การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติใน Business Central: ลงรายการและส่งใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อที่จัดส่งแล้ว

🎯 “ส่งของไปเมื่อวาน แต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้”

ในบริษัทส่วนใหญ่ที่ใช้ Business Central การออกใบแจ้งหนี้เป็นนิสัยที่ทำด้วยมือมากกว่าจะเป็นกระบวนการ คลังสินค้าลงรายการการจัดส่ง และใบแจ้งหนี้ขึ้นอยู่กับว่าจะมีใครในสำนักงานจำได้ว่าต้องปิดคำสั่งซื้อหรือไม่ ผลลัพธ์ที่ได้ก็เหมือนกันทุกที่:

• จัดส่งแล้วแต่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้: คำสั่งซื้อค้างอยู่พร้อมจำนวนที่จัดส่งแล้วซึ่งยังไม่มีใครออกใบแจ้งหนี้ ทุกวันที่รอคือหนึ่งวันที่ลูกค้าจ่ายเงินช้าลง
• คลิกซ้ำ ๆ: เปิดคำสั่งซื้อ ตรวจสอบจำนวนที่จะออกใบแจ้งหนี้ ลงรายการ ค้นหาใบแจ้งหนี้ที่ลงรายการแล้ว ส่งทางอีเมล — สำหรับทุกคำสั่งซื้อ ทุกวัน
• ลืมรายการบริการ: รายการที่ไม่มีของต้องจัดส่ง เช่น บริการหรือค่าขนส่ง มักตกหล่นได้ง่ายเมื่อส่วนที่เหลือของคำสั่งซื้อจัดการจากคลังสินค้า
• เวลาไม่สม่ำเสมอ: ลูกค้าบางรายได้รับใบแจ้งหนี้ในวันเดียวกัน บางรายได้รับหนึ่งสัปดาห์ต่อมา ขึ้นอยู่กับว่าใครอยู่ในสำนักงาน

ไม่มีสิ่งใดเลยที่ต้องใช้วิจารณญาณ “ออกใบแจ้งหนี้สำหรับสิ่งที่จัดส่งแล้วและส่งให้ลูกค้า” คือกฎ และกฎสามารถทำงานได้เอง

🔍 สิ่งที่ Business Central มีให้ในตัว

ลงรายการทีละคำสั่งซื้อ

วิธีมาตรฐานคือเปิดใบสั่งขายแต่ละฉบับแล้วลงรายการ วิธีนี้เชื่อถือได้ แต่เป็นงานที่คนทำ ในเวลาที่คนนั้นว่าง อีเมลใบแจ้งหนี้ยังเป็นอีกขั้นตอนหนึ่งเพิ่มเข้ามา

การลงรายการแบบกลุ่มและงานตามกำหนดเวลา

Business Central สามารถลงรายการใบสั่งขายหลายฉบับในกลุ่มเดียว และพาร์ทเนอร์สามารถตั้งเวลางานได้ แต่ก็ยังต้องมีคนเลือกว่าคำสั่งซื้อใดเข้ากลุ่ม ดูแลตัวกรองให้ถูกต้อง และตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ถึงมือลูกค้าจริง การเปลี่ยนกฎ — “รวบรวมใบแจ้งหนี้รายสัปดาห์สำหรับกลุ่มนี้” — มักหมายถึงต้องขอให้พาร์ทเนอร์ช่วย

⚙️ AutoERP ทำงานใน Business Central อย่างไร

มิติ BOTS4ME แทนแท็ก

ใน ERP อื่น คุณส่งต่อคำสั่งซื้อให้ AutoERP ด้วยแท็ก Business Central ไม่มีแท็กคำสั่งซื้อ AutoERP จึงอ่านมิติ BOTS4ME บนส่วนหัวของใบสั่งขาย คุณสร้างมิตินี้ครั้งเดียวพร้อมค่าสี่ค่า และกำหนดค่าใดค่าหนึ่งให้กับแต่ละคำสั่งซื้อที่ AutoERP ได้รับอนุญาตให้จัดการ:

• FULL — AutoERP ดำเนินการกับคำสั่งซื้อทั้งหมด
• PARTIAL — อนุญาตให้จัดส่งบางส่วน
• SMALLOK — ดำเนินการกับคำสั่งซื้อทั้งหมดแม้จะต่ำกว่าเกณฑ์คำสั่งซื้อขนาดเล็กของคุณ
• PARTIAL-SMALLOK — อนุญาตให้จัดส่งบางส่วน แม้จะต่ำกว่าเกณฑ์คำสั่งซื้อขนาดเล็กของคุณ

คำสั่งซื้อที่ไม่มีมิตินี้จะไม่ถูกแตะต้องเลย เช่นเดียวกับมิติอื่น ๆ ค่านี้จะไหลไปยังรายการบัญชีแยกประเภท (G/L) ของเอกสารที่ลงรายการแล้วด้วย ทำให้ค้นหาใบแจ้งหนี้ของ AutoERP ในรายงานได้ง่าย ค่าต่าง ๆ ยังคงเป็น FULL, PARTIAL และ SMALLOK แม้คุณจะเปลี่ยนชื่อแท็กในแดชบอร์ดแล้วก็ตาม

สิ่งที่ AutoERP ลงรายการ

• จัดส่งแล้ว ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้: สำหรับรายการสินค้าคงคลัง AutoERP จะออกใบแจ้งหนี้ตามจำนวนที่จัดส่งแล้วและยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้พอดี โดยใช้การลงรายการของ Business Central เอง
• รายการที่ไม่มีของต้องจัดส่ง: บริการและรายการที่ไม่ใช่สินค้าคงคลังอื่น ๆ จะถูกจัดส่งและออกใบแจ้งหนี้พร้อมกัน จึงไม่ตกค้าง
• ทันทีหรือรวบรวม: ออกใบแจ้งหนี้แต่ละคำสั่งซื้อทันทีหลังการจัดส่ง หรือรวบรวมคำสั่งซื้อของลูกค้ารายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนพร้อมยอดขั้นต่ำ API ของ Business Central ใส่หนึ่งคำสั่งซื้อในหนึ่งใบแจ้งหนี้ การรวบรวมจึงลงรายการหนึ่งใบแจ้งหนี้ต่อหนึ่งคำสั่งซื้อในเวลาเดียวกัน
• คำสั่งซื้อที่อยู่ระหว่างตรวจสอบ (รอการอนุมัติ) จะถูกเว้นไว้จนกว่ากระบวนการอนุมัติของคุณจะปล่อยออกมา

อีเมลถึงลูกค้า

คำสั่งส่งของ Business Central ไม่สามารถใส่ข้อความของ AutoERP ได้ BOTS4.me จึงส่งอีเมลใบแจ้งหนี้เองพร้อมแนบ PDF ใบแจ้งหนี้ของ Business Central หากคุณเชื่อมต่อกล่องจดหมายกับ AutoERP อีเมลจะส่งจากที่อยู่ของคุณเอง มิฉะนั้นจะส่งจากกล่องจดหมายระบบของ BOTS4.me โดยการตอบกลับจะส่งถึงคุณ API ของ Business Central ไม่เก็บภาษาของลูกค้า อีเมลจึงเขียนเป็นภาษาของบัญชีคุณ

สิ่งที่ AutoERP ยังไม่ได้ทำใน Business Central ในปัจจุบัน

• การจัดส่งโดยไม่ออกใบแจ้งหนี้: API ของ Business Central จัดส่งและออกใบแจ้งหนี้ในคำสั่งเดียว AutoERP จะจัดส่งโดยไม่ออกใบแจ้งหนี้ก็ต่อเมื่อได้ยืนยันเรื่องนี้กับ Business Central แล้วเท่านั้น จนกว่าจะถึงตอนนั้น ระบบจะปล่อยให้คุณจัดการการจัดส่ง แจ้งไว้ในรายงาน และออกใบแจ้งหนี้ทันทีที่คุณลงรายการการจัดส่ง
• ใบแจ้งหนี้ชำระล่วงหน้า: API ไม่มีใบแจ้งหนี้ชำระล่วงหน้า คำสั่งซื้อที่ต้องมีเงินมัดจำจึงยังเป็นหน้าที่ของคุณ
• การแก้ไข: เอกสารแก้ไขสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ลงรายการแล้วจะจัดทำโดยคุณใน Business Central

ไม่มีวันซ้ำสองครั้ง

ก่อนลงรายการ AutoERP จะบันทึกสิ่งที่กำลังจะลงรายการ หากการทำงานรอบใดถูกขัดจังหวะหลังจาก Business Central ลงรายการใบแจ้งหนี้แล้ว รอบถัดไปจะพบใบแจ้งหนี้นั้นและไม่ลงรายการซ้ำ เครื่องหมายความคืบหน้าของ AutoERP เก็บไว้ฝั่ง BOTS4.me และไม่เคยถูกเขียนลงในคำสั่งซื้อของคุณ

🛠️ การตั้งค่าทีละขั้นตอน

• ขั้นตอนที่ 1 — เริ่มต้นเดือน Discovery ฟรีของคุณ: ลงชื่อเข้าใช้ที่ bots4.me/bots คลิก เริ่มเดือน Discovery ฟรี บนการ์ด AutoERP และยอมรับข้อกำหนดเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องใช้บัตร
• ขั้นตอนที่ 2 — เชื่อมต่อ Business Central: เปิด การตั้งค่า → AutoERP → Access Manager → เพิ่มแหล่งข้อมูล (สำหรับ AutoERP นั้น ERP ของคุณคือแหล่งข้อมูล) เลือกไทล์ Dynamics 365 Business Central แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วย Microsoft โดยใช้ผู้ใช้ที่มีไลเซนส์ เลือกสภาพแวดล้อมและบริษัทหากคุณมีหลายรายการ ขั้นตอนทั้งหมด รวมถึงการอนุมัติของผู้ดูแลระบบ อยู่ในคู่มือการเชื่อมต่อ
• ขั้นตอนที่ 3 — ให้สิทธิ์ที่ถูกต้องแก่ผู้ใช้: AutoERP ต้องแก้ไขและลงรายการใบสั่งขาย และอ่านมิติได้ ชุดสิทธิ์มาตรฐาน D365 BUS FULL ACCESS ครอบคลุมแอป BOTS4.me ทุกตัว
• ขั้นตอนที่ 4 — สร้างมิติครั้งเดียว: ใน Business Central เปิด Dimensions → New รหัส BOTS4ME พร้อมค่า FULL, PARTIAL, SMALLOK และ PARTIAL-SMALLOK มิติไม่สามารถสร้างผ่าน API ได้ ขั้นตอนนี้จึงเป็นหน้าที่ของคุณ หากยังไม่มี รายงานของ AutoERP จะแจ้งให้คุณทราบ
• ขั้นตอนที่ 5 — ทำเครื่องหมายหนึ่งคำสั่งซื้อและทำงานใน DEMO: ตั้งค่า BOTS4ME = FULL บนใบสั่งขายที่จัดส่งแล้วแต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ ใน DEMO นั้น AutoERP จะอ่านคำสั่งซื้อของคุณและไม่เขียนสิ่งใดลงใน Business Central หลังจากการทำงานรอบถัดไป รายงานจะแสดงว่าระบบจะออกใบแจ้งหนี้อะไร และเหตุใดบางรายการจึงถูกระงับไว้
• ขั้นตอนที่ 6 — เปลี่ยนเป็น LIVE: เมื่อรายงาน DEMO ดูถูกต้องแล้ว ให้ตั้งค่า โหมด เป็น LIVE ในแท็บการควบคุม — ตัวเลือกนี้จะใช้ได้หลังจากอีเมลรายงาน DEMO ฉบับแรก

🧭 ทดลองใช้ในเดือน Discovery ฟรีของคุณ

ตรวจสอบแท็บการควบคุม

• โมดูลการออกใบแจ้งหนี้และรายงานทางอีเมลเปิดอยู่ สำหรับการทดสอบครั้งแรก ให้ตั้งค่า ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า เป็น ทันที (ไม่มีการรวม) เพื่อให้คุณเห็นใบแจ้งหนี้ทันทีหลังการจัดส่ง โดยค่าเริ่มต้น ใบแจ้งหนี้จะถูกรวบรวมรายสัปดาห์
• ชั่วโมง: AutoERP ทำงานเฉพาะภายในช่วงเวลาทำงาน (เริ่มต้นเป็นเวลาทำการในวันทำการ) และการออกใบแจ้งหนี้มีช่วงเวลาของตนเอง ให้ช่วงเวลาออกใบแจ้งหนี้อยู่ภายในช่วงเวลาทำงาน มิฉะนั้นจะไม่มีการสร้างใบแจ้งหนี้
• สินค้าดิจิทัลใช้สำหรับซอฟต์แวร์และบริการที่ไม่ต้องใช้สต็อก
• สวิตช์ที่มีป้าย Discovery รวมอยู่ในเดือนฟรีของคุณและเริ่มต้นในสถานะปิด — เปิดสวิตช์ที่คุณต้องการลองใช้

สัปดาห์ที่ 1 — ขยายการทดสอบ แล้วเปลี่ยนเป็น LIVE

ทำเครื่องหมายคำสั่งซื้อที่จัดส่งแล้วเพิ่มอีกสองสามรายการ รวมถึงรายการที่มีบรรทัดบริการ และลูกค้ารายหนึ่งที่คุณต้องการรวบรวมคำสั่งซื้อรายสัปดาห์ อ่านรายงานแต่ละฉบับ: อะไรออกใบแจ้งหนี้แล้ว อะไรถูกข้าม และเพราะเหตุใด การตัดสินใจเดียวกันจะปรากฏในแท็บบันทึก เมื่อทุกอย่างตรงกับสิ่งที่คุณจะทำด้วยตนเองแล้ว ให้เปลี่ยนเป็น LIVE

📅 การทำงานประจำวัน: สิ่งที่เปลี่ยนไปสำหรับทีมของคุณ

หลังจากเริ่มใช้งานจริง งานของทีมคุณคือทำเครื่องหมายคำสั่งซื้อและลงรายการการจัดส่งเหมือนเดิม ใบแจ้งหนี้จะตามมาตามกำหนดการทำงานของ AutoERP ภายในชั่วโมงทำงานของคุณ และลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับทางอีเมลพร้อม PDF แนบ คุณจะได้รับรายงานสั้น ๆ ทุกครั้งที่ AutoERP ทำบางอย่างหรือต้องการคุณ และการเปิด/ปิดบอทจะปิดทุกอย่างได้ในคราวเดียว

• ทำเครื่องหมายตอนป้อนข้อมูล: ตั้งค่า BOTS4ME เมื่อสร้างคำสั่งซื้อ หรือให้กระบวนการรับคำสั่งซื้อของคุณทำแทน คำสั่งซื้อที่ Mail2ERP นำเข้าจากอีเมลจะได้รับค่าเดียวกันจากทีมของคุณ
• อ่านบรรทัด “ข้าม”: บรรทัดเหล่านี้บอกคุณว่าคำสั่งซื้อใดกำลังรออะไร — การจัดส่งที่ยังไม่ได้ลงรายการ คำสั่งซื้อที่อยู่ระหว่างตรวจสอบ หรือช่วงเวลาที่อยู่นอกชั่วโมงทำงานของคุณ
• ขีดจำกัด API: Business Central จำกัดจำนวนการเรียก API ต่อผู้ใช้ BOTS4.me จะกระจายการเรียกและรอเมื่อ Business Central ขอให้ชะลอ ขีดจำกัดนี้ใช้ร่วมกับการเชื่อมต่ออื่น ๆ ที่ใช้ผู้ใช้รายเดียวกัน

เมื่อใช้ร่วมกับ Mail2ERP สำหรับ Business Central เส้นทางตั้งแต่ PO ที่ลูกค้าส่งมาทางอีเมลจนถึงใบแจ้งหนี้ที่ส่งออกไป จะต้องใช้คนเฉพาะในขั้นตอนการจัดส่งเท่านั้น

📚 บทความที่เกี่ยวข้อง

• คำอธิบายการตั้งค่าทุกรายการ: คู่มือ AutoERP และหน้าผลิตภัณฑ์ AutoERP
• ขั้นตอนก่อนหน้า: วิธีเปลี่ยนใบสั่งซื้อที่ส่งมาทางอีเมลให้เป็นใบสั่งขายใน Business Central
• เปรียบเทียบตัวเลือก: Mail2ERP เทียบกับ Sales Order Agent ของ Business Central
• แนวคิดเดียวกันใน Odoo: วิธีทำให้การยืนยันคำสั่งซื้อ การจัดส่ง และการออกใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติใน Odoo
• การรับชำระเงิน: คู่มือ AutoCASH อธิบายการแจ้งเตือนการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ AutoERP ลงรายการ

🔗 แหล่งอ้างอิงและอ่านเพิ่มเติม

เอกสารทางการที่อ้างอิงในคู่มือนี้ ลิงก์ภายนอกจะเปิดในแท็บใหม่

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0