วิธีนำเข้าคำสั่งซื้อและ RFQ ทางอีเมลสู่ SAP Business One
จากคำสั่งซื้อ PDF, Excel และไฟล์สแกนทางอีเมล สู่เอกสาร SAP Business One — โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
หากทีมขายของคุณใช้เวลาทั้งเช้าคัดลอกใบสั่งซื้อและคำขอราคาจากอีเมลลงใน SAP Business One คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ Mail2ERP อ่านอีเมลแต่ละฉบับและไฟล์แนบ ค้นหาคู่ค้าทางธุรกิจและสินค้าในฐานข้อมูลบริษัทของคุณ และสร้างใบเสนอราคาขายสำหรับคำขอราคา หรือใบสั่งขายสำหรับคำสั่งซื้อที่แน่นอน — ผ่าน Service Layer ของ SAP Business One เอง ด้วยราคาที่ SAP Business One กำหนดให้ลูกค้ารายนั้น คุณเริ่มต้นในโหมดทดลอง และเดือนแรกเป็นเดือน Discovery ฟรี
🎯 “ฝ่ายขายของเราครึ่งหนึ่งคืองานป้อนข้อมูล”
บริษัทที่ใช้ SAP Business One มักเป็นผู้จัดจำหน่าย ผู้ค้าส่ง และผู้ผลิตที่มีคำสั่งซื้อ B2B เข้ามาอย่างสม่ำเสมอ คำสั่งซื้อส่วนใหญ่ยังคงมาทางอีเมล และช่องว่างระหว่างกล่องจดหมายกับเอกสารขายถูกปิดด้วยแรงงานคน:
- รูปแบบไม่รู้จบ: PDF จาก ERP ของลูกค้า ชีต Excel ที่มีคอลัมน์เฉพาะ แบบฟอร์มสแกน รายการสินค้าที่พิมพ์ในเนื้อหาอีเมล ในหลายภาษา
- รหัสไม่ตรงกัน: ลูกค้าเขียนหมายเลขชิ้นส่วนของตัวเองหรือบาร์โค้ด แล้วต้องมีคนค้นหา ItemCode ของคุณด้วยมือ
- RFQ และคำสั่งซื้อปนกัน: อีเมลทุกฉบับต้องตัดสินใจก่อนว่าเป็นใบเสนอราคาขายหรือใบสั่งขาย ก่อนที่ใครจะเริ่มพิมพ์
- ตอบช้า: คำขอราคาที่ตอบในวันถัดไปจะแพ้คู่แข่งที่เร็วกว่า และคำสั่งซื้อที่ได้รับช่วงท้ายวันจะจัดส่งช้าไปหนึ่งวัน
เมื่อปริมาณมาก งานนี้กลายเป็นงานของทั้งทีม IMP Kontakt ลูกค้ารายหนึ่งของ Mail2ERP จัดการคำสั่งซื้อและ RFQ ทางอีเมลหลายพันรายการต่อเดือนโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
🔍 สิ่งที่ผู้ใช้ SAP Business One มักลองใช้ก่อน
ป้อนข้อมูลด้วยมือด้วยการคัดลอกและวาง
วิธีตั้งต้น แม่นยำเมื่อคนมีเวลา และผิดพลาดง่ายเมื่อไม่มีเวลา และขยายได้ด้วยการจ้างคนเพิ่มเท่านั้น
ส่วนเสริมและการนำเข้าที่พาร์ทเนอร์สร้างให้
พาร์ทเนอร์สามารถสร้างการนำเข้าสำหรับรูปแบบไฟล์ของลูกค้าได้ ซึ่งใช้ได้กับเลย์เอาต์ที่สร้างไว้ให้ เลย์เอาต์ของลูกค้ารายใหม่ การเปลี่ยนคอลัมน์ หรือภาษาใหม่แต่ละครั้งคือโปรเจกต์ใหม่ และการนำเข้าก็ยังแยกคำขอราคาออกจากคำสั่งซื้อไม่ได้
OCR แบบเทมเพลตและบริการแยกวิเคราะห์เอกสาร
ตัวแยกวิเคราะห์เอกสารสามารถดึงฟิลด์ออกจาก PDF ได้ แต่คุณยังต้องจับคู่ผลลัพธ์กับคู่ค้าทางธุรกิจและ ItemCode ตัดสินใจประเภทเอกสาร และส่งเข้า SAP Business One เราเปรียบเทียบแนวทางนี้ไว้ใน Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP
⚠️ ข้อกำหนดที่แท้จริง
อ่านเลย์เอาต์ใดก็ได้ ภาษาใดก็ได้ โดยไม่ต้องใช้เทมเพลต จำแนก RFQ กับคำสั่งซื้อ จับคู่รหัสของลูกค้ากับสินค้าของคุณ ปล่อยให้ SAP Business One กำหนดราคารายการ เคารพขั้นตอนการอนุมัติของคุณ และไม่สร้างเอกสารเดียวกันซ้ำสองครั้ง
⚙️ Mail2ERP ทำงานร่วมกับ SAP Business One อย่างไร
อีเมลจากลูกค้ามาถึง
Mail2ERP อ่านและจับคู่
ใบเสนอราคาขายหรือใบสั่งขายผ่าน Service Layer
อีเมลถูกย้ายไปที่ DAI_RAB_KAN_LAE
เอกสารที่สร้างขึ้น
คำขอราคาจะกลายเป็นใบเสนอราคาขาย ซึ่งมีอายุ 30 วัน และคำสั่งซื้อที่แน่นอนจะกลายเป็นใบสั่งขาย ใน SAP Business One ใบสั่งขายที่เปิดอยู่ไม่ต้องยืนยันแยก จึงคงอยู่ตามที่สร้างขึ้น หมายเลข PO ของลูกค้าจะลงในหมายเลขอ้างอิงลูกค้า (NumAtCard) วันที่ต้องการรับสินค้าจะลงในวันที่จัดส่งของแต่ละรายการ และผู้ติดต่อที่ส่งอีเมลจะถูกกำหนดในเอกสาร
ลูกค้า ผู้ติดต่อ และที่อยู่จัดส่ง
ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งต้องเป็นของคู่ค้าทางธุรกิจ — ลูกค้าหรือลูกค้าเป้าหมาย (lead) — หรือของผู้ติดต่อรายหนึ่งของคู่ค้านั้น คู่ค้าทางธุรกิจที่ไม่ใช้งานจะถูกปฏิเสธ และ Mail2ERP ไม่สร้างลูกค้าใหม่ เมื่ออีเมลระบุที่อยู่จัดส่งที่ตรงกับที่อยู่จัดส่งรายการใดของคู่ค้า ระบบจะใช้ที่อยู่นั้น มิฉะนั้นจะใช้ที่อยู่จัดส่งเริ่มต้นของ SAP Business One
การจับคู่สินค้า: ItemCode บาร์โค้ด หมายเลขแคตตาล็อก
- ItemCode — เสมอ
- บาร์โค้ด — บาร์โค้ดของสินค้าและบาร์โค้ดเพิ่มเติมของสินค้า (สวิตช์บาร์โค้ด)
- รหัสผู้จำหน่าย — หมายเลขแคตตาล็อกของซัพพลายเออร์บนสินค้า และหมายเลขแคตตาล็อก BP ของซัพพลายเออร์ของคุณ (สวิตช์รหัสผู้จำหน่าย)
- รหัสอ้างอิงลูกค้า — หมายเลขแคตตาล็อก BP ที่คุณเก็บไว้สำหรับลูกค้า ใช้เฉพาะกับลูกค้ารายนั้น (สวิตช์รหัสอ้างอิงลูกค้า)
สินค้าที่ไม่ใช้งานและสินค้าที่ไม่ใช่สินค้าขายจะถูกปฏิเสธ และ Mail2ERP ไม่สร้างสินค้าใหม่ เมื่อ Mail2ERP ไม่รู้จักรหัสของลูกค้าแต่สามารถแนะนำสินค้าได้ ระบบจะส่งอีเมลที่มีปุ่มเดียวถึงคุณ: ปุ่มนั้นจะบันทึกรหัสของลูกค้าไว้กับสินค้านั้นใน SAP Business One และนำเข้าอีเมลอีกครั้งโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่นั้นไประบบจะจดจำรหัสนั้นได้เอง
ราคาจาก SAP Business One
Mail2ERP ค้นหาราคาสุทธิที่ SAP Business One กำหนดให้ลูกค้ารายนั้นสำหรับสินค้าและจำนวนนั้น และใช้รายการราคาเริ่มต้นของสินค้าเป็นทางเลือกสำรอง เมื่อราคาในอีเมลตรงกับราคาเริ่มต้น ระบบจะไม่ส่งราคา รายการราคาและราคาพิเศษของคุณจึงยังคงมีผล SAP Business One ใช้ภาษีของตนเอง ราคาในอีเมลจะใช้เฉพาะเมื่อ SAP Business One ไม่มีราคา
หมายเหตุ ไฟล์ และขั้นตอนการอนุมัติ
- ไฟล์: ไฟล์แนบต้นฉบับและเนื้อหาอีเมล (เป็นไฟล์ข้อความ) จะแนบไว้กับเอกสาร ซึ่งต้องตั้งค่าโฟลเดอร์ไฟล์แนบบนเซิร์ฟเวอร์ SAP Business One ของคุณ หากไม่มี ไฟล์จะถูกข้ามแต่เอกสารยังถูกสร้าง
- การอนุมัติ: เมื่อขั้นตอนการอนุมัติมีผลกับผู้ใช้ BOTS4.me นั้น SAP Business One จะบันทึกเอกสารเป็นแบบร่าง Mail2ERP จะรายงานว่ารอการอนุมัติและไม่สร้างซ้ำสองครั้ง หากคุณไม่ต้องการเช่นนี้ ให้นำผู้ใช้ BOTS4.me ออกจากขั้นตอนการอนุมัติ
- ไม่ลบสิ่งใด: BOTS4.me ไม่ลบเอกสารใน SAP Business One
จากใบเสนอราคาเป็นคำสั่งซื้อ และรายการซ้ำ
เมื่อเปิดการตรวจจับ RFQ คำตอบที่อ้างอิงหมายเลขใบเสนอราคาของคุณและสั่งซื้ออย่างชัดเจนจะกลายเป็นใบสั่งขายที่คัดลอกมาจากใบเสนอราคานั้น หากลูกค้าเปลี่ยนจำนวนสำหรับรายการใดโดยเฉพาะ ระบบจะใช้จำนวนนั้น มิฉะนั้นจะสั่งซื้อตามใบเสนอราคาทั้งฉบับและแนบหมายเหตุสำหรับทีมของคุณ เอกสารทุกฉบับมีเครื่องหมายของ Mail2ERP ที่ต้นข้อความหมายเหตุ (หรือในฟิลด์ U_B4M_ID หากคุณสร้างไว้) การทำงานที่ถูกขัดจังหวะหรือสำเนาที่ส่งต่อจึงไม่สร้างเอกสารฉบับที่สอง
🛠️ การตั้งค่าทีละขั้นตอน
- ขั้นตอนที่ 1 — เริ่มต้นเดือน Discovery ฟรีของคุณ: ลงชื่อเข้าใช้ที่ bots4.me/bots คลิก เริ่มเดือน Discovery ฟรี บนการ์ด Mail2ERP และยอมรับข้อกำหนดเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องใช้บัตร
- ขั้นตอนที่ 2 — เชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณ: การตั้งค่า → Mail2ERP → Access Manager → เพิ่มแหล่งข้อมูล Gmail และ Microsoft 365 ใช้การเชื่อมต่อด่วนอย่างปลอดภัย (Secure Quick Connect) ส่วนผู้ให้บริการอื่นเชื่อมต่อผ่าน IMAP ดูคู่มือการเชื่อมต่อ หรือส่งต่อคำสั่งซื้อไปที่ mail2erp@bots4.me โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมาย
- ขั้นตอนที่ 3 — เตรียมผู้ใช้ Service Layer: สร้างผู้ใช้ SAP Business One เฉพาะสำหรับ BOTS4.me (เช่น B4M_API) ที่มีไลเซนส์ซึ่งอนุญาตให้เข้าถึง Service Layer และให้สิทธิ์คู่ค้าทางธุรกิจและสินค้า (อ่าน) และใบเสนอราคาขายและใบสั่งขาย (สร้าง)
- ขั้นตอนที่ 4 — ทำให้เข้าถึง Service Layer ได้: Service Layer ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ SAP ของคุณ โดยปกติที่พอร์ต 50000 และต้องเข้าถึงได้จากอินเทอร์เน็ตผ่าน https — โดยปกติผ่าน reverse proxy หรือพาร์ทเนอร์ผู้ให้บริการโฮสติ้งของคุณ ไม่สามารถใช้ที่อยู่เครือข่ายส่วนตัวได้
- ขั้นตอนที่ 5 — เชื่อมต่อ SAP Business One: เพิ่มปลายทาง → SAP Business One แล้วป้อนที่อยู่ Service Layer ฐานข้อมูลบริษัท (ตามที่แสดงบนหน้าจอเข้าสู่ระบบ) ผู้ใช้ และรหัสผ่าน รหัสผ่านจะถูกเข้ารหัสทันทีที่คุณบันทึก หากเซิร์ฟเวอร์ใช้ใบรับรองของตนเอง การตรวจสอบจะแสดงลายนิ้วมือ SHA-256 ให้เปรียบเทียบกับของเซิร์ฟเวอร์คุณแล้ววางเพื่อยืนยัน
- ขั้นตอนที่ 6 — ทำงานใน DEMO แล้วเปลี่ยนเป็น LIVE: Mail2ERP เริ่มต้นในโหมดทดลองและส่งอีเมลแจ้งคุณว่าจะสร้างอะไร เมื่อรายงานดูถูกต้องแล้ว ให้ตั้งค่า โหมด เป็น LIVE ในแท็บการควบคุม
รองรับ SAP Business One 10.0 ขึ้นไป บน SQL Server หรือ SAP HANA ส่วน SAP S/4HANA เป็นผลิตภัณฑ์อื่นและเชื่อมต่อได้ตามคำขอ
🧭 สัปดาห์แรกของคุณในเดือน Discovery
- โหมด: DEMO อ่านอีเมลและข้อมูล SAP Business One ของคุณโดยไม่เขียนสิ่งใด คุณจะได้รับอีเมลแสดงใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายที่ระบบจะสร้าง LIVE จะใช้ได้หลังจากอีเมลรายงาน DEMO ฉบับแรก
- สวิตช์ Discovery: สวิตช์ที่มีป้าย Discovery รวมอยู่ในเดือนฟรีของคุณและเริ่มต้นในสถานะปิด บน SAP Business One นั้น บาร์โค้ด รหัสผู้จำหน่าย รหัสอ้างอิงลูกค้า และการตรวจจับ RFQ ล้วนมีข้อมูลให้ทำงาน — เปิดสวิตช์ที่คุณใช้
- คำสั่งซื้อทดสอบ: ส่งอีเมลจากผู้ติดต่อของคู่ค้าทางธุรกิจที่เป็นลูกค้า พร้อม ItemCode สองหรือสามรายการและจำนวน แล้วส่งอีเมลฉบับที่สองที่ถามเฉพาะราคา รายงาน DEMO จะแสดงใบสั่งขายและใบเสนอราคาขาย การตัดสินใจยังปรากฏในแท็บบันทึกและโฟลเดอร์ _Mail2ERP/LOGS
- สอนระบบ: ลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU เพื่อลองใหม่เป็นประเภทนั้น หรือไปที่ _Mail2ERP/KHAM เพื่อข้ามอีเมลประเภทนั้นในอนาคต
📅 เมื่อเดือน Discovery สิ้นสุดลง
เมื่อสิ้นเดือน Mail2ERP จะทำงานต่อในแพ็กเกจฟรีเองพร้อมโควตารายเดือนเล็กน้อย: เมื่อใช้หมดแล้ว รายการใหม่จะรอจนถึงเดือนถัดไปหรือจนกว่าคุณจะเลือกแพ็กเกจ ส่วนรายการที่เริ่มดำเนินการแล้วจะทำจนเสร็จเสมอ เลือกแพ็กเกจเพื่อใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดต่อ — ดูตารางแพ็กเกจในหน้าผลิตภัณฑ์ Mail2ERP
แพ็กเกจฟรีอ่านข้อความอีเมล, PDF, CSV และ HTML ได้ ส่วน PDF ที่สแกน รูปภาพ, Excel, Word และสวิตช์ Discovery ต้องใช้แพ็กเกจ สิ่งที่คุณนำเข้าไปแล้วจะไม่ถูกยกเลิก
📅 อีเมลที่ไม่ชัดเจนและการทำงานประจำวัน
Mail2ERP อ่านไฟล์ PDF, Excel, Word, CSV, HTML รูปภาพ และเอกสารสแกนด้วย OCR — ได้ทุกภาษา โดยไม่ต้องใช้เทมเพลต ภายในช่วงเวลาทำงานที่คุณกำหนด
- นำเข้าแล้ว: อีเมลจะย้ายไปที่ _Mail2ERP/DAI_RAB_KAN_LAE และเอกสารอยู่ใน SAP Business One แล้ว
- ไม่ชัดเจน: อีเมลจะยังอยู่ใน INBOX ของคุณในสถานะยังไม่ได้อ่าน พร้อมเหตุผลในบันทึก — เช่น ผู้ส่งที่ไม่ใช่คู่ค้าทางธุรกิจ รหัสที่ไม่รู้จัก หรือสินค้าที่ไม่ใช่สินค้าขาย แก้ไขสาเหตุแล้วลากอีเมลไปที่ _Mail2ERP/BAI_SEN_O_RAKA หรือ _Mail2ERP/KAMSANG_SEU เพื่อลองใหม่
- จำนวนที่ไม่แน่ชัดจะไม่ถูกเดา: รายการจะถูกข้ามและคุณจะได้รับคำขอให้เพิ่มด้วยตนเอง
- รอการอนุมัติ: แบบร่างที่สร้างภายใต้ขั้นตอนการอนุมัติจะถูกรายงานว่ากำลังรอ เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องดูที่ไหน
แพลตฟอร์มโฮสต์ในสหภาพยุโรป ออกแบบมาเพื่อ GDPR และรองรับ 2FA รายงาน บันทึก และโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายมีให้ใช้ใน 31 ภาษา การเชื่อมต่อ SAP Business One เดียวกันยังใช้กับแอป BOTS4.me อื่น ๆ เช่น AutoERP ซึ่งใช้ฟิลด์ที่ผู้ใช้กำหนด U_B4M_AUTOERP เพื่อทราบว่าใบสั่งขายใดที่ระบบได้รับอนุญาตให้จัดส่งและออกใบแจ้งหนี้
❓ คำถามที่พบบ่อย
SAP Business One นำเข้าใบสั่งขายจากไฟล์แนบอีเมลได้หรือไม่?
ไม่ได้ด้วยตัวเอง Mail2ERP เพิ่มขั้นตอนนั้นให้: อ่านไฟล์แนบ จับคู่คู่ค้าทางธุรกิจและสินค้า และสร้างใบสั่งขายหรือใบเสนอราคาขายผ่าน Service Layer
เราต้องใช้ Service Layer หรือใช้กับ DI API ได้?
Mail2ERP ใช้ Service Layer เท่านั้น ด้วยผู้ใช้และรหัสผ่าน ผ่าน https ทำงานบน SAP Business One 10.0 ขึ้นไป บน SQL Server หรือ SAP HANA
ระบบจะใช้ราคาพิเศษและรายการราคาของเราหรือไม่?
ใช้ Mail2ERP จะถาม SAP Business One ถึงราคาที่กำหนดให้ลูกค้ารายนั้น และไม่ใส่ราคาในรายการเมื่อราคาตรงกับรายการราคาเริ่มต้น ราคาพิเศษและส่วนลดของคุณจึงมีผล
ลูกค้าของเราสั่งซื้อด้วยหมายเลขชิ้นส่วนของตัวเอง ใช้ได้หรือไม่?
ได้ ผ่านหมายเลขแคตตาล็อก BP เปิดรหัสอ้างอิงลูกค้า แล้ว Mail2ERP จะใช้หมายเลขแคตตาล็อกที่คุณเก็บไว้สำหรับลูกค้ารายนั้น เมื่อมีรหัสใหม่ อีเมลที่คุณได้รับจะมีปุ่มสำหรับบันทึกรหัสนั้นไว้กับสินค้าที่ถูกต้องสำหรับครั้งต่อไป
จะเกิดอะไรขึ้นกับขั้นตอนการอนุมัติของเรา?
ขั้นตอนเหล่านั้นยังทำงานต่อไป หากขั้นตอนใดมีผลกับผู้ใช้ BOTS4.me นั้น SAP Business One จะบันทึกแบบร่าง Mail2ERP จะรายงานว่ารอการอนุมัติและไม่สร้างซ้ำเป็นครั้งที่สอง
เซิร์ฟเวอร์ของเราอยู่หลังไฟร์วอลล์ ยังเชื่อมต่อได้หรือไม่?
Service Layer ต้องเข้าถึงได้ผ่าน https จากอินเทอร์เน็ต โดยปกติผ่าน reverse proxy หากไฟร์วอลล์ของคุณอนุญาตเฉพาะที่อยู่ที่รู้จัก โปรดขอที่อยู่ของเซิร์ฟเวอร์เราได้ที่ support@bots4.me
เราทดสอบได้โดยไม่มีความเสี่ยงหรือไม่?
ได้ โหมดทดลองไม่เขียนสิ่งใดลงใน SAP Business One และส่งอีเมลแจ้งคุณว่าจะสร้างอะไร คุณยังเชื่อมต่อฐานข้อมูลบริษัทสำหรับทดสอบก่อนได้ด้วย
📚 บทความที่เกี่ยวข้อง
- ฟีเจอร์และแพ็กเกจ: หน้าผลิตภัณฑ์ Mail2ERP และคู่มือ Mail2ERP
- เปรียบเทียบตัวเลือก: Parseur, Docparser หรือ Nanonets เทียบกับ Mail2ERP สำหรับการป้อนคำสั่งซื้อเข้า ERP
- ERP อื่น ๆ: คำสั่งซื้อทางอีเมลสู่ Business Central และคำสั่งซื้อทางอีเมลสู่ Zoho Inventory
- ตัวอย่างจริง: กรณีศึกษา: IMP Kontakt
- ความปลอดภัย: วิธีที่เราปกป้องข้อมูลของคุณ — ความปลอดภัย
🔗 แหล่งอ้างอิงและอ่านเพิ่มเติม
เอกสารทางการที่อ้างอิงในคู่มือนี้ ลิงก์ภายนอกจะเปิดในแท็บใหม่
คืนเวลาช่วงเช้าให้ฝ่ายขายของคุณ
เชื่อมต่อกล่องจดหมายและ Service Layer ดู Mail2ERP ทำงานในโหมดทดลอง และเริ่มใช้งานจริงเมื่อคุณมั่นใจแล้วเท่านั้น เดือนแรกเป็นเดือน Discovery ฟรี โดยไม่ต้องใช้บัตร
มีหลายกระบวนการที่ต้องการทำให้อัตโนมัติ หรือใช้ ERP ที่ไม่อยู่ในรายการของเรา? We build it for you: book a free call →