เปลี่ยนอีเมลคำสั่งซื้อของลูกค้าให้เป็นใบประมาณราคาใน QuickBooks Online โดยอัตโนมัติ

🎯 “จะนำ PO ของลูกค้าเข้า QuickBooks โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำได้อย่างไร?”

นี่คือหนึ่งในคำถามที่พบบ่อยที่สุดจากผู้จัดจำหน่ายรายย่อยและธุรกิจการค้าที่ใช้ QuickBooks Online คำสั่งซื้อเข้ามาเป็น PDF จากระบบจัดซื้อของลูกค้า เป็นสเปรดชีต หรือเป็นรายการในเนื้อหาอีเมล QuickBooks จะเริ่มทำงานได้ก็ต่อเมื่อมีคนพิมพ์ใบประมาณราคาแล้วเท่านั้น

• ใบประมาณราคาที่ทำด้วยมือ: เปิด PDF ค้นหาลูกค้า เพิ่มสินค้าทีละรายการ ตรวจสอบจำนวน เพิ่มหมายเลข PO ของลูกค้า — แล้วทำซ้ำกับอีเมลฉบับถัดไป
• ไม่มีใบสั่งขายให้พักคำสั่งซื้อ: QuickBooks Online ใช้ใบประมาณราคาทั้งสำหรับการเสนอราคาและคำสั่งซื้อที่ยืนยันแล้ว จึงง่ายที่จะหลงลืมว่าใบประมาณราคาใดเป็นคำสั่งซื้อจริง
• ความผิดพลาดปรากฏบนใบแจ้งหนี้: จำนวนหรือสินค้าที่พิมพ์ผิดจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ที่ผิดและต้องแก้ไขในภายหลัง
• ใบเสนอราคาส่งออกช้า: คำขอราคาที่รอจนถึงสิ้นวันมักไม่กลายเป็นคำสั่งซื้อ

🔍 สิ่งที่ผู้ใช้ QuickBooks มักลองใช้ก่อน

พิมพ์ใบประมาณราคาด้วยมือ

แม่นยำเมื่อปริมาณน้อย กลายเป็นงานเต็มเวลาเมื่อปริมาณมาก และยังขึ้นอยู่กับคนคนเดียวที่รู้ลักษณะเฉพาะของลูกค้าทุกราย

สูตรระบบอัตโนมัติทั่วไป

เครื่องมือแบบทริกเกอร์และแอ็กชันสามารถสร้างใบประมาณราคาเมื่อมีอีเมลเข้ามา แต่ต้องมีข้อมูลที่จัดโครงสร้างไว้แล้ว การอ่านเลย์เอาต์ PDF ที่ไม่รู้จัก การค้นหาสินค้าที่ถูกต้อง และการตัดสินว่าอีเมลเป็นคำขอราคาหรือคำสั่งซื้อคือส่วนที่ยาก และส่วนนั้นตกเป็นหน้าที่ของคุณ

ตัวแยกวิเคราะห์เอกสาร

ตัวแยกวิเคราะห์จะดึงฟิลด์จากเอกสารได้เมื่อคุณฝึกมันกับเลย์เอาต์หนึ่ง ๆ การจับคู่ผลลัพธ์กับลูกค้าและสินค้าใน QuickBooks ยังคงเป็นงานของคุณ ดู Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

⚙️ Mail2ERP ทำงานร่วมกับ QuickBooks Online อย่างไร

เอกสารประเภทเดียว: ใบประมาณราคา

QuickBooks Online เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่ไม่มีใบสั่งขายหรือการส่งมอบ Mail2ERP จึงทำงานกับใบประมาณราคา:

• คำขอราคาจะกลายเป็นใบประมาณราคาที่รอดำเนินการ
• คำสั่งซื้อที่แน่นอนจะกลายเป็นใบประมาณราคาประเภทเดียวกัน แต่ทำเครื่องหมายว่าเป็นคำสั่งซื้อ: ทั้งข้อความถึงลูกค้าและบันทึกส่วนตัวจะระบุว่า “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)” Mail2ERP ไม่ยอมรับใบประมาณราคาเอง คุณเป็นผู้ตรวจสอบคำสั่งซื้อและทำเครื่องหมาย Accepted ใน QuickBooks — นั่นคือการอนุมัติของคุณ

สิ่งที่ลงในใบประมาณราคา

• ลูกค้า: ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งต้องเป็นของลูกค้าที่ใช้งานอยู่ใน QuickBooks API ของ QuickBooks ไม่มีผู้ติดต่อแยกต่างหาก จึงใช้ที่อยู่อีเมลของลูกค้าเอง Mail2ERP ไม่สร้างลูกค้าใหม่
• สินค้าและบริการ: รหัสในอีเมลจะถูกจับคู่กับ SKU ของสินค้า หรือกับชื่อสินค้าเมื่อสินค้าไม่มี SKU สินค้าใน QuickBooks ไม่มีบาร์โค้ด รหัสผู้จำหน่าย หรือรหัสลูกค้าใน API จึงไม่ได้ใช้ข้อมูลเหล่านั้น Mail2ERP ไม่สร้างสินค้าใหม่
• ราคาและภาษี: ราคารายการมาจากราคาขายของสินค้าใน QuickBooks ราคาในอีเมลจะใช้เฉพาะเมื่อสินค้าไม่มีราคาขาย QuickBooks ใช้ภาษีของตนเอง รายการราคาเฉพาะลูกค้าไม่มีให้ใช้ใน API ของ QuickBooks
• เลขอ้างอิงของลูกค้า: หมายเลข PO ของลูกค้าจะปรากฏในข้อความถึงลูกค้า (“Your reference: …”) และในบันทึกส่วนตัว QuickBooks ยังคงใช้หมายเลขใบประมาณราคาของตนเอง
• วันที่และที่อยู่จัดส่ง: สำหรับคำสั่งซื้อ วันที่ที่ลูกค้าต้องการจะกลายเป็นวันที่จัดส่ง ที่อยู่จัดส่งของลูกค้ายังคงเดิม
• ตัวอีเมลเอง: เนื้อหาอีเมลจะลงในบันทึกส่วนตัว และไฟล์ต้นฉบับจะแนบไว้กับใบประมาณราคา

เมื่อลูกค้าสั่งซื้อตามใบประมาณราคาของคุณ

เมื่อเปิดการตรวจจับ RFQ คำตอบที่อ้างอิงหมายเลขใบประมาณราคาของคุณและระบุชัดเจนว่า “order” (สั่งซื้อ) จะทำเครื่องหมายใบประมาณราคานั้นเป็นคำสั่งซื้อของลูกค้า หากลูกค้าเปลี่ยนจำนวนสำหรับรายการใดโดยเฉพาะขณะที่ใบประมาณราคายังรอดำเนินการ จำนวนเหล่านั้นจะถูกอัปเดต มิฉะนั้นจะสั่งซื้อตามใบประมาณราคาทั้งฉบับพร้อมหมายเหตุสำหรับทีมของคุณ ใบประมาณราคายังคงรอให้คุณยอมรับ

อีเมลที่ไม่ชัดเจนและรายการซ้ำ

อีเมลที่ Mail2ERP นำเข้าไม่ได้ — ผู้ส่งที่ไม่รู้จัก รหัสที่ไม่ตรงกับสินค้าใด — จะยังอยู่ใน INBOX ของคุณในสถานะยังไม่ได้อ่าน พร้อมเหตุผลในบันทึก จำนวนที่อ่านได้ไม่แน่ชัดจะถูกข้าม ไม่ใช่เดา และคุณจะได้รับคำขอให้เพิ่มเอง ใบประมาณราคาทุกฉบับมีเครื่องหมาย Mail2ERP ในบันทึกส่วนตัว และการสร้างทุกครั้งจะส่งพร้อม request ID การทำงานที่ถูกขัดจังหวะหรือสำเนาที่ส่งต่อจึงไม่สร้างใบประมาณราคาฉบับที่สอง

🛠️ การตั้งค่าทีละขั้นตอน

• ขั้นตอนที่ 1 — เริ่มต้นเดือน Discovery ฟรีของคุณ: ลงชื่อเข้าใช้ที่ bots4.me/bots คลิก เริ่มเดือน Discovery ฟรี บนการ์ด Mail2ERP และยอมรับข้อกำหนดเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องใช้บัตร
• ขั้นตอนที่ 2 — เชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณ: การตั้งค่า → Mail2ERP → Access Manager → เพิ่มแหล่งข้อมูล Gmail และ Microsoft 365 เชื่อมต่อด้วยการเชื่อมต่อด่วนอย่างปลอดภัย (Secure Quick Connect) ส่วนผู้ให้บริการอื่นเชื่อมต่อผ่าน IMAP ด้วยรหัสผ่านสำหรับแอป ผู้ให้บริการทุกรายมีอธิบายไว้ในคู่มือการเชื่อมต่อ คุณยังส่งต่อคำสั่งซื้อไปที่ mail2erp@bots4.me แทนได้
• ขั้นตอนที่ 3 — เชื่อมต่อ QuickBooks Online: เพิ่มปลายทาง → ไทล์ QuickBooks → ลงชื่อเข้าใช้ด้วย QuickBooks ลงชื่อเข้าใช้ด้วยผู้ใช้ระดับผู้ดูแลของบริษัทคุณ หากบัญชีของคุณมีหลายบริษัท QuickBooks จะถามว่าจะเชื่อมต่อบริษัทใด ระบบไม่จัดเก็บรหัสผ่านหรือคีย์ API ใด ๆ
• ขั้นตอนที่ 4 — ตรวจสอบสินค้าของคุณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสที่ลูกค้าใช้อยู่ในฟิลด์ SKU ของสินค้าและบริการของคุณ หรือชื่อสินค้าตรงกับที่ลูกค้าเขียน
• ขั้นตอนที่ 5 — ทำงานใน DEMO แล้วเปลี่ยนเป็น LIVE: Mail2ERP เริ่มต้นในโหมดทดลองและส่งอีเมลแสดงใบประมาณราคาที่ระบบจะสร้างถึงคุณ เมื่อรายงานดูถูกต้องแล้ว ให้ตั้งค่า โหมด เป็น LIVE ในแท็บการควบคุม

เฉพาะ QuickBooks Online เท่านั้น — QuickBooks Desktop ไม่มี API บนคลาวด์และเชื่อมต่อไม่ได้

🧭 สัปดาห์แรกของคุณในเดือน Discovery

• โหมด: DEMO อ่านอีเมลและข้อมูล QuickBooks ของคุณโดยไม่เขียนสิ่งใด LIVE จะใช้ได้หลังจากอีเมลรายงาน DEMO ฉบับแรก
• ช่วงเวลาทำงานและวันหยุดสุดสัปดาห์: Mail2ERP ทำงานภายในช่วงเวลาเหล่านี้ เริ่มต้นเป็นเวลาทำการในวันทำการ
• สวิตช์ Discovery: สวิตช์ที่มีป้าย Discovery รวมอยู่ในเดือนฟรีของคุณและเริ่มต้นในสถานะปิด บน QuickBooks สวิตช์ที่มีประโยชน์คือการตรวจจับ RFQและแยกอีเมลภายนอก ส่วนสวิตช์การจับคู่หลายรหัสอัจฉริยะไม่มีรหัสให้ทำงานใน QuickBooks
• คำสั่งซื้อทดสอบ: ส่งอีเมลที่มี SKU สองหรือสามรายการพร้อมจำนวนจากที่อยู่ของลูกค้า แล้วส่งอีเมลฉบับที่สองที่ถามเฉพาะราคา รายงาน DEMO สองฉบับจะแสดงว่าใบประมาณราคาจะมีลักษณะอย่างไร การตัดสินใจยังอยู่ในแท็บบันทึกและโฟลเดอร์ _Mail2ERP/LOGS
• สอนระบบ: ลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU เพื่อลองใหม่เป็นประเภทนั้น หรือไปที่ _Mail2ERP/KHAM เพื่อข้ามอีเมลประเภทนั้นในอนาคต

🧾 หลังจากคุณยอมรับ: การออกใบแจ้งหนี้ด้วย AutoERP

การยอมรับใบประมาณราคาคือจุดที่ Mail2ERP หยุดทำงาน หากคุณต้องการให้ใบแจ้งหนี้ตามมาเองด้วย AutoERP บน QuickBooks จะทำเฉพาะการออกใบแจ้งหนี้: ออกใบแจ้งหนี้สำหรับใบประมาณราคาทุกฉบับที่คุณทำเครื่องหมาย Accepted เมื่อสินค้าทุกรายการในนั้นมีในสต็อก และ BOTS4.me จะส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลถึงลูกค้าของคุณ เฉพาะใบประมาณราคาที่ยอมรับหลังการทำงาน LIVE ครั้งแรกของ AutoERP เท่านั้นที่จะออกใบแจ้งหนี้ — รายการที่ยอมรับก่อนหน้านั้นยังเป็นหน้าที่ของคุณ API ของ QuickBooks ไม่มีเอกสารการส่งมอบและใบแจ้งหนี้ชำระล่วงหน้า จึงไม่มีขั้นตอนการจัดส่ง และคำสั่งซื้อที่ต้องชำระล่วงหน้ายังเป็นหน้าที่ของคุณ

• การทำงานประจำวัน: อีเมลที่นำเข้าแล้วจะย้ายไปที่ _Mail2ERP/DAI_RAB_KAN_LAE คุณเปิดใบประมาณราคาที่รอดำเนินการซึ่งทำเครื่องหมายเป็นคำสั่งซื้อของลูกค้า ตรวจสอบ และยอมรับ
• ขีดจำกัด API: QuickBooks จำกัดจำนวนการเรียก API ต่อบริษัท BOTS4.me อ่านแต่ละรายการเพียงครั้งเดียวต่อการทำงานหนึ่งรอบ และรอเมื่อ QuickBooks ขอให้ชะลอ
• แพลตฟอร์ม: โฮสต์ในสหภาพยุโรป ออกแบบมาเพื่อ GDPR รองรับ 2FA และมีรายงาน บันทึก และโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายใน 31 ภาษา

📚 บทความที่เกี่ยวข้อง

• ฟีเจอร์และแพ็กเกจ: หน้าผลิตภัณฑ์ Mail2ERP และคู่มือ Mail2ERP
• ใช้ Xero อยู่ใช่ไหม? เปลี่ยนคำสั่งซื้อทางอีเมลให้เป็นใบเสนอราคาใน Xero โดยอัตโนมัติ
• เปรียบเทียบตัวเลือก: Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP
• การออกใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อที่ยอมรับแล้ว: คู่มือ AutoERP
• ภาพรวมสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: ระบบอีเมลอัตโนมัติสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

🔗 แหล่งอ้างอิงและอ่านเพิ่มเติม

เอกสารทางการที่อ้างอิงในคู่มือนี้ ลิงก์ภายนอกจะเปิดในแท็บใหม่

• QuickBooks Help — Create and send estimates in QuickBooks Online