Automatyzacja ERPNext z e-maili: zamówienia, potwierdzenia dostawców i płatności

🎯 Gdzie firmy pracujące na ERPNext wciąż wpisują dane ręcznie

ERPNext bardzo dobrze radzi sobie z tym, co dzieje się po utworzeniu dokumentu: reguły cenowe, rezerwacje magazynowe, dostawy, faktury i księga główna wynikają z poprawnego zamówienia sprzedaży lub zakupu. Słabym punktem jest krok wcześniej. Większość dokumentów zaczyna się jako e-mail od kogoś spoza firmy, a ERPNext nie potrafi tych e-maili przeczytać za Państwa.

• Zamówienia i zapytania ofertowe klientów przychodzą jako załączniki PDF, Excel lub skany, każdy klient z własnym układem. Ktoś otwiera każdy e-mail i wpisuje pozycje, ilości i odniesienia do oferty lub zamówienia sprzedaży.
• Potwierdzenia zamówień od dostawców wracają ze zmienionymi ilościami, nowymi cenami lub późniejszym terminem dostawy. Ktoś porównuje je wiersz po wierszu z zamówieniem zakupu i je aktualizuje, albo różnice po prostu umykają.
• Płatności przychodzące pojawiają się jako powiadomienia bankowe lub pliki wyciągów. Ktoś do każdej płatności szuka właściwej faktury sprzedaży i księguje zapis płatności (Payment Entry), często godzinę lub dwie dziennie.

Przez większość czasu ta praca nie wymaga oceny, ale zawsze wymaga staranności, bo błędna ilość lub płatność zaksięgowana na złą fakturę powoduje problemy tygodnie później. Właśnie taką pracę przejmują opisane niżej trzy boty.

🤖 Które boty BOTS4.me współpracują z ERPNext

Każda aplikacja ERP od BOTS4.me działa na ERPNext 15 i 16. Ta strona skupia się na trzech, które zamieniają e-maile w dokumenty ERPNext. Tabela pokazuje, co każdy z nich czyta i co zapisuje.

AutoERP (potwierdzanie, wysyłka i fakturowanie otagowanych zamówień), AutoCASH (przypomnienia o płatnościach), Bill2ERP (faktury od dostawców jako szkice faktur zakupu), AutoSTOCK i AutoPURCHASE również działają na ERPNext. Jedno połączenie z ERPNext obsługuje je wszystkie, więc uruchomienie kolejnego bota później nie wymaga nowej pracy integracyjnej.

📧 Mail2ERP: e-maile klientów jako oferty i zamówienia sprzedaży

Mail2ERP czyta Państwa skrzynkę sprzedażową i przy każdym e-mailu decyduje, czy to zapytanie ofertowe, wiążące zamówienie, czy żadne z nich. O decyzji głosuje kilka niezależnych sygnałów, a Państwa ręczna korekta zawsze wygrywa. Następnie czyta wiersze produktów z treści e-maila i wszystkich załączników, bez szablonów, i dopasowuje każdy kod do Państwa pozycji w ERPNext.

Co tworzy w ERPNext

• Zapytanie → wersja robocza oferty. Zespół sprzedaży ją sprawdza, dostosowuje i wysyła jak zwykle.
• Wiążące zamówienie → zamówienie sprzedaży, zatwierdzone. Mail2ERP najpierw tworzy zamówienie jako wersję roboczą, a potem je zatwierdza (submit), więc własna logika cen i statusów ERPNext działa dokładnie tak jak przy zamówieniu wprowadzonym przez człowieka.
• Odpowiedź na Państwa ofertę → zamówienie sprzedaży. Przy włączonym przełączniku Wykrywanie RFQ odpowiedź klienta, która podaje numer jednej z Państwa ofert i prosi o realizację, zamienia tę ofertę w zatwierdzone zamówienie sprzedaży.
• Pliki i kontekst: oryginalne załączniki klienta są dołączane do dokumentu, a treść e-maila dodawana jako komentarz, więc każdy, kto otworzy ofertę lub zamówienie sprzedaży, widzi, skąd pochodzi.
• Bez podwójnego wprowadzania: jeśli użytkownik integracyjny może dodawać pola niestandardowe, Mail2ERP oznacza każdy utworzony dokument źródłowym e-mailem, więc to samo zamówienie przekazane dwa razy lub wysłane na dwa adresy jest tworzone raz.

Czego nigdy nie robi

Mail2ERP nigdy nie tworzy klienta ani pozycji w ERPNext. Nadawca musi należeć do istniejącego klienta, a każdy wiersz musi pasować do pozycji w Państwa katalogu. Wiersz, którego ilości nie da się odczytać z pewnością, jest pomijany, a nie zgadywany, i otrzymują Państwo e-mail z prośbą o ręczne uzupełnienie. Ze Smart Multi-Code Matching wiersze można też dopasowywać po kodach dostawcy, kodach kreskowych, numerach katalogowych producenta i własnych kodach pozycji Państwa klientów, które ERPNext przechowuje jako kody pozycji klienta.

📦 Supplier2ERP: potwierdzenia zapisane w Państwa zamówieniach zakupu

Supplier2ERP to lustrzane odbicie Mail2ERP po stronie zakupów. Czyta potwierdzenia i awiza dostaw wysyłane przez Państwa dostawców i zapisuje to, co potwierdzili, w odpowiadającym zamówieniu zakupu w ERPNext.

• Tylko nadawcy, których go Państwo nauczyli. Supplier2ERP czyta pocztę od nadawców z Państwa listy dostawców. Dostawcę dodaje się, przenosząc jeden z jego e-maili do folderu _AutoSPAM/DOSTAWCA; dopóki lista jest pusta, nic nie jest odfiltrowywane.
• Znalezienie właściwego zamówienia. Gdy e-mail podaje numer Państwa zamówienia zakupu, ten numer wygrywa. Gdy nie, Supplier2ERP porównuje kody produktów w e-mailu z Państwa otwartymi zamówieniami zakupu u tego dostawcy. Jeśli dwa zamówienia pasują równie dobrze, nic nie jest zapisywane, a otrzymują Państwo raport.
• Kontrole przed każdym zapisem: dane muszą być wiarygodne, a liczba różniących się wierszy, każda pojedyncza różnica ceny i każda pojedyncza różnica ilości muszą mieścić się w ustawionych przez Państwa limitach. Jeśli jedna kontrola się nie powiedzie, zamiast aktualizacji otrzymują Państwo raport.
• Jak aktualizowany jest ERPNext: wersja robocza zamówienia zakupu jest zapisywana z nowymi wartościami. Zatwierdzone zamówienie zakupu jest zmieniane własną funkcją ERPNext Update Items, z pełną listą wierszy, a potwierdzona data staje się też oczekiwaną datą dostawy. Zamówienia zamknięte, zrealizowane i anulowane pozostają nietknięte.
• Państwa reguły decydują: automatyczne aktualizacje ilości i cen mają każda własny przełącznik. Dostawca, który potwierdza dokładnie to, co Państwo zamówili, jest rejestrowany jako potwierdzony, bez żadnych zmian.

Przetworzone potwierdzenia trafiają do folderu _Supplier2ERP/PRZETWORZONE Państwa skrzynki; wszystko, co wymaga człowieka, pozostaje nieprzeczytane w INBOX.

💶 Pay2ERP: płatności przychodzące księgowane na właściwe faktury

Pay2ERP czyta płatności przychodzące, ustala, którą z Państwa otwartych faktur sprzedaży reguluje każda z nich, i rejestruje płatność w ERPNext. Działa tylko z wpływami; płatności wychodzące są ignorowane.

Skąd pochodzą płatności

• E-maile z banku: powiadomienia lub wyciągi, które bank już wysyła. Pliki strukturalne, takie jak MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 i OFX, są czytane pozycja po pozycji; pozostałe e-maile są czytane z treści.
• Połączenia z bankiem i płatnościami: na przykład Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal lub Square.
• Transakcje bankowe ERPNext: przychodzące, jeszcze nieuzgodnione transakcje wybranych kont bankowych ERPNext.

Jak płatność jest dopasowywana i księgowana

Pay2ERP najpierw szuka numeru faktury razem z kwotą. Gdy płatność nie ma użytecznego odniesienia, szuka płatnika wśród poznanych nazw firm i sprawdza, która kombinacja otwartych faktur tego klienta daje łącznie tę kwotę. Każde udane dopasowanie czegoś go uczy, dlatego drugi miesiąc wymaga znacznie mniej uwagi niż pierwszy.

Dla każdej opłaconej faktury tworzy i zatwierdza jeden zapis płatności za pomocą własnego mapowania ERPNext, nigdy nie płacąc więcej, niż pozostało otwarte. Gdy płatność pochodzi z transakcji bankowej ERPNext, transakcja jest uzgadniana z tymi zapisami. Płatności, których nie da się dopasować, są wymieniane w osobnym e-mailu z dołączoną oryginalną wiadomością, aby można je było zaksięgować ręcznie.

⚙️ Konfiguracja ERPNext krok po kroku

• Krok 1 — Proszę rozpocząć bezpłatny miesiąc Discovery: proszę zalogować się na bots4.me/bots i kliknąć Rozpocznij bezpłatny miesiąc Discovery na karcie wybranego bota, na przykład Mail2ERP. Karta nie jest potrzebna.
• Krok 2 — Proszę utworzyć użytkownika integracyjnego w ERPNext: w sekcji Users proszę utworzyć użytkownika, np. “BOTS4.me Integration”, z rolami Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager i Purchase Master Manager. Bez obu ról Master Manager ERPNext ukrywa ceny przed API.
• Krok 3 — Proszę wygenerować klucz i sekret API: proszę otworzyć użytkownika, przejść do zakładki Settings → API Access → Generate Keys. Proszę skopiować sekret API, który jest pokazywany tylko raz, oraz klucz API.
• Krok 4 — Proszę podłączyć ERPNext w bots4.me: w Ustawieniach → bot → Access Manager → Dodaj miejsce docelowe → ERP → ERPNext proszę wpisać adres URL witryny ERPNext, klucz API i sekret API. Pełny opis jest w Getting Connected.
• Krok 5 — Proszę podłączyć skrzynkę: Gmail i Microsoft 365 łączą się przez Secure Quick Connect; inni dostawcy przez IMAP z hasłem aplikacji. Dla Mail2ERP i Supplier2ERP można też nie podłączać żadnej skrzynki: wystarczy dodać BOTS4.me Mailbox jako źródło i przekazywać do niej e-maile.
• Krok 6 — Proszę przeczytać raporty demo, a potem przejść na LIVE: każdy bot startuje w trybie demo i wysyła Państwu e-mailem, co by zapisał. Gdy raporty wyglądają poprawnie, proszę ustawić Tryb na LIVE w zakładce Sterowanie.

🧪 Tryb demo i e-maile, z którymi boty sobie nie radzą

Każdy bot startuje w trybie demo. Czyta Państwa prawdziwe e-maile i prawdziwe dane ERPNext i wysyła raport dokładnie tego, co by utworzył lub zmienił, ale niczego nie zapisuje. LIVE odblokowuje się po pierwszym raporcie demo. Jak to działa ogólnie, pokazuje strona Tryb demo, można też najpierw przeklikać demo panelu na żywo z przykładowymi danymi.

Co dzieje się z niejasnymi e-mailami

• Nic nie znika: e-mail, którego bot nie mógł przetworzyć, pozostaje nieprzeczytany w INBOX. Zaimportowane e-maile trafiają do folderu PRZETWORZONE danego bota.
• Każda decyzja jest rejestrowana w zakładce Logi panelu i w folderze LOGS skrzynki, z powodem, na przykład nadawca, który nie jest klientem w ERPNext, albo kod pozycji, który nie istnieje. Zob. przewodnik po folderze LOGS.
• Korekta Mail2ERP za pomocą folderów: przeciągnięcie e-maila do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA ponawia go jako ofertę lub zamówienie, a do _Mail2ERP/POMIN — pomija ten rodzaj e-maili w przyszłości. Korekta jest zapamiętywana dla tego nadawcy.
• Niedopasowane płatności są wysyłane Państwu e-mailem z oryginalną wiadomością bankową, a potwierdzenia dostawców poza limitami pozostają w INBOX, dopóki ktoś ich nie sprawdzi.

📅 Bezpłatny miesiąc Discovery i plan bezpłatny

Pierwszy miesiąc każdego bota to bezpłatny miesiąc Discovery bez karty. Przełączniki oznaczone Discovery w zakładce Sterowanie są zawarte w tym miesiącu i na starcie są wyłączone, więc to Państwo decydują, co wypróbować.

📚 Powiązane artykuły

• Produkty: Mail2ERP, Supplier2ERP i Pay2ERP.
• Przewodniki: przewodnik Mail2ERP, przewodnik Supplier2ERP, przewodnik Pay2ERP i Getting Connected.
• Inny ERP open source: Automatyzacja Dolibarr: zamówienia z e-maili, fakturowanie i przypomnienia o płatnościach.
• Porównanie podejść: Parseur, Docparser lub Nanonets a Mail2ERP przy wprowadzaniu zamówień do ERP.
• Inne systemy ERP: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory i Zoho Books oraz Odoo.
• Kontekst: Jak działają systemy ERP i CRM oraz prawdziwe liczby w studium przypadku IMP Kontakt.