AutoCASH
คู่มือผู้ใช้ – รับชำระเงินโดยไม่ต้องตามทวงหนี้ด้วยตนเอง
💰 สี่ระดับการแจ้งเตือน
ลูกค้าที่ค้างชำระทุกรายจะตกอยู่ในระดับใดระดับหนึ่งเพียงระดับเดียว โดยพิจารณาจากจำนวนวันที่ใบแจ้งหนี้ค้างชำระที่เก่าที่สุดของลูกค้าค้างมานาน ระดับ 0 ไม่ใช่การทวงถาม — แต่เป็นการแจ้งสถานะที่เป็นมิตรว่ามีอะไรค้างอยู่บ้าง และสามารถแก้ปัญหาส่วนใหญ่ได้ด้วยตัวเอง
| ระดับ | สิ่งที่ลูกค้าจะได้รับ | เงื่อนไขเริ่มต้น |
|---|---|---|
| 0 | รายการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระ เป็นการเตือนเบา ๆ ไม่ใช่การทวงถาม | ต่ำกว่าระดับ 1 |
| 1 | การแจ้งเตือนครั้งที่ 1 | ขั้นแรกของการยกระดับความเข้มงวด |
| 2 | การแจ้งเตือนครั้งที่ 2 | อีกหนึ่งรอบถัดไป หากยังไม่ได้ชำระ |
| 3 | การแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย | ขั้นสูงสุด ทำซ้ำจนกว่าจะชำระ |
🔄 AutoCASH ทำงานอย่างไร – แผนภาพขั้นตอน
ในตารางเวลา
จาก ERP ของคุณ
ได้รับระดับหนึ่งระดับ
ออกไป
รายงาน
ในกรณีที่ ERP ของคุณส่งการแจ้งเตือนได้เอง (OFFERIS) จดหมายจะถูกจัดทำและส่งโดย ERP ของคุณเอง ด้วยเลขที่เอกสาร ถ้อยคำ และแบรนด์ของคุณเอง หากใช้ ERP อื่น หรือเมื่อคุณเปิด ส่งการแจ้งเตือนจาก BOTS4.me แทนที่จะเป็นจาก ERP ของคุณ AutoCASH จะส่งการแจ้งเตือนเป็นภาษาของลูกค้า พร้อมรายละเอียดการชำระเงินและลายเซ็นของคุณ: จากกล่องจดหมายของคุณเองหากคุณเพิ่มเป็นปลายทางของ AutoCASH ใน Access Manager มิฉะนั้นจะส่งจากกล่องจดหมายของ BOTS4.me โดยคำตอบกลับจะไปที่อีเมลบัญชีของคุณหรือที่อยู่ Reply-To ที่คุณตั้งไว้ ไม่ว่าจะแบบใด AutoCASH เป็นผู้ตัดสินใจว่า ใคร และ เมื่อไร
🔐 การแสดงตัวอย่างล่วงหน้า – ตาข่ายนิรภัยของคุณ
ในทุกแพ็กเกจแบบชำระเงิน หนึ่งวันก่อนถึงรอบที่กำหนดไว้ AutoCASH จะส่งอีเมลถึง คุณ พร้อมรายชื่อทั้งหมดที่กำลังจะถูกติดต่อ ในระดับใด และเป็นจำนวนเงินเท่าใด นี่คือช่วงเวลาที่คุณสามารถถอนใครออกจากรายการได้ — ลูกค้าที่เพิ่งสัญญาว่าจะจ่าย ลูกค้าที่กำลังมีข้อพิพาท หรือบัญชีที่ทีมขายของคุณกำลังเจรจาอยู่
หากต้องการถอนลูกค้ารายใดออก ให้เพิ่มรหัสลูกค้าของเขาลงใน ห้ามติดตามทวงถามลูกค้าเหล่านี้ บนแดชบอร์ดของคุณ การเปลี่ยนแปลงจะมีผลทันที รวมถึงรอบการทำงานของวันพรุ่งนี้ด้วย
🚀 เริ่มต้นใช้งาน
- เชื่อมต่อ ERP ของคุณบนแดชบอร์ด หรือติดตั้งแอป BOTS4.me จากร้านค้า Odoo Apps
- เปิดใช้งาน AutoCASH ระบบจะเริ่มต้นในโหมดทดลอง — อ่านข้อมูลทุกอย่างแต่ไม่ติดต่อใครเลย
- ตั้งค่า ยกระดับการทวงถามสูงสุดถึง เป็น การแจ้งเตือนครั้งที่ 1 และคงไว้อย่างนั้นก่อนในช่วงเริ่มต้น
- ตรวจสอบวันที่กำหนดให้ทำงาน (ค่าเริ่มต้นคือวันที่ 1 และ 15) และจำนวนเงินขั้นต่ำที่คุณสนใจ
- รอรายงาน ซึ่งจะแสดงรายชื่อที่ จะ ถูกติดต่อโดยละเอียด
- พอใจกับรายการแล้วหรือไม่ เปลี่ยนโหมดจาก DEMO เป็นใช้งานจริง (LIVE) นับจากช่วงเวลานั้น ลูกค้าของคุณจะเริ่มได้รับจดหมาย
⚙️ ข้อมูลอ้างอิงการตั้งค่าแดชบอร์ด
เวลาที่ทำงาน
| การตั้งค่า | ค่าเริ่มต้น | หน้าที่การทำงาน |
|---|---|---|
| ทำงานในวันเหล่านี้ | 1,15 | วันที่ AutoCASH จะติดต่อลูกค้าได้เท่านั้น: วันในเดือนและ/หรือวันในสัปดาห์ คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (เช่น 1,15 หรือ friday) กรอกค่า 1,15 ไว้ล่วงหน้า ล้างช่องนี้แล้ว AutoCASH จะไม่ทำอะไรเลย วันที่เกินจากวันสุดท้ายของเดือนสั้น (เช่น 31) จะถูกปรับเป็นวันสุดท้ายของเดือน จึงไม่มีการข้ามเดือนกุมภาพันธ์ หากต้องการวันหยุดสุดสัปดาห์ ต้องติ๊กช่อง “วันหยุดสุดสัปดาห์” ใต้ “ช่วงเวลาทำงาน” ด้วย |
ใครบ้างที่ถูกทวงถาม
| การตั้งค่า | ค่าเริ่มต้น | หน้าที่การทำงาน |
|---|---|---|
| เริ่มติดตามทวงถามหลังจาก | 14 วัน | ใบแจ้งหนี้ต้องเลยกำหนดชำระมานานเท่าใด ก่อนที่ AutoCASH จะพิจารณานำมาคำนวณ |
| ไม่สนใจหนี้ที่ต่ำกว่า | 0 | ไม่ต้องทวงถามลูกค้าที่มียอดค้างชำระรวมต่ำกว่าจำนวนนี้ ในสกุลเงินหลักของ ERP ของคุณ — แทบไม่คุ้มกับความสัมพันธ์ ตั้งเป็น 0 เพื่อทวงถามทุกราย |
| ห้ามติดตามทวงถามลูกค้าเหล่านี้ | (เว้นว่าง) | รหัสลูกค้าจาก ERP ของคุณ คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค คือบัญชีที่คุณต้องการดูแลด้วยตนเองเสมอ |
การป้องกันด้วยใบลดหนี้
ลูกค้าที่มีใบลดหนี้เปิดอยู่ครอบคลุมใบแจ้งหนี้ของตนจะไม่ถูกเตือนเลย — เพราะโดยพฤตินัยแล้วคุณเป็นฝ่ายติดค้างลูกค้า ไม่ใช่ในทางกลับกัน กฎนี้เปิดใช้งานเสมอ ในทุกระดับ พร้อมรายชื่อบริษัทที่ถูกข้ามไปทุกรายในรายงานของคุณ
ยกระดับการทวงถามได้มากเพียงใด
| การตั้งค่า | ค่าเริ่มต้น | หน้าที่การทำงาน |
|---|---|---|
| ยกระดับการทวงถามสูงสุดถึง (Family) | การแจ้งเตือนครั้งที่ 1 | เพดานสูงสุดที่ตายตัว จะไม่มีลูกค้ารายใดถูกยกระดับการทวงถามเกินระดับนี้ ไม่ว่าจะค้างชำระนานเพียงใดก็ตาม แพ็กเกจ Personal จะคงอยู่ที่ค่าเริ่มต้น |
| ติดตามเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระอย่างน้อย | 14 วัน | เกณฑ์เริ่มต้น ต่ำกว่านี้ใบแจ้งหนี้จะถูกละเว้นไปเลย ไม่มีเกณฑ์จำนวนวันแยกตามระดับ: รอบการทำงานตามกำหนดแต่ละรอบจะเลื่อนลูกค้าขึ้นหนึ่งระดับ ตราบใดที่ยังมีใบแจ้งหนี้จากการเตือนครั้งล่าสุดที่ยังไม่ได้ชำระ |
ลูกค้ารายเดิมจะถูกทวงถามซ้ำได้บ่อยเพียงใด
| การตั้งค่า | ค่าเริ่มต้น | หน้าที่การทำงาน |
|---|---|---|
| ทำซ้ำการแจ้งเตือนทุก (Family) | 7 วัน | ตัวเลขเดียวสำหรับทุกระดับ: ช่วงห่างขั้นต่ำก่อนที่ลูกค้ารายเดิมจะถูกติดต่ออีกครั้ง นี่คือสิ่งที่ป้องกันไม่ให้ใครถูกทวงหนี้เดิมซ้ำสองครั้ง แพ็กเกจ Personal จะคงอยู่ที่ค่าเริ่มต้น |
สิ่งที่คุณจะได้รับ
| การตั้งค่า | ค่าเริ่มต้น | หน้าที่การทำงาน |
|---|---|---|
| ใครได้รับรายงานและตัวอย่างล่วงหน้า | อีเมลบัญชีของคุณ | รายงานหลังการดำเนินการและตัวอย่างล่วงหน้าหนึ่งวันจะส่งไปยังอีเมลบัญชีของคุณและไปยัง อีเมลฝ่ายบริหาร ที่ตั้งค่าไว้ในแดชบอร์ดทั่วไป ไม่มีรายชื่อผู้รับแยกต่างหากสำหรับ AutoCASH |
🔍 โหมดทดลอง
บัญชี AutoCASH ทุกบัญชีเริ่มต้นในโหมดทดลอง และรอบการทำงานแรกของคุณจะเป็นการทดลองเสมอ ระบบจะอ่านใบแจ้งหนี้ของคุณ ใช้กฎทุกข้อ และคำนวณอย่างแม่นยำว่าใครจะถูกติดต่อในระดับใด — จากนั้นจึงส่งรายการนั้นให้คุณทางอีเมลแทนการติดต่อใครเลย ไม่มีลูกค้าแม้แต่รายเดียวที่จะได้ยินจากระบบนี้
เมื่อคุณได้รับรายงานทดลองอย่างน้อยหนึ่งครั้งแล้ว สวิตช์ใช้งานจริง (LIVE) จะปลดล็อก คุณสามารถกลับไปใช้โหมดทดลองได้ทุกเมื่อที่ต้องการ — ก่อนช่วงที่งานยุ่ง หรือระหว่างที่คุณเปลี่ยนกฎ
📊 การอ่านรายงาน
💰 ยอดเงิน
ยอดที่ยังไม่ชำระรวม ยอดค้างชำระรวม และการแบ่งยอดค้างชำระออกเป็นสี่ระดับ นี่คือภาพรวมอายุหนี้ของคุณในมุมมองเดียว
👤 ใครที่ถูกติดต่อไปแล้ว
ลูกค้าทุกราย ระดับของแต่ละราย จำนวนเงิน ใบแจ้งหนี้ที่ระบุไว้ในจดหมาย และที่อยู่ที่ส่งไป
⚠️ ใครที่ไม่ถูกติดต่อ
มีประโยชน์ไม่แพ้กัน: บัญชีที่ถูกยกเว้น หนี้ที่ต่ำกว่าค่าขั้นต่ำของคุณ และใครก็ตามที่ยังอยู่ในช่วงเวลาป้องกันการทวงซ้ำ
❓ การแก้ปัญหา
| สิ่งที่คุณเห็น | ความหมาย |
|---|---|
| ไม่มีอะไรเกิดขึ้นในวันที่กำหนดไว้ | อาจเป็นเพราะวันนี้ไม่ใช่หนึ่งในวันที่คุณกำหนดให้ทำงาน หรือไม่มีใครตรงตามจำนวนเงินขั้นต่ำและจำนวนวันค้างชำระขั้นต่ำของคุณในขณะนี้ รายงานจะบอกให้คุณทราบว่าเป็นกรณีใด |
| ลูกค้ารายหนึ่งไม่ถูกทวงถาม | ตรวจสอบตามลำดับ: ลูกค้าอยู่ในรายการห้ามทวงหรือไม่ ยอดรวมของลูกค้าต่ำกว่าค่าขั้นต่ำของคุณหรือไม่ ลูกค้าอยู่ในช่วงเวลาการเตือนซ้ำหรือไม่ และใบแจ้งหนี้ที่เก่าที่สุดของลูกค้าเลยจำนวนวันค้างชำระขั้นต่ำของคุณจริงหรือไม่ |
| ทุกคนติดอยู่ที่ระดับ 1 | นั่นคือการตั้งค่า ยกระดับการทวงถามสูงสุดถึง กำลังทำหน้าที่ ตั้งแต่แพ็กเกจ Family คุณสามารถปรับเป็น 2 หรือ 3 ได้เมื่อคุณพร้อมแล้ว |
| ไม่มีตัวอย่างล่วงหน้าส่งมา | การแสดงตัวอย่างรวมอยู่ตั้งแต่แพ็กเกจ Personal เมื่อเปิด ส่งตัวอย่าง ไว้ ตัวอย่างจะส่งออกจากรอบการทำงานรายชั่วโมงตามปกติ และจะเงียบในทุกวันที่ไม่ใช่วันก่อนรอบการทำงาน หรือเมื่อไม่มีใครถูกเตือน |
| ลูกค้าบอกว่าจ่ายเงินไปแล้ว | AutoCASH อ่านสิ่งที่ ERP ของคุณถือว่ายังไม่ได้ชำระ หากยังไม่มีการบันทึกการชำระเงินไว้ที่นั่น ใบแจ้งหนี้ก็ยังคงนับว่าค้างชำระอยู่ — Pay2ERP ช่วยปิดช่องว่างนี้ด้วยการนำเข้าการชำระเงินโดยอัตโนมัติ |
❓ คำถามที่พบบ่อย
รองรับ ERP ใดบ้าง
ปัจจุบันรองรับ Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 ขึ้นไป), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero และ SAP Business One ส่วน ERP อื่นใดที่มี API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite และอื่น ๆ — เชื่อมต่อได้ตามคำขอ
การเรียกเก็บเงินทำงานอย่างไร
คิดค่าบริการแบบสมัครสมาชิก — อัตรารายเดือนคงที่ซึ่งรวมโควตาการใช้งานรายเดือนที่เติมให้ใหม่ทุกรอบการเรียกเก็บเงิน การเตือนจะนับจากโควตานี้ตามจำนวนลูกค้าที่ได้รับการเตือน และคุณเติมโควตาเพิ่มได้ทุกเมื่อ — ดูตารางแพ็กเกจในหน้าผลิตภัณฑ์ เดือนแรกของคุณคือเดือน Discovery ฟรี — ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ฉันสามารถทดสอบโดยไม่ส่งการแจ้งเตือนจริงได้หรือไม่
ได้! โหมดทดลองอ่านใบแจ้งหนี้ของคุณแต่ไม่ส่งการแจ้งเตือนใด ๆ มีเพียงรายงานตัวอย่างที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าระบบจะทำอะไร เดือนแรกฟรี
ระดับการทวงถามมีอะไรบ้าง
4 ระดับ: ระดับ 0 — รายการใบแจ้งหนี้ (รายการใบแจ้งหนี้ที่ยังเปิดอยู่ในน้ำเสียงเป็นมิตร), ระดับ 1 — การแจ้งเตือนครั้งที่ 1, ระดับ 2 — การแจ้งเตือนครั้งที่ 2, ระดับ 3 — การแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย การยกระดับเป็นไปตามลำดับ: รอบการทำงานตามกำหนดแต่ละรอบจะเลื่อนลูกค้าขึ้นหนึ่งระดับ ตราบใดที่ยังมีใบแจ้งหนี้จากการเตือนครั้งล่าสุดที่ยังไม่ได้ชำระ และระดับสูงสุดจะทำซ้ำ คุณเป็นผู้กำหนดเกณฑ์เริ่มต้น ส่วนช่วงห่างของการเตือนซ้ำและระดับสูงสุดที่เปิดใช้งานเป็นการตั้งค่าของแพ็กเกจ Family
สามารถยกเว้นลูกค้าบางรายได้หรือไม่
ได้ เพิ่มรหัสลูกค้าของพวกเขาใน “ห้ามติดตามทวงถามลูกค้าเหล่านี้” ที่ /bots → การควบคุม → AutoCASH เพื่อข้ามบัญชีสำคัญ บริษัทแม่ หรือหน่วยงานภายใน
ใช้งานร่วมกับ Pay2ERP ได้หรือไม่
ได้! AutoCASH และ Pay2ERP ทำงานร่วมกัน — เมื่อ Pay2ERP ตรวจพบการชำระเงินเข้ามา AutoCASH จะหยุดแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้นั้นโดยอัตโนมัติ เป็นวงจรกระแสเงินสดที่ทำงานอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์
ทำงานบ่อยแค่ไหน
ในวันที่คุณกำหนดไว้ใน “ทำงานในวันเหล่านี้” (ค่าเริ่มต้นคือวันที่ 1 และ 15 ของทุกเดือน หรือวันธรรมดา เช่น ทุกวันศุกร์) ล้างช่องนี้ แล้ว AutoCASH จะไม่ทำอะไรเลย ในทุกแพ็กเกจแบบชำระเงิน คุณยังได้รับอีเมลตัวอย่างล่วงหน้าหนึ่งวันก่อนแต่ละรอบด้วย
จำนวนเงินค้างชำระขั้นต่ำคือเท่าไร
ปรับตั้งค่าได้ — ค่าเริ่มต้นคือ 0 ดังนั้นใบแจ้งหนี้ค้างชำระทุกฉบับจะถูกติดตาม หากปรับขึ้น ลูกค้าที่ยอดค้างชำระรวมต่ำกว่าเกณฑ์นี้จะถูกข้ามไป คุณยังตั้งจำนวนวันค้างชำระขั้นต่ำได้ด้วย (ค่าเริ่มต้น 14 วัน) เพื่อไม่ต้องเตือนใบแจ้งหนี้ที่เพิ่งจะค้างชำระ
ใช้ AI หรือไม่ เราไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้
ไม่มี AutoCASH ไม่มีโมเดล AI อยู่เลยในทุกโหมดและทุกระดับ และไม่มีข้อมูลลูกค้าหรือใบแจ้งหนี้ใด ๆ ถูกส่งไปยังผู้ให้บริการ AI การแจ้งเตือนทุกครั้งเป็นไปตามเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ ดังนั้นบัญชีลูกหนี้ชุดเดียวกันจะให้รายการเดียวกันเสมอ หากทีมตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณต้องการเป็นลายลักษณ์อักษร ติดต่อเราและเราจะยืนยันให้สำหรับแฟ้มข้อมูลของคุณ
🔒 สิ่งที่ AutoCASH จะไม่มีวันทำ
- ติดต่อใครก็ตามในขณะที่โหมดทดลองเปิดอยู่
- ติดต่อลูกค้าที่อยู่ในรายชื่อห้ามทวงของคุณ
- ยกระดับการทวงถามเกินระดับที่คุณกำหนดไว้
- ทวงหนี้เดิมจากลูกค้ารายเดียวกันซ้ำสองครั้งภายในช่วงเวลาป้องกันการทวงซ้ำที่คุณเลือกไว้
- เตือนลูกค้าโดยไม่มีรายละเอียดของคุณ — จดหมายทุกฉบับมีชื่อบริษัท รายละเอียดการชำระเงิน และลายเซ็นของคุณ ไม่ว่า ERP ของคุณหรือ BOTS4.me จะเป็นผู้ส่ง
- เปลี่ยนแปลงสิ่งใดใน ERP ของคุณ AutoCASH อ่านข้อมูลเท่านั้น ไม่เคยแก้ไขใบแจ้งหนี้หรือบันทึกการชำระเงิน