลูกค้าแต่ละรายมีเลย์เอาต์ของตัวเอง มีคนเปิดอีเมลทุกฉบับและพิมพ์สินค้า จำนวน และเลขอ้างอิงลงในใบเสนอราคาหรือใบสั่งขาย
• การยืนยันคำสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ส่งกลับมาพร้อมจำนวนที่เปลี่ยนไป ราคาใหม่ หรือวันส่งมอบที่ช้าลง มีคนเปรียบเทียบทีละรายการกับใบสั่งซื้อของคุณแล้วอัปเดต หรือไม่ก็ความแตกต่างนั้นถูกมองข้ามไป
• เงินรับเข้าปรากฏเป็นการแจ้งเตือนจากธนาคารหรือไฟล์รายการเดินบัญชี มีคนค้นหาใบแจ้งหนี้ขายที่ถูกต้องสำหรับการชำระแต่ละรายการแล้วบันทึกรายการรับชำระเงิน (Payment Entry) ซึ่งมักใช้เวลาวันละหนึ่งถึงสองชั่วโมง

งานเหล่านี้ส่วนใหญ่ไม่ต้องใช้วิจารณญาณ แต่ทั้งหมดต้องอาศัยความระมัดระวัง เพราะจำนวนที่ผิดหรือการชำระเงินที่บันทึกผิดใบแจ้งหนี้จะก่อปัญหาในอีกหลายสัปดาห์ต่อมา นี่คืองานประเภทที่บอททั้งสามตัวด้านล่างรับไปทำ

🤖 บอท BOTS4.me ตัวใดทำงานกับ ERPNext

แอป ERP ทุกตัวของ BOTS4.me ทำงานบน ERPNext 15 และ 16 หน้านี้เน้นสามตัวที่เปลี่ยนอีเมลให้เป็นเอกสาร ERPNext ตารางแสดงว่าแต่ละตัวอ่านอะไรและเขียนอะไร

AutoERP (ยืนยัน จัดส่ง และออกใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อที่ติดแท็ก) AutoCASH (การแจ้งเตือนการชำระเงิน) Bill2ERP (ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์เป็นร่างใบแจ้งหนี้ซื้อ) AutoSTOCK และ AutoPURCHASE ก็ทำงานบน ERPNext เช่นกัน การเชื่อมต่อ ERPNext เพียงครั้งเดียวใช้ได้กับทุกตัว การเริ่มใช้บอทตัวอื่นในภายหลังจึงไม่ต้องทำงานเชื่อมต่อใหม่

📧 Mail2ERP: จากอีเมลลูกค้าสู่ใบเสนอราคาและใบสั่งขาย

Mail2ERP อ่านกล่องจดหมายฝ่ายขายของคุณและตัดสินใจสำหรับอีเมลทุกฉบับว่าเป็นคำขอใบเสนอราคา คำสั่งซื้อที่แน่นอน หรือไม่ใช่ทั้งสองอย่าง สัญญาณอิสระหลายตัวร่วมลงคะแนนในการตัดสินใจนี้ และการแก้ไขด้วยมือของคุณจะมีผลเหนือกว่าเสมอ จากนั้นระบบจะอ่านรายการสินค้าจากเนื้อหาอีเมลและไฟล์แนบทุกไฟล์โดยไม่ต้องใช้เทมเพลต และจับคู่รหัสแต่ละรายการกับสินค้าใน ERPNext ของคุณ

สิ่งที่สร้างใน ERPNext

• คำถามเรื่องราคา → ร่างใบเสนอราคา ทีมขายของคุณตรวจสอบ ปรับแก้ และส่งออกไปตามปกติ
• คำสั่งซื้อที่แน่นอน → ใบสั่งขาย ยืนยันแล้ว Mail2ERP สร้างคำสั่งซื้อเป็นแบบร่างก่อนแล้วจึงยืนยัน (submit) ตรรกะด้านราคาและสถานะของ ERPNext เองจึงทำงานเหมือนกับคำสั่งซื้อที่คนป้อนทุกประการ
• คำตอบต่อใบเสนอราคาของคุณ → ใบสั่งขาย เมื่อเปิดการตรวจจับ RFQ คำตอบของลูกค้าที่ระบุหมายเลขใบเสนอราคาของคุณและขอให้ดำเนินการต่อจะเปลี่ยนใบเสนอราคานั้นเป็นใบสั่งขายที่ยืนยันแล้ว
• ไฟล์และบริบท: ไฟล์แนบต้นฉบับของลูกค้าจะแนบไว้กับเอกสาร และเนื้อหาอีเมลจะเพิ่มเป็นความคิดเห็น ใครก็ตามที่เปิดใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายจึงเห็นว่ามาจากไหน
• ไม่มีการป้อนซ้ำ: เมื่อผู้ใช้สำหรับการเชื่อมต่อได้รับอนุญาตให้เพิ่มฟิลด์กำหนดเอง Mail2ERP จะทำเครื่องหมายเอกสารทุกฉบับที่สร้างด้วยอีเมลต้นทาง คำสั่งซื้อเดียวกันที่ส่งต่อสองครั้งหรือส่งไปยังสองที่อยู่จึงถูกสร้างเพียงครั้งเดียว

สิ่งที่ระบบไม่ทำเลย

Mail2ERP ไม่สร้างลูกค้าหรือสินค้าใหม่ใน ERPNext ผู้ส่งต้องเป็นของลูกค้าที่มีอยู่แล้ว และทุกรายการต้องตรงกับสินค้าในแคตตาล็อกของคุณ รายการที่อ่านจำนวนได้ไม่แน่ชัดจะถูกข้าม ไม่ใช่เดา และคุณจะได้รับอีเมลขอให้เพิ่มรายการนั้นด้วยตนเอง ด้วยการจับคู่หลายรหัสอัจฉริยะ รายการยังจับคู่ได้ด้วยรหัสผู้จำหน่าย บาร์โค้ด หมายเลขชิ้นส่วนของผู้ผลิต และรหัสสินค้าของลูกค้าเอง ซึ่ง ERPNext เก็บไว้เป็น customer item code

📦 Supplier2ERP: การยืนยันถูกเขียนลงในใบสั่งซื้อของคุณ

Supplier2ERP คือภาพสะท้อนของ Mail2ERP ในฝั่งจัดซื้อ ระบบอ่านการยืนยันและการแจ้งการจัดส่งที่ซัพพลายเออร์ส่งมา และเขียนสิ่งที่พวกเขายืนยันลงในใบสั่งซื้อ ERPNext ที่ตรงกัน

• เฉพาะผู้ส่งที่คุณสอนไว้ Supplier2ERP อ่านอีเมลจากผู้ส่งที่อยู่ในรายชื่อซัพพลายเออร์ของคุณ คุณเพิ่มซัพพลายเออร์ได้โดยวางอีเมลฉบับหนึ่งของพวกเขาลงในโฟลเดอร์ _AutoSPAM/PHUJADHANG ขณะที่รายชื่อยังว่างอยู่ จะไม่มีอะไรถูกกรองออก
• การค้นหาคำสั่งซื้อที่ถูกต้อง เมื่ออีเมลระบุหมายเลขใบสั่งซื้อของคุณ หมายเลขนั้นมีผลเหนือกว่า เมื่อไม่ระบุ Supplier2ERP จะเปรียบเทียบรหัสสินค้าในอีเมลกับใบสั่งซื้อที่เปิดอยู่ของซัพพลายเออร์รายนั้น หากมีสองคำสั่งซื้อที่ตรงกันพอ ๆ กัน จะไม่มีการเขียนสิ่งใดและคุณจะได้รับรายงาน
• การตรวจสอบก่อนเขียนใด ๆ: ข้อมูลต้องสมเหตุสมผล และจำนวนรายการที่แตกต่าง ส่วนต่างราคาแต่ละรายการ และส่วนต่างจำนวนแต่ละรายการต้องอยู่ในขีดจำกัดที่คุณกำหนด หากการตรวจสอบใดไม่ผ่าน คุณจะได้รับรายงานแทนการอัปเดต
• วิธีอัปเดต ERPNext: ใบสั่งซื้อแบบร่างจะถูกบันทึกด้วยค่าใหม่ ใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วจะถูกเปลี่ยนผ่านฟังก์ชัน Update Items ของ ERPNext เองพร้อมรายการทั้งหมด และวันที่ที่ยืนยันจะกลายเป็นวันส่งมอบที่คาดไว้ด้วย คำสั่งซื้อที่ปิดแล้ว เสร็จสิ้นแล้ว และยกเลิกแล้วจะไม่ถูกแตะต้อง
• กฎของคุณยังเป็นผู้กำหนด: การอัปเดตจำนวนและราคาอัตโนมัติแต่ละอย่างมีสวิตช์ของตัวเอง ซัพพลายเออร์ที่ยืนยันตรงกับที่คุณสั่งทุกประการจะถูกบันทึกว่ายืนยันแล้ว โดยไม่มีอะไรต้องเปลี่ยน

การยืนยันที่ประมวลผลแล้วจะย้ายไปที่โฟลเดอร์ _Supplier2ERP/DAI_RAB_KAN_LAE ในกล่องจดหมายของคุณ สิ่งใดที่ต้องให้คนดูจะยังอยู่ใน INBOX ในสถานะยังไม่ได้อ่าน

💶 Pay2ERP: บันทึกเงินรับเข้ากับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง

Pay2ERP อ่านเงินรับเข้า หาว่าแต่ละรายการชำระใบแจ้งหนี้ขายที่ค้างอยู่ใบใด และบันทึกการชำระเงินใน ERPNext ระบบทำงานเฉพาะกับเงินรับเข้า ส่วนการจ่ายเงินออกจะถูกละเว้น

การชำระเงินมาจากไหน

• อีเมลจากธนาคาร: การแจ้งเตือนหรือรายการเดินบัญชีที่ธนาคารของคุณส่งมาอยู่แล้ว ไฟล์แบบมีโครงสร้าง เช่น MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 และ OFX จะถูกอ่านทีละรายการ ส่วนอีเมลอื่นจะอ่านจากเนื้อหาข้อความ
• การเชื่อมต่อธนาคารและการชำระเงิน: เช่น Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal หรือ Square
• รายการธุรกรรมธนาคารของ ERPNext: รายการรับเข้าที่ยังไม่ได้กระทบยอดของบัญชีธนาคาร ERPNext ที่คุณเลือก

วิธีจับคู่และบันทึกการชำระเงิน

Pay2ERP ค้นหาเลขอ้างอิงใบแจ้งหนี้พร้อมกับจำนวนเงินก่อน เมื่อการชำระเงินไม่มีเลขอ้างอิงที่ใช้ได้ ระบบจะค้นหาผู้ชำระจากชื่อบริษัทที่เรียนรู้ไว้ และตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ค้างชำระของลูกค้ารายนั้นชุดใดรวมกันได้เท่ากับจำนวนเงิน การจับคู่ที่สำเร็จแต่ละครั้งจะสอนบางอย่างให้ระบบ นี่คือเหตุผลที่เดือนที่สองต้องใช้ความใส่ใจน้อยกว่าเดือนแรกมาก

สำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่ได้รับชำระ ระบบจะสร้างและยืนยันรายการรับชำระเงินหนึ่งรายการผ่านการแมปของ ERPNext เอง โดยไม่ชำระเกินยอดที่ยังค้างอยู่ เมื่อการชำระเงินมาจากรายการธุรกรรมธนาคารของ ERPNext รายการนั้นจะถูกกระทบยอดกับรายการรับชำระเงินเหล่านั้น การชำระเงินที่จับคู่ไม่ได้จะแสดงไว้ในอีเมลแยกต่างหากพร้อมแนบข้อความต้นฉบับ เพื่อให้บันทึกด้วยมือได้

⚙️ การตั้งค่าทีละขั้นตอนสำหรับ ERPNext

• ขั้นตอนที่ 1 — เริ่มต้นเดือน Discovery ฟรีของคุณ: ลงชื่อเข้าใช้ที่ bots4.me/bots และคลิก เริ่มเดือน Discovery ฟรี บนการ์ดของบอทที่คุณต้องการ เช่น Mail2ERP ไม่ต้องใช้บัตร
• ขั้นตอนที่ 2 — สร้างผู้ใช้สำหรับการเชื่อมต่อใน ERPNext: ใน Users ให้สร้างผู้ใช้ เช่น “BOTS4.me Integration” พร้อมบทบาท Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager และ Purchase Master Manager หากไม่มีบทบาท Master Manager ทั้งสอง ERPNext จะซ่อนราคาจาก API
• ขั้นตอนที่ 3 — สร้าง API key และ secret: เปิดผู้ใช้นั้น ไปที่แท็บ Settings → API Access → Generate Keys คัดลอก API secret ซึ่งจะแสดงเพียงครั้งเดียว และ API key
• ขั้นตอนที่ 4 — เชื่อมต่อ ERPNext ที่ bots4.me: ใน การตั้งค่า → บอท → Access Manager → เพิ่มปลายทาง → ERP → ERPNext ให้ป้อน URL ไซต์ ERPNext ของคุณ API key และ API secret ขั้นตอนทั้งหมดอยู่ในคู่มือการเชื่อมต่อ
• ขั้นตอนที่ 5 — เชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณ: Gmail และ Microsoft 365 เชื่อมต่อด้วยการเชื่อมต่อด่วนอย่างปลอดภัย (Secure Quick Connect) ส่วนผู้ให้บริการอื่นเชื่อมต่อผ่าน IMAP ด้วยรหัสผ่านสำหรับแอป สำหรับ Mail2ERP และ Supplier2ERP คุณไม่ต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมายเลยก็ได้: เพิ่ม BOTS4.me Mailbox เป็นแหล่งข้อมูลแล้วส่งต่ออีเมลไปที่นั่น
• ขั้นตอนที่ 6 — อ่านรายงาน Demo แล้วเปลี่ยนเป็น LIVE: บอทแต่ละตัวเริ่มต้นในโหมดทดลองและส่งอีเมลแจ้งคุณว่าจะเขียนอะไร เมื่อรายงานดูถูกต้องแล้ว ให้ตั้งค่าโหมดเป็น LIVE ในแท็บการควบคุม

🧪 โหมดทดลองและอีเมลที่บอทจัดการไม่ได้

บอททุกตัวเริ่มต้นในโหมดทดลอง ระบบอ่านอีเมลจริงและข้อมูล ERPNext จริงของคุณ แล้วส่งรายงานทางอีเมลว่าจะสร้างหรือเปลี่ยนอะไรบ้างอย่างละเอียด แต่ไม่เขียนสิ่งใด LIVE จะปลดล็อกหลังรายงาน Demo ฉบับแรก คุณดูหลักการทำงานโดยรวมได้ที่หน้า โหมดทดลอง หรือลองคลิกดูเดโมแดชบอร์ดแบบสดพร้อมข้อมูลตัวอย่างก่อน

จะเกิดอะไรขึ้นกับอีเมลที่ไม่ชัดเจน

• ไม่มีอะไรหายไป: อีเมลที่บอทประมวลผลไม่ได้จะยังอยู่ใน INBOX ในสถานะยังไม่ได้อ่าน อีเมลที่นำเข้าแล้วจะย้ายไปที่โฟลเดอร์ DAI_RAB_KAN_LAE ของบอท
• ทุกการตัดสินใจถูกบันทึกไว้ในแท็บบันทึกของแดชบอร์ดและในโฟลเดอร์ LOGS ของกล่องจดหมาย พร้อมเหตุผล เช่น ผู้ส่งที่ไม่ใช่ลูกค้าใน ERPNext หรือรหัสสินค้าที่ไม่มีอยู่ ดูคู่มือโฟลเดอร์ LOGS ในกล่องจดหมาย
• แก้ไข Mail2ERP ด้วยโฟลเดอร์: ลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU เพื่อลองใหม่ในฐานะใบเสนอราคาหรือคำสั่งซื้อ หรือไปที่ _Mail2ERP/KHAM เพื่อข้ามอีเมลประเภทนั้นในอนาคต การแก้ไขจะถูกจดจำสำหรับผู้ส่งรายนั้น
• การชำระเงินที่จับคู่ไม่ได้จะถูกส่งอีเมลถึงคุณพร้อมข้อความจากธนาคารต้นฉบับ และการยืนยันจากซัพพลายเออร์ที่อยู่นอกขีดจำกัดของคุณจะยังอยู่ใน INBOX จนกว่าจะมีคนตรวจสอบ

📅 เดือน Discovery ฟรีและแพ็กเกจฟรี

เดือนแรกของบอทแต่ละตัวเป็นเดือน Discovery ฟรีโดยไม่ต้องใช้บัตร สวิตช์ที่มีป้าย Discovery ในแท็บการควบคุมรวมอยู่ในเดือนนั้นและเริ่มต้นในสถานะปิด คุณจึงเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะลองอะไร

📚 บทความที่เกี่ยวข้อง

• ผลิตภัณฑ์: Mail2ERP Supplier2ERP และ Pay2ERP
• คู่มือ: คู่มือ Mail2ERP คู่มือ Supplier2ERP คู่มือ Pay2ERP และคู่มือการเชื่อมต่อ
• ERP โอเพนซอร์สอีกตัว: ทำให้ Dolibarr ทำงานอัตโนมัติ: คำสั่งซื้อทางอีเมล การออกใบแจ้งหนี้ และการแจ้งเตือนการชำระเงิน
• เปรียบเทียบแนวทาง: Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP สำหรับการป้อนคำสั่งซื้อเข้า ERP
• ERP อื่น ๆ: Business Central SAP Business One Zoho Inventory และ Zoho Books และ Odoo
• ความรู้พื้นฐาน: ทำความเข้าใจระบบ ERP และ CRM และตัวเลขจริงในกรณีศึกษา IMP Kontakt