วิธีเปลี่ยนใบสั่งซื้อที่ส่งมาทางอีเมลให้เป็นใบสั่งขายใน Business Central

🎯 “เรายังพิมพ์ PO ทุกฉบับที่มาทางอีเมลลง Business Central เอง”

นี่คือประโยคที่เราได้ยินบ่อยที่สุดจากผู้จัดจำหน่ายและผู้ค้าส่งที่ใช้ Business Central ตัว ERP เองไม่มีปัญหา ปัญหาอยู่ด้านหน้าของมัน: คำสั่งซื้อมาทางอีเมลในรูปแบบใดก็ได้ที่ระบบจัดซื้อของลูกค้าแต่ละรายสร้างขึ้น และไม่มีอะไรเปลี่ยนไฟล์แนบเหล่านั้นให้เป็นรายการขายได้นอกจากคน

• ลูกค้าแต่ละรายมีเลย์เอาต์ต่างกัน บางรายส่ง PDF ที่เรียบร้อยจาก ERP ของตน บางรายส่งไฟล์ Excel ที่เรียงคอลัมน์ตามแบบของตัวเอง บางรายส่งแบบฟอร์มสแกน และบางรายก็แค่พิมพ์รหัสสินค้าไว้ในเนื้อหาอีเมล
• งานนี้ช้าและผิดพลาดได้ง่าย รหัสสินค้า จำนวน หมายเลข PO ของลูกค้า และวันที่ต้องการรับสินค้า ล้วนต้องคัดลอกให้ถูกต้อง ตัวเลขสลับกันเพียงหลักเดียวก็กลายเป็นการจัดส่งผิดและต้องแก้ไขในภายหลัง
• คำสั่งซื้อต้องรอคน คำสั่งซื้อที่มานอกเวลาทำการจะรออยู่จนกว่าจะมีคนกลับมาที่โต๊ะ และคำขอราคาที่ตอบช้าไปหนึ่งวันก็มักเป็นคำขอราคาที่เสียไป
• คำขอราคาและคำสั่งซื้อปนกัน ต้องมีคนตัดสินใจสำหรับอีเมลทุกฉบับว่าต้องใช้ใบเสนอราคาขายหรือใบสั่งขาย ก่อนจะเริ่มพิมพ์ด้วยซ้ำ

ปริมาณงานเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว IMP Kontakt ลูกค้ารายหนึ่งของ Mail2ERP ได้รับคำสั่งซื้อและ RFQ หลายพันรายการต่อเดือนทางอีเมล — ปริมาณงานที่ต้องใช้ทีมป้อนข้อมูลโดยเฉพาะหากต้องพิมพ์ด้วยมือ

🔍 สิ่งที่ทีม Business Central มักลองใช้ก่อน

คัดลอกและวางจากไฟล์แนบ

วิธีที่นิยมที่สุดยังคงเป็นวิธีที่เก่าแก่ที่สุด: เปิด PDF บนจอหนึ่ง เปิดใบสั่งขายบนอีกจอ แล้วคัดลอกทีละรายการ วิธีนี้ใช้ได้กับห้าคำสั่งซื้อต่อวัน แต่ที่ห้าสิบคำสั่งซื้อ มันกลายเป็นงานเต็มเวลาของใครสักคน และอัตราความผิดพลาดก็เพิ่มขึ้นตามปริมาณ

เทมเพลตนำเข้าและโฟลว์ที่สร้างขึ้นสำหรับลูกค้าแต่ละราย

บางทีมสร้างการนำเข้าหรือเวิร์กโฟลว์สำหรับไฟล์ของลูกค้ารายใหญ่ที่สุด แต่ละอันเข้าใจเลย์เอาต์ได้เพียงแบบเดียว เมื่อลูกค้าเปลี่ยนเทมเพลต เพิ่มคอลัมน์ หรือมีลูกค้ารายใหม่ การนำเข้าก็พัง หรือต้องมีคนสร้างอันใหม่อีก

ฟีเจอร์ AI ภายใน Business Central

Microsoft กำลังเพิ่ม AI ให้ Business Central รวมถึง Sales Order Agent หากคุณกำลังเปรียบเทียบกับเครื่องมือภายนอก โปรดอ่านบทความเปรียบเทียบของเรา Mail2ERP เทียบกับ Sales Order Agent ของ Business Central คู่มือนี้อธิบายว่า Mail2ERP ทำงานร่วมกับ Business Central อย่างไร

⚙️ Mail2ERP ทำงานร่วมกับ Business Central อย่างไร

เอกสารที่สร้างขึ้น

Mail2ERP จำแนกอีเมลทุกฉบับว่าเป็นคำขอราคา คำสั่งซื้อ หรือไม่ใช่ทั้งสองอย่าง คำขอราคาจะกลายเป็นใบเสนอราคาขาย และคำสั่งซื้อที่แน่นอนจะกลายเป็นใบสั่งขาย — หนึ่งเอกสารต่อหนึ่งอีเมล ส่วนหัวและรายการในขั้นตอนเดียว API ของ Business Central ไม่มีขั้นตอนการปล่อยเอกสารแยกต่างหาก ใบสั่งขายจึงคงอยู่ตามที่สร้างขึ้น

การจับคู่ลูกค้าและสินค้า

• ลูกค้า: ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งต้องเป็นของลูกค้าใน Business Central หรือของผู้ติดต่อที่เชื่อมโยงกับลูกค้า Mail2ERP ไม่สร้างลูกค้าใหม่ และปฏิเสธลูกค้าที่ถูกบล็อก
• สินค้า: รหัสสินค้าในอีเมลจะถูกจับคู่กับรหัสสินค้าของคุณ เมื่อเปิดสวิตช์บาร์โค้ด GTIN ของสินค้าก็จะถูกจับคู่ด้วย API ของ Business Central ไม่มีข้อมูลอ้างอิงสินค้า รหัสสินค้าของผู้จำหน่าย หรือหมายเลขชิ้นส่วนของผู้ผลิต การจับคู่จึงใช้เฉพาะรหัสสินค้าและ GTIN สินค้าที่ถูกบล็อกจะถูกปฏิเสธ และ Mail2ERP ไม่สร้างสินค้าใหม่
• จำนวน: รายการที่อ่านจำนวนได้ไม่แน่ชัดจะถูกข้าม ไม่ใช่เดา และคุณจะได้รับอีเมลขอให้เพิ่มรายการนั้นด้วยตนเอง

ราคามาจาก Business Central

Mail2ERP จะไม่คัดลอกราคาของลูกค้าลงในรายการเมื่อราคานั้นตรงกับราคาต่อหน่วยของสินค้า Business Central จึงกำหนดราคารายการเอง ทำให้ราคาลูกค้าและส่วนลดรายการของคุณยังคงมีผล และ Business Central ใช้ภาษีของตนเอง ราคาในอีเมลจะใช้เฉพาะเมื่อสินค้าไม่มีราคาต่อหน่วยเท่านั้น

ข้อมูลอื่นที่ลงในเอกสาร

• External Document No.: หมายเลข PO ของลูกค้าเอง เพื่อให้ทีมของคุณและลูกค้าอ้างอิงเลขเดียวกัน
• วันที่จัดส่ง: วันที่ที่ลูกค้าต้องการจะลงในใบสั่งขายเป็นวันที่ต้องการรับสินค้าและวันที่จัดส่งของรายการ
• หมายเหตุและไฟล์: หมายเหตุจากลูกค้าจะกลายเป็นบรรทัดความคิดเห็นในเอกสาร เนื้อหาอีเมลจะแนบเป็นไฟล์ข้อความ และไฟล์แนบต้นฉบับจะแนบไว้กับใบสั่งขายหรือใบเสนอราคา
• ที่อยู่จัดส่ง: ที่อยู่จัดส่งเริ่มต้นของลูกค้ายังคงเดิม เพราะ API ไม่มีรหัสที่อยู่จัดส่งให้เลือก

เมื่อลูกค้าสั่งซื้อตามใบเสนอราคาของคุณ

เมื่อเปิดการตรวจจับ RFQ คำตอบที่อ้างอิงหมายเลขใบเสนอราคาขายของคุณและระบุชัดเจนว่า “order” (สั่งซื้อ) จะเปลี่ยนใบเสนอราคานั้นเป็นใบสั่งขายด้วยคำสั่ง Make Order ของ Business Central Mail2ERP จะสั่งซื้อตามใบเสนอราคาทั้งฉบับ หากลูกค้าเปลี่ยนจำนวน จะมีหมายเหตุสำหรับทีมของคุณแนบไว้กับใบสั่งขาย

ไม่มีรายการซ้ำ

ก่อนสร้างสิ่งใด Mail2ERP จะบันทึกสิ่งที่กำลังจะสร้าง และใส่เครื่องหมายของตนเองไว้ใน External Document No. เมื่อลูกค้าไม่ได้ระบุหมายเลข PO หากการทำงานรอบใดถูกขัดจังหวะ รอบถัดไปจะพบเอกสารนั้นแทนการสร้างฉบับที่สอง คำสั่งซื้อเดียวกันที่ส่งไปยังสองที่อยู่หรือถูกส่งต่ออีกครั้งจะถูกนำเข้าเพียงครั้งเดียว และเมื่อใช้ AutoSPAM สำเนาจะถูกย้ายไปที่ _AutoSPAM/SAMNEUI

🛠️ การตั้งค่าทีละขั้นตอน

• ขั้นตอนที่ 1 — เริ่มต้นเดือน Discovery ฟรีของคุณ: ลงชื่อเข้าใช้ที่ bots4.me/bots คลิก เริ่มเดือน Discovery ฟรี บนการ์ด Mail2ERP และยอมรับข้อกำหนดเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องใช้บัตร
• ขั้นตอนที่ 2 — เชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณ: เปิด การตั้งค่า → Mail2ERP → Access Manager → เพิ่มแหล่งข้อมูล Microsoft 365 และ Gmail ใช้การเชื่อมต่อด่วนอย่างปลอดภัย (Secure Quick Connect) ส่วนผู้ให้บริการอื่นเชื่อมต่อผ่าน IMAP ด้วยรหัสผ่านสำหรับแอป รายละเอียดของผู้ให้บริการทุกรายอยู่ในคู่มือการเชื่อมต่อ คุณยังสามารถข้ามกล่องจดหมายแล้วส่งต่อคำสั่งซื้อไปที่ mail2erp@bots4.me จากที่อยู่อีเมลของบัญชีคุณได้
• ขั้นตอนที่ 3 — เชื่อมต่อ Business Central: คลิก เพิ่มปลายทาง เลือกไทล์ Dynamics 365 Business Central แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วย Microsoft โดยใช้บัญชีที่ทำงานซึ่งมีไลเซนส์ Business Central ระบบไม่จัดเก็บรหัสผ่านหรือคีย์ API ใด ๆ BOTS4.me ทำงานด้วยสิทธิ์ของผู้ใช้รายนั้น
• ขั้นตอนที่ 4 — เลือกสภาพแวดล้อมและบริษัท: BOTS4.me จะแสดงรายการสภาพแวดล้อมของคุณ (production และ sandbox) พร้อมบริษัทในแต่ละสภาพแวดล้อม หากมีบริษัทเดียว ระบบจะเลือกให้ หากมีหลายบริษัท ให้เลือกบนการ์ด Business Central แล้วคลิก บันทึก
• ขั้นตอนที่ 5 — ตรวจสอบสิทธิ์: Mail2ERP ต้องอ่านข้อมูลลูกค้า ผู้ติดต่อ และสินค้า และต้องสร้างใบเสนอราคาขายและใบสั่งขายได้ ชุดสิทธิ์มาตรฐาน D365 BUS FULL ACCESS ครอบคลุมแอป BOTS4.me ทุกตัว
• ขั้นตอนที่ 6 — ทำงานใน DEMO แล้วเปลี่ยนเป็น LIVE: Mail2ERP เริ่มต้นในโหมดทดลองและส่งอีเมลแจ้งคุณว่าจะสร้างอะไร เมื่อรายงานดูถูกต้องแล้ว ให้ตั้งค่า โหมด เป็น LIVE ในแท็บการควบคุม

🧭 สัปดาห์แรกของคุณ: โหมดทดลอง คำสั่งซื้อทดสอบ และ LIVE

ตรวจสอบแท็บการควบคุม

• โหมด: DEMO อ่านอีเมลจริงและข้อมูล Business Central ของคุณโดยไม่เขียนสิ่งใดลงใน Business Central — คุณจะได้รับอีเมลแสดงใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายที่ระบบจะสร้าง LIVE จะใช้ได้หลังจากอีเมลรายงาน DEMO ฉบับแรก
• ช่วงเวลาทำงานและวันหยุดสุดสัปดาห์: Mail2ERP ทำงานภายในช่วงเวลาเหล่านี้ ซึ่งเริ่มต้นเป็นเวลาทำการในวันทำการ ขยายช่วงเวลาได้หากต้องการให้นำเข้าคำสั่งซื้อช่วงเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์ด้วย
• สวิตช์ Discovery: สวิตช์ที่มีป้าย Discovery รวมอยู่ในเดือนฟรีของคุณและเริ่มต้นในสถานะปิด สำหรับ Business Central สวิตช์ที่มีประโยชน์คือ บาร์โค้ด (การจับคู่ GTIN) การตรวจจับ RFQ และ แยกอีเมลภายนอก (ผู้ส่งที่ไม่รู้จักจะไปที่ _Mail2ERP/PHAITOK แทนที่จะอยู่ใน INBOX ของคุณ)

ส่งคำสั่งซื้อทดสอบ

ส่งอีเมลจากที่อยู่ที่เป็นของลูกค้าใน Business Central และระบุรหัสสินค้าสองหรือสามรายการพร้อมจำนวน — ในเนื้อหาหรือเป็นไฟล์แนบ PDF หรือ Excel หลังจากการทำงานรอบถัดไป รายงาน DEMO จะมาถึง และการตัดสินใจจะปรากฏในแท็บบันทึกและในโฟลเดอร์ _Mail2ERP/LOGS ของกล่องจดหมายของคุณ (ดูคู่มือโฟลเดอร์ LOGS) ส่งอีเมลฉบับที่สองที่ถามเฉพาะราคาเพื่อดูใบเสนอราคาขาย

แก้ไขด้วยโฟลเดอร์ แล้วเปลี่ยนเป็น LIVE

ลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU เพื่อลองใหม่ในฐานะใบเสนอราคาหรือคำสั่งซื้อ หรือไปที่ _Mail2ERP/KHAM เพื่อข้ามอีเมลประเภทนั้นในอนาคต การย้ายแต่ละครั้งยังสอน Mail2ERP ว่าควรจัดการกับผู้ส่งรายนั้นอย่างไร เมื่อรายงาน DEMO ดูถูกต้องแล้ว ให้เปลี่ยนเป็น LIVE

📅 อีเมลที่ไม่ชัดเจนและการทำงานประจำวัน

เมื่อใช้งานจริงแล้ว Mail2ERP อ่านไฟล์ PDF, Excel, Word, CSV, HTML รูปภาพ และเอกสารสแกนด้วย OCR — ได้ทุกภาษา โดยไม่ต้องใช้เทมเพลต ภายในช่วงเวลาทำงานที่คุณกำหนด

• อีเมลที่นำเข้าแล้วจะย้ายไปที่ _Mail2ERP/DAI_RAB_KAN_LAE ใบสั่งขายหรือใบเสนอราคาอยู่ใน Business Central แล้วพร้อมไฟล์ต้นฉบับแนบ
• อีเมลที่ไม่ชัดเจนจะยังอยู่ใน INBOX ของคุณในสถานะยังไม่ได้อ่าน บรรทัดบันทึกจะบอกเหตุผล — เช่น ผู้ส่งที่ไม่ใช่ลูกค้า รหัสสินค้าที่ไม่มีอยู่ หรือสินค้าที่ถูกบล็อก แก้ไขสาเหตุใน Business Central แล้วลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU ระบบจะลองใหม่ในการทำงานรอบถัดไป
• อีเมลที่ย้ายแล้วแต่ยังล้มเหลวจะส่งคำอธิบายสั้น ๆ ไปยังกล่องจดหมายของคุณว่าเกิดจากอะไรและควรทำอะไรต่อ ลูกค้าของคุณจะไม่ได้รับข้อความนี้
• ขีดจำกัด API: Business Central จำกัดจำนวนการเรียก API ต่อผู้ใช้ BOTS4.me จะกระจายการเรียกและรอเมื่อ Business Central ขอให้ชะลอ

แพลตฟอร์มโฮสต์ในสหภาพยุโรป ออกแบบมาเพื่อ GDPR และรองรับ 2FA รายงาน บันทึก และโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายมีให้ใช้ใน 31 ภาษา การเชื่อมต่อ Business Central เดียวกันยังใช้กับแอป BOTS4.me อื่น ๆ — เช่น AutoERP ซึ่งลงรายการใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อที่จัดส่งแล้ว (ดูการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติใน Business Central)

📚 บทความที่เกี่ยวข้อง

• รายการฟีเจอร์ทั้งหมด: หน้าผลิตภัณฑ์ Mail2ERP และคู่มือ Mail2ERP
• หลังจากคำสั่งซื้อเข้าระบบแล้ว: การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติใน Business Central — AutoERP ลงรายการและส่งใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อที่จัดส่งแล้ว
• เปรียบเทียบตัวเลือก: Mail2ERP เทียบกับ Sales Order Agent ของ Business Central และ Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP
• ตัวอย่างจริง: กรณีศึกษา: IMP Kontakt
• ความรู้พื้นฐาน: ทำความเข้าใจระบบ ERP และ CRM

🔗 แหล่งอ้างอิงและอ่านเพิ่มเติม

เอกสารทางการที่อ้างอิงในคู่มือนี้ ลิงก์ภายนอกจะเปิดในแท็บใหม่

• Microsoft Learn — Make sales quotes in Business Central
• Microsoft Learn — Sell products in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0