เปลี่ยนคำสั่งซื้อทางอีเมลให้เป็นใบเสนอราคาใน Xero โดยอัตโนมัติ

🎯 “อีเมลคำสั่งซื้อทุกฉบับกลายเป็นใบเสนอราคาที่ฉันต้องพิมพ์เอง”

ผู้ค้าส่งรายย่อย ซัพพลายเออร์ทางการค้า และผู้ผลิตที่ใช้ Xero ต่างเล่าถึงกิจวัตรเดียวกัน คำสั่งซื้อเข้ามาเป็น PDF หรือสเปรดชีต หรือเป็นไม่กี่บรรทัดในอีเมล ก่อนที่ Xero จะทำอะไรได้ ต้องมีคนสร้างใบเสนอราคา: ค้นหาผู้ติดต่อ เพิ่มสินค้าแต่ละรายการ พิมพ์จำนวน เพิ่มเลขอ้างอิงของลูกค้า

• ใช้เวลาทุกวัน: คำสั่งซื้อสิบรายการหมายถึงการพิมพ์อย่างระมัดระวังหลายนาที และงานเพิ่มขึ้นทุกครั้งที่มีลูกค้าใหม่
• ความผิดพลาดลามต่อ: รหัสสินค้าที่ผิดบนใบเสนอราคาจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ที่ผิดเมื่อใบเสนอราคาได้รับการยอมรับ
• คำสั่งซื้อและคำขอราคาดูคล้ายกัน: ทั้งสองอย่างจบลงเป็นใบเสนอราคา และง่ายที่จะหลงลืมว่าฉบับใดเป็นคำสั่งซื้อจริง
• ใบเสนอราคาที่ช้าทำให้เสียดีล: คำขอราคาที่ตอบพรุ่งนี้มักตกเป็นของซัพพลายเออร์ที่ตอบวันนี้

🔍 สิ่งที่ผู้ใช้ Xero มักลองใช้ก่อน

คัดลอกใบเสนอราคาเดิม

Xero ให้คุณคัดลอกใบเสนอราคาก่อนหน้าได้ ซึ่งช่วยได้เมื่อลูกค้าสั่งของเดิมซ้ำ แต่ไม่ช่วยกับคำสั่งซื้อใหม่ที่รายการอยู่ในไฟล์แนบ PDF — รายการเหล่านั้นยังต้องอ่านและพิมพ์

สูตรระบบอัตโนมัติและตัวแยกวิเคราะห์

เครื่องมือเวิร์กโฟลว์สามารถสร้างใบเสนอราคาจากข้อมูลที่มีโครงสร้าง และตัวแยกวิเคราะห์เอกสารสามารถดึงฟิลด์จากเลย์เอาต์ที่รู้จักได้ ระหว่างสองอย่างนี้คือส่วนที่ยาก: การทำความเข้าใจเลย์เอาต์ที่ไม่รู้จัก การจับคู่รหัสสินค้าและผู้ติดต่อใน Xero ของคุณ และการแยกคำสั่งซื้อออกจากคำขอราคา เราพิจารณาช่องว่างนี้ไว้ใน Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP

⚙️ Mail2ERP ทำงานร่วมกับ Xero อย่างไร

ร่างใบเสนอราคาสำหรับคำขอราคาและคำสั่งซื้อ

• คำขอราคาจะกลายเป็นร่างใบเสนอราคา
• คำสั่งซื้อที่แน่นอนจะกลายเป็นร่างใบเสนอราคาที่มีชื่อ Customer order และบันทึกประวัติ “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)” Mail2ERP ไม่ยอมรับใบเสนอราคาเอง: คุณเป็นผู้ตรวจสอบและทำเครื่องหมาย Accepted ใน Xero

สิ่งที่ลงในใบเสนอราคา

• ผู้ติดต่อ: ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งต้องเป็นของผู้ติดต่อที่เป็นลูกค้าใน Xero หรือบุคคลติดต่อรายหนึ่งของผู้ติดต่อนั้น Mail2ERP ไม่สร้างผู้ติดต่อใหม่
• สินค้า: รหัสในอีเมลจะถูกจับคู่กับ Code ของสินค้าใน Xero สินค้าที่ไม่มีรหัสจะจับคู่ไม่ได้ สินค้าใน Xero ไม่มีบาร์โค้ด รหัสผู้จำหน่าย หรือรหัสลูกค้า จึงไม่ได้ใช้ข้อมูลเหล่านั้น Mail2ERP ไม่สร้างสินค้าใหม่
• ราคาและภาษี: แต่ละรายการใช้ราคาขายต่อหน่วยของสินค้า พร้อมอัตราภาษีในทุกรายการ ราคาในอีเมลจะใช้เฉพาะเมื่อสินค้าไม่มีราคาขาย รายการราคาเฉพาะลูกค้าไม่มีให้ใช้ผ่าน API ของ Xero
• เลขอ้างอิง: หมายเลข PO ของลูกค้าจะลงในช่อง Reference ของใบเสนอราคา
• หมายเหตุ: ข้อความจากลูกค้าจะกลายเป็นสรุปของใบเสนอราคา ซึ่งพิมพ์อยู่บนใบเสนอราคา เนื้อหาอีเมลและวันที่ต้องการรับสินค้าจะลงในบันทึกประวัติของใบเสนอราคาซึ่งใช้ภายใน ไฟล์ต้นฉบับจะแนบไว้กับใบเสนอราคา
• ที่อยู่: ใบเสนอราคาใน Xero ใช้ที่อยู่ของผู้ติดต่อ

ทำไมใบเสนอราคาจึงยังเป็นแบบร่าง

ร่างใบเสนอราคาจะไม่ถูกส่งถึงใคร นี่เป็นความตั้งใจ: คำสั่งซื้อถูกอ่านโดยซอฟต์แวร์ และคุณควรเห็นก่อนลูกค้า เปิดร่างที่ชื่อ Customer order วันละหนึ่งหรือสองครั้ง ตรวจสอบรายการเทียบกับไฟล์ต้นฉบับที่แนบมา แล้วทำเครื่องหมายใบเสนอราคาเป็น Accepted คำขอราคาก็ยังเป็นแบบร่างเช่นกัน คุณจึงปรับราคาหรือเพิ่มหมายเหตุได้ก่อนส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าจาก Xero

เมื่อลูกค้าสั่งซื้อตามใบเสนอราคาของคุณ

เมื่อเปิดการตรวจจับ RFQ คำตอบที่อ้างอิงหมายเลขใบเสนอราคาของคุณและสั่งซื้ออย่างชัดเจนจะทำเครื่องหมายใบเสนอราคานั้นเป็นคำสั่งซื้อของลูกค้า ขณะที่ใบเสนอราคายังเป็นแบบร่างหรือส่งแล้ว การเปลี่ยนจำนวนที่ลูกค้าระบุสำหรับรายการใดโดยเฉพาะจะถูกนำไปใช้ มิฉะนั้นจะสั่งซื้อตามใบเสนอราคาทั้งฉบับพร้อมหมายเหตุ ใบเสนอราคาที่ยอมรับแล้วจะถูกล็อกใน Xero Mail2ERP จึงเพียงเพิ่มบันทึกประวัติให้

อีเมลที่ไม่ชัดเจนและรายการซ้ำ

อีเมลที่นำเข้าไม่ได้ — ผู้ส่งที่ไม่รู้จัก รหัสที่ไม่มีสินค้าตรงกัน — จะยังอยู่ใน INBOX ของคุณในสถานะยังไม่ได้อ่าน พร้อมเหตุผลในบันทึก จำนวนที่อ่านได้ไม่แน่ชัดจะถูกข้าม ไม่ใช่เดา และคุณจะได้รับคำขอให้เพิ่มเอง ใบเสนอราคาแต่ละฉบับถูกสร้างพร้อม idempotency key และการทำงานที่ถูกขัดจังหวะจะพบใบเสนอราคาที่สร้างไว้แล้วแทนการสร้างฉบับที่สอง สำเนาที่ส่งต่อของคำสั่งซื้อเดียวกันจะถูกนำเข้าเพียงครั้งเดียว

🛠️ การตั้งค่าทีละขั้นตอน

• ขั้นตอนที่ 1 — เริ่มต้นเดือน Discovery ฟรีของคุณ: ลงชื่อเข้าใช้ที่ bots4.me/bots คลิก เริ่มเดือน Discovery ฟรี บนการ์ด Mail2ERP และยอมรับข้อกำหนดเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องใช้บัตร
• ขั้นตอนที่ 2 — เชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณ: การตั้งค่า → Mail2ERP → Access Manager → เพิ่มแหล่งข้อมูล Gmail และ Microsoft 365 ใช้การเชื่อมต่อด่วนอย่างปลอดภัย (Secure Quick Connect) ส่วนผู้ให้บริการอื่นทั้งหมดเชื่อมต่อผ่าน IMAP ดูคู่มือการเชื่อมต่อ หรือส่งต่อคำสั่งซื้อไปที่ mail2erp@bots4.me โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมาย
• ขั้นตอนที่ 3 — เชื่อมต่อ Xero: เพิ่มปลายทาง → ไทล์ Xero → ลงชื่อเข้าใช้ด้วย Xero Xero จะถามว่า BOTS4.me ใช้องค์กรใดได้ เลือกองค์กรแล้วคลิก Allow access หากคุณเชื่อมต่อมากกว่าหนึ่งองค์กร ให้เลือกองค์กรบนการ์ด Xero ระบบไม่จัดเก็บรหัสผ่านหรือคีย์ API ใด ๆ
• ขั้นตอนที่ 4 — ตรวจสอบรหัสสินค้าของคุณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสินค้าที่ลูกค้าสั่งมี Code ใน Xero ที่ตรงกับที่ลูกค้าเขียน
• ขั้นตอนที่ 5 — ทำงานใน DEMO แล้วเปลี่ยนเป็น LIVE: Mail2ERP เริ่มต้นในโหมดทดลองและส่งอีเมลแสดงใบเสนอราคาที่ระบบจะสร้างถึงคุณ เมื่อรายงานดูถูกต้องแล้ว ให้ตั้งค่า โหมด เป็น LIVE ในแท็บการควบคุม

🧭 สัปดาห์แรกของคุณในเดือน Discovery

• โหมด: DEMO อ่านอีเมลและข้อมูล Xero ของคุณโดยไม่เขียนสิ่งใด LIVE จะใช้ได้หลังจากอีเมลรายงาน DEMO ฉบับแรก
• ช่วงเวลาทำงานและวันหยุดสุดสัปดาห์: Mail2ERP ทำงานภายในช่วงเวลาเหล่านี้ เริ่มต้นเป็นเวลาทำการในวันทำการ
• สวิตช์ Discovery: สวิตช์ที่มีป้าย Discovery รวมอยู่ในเดือนฟรีของคุณและเริ่มต้นในสถานะปิด บน Xero สวิตช์ที่มีประโยชน์คือการตรวจจับ RFQและแยกอีเมลภายนอก ส่วนสวิตช์การจับคู่หลายรหัสอัจฉริยะไม่มีรหัสให้ทำงานใน Xero
• คำสั่งซื้อทดสอบ: ส่งอีเมลที่มีรหัสสินค้าสองหรือสามรายการพร้อมจำนวนจากที่อยู่ของผู้ติดต่อที่เป็นลูกค้า แล้วส่งอีเมลฉบับที่สองที่ถามเฉพาะราคา รายงาน DEMO จะแสดงใบเสนอราคาทั้งสองฉบับ การตัดสินใจยังอยู่ในแท็บบันทึกและโฟลเดอร์ _Mail2ERP/LOGS
• สอนระบบ: ลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU เพื่อลองใหม่เป็นประเภทนั้น หรือไปที่ _Mail2ERP/KHAM เพื่อข้ามอีเมลประเภทนั้นในอนาคต

🧾 หลังจากคุณยอมรับ: การออกใบแจ้งหนี้ด้วย AutoERP

Mail2ERP หยุดที่ร่างใบเสนอราคา หากต้องการให้ใบแจ้งหนี้ตามมาเอง AutoERP บน Xero จะทำเฉพาะการออกใบแจ้งหนี้: ออกใบแจ้งหนี้สำหรับใบเสนอราคาทุกฉบับที่คุณทำเครื่องหมาย Accepted เมื่อสินค้าทุกรายการในนั้นมีในสต็อก และ BOTS4.me จะส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลถึงลูกค้าของคุณ เฉพาะใบเสนอราคาที่ยอมรับหลังการทำงาน LIVE ครั้งแรกของ AutoERP เท่านั้นที่จะออกใบแจ้งหนี้ API ของ Xero ไม่มีเอกสารการส่งมอบและใบแจ้งหนี้ชำระล่วงหน้า จึงไม่มีขั้นตอนการจัดส่ง และคำสั่งซื้อที่ต้องชำระล่วงหน้ายังเป็นหน้าที่ของคุณ

• การทำงานประจำวัน: อีเมลที่นำเข้าแล้วจะย้ายไปที่ _Mail2ERP/DAI_RAB_KAN_LAE คุณตรวจสอบร่างใบเสนอราคาที่ชื่อ Customer order และยอมรับ
• ขีดจำกัด API: Xero จำกัดจำนวนการเรียก API ต่อองค์กรทั้งต่อนาทีและต่อวัน BOTS4.me ใช้ขีดจำกัดนั้นร่วมกับแอป Xero อื่น ๆ ของคุณ ชะลอเมื่อ Xero ขอ และทำงานต่อในวันถัดไปเมื่อใช้ขีดจำกัดรายวันหมดแล้ว
• แพลตฟอร์ม: โฮสต์ในสหภาพยุโรป ออกแบบมาเพื่อ GDPR รองรับ 2FA และมีรายงาน บันทึก และโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายใน 31 ภาษา

📚 บทความที่เกี่ยวข้อง

• ฟีเจอร์และแพ็กเกจ: หน้าผลิตภัณฑ์ Mail2ERP และคู่มือ Mail2ERP
• ใช้ QuickBooks อยู่ใช่ไหม? เปลี่ยนอีเมลคำสั่งซื้อของลูกค้าให้เป็นใบประมาณราคาใน QuickBooks Online
• ต้องการสต็อกและใบสั่งขายใช่ไหม? วิธีนำเข้าคำสั่งซื้อทางอีเมลสู่ Zoho Inventory และ Zoho Books
• เปรียบเทียบตัวเลือก: Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP
• ลองใช้แดชบอร์ดก่อน: เดโมแดชบอร์ด BOTS4.me แบบสด

🔗 แหล่งอ้างอิงและอ่านเพิ่มเติม

หน้าทางการที่อ้างอิงในคู่มือนี้ ลิงก์ภายนอกจะเปิดในแท็บใหม่

• Xero — Quotes