ทำให้ Dolibarr ทำงานอัตโนมัติ: คำสั่งซื้อทางอีเมล การออกใบแจ้งหนี้ และการแจ้งเตือนการชำระเงิน

🎯 ขั้นตอนตั้งแต่คำสั่งซื้อจนถึงรับเงินที่ Dolibarr ปล่อยให้คุณทำ

Dolibarr มีเอกสารทุกอย่างที่บริษัทการค้าต้องการ: ข้อเสนอทางการค้า คำสั่งซื้อของลูกค้า การจัดส่ง ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงิน สิ่งที่ไม่มีคือคนที่พาคำสั่งซื้อแต่ละรายการจากเอกสารหนึ่งไปยังเอกสารถัดไป ในบริษัทส่วนใหญ่ที่ใช้ Dolibarr นั่นยังคงเป็นคน และขั้นตอนเดิม ๆ ไม่กี่ขั้นตอนก็วนซ้ำสำหรับทุกคำสั่งซื้อ:

• การป้อนคำสั่งซื้อ: ลูกค้าส่งคำสั่งซื้อ PDF หรือ Excel ทางอีเมล แล้วมีคนพิมพ์สินค้าและจำนวนลงในข้อเสนอหรือคำสั่งซื้อ
• การตรวจรับรองและการจัดส่ง: มีคนตรวจรับรองคำสั่งซื้อ ตรวจสอบสต็อก สร้างการจัดส่ง และตรวจรับรองการจัดส่งนั้น
• การออกใบแจ้งหนี้: มีคนสร้างใบแจ้งหนี้จากคำสั่งซื้อ ตรวจให้แน่ใจว่าเรียกเก็บเฉพาะสินค้าที่จัดส่งแล้ว และส่งให้ลูกค้า
• การติดตามหนี้: ปลายเดือน มีคนไล่ดูใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระและเขียนจดหมายแจ้งเตือน หรือไม่ก็ไม่มีเวลาทำ

แต่ละขั้นตอนทำได้เร็วเมื่อแยกกัน แต่เมื่อรวมกันและทำซ้ำสำหรับทุกคำสั่งซื้อ จะกินเวลาหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ และขั้นตอนที่ถูกลืมมักเป็นขั้นตอนที่มีต้นทุนสูง: ใบแจ้งหนี้ที่ไม่เคยถูกส่ง หรือการแจ้งเตือนที่ส่งช้าไปหนึ่งเดือน

🤖 บอท BOTS4.me ตัวใดทำงานกับ Dolibarr

แอป ERP ทุกตัวของ BOTS4.me ทำงานบน Dolibarr 23 ขึ้นไป หน้านี้ครอบคลุมสามตัวที่ร่วมกันดูแลฝั่งการขายตั้งแต่อีเมลจนถึงการชำระเงิน

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK และ AutoPURCHASE ก็ทำงานบน Dolibarr เช่นกัน และ Pay2ERP ใช้รายการธนาคารของ Dolibarr เองเป็นข้อมูลนำเข้าได้ การเชื่อมต่อ Dolibarr เพียงครั้งเดียวใช้ได้กับทุกบอทที่คุณเริ่มใช้

📧 Mail2ERP: จากคำสั่งซื้อทางอีเมลสู่ข้อเสนอและคำสั่งซื้อของลูกค้า

Mail2ERP อ่านกล่องจดหมายฝ่ายขายของคุณ ตัดสินใจว่าอีเมลแต่ละฉบับเป็นคำขอใบเสนอราคา คำสั่งซื้อที่แน่นอน หรือไม่ใช่ทั้งสองอย่าง และอ่านรายการสินค้าจากเนื้อหาอีเมลและไฟล์แนบทุกไฟล์: PDF, Excel, Word, CSV, HTML รูปภาพ และเอกสารสแกน ในทุกเลย์เอาต์และทุกภาษา โดยไม่ต้องใช้เทมเพลต รหัสสินค้าแต่ละรายการจะถูกจับคู่กับรหัสอ้างอิงสินค้าในแคตตาล็อก Dolibarr ของคุณ

• คำถามเรื่องราคา → ร่างข้อเสนอทางการค้า พร้อมให้ทีมขายของคุณกำหนดราคา ปรับแก้ และส่งออก
• คำสั่งซื้อที่แน่นอน → คำสั่งซื้อของลูกค้า สร้างเป็นแบบร่างแล้วจึงตรวจรับรอง
• ผู้ติดต่อ: ผู้ที่เขียนอีเมลจะกลายเป็นผู้ติดต่อฝั่งลูกค้าของเอกสาร และที่อยู่จัดส่งที่ระบุในอีเมลจะกลายเป็นผู้ติดต่อสำหรับการจัดส่ง
• ไฟล์: ไฟล์แนบของลูกค้าจะแนบไว้กับข้อเสนอหรือคำสั่งซื้อ
• ไม่มีรายการซ้ำ: เอกสารแต่ละฉบับถูกทำเครื่องหมายด้วยอีเมลต้นทางในฟิลด์อ้างอิงภายนอกของ Dolibarr คำสั่งซื้อเดียวกันที่ส่งมาสองครั้งจึงถูกสร้างเพียงครั้งเดียว

Mail2ERP ไม่สร้างบุคคลที่สาม (third party) หรือสินค้าใหม่ ผู้ส่งต้องเป็นของลูกค้าที่มีอยู่แล้ว และทุกรายการต้องตรงกับสินค้าที่มีอยู่ อีเมลที่นำเข้าไม่ได้จะยังอยู่ใน INBOX ในสถานะยังไม่ได้อ่าน และบันทึกจะบอกเหตุผล

🐙 AutoERP: ตรวจรับรอง จัดส่ง และออกใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อที่ติดแท็ก

AutoERP รับช่วงขั้นตอนประจำหลังคำสั่งซื้อ ระบบทำงานเฉพาะกับคำสั่งซื้อที่คุณส่งมอบให้เท่านั้น และการส่งมอบทำผ่านฟิลด์ ไม่ใช่การเดา

วิธีส่งมอบคำสั่งซื้อให้ AutoERP

Dolibarr ไม่อนุญาตให้โปรแกรมอื่นอ่านแท็กของคำสั่งขาย AutoERP จึงใช้ฟิลด์คำสั่งซื้อชื่อ BOTS4.me tags (รหัส b4mtags) เมื่อผู้ใช้สำหรับการเชื่อมต่อเป็นผู้ดูแลระบบ AutoERP จะเพิ่มฟิลด์นี้เอง มิฉะนั้นให้เพิ่มครั้งเดียว: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute ป้ายกำกับ BOTS4.me tags รหัส b4mtags ชนิด String (1 line) ความยาว 255 แก้ไขได้เสมอ จากนั้นพิมพ์ AutoERP ลงในฟิลด์เพื่อดำเนินการทั้งคำสั่งซื้อ หรือ AutoERP_partial เพื่อดำเนินการทีละรายการ AutoERP จะเพิ่มแท็กความคืบหน้าของตนเองลงในฟิลด์เดียวกัน

สิ่งที่เกิดขึ้นในการทำงานแต่ละรอบ

• การยืนยัน: คำสั่งซื้อแบบร่างที่ติดแท็กจะถูกตรวจรับรอง เมื่อเงื่อนไขการชำระเงินของคำสั่งซื้อกำหนดให้ชำระล่วงหน้า เช่น “Due on order” หรือเงื่อนไขมัดจำ 100 % AutoERP จะออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำที่ตรวจรับรองแล้วสำหรับทั้งคำสั่งซื้อและเชื่อมโยงไว้กับคำสั่งซื้อนั้นด้วย
• การจัดส่ง: เมื่อมีสต็อกและถึงวันส่งมอบ AutoERP จะสร้างการจัดส่งที่ตรวจรับรองแล้วจากคำสั่งซื้อตามจำนวนที่ส่งออกได้ Dolibarr จะตัดสต็อกเมื่อตรวจรับรองหากการตั้งค่าโมดูล Stock ของคุณกำหนดไว้เช่นนั้น การจัดส่งบางส่วนจะเหลือส่วนที่เหลือไว้ในคำสั่งซื้อ
• การออกใบแจ้งหนี้: AutoERP สร้างใบแจ้งหนี้ที่ตรวจรับรองแล้วหนึ่งใบจากคำสั่งซื้อ โดยเรียกเก็บสินค้าสต็อกตามจำนวนที่จัดส่งจริงและบริการตามจำนวนที่สั่ง และหักเงินมัดจำที่ชำระแล้ว คุณยังเลือกรวมเป็นใบแจ้งหนี้เดียวต่อลูกค้าต่อวัน สัปดาห์ หรือเดือนได้ด้วย

ในแพ็กเกจ Business นั้น AutoERP ยังระงับการจัดส่งให้ลูกค้าที่มีใบแจ้งหนี้เกินกำหนด แจ้งเตือนพวกเขาหนึ่งครั้ง และจัดส่งคำสั่งซื้อเป็นส่วน ๆ ได้ ดูคู่มือ AutoERP สำหรับตัวเลือกทั้งหมด

💰 AutoCASH: การแจ้งเตือนการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ Dolibarr ที่เกินกำหนด

ในวันที่คุณเลือกของแต่ละเดือน AutoCASH จะอ่านใบแจ้งหนี้ลูกค้าที่ยังไม่ได้ชำระจาก Dolibarr จัดกลุ่มตามลูกค้า และพิจารณาว่าลูกค้าแต่ละรายเกินกำหนดมากเพียงใด โดยค่าเริ่มต้น การยกระดับจะค่อยเป็นค่อยไป:

• เริ่มอย่างนุ่มนวล: คุณเปิดเฉพาะระดับ 1 ใช้งานจริงไปก่อน แล้วค่อยเปิดระดับ 2 และ 3 ภายหลังได้
• ไม่ซ้ำสองครั้งสำหรับเรื่องเดียวกัน: ระดับเดิมจะทำซ้ำได้หลังช่วงเวลารอเท่านั้น และการทำงานที่หยุดกลางคันจะไม่ส่งการแจ้งเตือนซ้ำสองครั้ง
• ตัวกรอง: ยอดเงินขั้นต่ำ จำนวนวันที่เกินกำหนดขั้นต่ำ และรายชื่อลูกค้าที่คุณไม่ต้องการให้ติดตามโดยอัตโนมัติ
• อีเมลสองฉบับสำหรับคุณ: ตัวอย่างล่วงหน้าหนึ่งวันก่อน แสดงว่าใครจะได้รับการแจ้งเตือน และรายงานหลังจากนั้น แสดงว่าติดต่อใคร ที่ระดับใด และสำหรับใบแจ้งหนี้ใด
• ส่งโดย BOTS4.me: เนื่องจาก Dolibarr ส่งอีเมลผ่าน API ไม่ได้ การแจ้งเตือนจึงส่งโดย BOTS4.me เป็นภาษาของลูกค้า ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำที่ AutoERP ออกสำหรับคำสั่งซื้อแบบชำระล่วงหน้าจะไม่ถูก AutoCASH ติดตาม

⚙️ การตั้งค่าทีละขั้นตอนสำหรับ Dolibarr

• ขั้นตอนที่ 1 — เริ่มต้นเดือน Discovery ฟรีของคุณ: ลงชื่อเข้าใช้ที่ bots4.me/bots และคลิก เริ่มเดือน Discovery ฟรี บนการ์ดของบอทที่คุณต้องการ ไม่ต้องใช้บัตร
• ขั้นตอนที่ 2 — เปิดใช้ REST API ใน Dolibarr: Home → Setup → Modules/Applications → เปิดใช้ API REST (server)
• ขั้นตอนที่ 3 — สร้างผู้ใช้สำหรับการเชื่อมต่อ: ใน Users & Groups ให้สร้างผู้ใช้ เช่น “BOTS4.me Integration” และให้สิทธิ์ของบอทที่คุณใช้: Mail2ERP — บุคคลที่สาม สินค้า ข้อเสนอทางการค้า คำสั่งขาย; AutoERP — คำสั่งขาย การจัดส่ง ใบแจ้งหนี้ลูกค้า สต็อก; AutoCASH — ใบแจ้งหนี้ลูกค้า การชำระเงิน ธนาคาร บอททุกตัวยังต้องมีสิทธิ์อ่าน Banks และการ์ดผู้ใช้ของตนเองด้วย
• ขั้นตอนที่ 4 — สร้าง API key: เปิดการ์ดผู้ใช้ → Modify → ฟิลด์ API key → สร้าง → Save แล้วคัดลอกคีย์
• ขั้นตอนที่ 5 — เชื่อมต่อ Dolibarr ที่ bots4.me: ป้อน URL ไซต์ Dolibarr ของคุณและ API key รวมถึงหมายเลขเอนทิตีหากคุณใช้โมดูล Multicompany ขั้นตอนทั้งหมดอยู่ในคู่มือการเชื่อมต่อ
• ขั้นตอนที่ 6 — เฉพาะ AutoERP: เพิ่มฟิลด์คำสั่งซื้อ BOTS4.me tags ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น เว้นแต่ผู้ใช้สำหรับการเชื่อมต่อเป็นผู้ดูแลระบบ
• ขั้นตอนที่ 7 — เชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณสำหรับ Mail2ERP (Gmail และ Microsoft 365 ด้วยการเชื่อมต่อ Secure Quick Connect ส่วนรายอื่นผ่าน IMAP ด้วยรหัสผ่านสำหรับแอป) หรือส่งต่อคำสั่งซื้อไปที่ BOTS4.me Mailbox แทน

🧪 โหมดทดลอง อีเมลที่ไม่ชัดเจน และข้อผิดพลาด

บอททุกตัวเริ่มต้นในโหมดทดลอง Mail2ERP ส่งอีเมลแสดงข้อเสนอหรือคำสั่งซื้อที่ระบบจะสร้าง AutoERP รายงานว่าจะตรวจรับรอง จัดส่ง และออกใบแจ้งหนี้คำสั่งซื้อใด และ AutoCASH ส่งรายชื่อลูกค้าทั้งหมดที่จะแจ้งเตือนให้คุณ โดยไม่ติดต่อลูกค้ารายใดเลย ไม่มีสิ่งใดถูกเขียนลงใน Dolibarr จนกว่าคุณจะตั้งค่าโหมดเป็น LIVE ซึ่งปลดล็อกหลังรายงาน Demo ฉบับแรก หน้า โหมดทดลอง อธิบายแนวคิดนี้ และเดโมแดชบอร์ดแบบสดแสดงการตั้งค่าทุกรายการพร้อมข้อมูลตัวอย่าง

• อีเมลที่ Mail2ERP นำเข้าไม่ได้จะยังอยู่ใน INBOX ในสถานะยังไม่ได้อ่าน อีเมลที่นำเข้าแล้วจะย้ายไปที่ _Mail2ERP/DAI_RAB_KAN_LAE
• เหตุผลจะถูกบันทึกเสมอไว้ในแท็บบันทึกและโฟลเดอร์ LOGS ของกล่องจดหมาย เช่น ผู้ส่งที่ไม่ใช่ลูกค้าใน Dolibarr หรือรหัสอ้างอิงสินค้าที่ไม่มีอยู่ ดูคู่มือโฟลเดอร์ LOGS ในกล่องจดหมาย
• แก้ไขด้วยโฟลเดอร์: ลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU เพื่อลองใหม่ในฐานะข้อเสนอหรือคำสั่งซื้อ หรือไปที่ _Mail2ERP/KHAM เพื่อข้ามอีเมลประเภทนั้นในอนาคต
• ปัญหาการตั้งค่า AutoERP เช่น ไม่มีฟิลด์ BOTS4.me tags หรือโมดูล Shipments ถูกปิดอยู่ จะถูกระบุในรายงานการทำงาน คุณจึงรู้ว่าต้องแก้ไขอะไรอย่างชัดเจน

📅 เดือน Discovery ฟรีและแพ็กเกจฟรี

เดือนแรกของบอทแต่ละตัวเป็นเดือน Discovery ฟรีโดยไม่ต้องใช้บัตร สวิตช์ที่มีป้าย Discovery ในแท็บการควบคุมรวมอยู่ด้วยและเริ่มต้นในสถานะปิด คุณจึงเลือกได้ว่าจะลองอะไร

📚 บทความที่เกี่ยวข้อง

• ผลิตภัณฑ์: Mail2ERP AutoERP และ AutoCASH
• คู่มือ: คู่มือ Mail2ERP คู่มือ AutoERP คู่มือ AutoCASH และคู่มือการเชื่อมต่อ
• ERP โอเพนซอร์สอีกตัว: ทำให้ ERPNext ทำงานอัตโนมัติจากอีเมล: คำสั่งซื้อ การยืนยันจากซัพพลายเออร์ และการชำระเงิน
• เปรียบเทียบแนวทาง: Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP สำหรับการป้อนคำสั่งซื้อเข้า ERP
• ขั้นตอนเดียวกันใน ERP อื่น: จัดส่งและออกใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อ Business Central โดยอัตโนมัติ และ วิธีทำให้การยืนยันคำสั่งซื้อ การจัดส่ง และการออกใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติใน Odoo
• ความรู้พื้นฐาน: ทำความเข้าใจระบบ ERP และ CRM และเหตุผลที่เราสร้าง BOTS4.me