วิธีนำเข้าคำสั่งซื้อทางอีเมลสู่ Zoho Inventory และ Zoho Books
คำสั่งซื้อทางอีเมลกลายเป็นใบสั่งขายใน Zoho คำขอราคากลายเป็นใบประมาณราคา — โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
Zoho Inventory และ Zoho Books ใช้องค์กรเดียวกัน และทั้งสองต่างต้องการให้มีคนป้อนคำสั่งซื้อที่ลูกค้าส่งมาทางอีเมล คู่มือนี้แสดงให้เห็นว่า Mail2ERP ทำขั้นตอนนั้นอย่างไร: อ่านอีเมลและไฟล์แนบ ค้นหาลูกค้าและสินค้าของคุณใน Zoho และสร้างใบสั่งขายสำหรับคำสั่งซื้อที่แน่นอน หรือใบประมาณราคา (estimate) สำหรับคำขอราคา — โดยกำหนดราคาด้วยรายการราคาใน Zoho ของคุณ คุณเริ่มต้นในโหมดทดลอง และเดือนแรกเป็นเดือน Discovery ฟรี
🎯 “คำสั่งซื้อมาทางอีเมล แต่ Zoho รอให้เราพิมพ์”
Zoho Inventory เก่งในสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากมีใบสั่งขายแล้ว: แพ็กเกจ การจัดส่ง สต็อกแยกตามคลัง แต่ขั้นตอนก่อนหน้ายังเป็นงานมือสำหรับทีมส่วนใหญ่:
- ทุกคำสั่งซื้อคือเลย์เอาต์ใหม่: PDF จาก ERP ของลูกค้ารายหนึ่ง สเปรดชีตจากอีกราย และ SKU ไม่กี่รายการที่พิมพ์ในอีเมลจากรายที่สาม
- รหัสไม่ตรงกัน: ลูกค้าเขียนบาร์โค้ดหรือหมายเลขชิ้นส่วนของผู้ผลิต แล้วต้องมีคนค้นหา SKU ของคุณ
- คำสั่งซื้อและคำขอราคาปนกัน: อีเมลแต่ละฉบับต้องคัดแยกก่อนว่าเป็น “ใบสั่งขาย” หรือ “ใบประมาณราคา”
- การแพ็กต้องรอการพิมพ์: จนกว่าจะมีใบสั่งขาย คลังสินค้าก็แพ็กของไม่ได้ กล่องจดหมายที่ช้าจึงหมายถึงการจัดส่งที่ช้าลง
เมื่อปริมาณสูงขึ้น งานนี้กลายเป็นงานเฉพาะตำแหน่งหนึ่ง IMP Kontakt ลูกค้ารายหนึ่งของ Mail2ERP จัดการคำสั่งซื้อและ RFQ ทางอีเมลหลายพันรายการต่อเดือนโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
🔍 สิ่งที่ผู้ใช้ Zoho มักลองใช้ก่อน
พิมพ์ใบสั่งขายด้วยมือ
เชื่อถือได้เมื่อปริมาณน้อย กลายเป็นคอขวดเมื่อปริมาณมาก — และคอขวดนั้นอยู่หน้าคลังสินค้าของคุณพอดี
การนำเข้าสเปรดชีต
การนำเข้าสเปรดชีตใช้ได้เมื่อข้อมูลเป็นตารางที่เรียบร้อยอยู่แล้ว แต่ใบสั่งซื้อของลูกค้าไม่ได้เป็นเช่นนั้น จึงยังต้องมีคนแปลงทุกคำสั่งซื้อก่อน
เครื่องมือเวิร์กโฟลว์และตัวแยกวิเคราะห์
สูตรระบบอัตโนมัติสามารถสร้างใบสั่งขายจากข้อมูลที่เรียบร้อย และตัวแยกวิเคราะห์สามารถดึงฟิลด์จากเลย์เอาต์ที่รู้จักได้ การจับคู่ SKU ของคุณ การเลือกลูกค้าที่ถูกต้อง และการตัดสินระหว่างใบประมาณราคากับใบสั่งขายยังคงเป็นงานของคุณ เราเปรียบเทียบเครื่องมือเหล่านี้ไว้ใน Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP
⚠️ สิ่งที่งานนี้ต้องการจริง ๆ
อ่านเลย์เอาต์ใดก็ได้ ภาษาใดก็ได้ โดยไม่ต้องใช้เทมเพลต แยกคำสั่งซื้อออกจากคำขอราคา จับคู่ SKU บาร์โค้ด และหมายเลขชิ้นส่วน ใช้รายการราคาและภาษีใน Zoho ของคุณ และไม่สร้างใบสั่งขายเดียวกันซ้ำสองครั้ง
⚙️ Mail2ERP ทำงานร่วมกับ Zoho Books และ Zoho Inventory อย่างไร
อีเมลจากลูกค้ามาถึง
Mail2ERP อ่านและจับคู่
ใบสั่งขายหรือใบประมาณราคาใน Zoho
พร้อมแพ็กใน Zoho Inventory
หนึ่งองค์กร สองแอป
Zoho Books และ Zoho Inventory ใช้องค์กรเดียวกัน Mail2ERP เขียนใบสั่งขายและใบประมาณราคาผ่าน Zoho Books จึงปรากฏใน Zoho Inventory ในเวลาเดียวกัน Zoho Inventory ใช้ในส่วนที่ Books ไม่มีให้: แพ็กเกจ การจัดส่ง และสต็อกแยกตามสถานที่ — ซึ่งเป็นจุดที่ AutoERP รับช่วงต่อหากคุณใช้งาน
เอกสารที่สร้างขึ้น
- คำสั่งซื้อที่แน่นอนจะกลายเป็นใบสั่งขาย ซึ่ง Mail2ERP จะยืนยัน (เปิด) ต่อ จึงพร้อมสำหรับการแพ็ก
- คำขอราคาจะกลายเป็นร่างใบประมาณราคา
- แพ็กเกจของคุณไม่มีใบสั่งขายใช่ไหม? ใบสั่งขายต้องใช้ Zoho Books Professional ขึ้นไป หรือ Zoho Inventory หากไม่มี Mail2ERP จะบันทึกคำสั่งซื้อของลูกค้าเป็นใบประมาณราคาและระบุไว้ในเอกสาร
ลูกค้าและสินค้า
- ลูกค้า: ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งต้องเป็นของลูกค้าใน Zoho หรือของบุคคลติดต่อรายหนึ่งของลูกค้านั้น บุคคลติดต่อนั้นจะถูกกำหนดในเอกสาร Mail2ERP ไม่สร้างลูกค้าใหม่
- SKU: รหัสสินค้าในอีเมลจะถูกจับคู่กับ SKU ของสินค้าของคุณ
- บาร์โค้ด: เมื่อเปิดสวิตช์บาร์โค้ด UPC, EAN และ ISBN ของสินค้าจะถูกจับคู่ด้วย
- หมายเลขชิ้นส่วน: เมื่อเปิดสวิตช์หมายเลขชิ้นส่วนของผู้ผลิต หมายเลขชิ้นส่วนของสินค้าจะถูกจับคู่
- Zoho ไม่เก็บหมายเลขชิ้นส่วนแยกตามผู้จำหน่ายหรือรหัสอ้างอิงลูกค้าไว้ในสินค้า สวิตช์ทั้งสองนั้นจึงไม่มีอะไรให้จับคู่ใน Zoho
ราคาและภาษีจาก Zoho
แต่ละรายการได้ราคาที่ Zoho กำหนดให้ลูกค้ารายนั้น: อัตราจากรายการราคาของลูกค้า มิฉะนั้นใช้อัตราของสินค้า Zoho ใช้ภาษีเริ่มต้นของสินค้าเอง ราคาในอีเมลจะใช้เฉพาะเมื่อ Zoho ไม่มีราคาสำหรับสินค้านั้น
ข้อมูลอื่นที่ลงในเอกสาร
- Reference#: หมายเลข PO ของลูกค้า
- วันที่จัดส่งบนใบสั่งขาย มาจากวันที่ต้องการรับสินค้า บนใบประมาณราคา วันที่ที่ต้องการจะถูกบันทึกไว้ในความคิดเห็น
- ที่อยู่จัดส่ง: ที่อยู่ของลูกค้าที่เลือกสำหรับการจัดส่งเมื่ออีเมลระบุไว้
- หมายเหตุและไฟล์: ข้อความจากลูกค้าจะลงในหมายเหตุ เนื้อหาอีเมลจะเพิ่มเป็นความคิดเห็น ไฟล์ต้นฉบับจะถูกแนบ หากอัปโหลดไฟล์แนบไม่สำเร็จทั้งหมด แบบร่างจะถูกลบออกแทนที่จะค้างไว้ครึ่ง ๆ กลาง ๆ
จากใบประมาณราคาเป็นใบสั่งขาย และรายการซ้ำ
เมื่อเปิดการตรวจจับ RFQ คำตอบที่อ้างอิงหมายเลขใบประมาณราคาของคุณและสั่งซื้ออย่างชัดเจนจะเปลี่ยนใบประมาณราคาเป็นใบสั่งขายที่เปิดอยู่พร้อมรายการเดียวกัน และใบประมาณราคาจะถูกทำเครื่องหมายว่ายอมรับแล้ว หากลูกค้าขอจำนวนที่ต่างออกไป จะสั่งซื้อตามใบประมาณราคาทั้งฉบับและเพิ่มหมายเหตุสำหรับทีมของคุณ ก่อนสร้างสิ่งใด Mail2ERP จะบันทึกสิ่งที่กำลังจะสร้างและค้นหาหลังการทำงานที่ถูกขัดจังหวะ จึงไม่เกิดใบสั่งขายฉบับที่สอง เพื่อความปลอดภัยเพิ่มเติม ให้เพิ่มฟิลด์กำหนดเองแบบข้อความชื่อ BOTS4.me ID ให้กับใบประมาณราคาและใบสั่งขาย แล้วเอกสารทุกฉบับที่ Mail2ERP สร้างจะถูกทำเครื่องหมายด้วยฟิลด์นี้
🛠️ การตั้งค่าทีละขั้นตอน
- ขั้นตอนที่ 1 — เริ่มต้นเดือน Discovery ฟรีของคุณ: ลงชื่อเข้าใช้ที่ bots4.me/bots คลิก เริ่มเดือน Discovery ฟรี บนการ์ด Mail2ERP และยอมรับข้อกำหนดเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องใช้บัตร
- ขั้นตอนที่ 2 — เชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณ: การตั้งค่า → Mail2ERP → Access Manager → เพิ่มแหล่งข้อมูล Gmail, Microsoft 365 และ Zoho Mail ใช้การเชื่อมต่อด่วนอย่างปลอดภัย (Secure Quick Connect) ส่วนผู้ให้บริการอื่นเชื่อมต่อผ่าน IMAP ดูคู่มือการเชื่อมต่อ หรือส่งต่อคำสั่งซื้อไปที่ mail2erp@bots4.me โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมาย
- ขั้นตอนที่ 3 — เชื่อมต่อ Zoho: เพิ่มปลายทาง → ไทล์ Zoho Books / Inventory → เชื่อมต่อ Zoho ลงชื่อเข้าใช้ คลิก Accept แล้ว BOTS4.me จะค้นหาศูนย์ข้อมูลและองค์กรของคุณเอง หากบัญชีของคุณมีหลายองค์กร ให้เลือกหนึ่งองค์กรบนการ์ด Zoho แล้วคลิก บันทึกองค์กร
- ขั้นตอนที่ 4 — ฟิลด์ป้องกันรายการซ้ำ (ไม่บังคับ): เพิ่มฟิลด์กำหนดเองแบบข้อความ BOTS4.me ID ให้กับใบประมาณราคาและใบสั่งขายใน Zoho
- ขั้นตอนที่ 5 — ทำงานใน DEMO แล้วเปลี่ยนเป็น LIVE: Mail2ERP เริ่มต้นในโหมดทดลองและส่งอีเมลแจ้งคุณว่าจะสร้างอะไร เมื่อรายงานดูถูกต้องแล้ว ให้ตั้งค่า โหมด เป็น LIVE ในแท็บการควบคุม
ใช้ได้กับศูนย์ข้อมูล Zoho ทุกแห่ง (.com, .eu, .in และอื่น ๆ) Zoho จำกัดจำนวนการเรียก API ต่อองค์กรต่อวัน BOTS4.me ใช้ขีดจำกัดนั้นร่วมกับการเชื่อมต่อ Zoho อื่น ๆ ของคุณ และหยุดพักจนกว่า Zoho จะอนุญาตให้เรียกได้อีกครั้งเมื่อถึงขีดจำกัด
🧭 สัปดาห์แรกของคุณในเดือน Discovery
- โหมด: DEMO อ่านอีเมลและข้อมูล Zoho ของคุณโดยไม่เขียนสิ่งใด LIVE จะใช้ได้หลังจากอีเมลรายงาน DEMO ฉบับแรก
- ช่วงเวลาทำงานและวันหยุดสุดสัปดาห์: Mail2ERP ทำงานภายในช่วงเวลาเหล่านี้ เริ่มต้นเป็นเวลาทำการในวันทำการ
- สวิตช์ Discovery: สวิตช์ที่มีป้าย Discovery รวมอยู่ในเดือนฟรีของคุณและเริ่มต้นในสถานะปิด บน Zoho สวิตช์ที่มีประโยชน์คือ บาร์โค้ด หมายเลขชิ้นส่วนของผู้ผลิต การตรวจจับ RFQ และแยกอีเมลภายนอก
- คำสั่งซื้อทดสอบ: ส่งอีเมลที่มี SKU สองหรือสามรายการพร้อมจำนวนจากที่อยู่ของลูกค้า แล้วส่งอีเมลฉบับที่สองที่ถามเฉพาะราคา รายงาน DEMO จะแสดงใบสั่งขายและใบประมาณราคา การตัดสินใจยังอยู่ในแท็บบันทึกและโฟลเดอร์ _Mail2ERP/LOGS
- สอนระบบ: ลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU เพื่อลองใหม่เป็นประเภทนั้น หรือไปที่ _Mail2ERP/KHAM เพื่อข้ามอีเมลประเภทนั้นในอนาคต
📅 เมื่อเดือน Discovery สิ้นสุดลง
เมื่อสิ้นเดือน Mail2ERP จะทำงานต่อในแพ็กเกจฟรีเองพร้อมโควตารายเดือนเล็กน้อย: เมื่อใช้หมดแล้ว รายการใหม่จะรอจนถึงเดือนถัดไปหรือจนกว่าคุณจะเลือกแพ็กเกจ ส่วนรายการที่เริ่มดำเนินการแล้วจะทำจนเสร็จเสมอ เลือกแพ็กเกจเพื่อใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดต่อ — ดูตารางแพ็กเกจในหน้าผลิตภัณฑ์ Mail2ERP
แพ็กเกจฟรีอ่านข้อความอีเมล, PDF, CSV และ HTML ได้ ส่วน PDF ที่สแกน รูปภาพ, Excel, Word และสวิตช์ Discovery ต้องใช้แพ็กเกจ สิ่งที่คุณนำเข้าไปแล้วจะไม่ถูกยกเลิก
📅 อีเมลที่ไม่ชัดเจนและขั้นตอนถัดไป
Mail2ERP อ่านไฟล์ PDF, Excel, Word, CSV, HTML รูปภาพ และเอกสารสแกนด้วย OCR — ได้ทุกภาษา โดยไม่ต้องใช้เทมเพลต
- นำเข้าแล้ว: อีเมลจะย้ายไปที่ _Mail2ERP/DAI_RAB_KAN_LAE และใบสั่งขายเปิดอยู่ใน Zoho พร้อมสำหรับการแพ็ก
- ไม่ชัดเจน: อีเมลจะยังอยู่ใน INBOX ของคุณในสถานะยังไม่ได้อ่าน พร้อมเหตุผลในบันทึก — เช่น ผู้ส่งที่ไม่ใช่ลูกค้า หรือรหัสที่ไม่ตรงกับสินค้าใด แก้ไขใน Zoho แล้วลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU เพื่อลองใหม่
- จำนวนที่ไม่แน่ชัดจะถูกข้าม ไม่มีการเดา และคุณจะได้รับคำขอให้เพิ่มด้วยตนเอง
- การแพ็กและการออกใบแจ้งหนี้: เลือกตัวเลือกของแท็กรายงาน BOTS4.me (Full หรือ Partial) บนใบสั่งขาย แล้ว AutoERP จะสร้างแพ็กเกจและการจัดส่งใน Zoho Inventory พร้อมใบแจ้งหนี้ และ Zoho จะส่งอีเมลถึงลูกค้าของคุณ การจัดส่งของ AutoERP ต้องมี Zoho Inventory ในองค์กรเดียวกัน และแท็กรายงานต้องใช้ Zoho Books Standard ขึ้นไป
แพลตฟอร์มโฮสต์ในสหภาพยุโรป ออกแบบมาเพื่อ GDPR และรองรับ 2FA รายงาน บันทึก และโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายมีให้ใช้ใน 31 ภาษา
❓ คำถามที่พบบ่อย
Zoho Inventory สร้างใบสั่งขายจากใบสั่งซื้อที่ส่งมาทางอีเมลได้หรือไม่?
ไม่ได้จากไฟล์แนบด้วยตัวเอง Mail2ERP อ่าน PDF สเปรดชีต หรือเนื้อหาอีเมล จับคู่ลูกค้าและ SKU ของคุณ และสร้างใบสั่งขายในองค์กร Zoho ของคุณ ซึ่ง Zoho Inventory จะเห็นได้ทันที
ฉันต้องใช้ Zoho Books, Zoho Inventory หรือทั้งสองอย่าง?
อย่างใดอย่างหนึ่งก็ใช้กับ Mail2ERP ได้ ใบสั่งขายต้องใช้ Zoho Books Professional ขึ้นไป หรือ Zoho Inventory หากไม่มี คำสั่งซื้อจะถูกบันทึกเป็นใบประมาณราคา การแพ็กและการจัดส่งด้วย AutoERP ต้องมี Zoho Inventory ในองค์กรเดียวกัน
ระบบจะใช้รายการราคาของเราหรือไม่?
ใช้ แต่ละรายการใช้อัตราจากรายการราคาของลูกค้าใน Zoho มิฉะนั้นใช้อัตราของสินค้า และ Zoho ใช้ภาษีเริ่มต้นของสินค้า ราคาในอีเมลจะใช้เฉพาะเมื่อ Zoho ไม่มีราคา
ลูกค้าสั่งซื้อด้วยบาร์โค้ดหรือหมายเลขชิ้นส่วน ใช้ได้หรือไม่?
ได้ นอกจาก SKU แล้ว Mail2ERP ยังจับคู่ UPC, EAN และ ISBN ของสินค้า รวมถึงหมายเลขชิ้นส่วนของผู้ผลิตเมื่อเปิดสวิตช์เหล่านั้น
ใบสั่งขายได้รับการยืนยัน หรือปล่อยไว้เป็นแบบร่าง?
ได้รับการยืนยัน Mail2ERP สร้างใบสั่งขายและเปิดใบสั่งขาย จึงพร้อมสำหรับการแพ็ก ส่วนใบประมาณราคาสำหรับคำขอราคายังคงเป็นแบบร่าง
บัญชี Zoho ของเราอยู่บนศูนย์ข้อมูลในสหภาพยุโรป เป็นปัญหาหรือไม่?
ไม่เป็นปัญหา BOTS4.me จะค้นหาศูนย์ข้อมูลของคุณเมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้ และทำงานได้กับทุกศูนย์ข้อมูล
จะเกิดอะไรขึ้นหากลูกค้าส่งคำสั่งซื้อเดียวกันทางอีเมลสองครั้ง?
จะถูกนำเข้าเพียงครั้งเดียว Mail2ERP จดจำคำสั่งซื้อที่ซ้ำหรือถูกส่งต่อได้ และบันทึกของระบบเกี่ยวกับสิ่งที่สร้างไปแล้วจะป้องกันใบสั่งขายฉบับที่สองแม้หลังการทำงานที่ถูกขัดจังหวะ
📚 บทความที่เกี่ยวข้อง
- ฟีเจอร์และแพ็กเกจ: หน้าผลิตภัณฑ์ Mail2ERP และคู่มือ Mail2ERP
- การแพ็ก การจัดส่ง และการออกใบแจ้งหนี้: คู่มือ AutoERP
- ระบบที่เน้นด้านบัญชีเท่านั้น: ใบประมาณราคา QuickBooks Online จากอีเมล และใบเสนอราคา Xero จากอีเมล
- เปรียบเทียบตัวเลือก: Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP
- ดูแลสต็อกให้ถูกต้อง: คู่มือ AutoSTOCK
🔗 แหล่งอ้างอิงและอ่านเพิ่มเติม
เอกสารทางการที่อ้างอิงในคู่มือนี้ ลิงก์ภายนอกจะเปิดในแท็บใหม่
จากกล่องจดหมายสู่รายการแพ็กสินค้า โดยไม่ต้องพิมพ์
เชื่อมต่อกล่องจดหมายและ Zoho ในไม่กี่นาที ดู Mail2ERP ทำงานในโหมดทดลอง และเริ่มใช้งานจริงเมื่อคุณมั่นใจแล้วเท่านั้น เดือนแรกเป็นเดือน Discovery ฟรี โดยไม่ต้องใช้บัตร
มีหลายกระบวนการที่ต้องการทำให้อัตโนมัติ หรือใช้ ERP ที่ไม่อยู่ในรายการของเรา? We build it for you: book a free call →