Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/OFERTA

Cel: import jako zapytanie ofertowe (oferta cenowa w ERP)

Kiedy użyć: e-mail został automatycznie zaimportowany jako zamówienie, a w rzeczywistości jest zapytaniem ofertowym. Dzięki temu system zapamięta wzorce tego nadawcy.

Wynik: Mail2ERP wyodrębnia dane produktów, ilości i informacje o kliencie oraz tworzy ofertę w Państwa systemie ERP

Miejsce docelowe: po sukcesie e-mail trafia do PRZETWORZONE; pozostaje w INBOX, jeśli wymaga ręcznego przeglądu. Jeśli ponowna próba również się nie powiedzie, e-mail zostanie przekazany naszemu administratorowi do zbadania.

📂 _Mail2ERP/ZAMOWIENIA

Cel: import jako zamówienie (zamówienie sprzedaży w ERP)

Kiedy użyć: e-mail został automatycznie zaimportowany jako zapytanie ofertowe, a w rzeczywistości jest zamówieniem. Dzięki temu system zapamięta wzorce tego nadawcy.

Wynik: Mail2ERP wyodrębnia dane zamówienia, pozycje i ceny oraz tworzy zamówienie sprzedaży w Państwa systemie ERP

Miejsce docelowe: po sukcesie e-mail trafia do PRZETWORZONE; pozostaje w INBOX, jeśli wymaga ręcznego przeglądu. Jeśli ponowna próba również się nie powiedzie, e-mail zostanie przekazany naszemu administratorowi do zbadania.

📂 _Mail2ERP/NIE_IMPORTOWAC

Cel: nauczenie się wzorców e-maili, które mają być wykluczone z przetwarzania

Prosimy użyć, gdy: nadawca wysyła e-maile, które wyglądają jak zamówienia lub zapytania ofertowe, ale nie powinny być przetwarzane (newslettery, e-maile promocyjne, powiadomienia automatyczne)

Jak to działa: Mail2ERP analizuje wzorzec e-maila i uczy się w przyszłości automatycznie pomijać podobne e-maile od tego nadawcy

Ważne: To coś innego niż _Mail2ERP/DOSTAWCA (lub _AutoSPAM/DOSTAWCA), który blokuje przetwarzanie wszystkich e-maili od nadawcy. NIE_IMPORTOWAC pomija wyłącznie e-maile pasujące do wyuczonego wzorca.

Miejsce docelowe: e-mail pozostaje w INBOX, ale wzorzec zostaje zapamiętany na potrzeby przyszłego filtrowania

🌍 Dowolny format. Dowolny układ. Dowolny język.

E-maile we wszystkich językach — w tym pisma niełacińskie (tajski, arabski, japoński, chiński, rosyjski, hebrajski, koreański, hindi). Dowolny format pliku, dowolny układ dokumentu. Każdy plik PDF może wyglądać inaczej. Każdy arkusz Excel ma inne kolumny. Mail2ERP dostosowuje się automatycznie — bez potrzeby szablonów.

Interfejs aplikacji jest dostępny w 31 językach.

Tłumaczenie folderów: gdy wybiorą Państwo swój język w Ustawieniach na BOTS4.me/bots → Ustawienia → Dane rozliczeniowe → Język aplikacji, wszystkie foldery Mail2ERP i AutoSPAM zostaną automatycznie przetłumaczone na Państwa język. Język można zmienić raz dziennie.

🏭 _Mail2ERP/DOSTAWCA (lub _AutoSPAM/DOSTAWCA) – całkowite wykluczenie nadawcy

Cel: oznaczenie nadawcy tak, aby jego e-maile NIGDY nie były przetwarzane przez Mail2ERP

Prosimy użyć, gdy: otrzymują Państwo e-maile od dostawców, których nie chcą Państwo importować do ERP

Wynik: wszystkie przyszłe e-maile od tego nadawcy całkowicie omijają przetwarzanie Mail2ERP

Miejsce docelowe: e-maile trafiają bezpośrednio do INBOX bez żadnego przetwarzania w ERP

Działa: zawsze (nawet bez subskrypcji AutoSPAM)

ℹ️ Jak usunąć status DOSTAWCA

Prosimy przenieść dowolny e-mail od tego nadawcy do _AutoSPAM/ZEZWOL lub _Mail2ERP/ZEZWOL: usuwa to status DOSTAWCA wraz z pozostałymi decyzjami AutoSPAM dotyczącymi nadawcy (listy spam, VIP, własne). Można też nacisnąć ZEZWOL w wierszu tego nadawcy w zakładce Logi na /bots lub w _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ DOSTAWCA vs NIE_IMPORTOWAC — kiedy użyć którego?

⭐ VIP i funkcje zaawansowane (wymagają AutoSPAM)

Gdy mają Państwo aktywne zarówno Mail2ERP, jak i AutoSPAM, odblokowują Państwo te skuteczne funkcje:

• Priorytetowe kierowanie VIP: klienci VIP są traktowani wyjątkowo — nieudane importy trafiają do folderu _VIP na najwyższym poziomie, aby zająć się nimi natychmiast
• Kierowanie osób niebędących klientami: osoby niebędące klientami domyślnie pozostają w Państwa INBOX. Prosimy włączyć Separate External w ustawieniach Mail2ERP, aby zamiast tego kierować je do _Mail2ERP/ZEWNETRZNE.
• Wykrywanie spamu przez AI: automatycznie rozpoznaje spam od nieznanych nadawców, zanim dotrze do Mail2ERP
• Filtrowanie na podstawie częstotliwości: blokuje nadawców, którzy wysyłają zbyt wiele e-maili zbyt szybko
• Ochrona przed podszywaniem się: wykrywa i blokuje fałszywe adresy podszywające się pod kogoś innego
• Inteligentne kierowanie: klienci VIP mają priorytet zarówno przy dostarczaniu e-maili, jak i przy przetwarzaniu w ERP

Uwaga: podstawowe funkcje (ZEZWOL, SPAM, DOSTAWCA) działają nawet bez subskrypcji AutoSPAM.

🛡️ Dlaczego pakiet AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP zawiera podstawową kontrolę e-maili: ręczne foldery ZEZWOL, ODRZUC i SPAM. Działają one bez subskrypcji AutoSPAM.

Aby uzyskać inteligentne filtrowanie oparte na AI ZANIM e-maile dotrą do Państwa systemu ERP — w tym ochronę przed nadmierną częstotliwością, wykrywanie podszywania się, inteligentną analizę tekstu, analizę nowych nadawców i więcej — zalecamy zakup pakietu AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Bez inteligentnego filtrowania e-maile spamowe lub phishingowe mogą trafić jako błędne wpisy do Państwa systemu ERP.

🎯 Inne foldery AutoSPAM, które współpracują z Mail2ERP

Te foldery AutoSPAM sterują dostarczaniem e-maili przed przetwarzaniem w Mail2ERP:

• _AutoSPAM/ZEZWOL lub _Mail2ERP/ZEZWOL: zatwierdzenie nadawcy i reset wszystkich wcześniejszych decyzji (VIP, DOSTAWCA, listy własne). E-maile trafiają do INBOX i mogą być przetwarzane przez Mail2ERP
• _AutoSPAM/ODRZUC: oznacza jako nieznanego nadawcę – e-maile trafiają do folderu ODRZUCONE do przeglądu
• _AutoSPAM/SPAM: blokuje nadawcę na zawsze – e-maile trafiają prosto do _KOSZ/SPAM i nigdy nie są przetwarzane
• _AutoSPAM/VIP: (wymaga AutoSPAM) oznacza jako VIP — zapewnia priorytetowe kierowanie zarówno e-maili, jak i przetwarzania w ERP
• Usunięcie statusu VIP: prosimy przenieść dowolny e-mail od tego nadawcy do _AutoSPAM/ZEZWOL lub _Mail2ERP/ZEZWOL. Resetuje to wszystkie wcześniejsze decyzje (VIP, DOSTAWCA, listy własne).

✅ PRZETWORZONE

Zawiera: pomyślnie zaimportowane e-maile

Znaczenie: Mail2ERP pomyślnie wyodrębnił wszystkie dane i utworzył wpisy w ERP

Wymagane działanie: żadne – te e-maile są w pełni przetworzone. Prosimy od czasu do czasu sprawdzić ich poprawność.

📥 INBOX (zachowane do przeglądu)

Zawiera: e-maile znanych klientów, których Mail2ERP nie zdołał w pełni przetworzyć automatycznie

Znaczenie: Mail2ERP nie zdołał wyodrębnić wszystkich wymaganych danych lub napotkał niejasności. E-mail jest celowo pozostawiony w Państwa INBOX, aby pozostał widoczny.

Wymagane działanie: prosimy przejrzeć e-mail w swojej INBOX i albo uzupełnić wpis w ERP ręcznie, albo przeciągnąć e-mail do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA, aby wymusić ponowną próbę (przydatne po dodaniu brakującego produktu lub kontaktu do Państwa systemu ERP).

Pamięć pomijania: Mail2ERP zapamiętuje, że już próbował, i nie przetwarza tego samego e-maila przy każdym uruchomieniu crona — pamięć zapomina po 14 dniach lub natychmiast, gdy przeciągną Państwo e-mail do folderu wymuszającego ponowną próbę.

🌐 ZEWNETRZNE (opcjonalnie)

Zawiera: e-maile od nadawców spoza Państwa bazy klientów — tylko wtedy, gdy w ustawieniach Mail2ERP włączona jest opcja Separate External.

Zachowanie domyślne: wyłączone. E-maile od nadawców zewnętrznych pozostają w Państwa INBOX, aby nic nie zniknęło z pola widzenia.

Wymagane działanie: prosimy przejrzeć i zdecydować, czy chodzi o nowego klienta, czy e-mail należy zignorować.

Włączenie w: Dashboard → Mail2ERP → Funkcje → Separate External (dostępne od planu Family).

⭐ _VIP

Zawiera: nieprzetworzone e-maile od nadawców oznaczonych jako VIP (przez _AutoSPAM/VIP).

Znaczenie: folder priorytetowy na najwyższym poziomie — poczta VIP omija zasadę pozostawiania w INBOX, dzięki czemu zauważą ją Państwo natychmiast.

Wymaga: AutoSPAM z włączoną listą VIP.

📥 INBOX

Zawiera: zwykłe e-maile, zatwierdzonych nadawców oraz e-maile od nadawców oznaczonych jako DOSTAWCA

Znaczenie: zwykłe dostarczanie e-maili – omijają one przetwarzanie w Mail2ERP

Z AutoSPAM: e-maile VIP trafiają do folderu _VIP, aby zająć się nimi priorytetowo

🎯 Szybki przewodnik po konfiguracji

Konfiguracja Mail2ERP zajmuje zaledwie 5 minut:

• Krok 1: prosimy przejść na BOTS4.me/bots i zalogować się
• Krok 2: prosimy przejść do Ustawień → Mail2ERP
• Krok 3: Proszę dodać swoje konta e-mail i wybrać folder, z którego Mail2ERP ma importować
• Krok 4: prosimy skonfigurować połączenie z ERP (dane dostępowe do API)
• Krok 5: prosimy wybrać swój język do automatycznego tłumaczenia folderów w Danych rozliczeniowych
• Krok 6: prosimy sprawdzić, co zostało zaimportowane – przy włączonym Trybie demo nic nie jest tworzone — prosimy wyłączyć Tryb demo, gdy będą Państwo gotowi na pracę produkcyjną.

📧 Konfiguracja konta e-mail

Obsługiwane konta: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP i dowolny dostawca poczty

Monitorowanie folderów: domyślnie Mail2ERP monitoruje Państwa główną skrzynkę odbiorczą. Mogą Państwo skonfigurować go tak, aby monitorował konkretne podfoldery.

Wiele kont: mogą Państwo podłączyć wiele kont e-mail i przetwarzać je wszystkie w jednym Dashboard Mail2ERP!

📨 Prześlij do nas — bez konieczności łączenia skrzynki

Nie muszą Państwo w ogóle łączyć skrzynki. W BOTS4.me/bots → Ustawienia → Mail2ERP proszę kliknąć Dodaj źródło i dodać BOTS4.me Mailbox — jednym kliknięciem, bez łączenia czegokolwiek, bez hasła. Następnie proszę przesyłać e-maile na mail2erp@bots4.me. Przy włączonym trybie demo otrzymują Państwo podgląd e-mailem; po jego wyłączeniu Mail2ERP naprawdę tworzy ofertę lub zamówienie sprzedaży w Państwa ERP. Potrzebujemy więc dostępu tylko do Państwa ERP, nigdy do skrzynki pocztowej.

Kto może przesyłać: ustawia się to w Mail2ERP → Sterowanie → Prześlij do nas – akceptuj e-maile od. Puste: tylko adres e-mail Państwa konta. Wypełnione: dokładnie wpisane adresy (do 6) — zastępują one adres Państwa konta, więc proszę go również dodać, jeśli także Państwo przesyłają.

Zanim cokolwiek zostanie zapisane w Państwa ERP, sprawdzamy, czy e-mail rzeczywiście pochodzi z Państwa adresu (DKIM). Jeśli dostawca poczty nie podpisuje wychodzących wiadomości, potwierdzają Państwo e-mail jednorazowo jednym kliknięciem. Każdy przesłany e-mail usuwamy z naszej skrzynki zaraz po przetworzeniu — najpóźniej po 7 dniach, jeśli nie udało się go przetworzyć. Mogą Państwo korzystać z tej opcji podczas testowania, albo na stałe, jeśli wolą Państwo nigdy nie udostępniać dostępu do skrzynki.

Ten sam e-mail przesłany dwukrotnie jest przetwarzany tylko raz. Przy wyłączonym trybie demo nadawca po każdym przesłanym e-mailu otrzymuje krótkie potwierdzenie e-mailem: przetworzono albo nie przetworzono i gdzie sprawdzić dlaczego.

🔧 Integracja z ERP — wiele obsługiwanych systemów ERP

Miejsce konfiguracji: dostęp do ERP konfiguruje się na BOTS4.me/bots → Ustawienia → Mail2ERP → Access Manager

Obsługiwane systemy ERP: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 i nowsze, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero i SAP Business One. Każdy inny system ERP z API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite i inne — podłączamy na życzenie.

Nie widzą Państwo swojego systemu ERP? Każdy system ERP z API podłączamy na życzenie. Prosimy o kontakt.

🔑 Poziomy dostępu — bezpieczny start, stopniowe włączanie

Zalecamy rozpoczęcie od Poziomu 2 (tylko dostęp do poczty). Prosimy wyłączyć Tryb demo dopiero wtedy, gdy będą Państwo pewni. Pierwszy miesiąc jest bezpłatny.

Więcej informacji: prosimy odwiedzić BOTS4.me/demo, aby zapoznać się z przewodnikiem po Trybie demo.

📊 Sterowanie i monitorowanie w Dashboard

Pełna kontrola: wszystko skonfigurują i będą Państwo zarządzać z naszego intuicyjnego Dashboard na BOTS4.me/bots

Monitorowanie w czasie rzeczywistym:

• Statystyki przetwarzania: prosimy śledzić, ile e-maili jest przetwarzanych dziennie, tygodniowo i miesięcznie
• Śledzenie zużycia: prosimy monitorować swój wolumen przetwarzania względem miesięcznego limitu zawartego w subskrypcji
• Wskaźniki skuteczności: prosimy zapoznać się z miarami dokładności i wskazać obszary do poprawy
• Przełącznik AI/bez AI: prosimy przełączać między zaawansowanym wyodrębnianiem przez AI a prostszymi metodami przetwarzania
• Powiadomienia o błędach: otrzymają Państwo alerty, gdy e-maile wymagają ręcznego przeglądu lub gdy wystąpią problemy

💡 Wskazówki dla zaawansowanych

• Prosimy zacząć od małego: na początek tylko zapytania ofertowe lub zamówienia, a potem rozszerzyć na inne typy dokumentów
• Prosimy przeglądać nieprzeczytane w INBOX co godzinę: nieprzetworzone e-maile pozostają w INBOX (nieprzeczytane) — prosimy je przejrzeć i albo uzupełnić wpis w ERP ręcznie, albo przeciągnąć je do _Mail2ERP/OFERTA / _Mail2ERP/ZAMOWIENIA, aby wymusić ponowną próbę
• Prosimy rozsądnie używać NIE_IMPORTOWAC: pomaga to AI nauczyć się, CZEGO nie przetwarzać, i z czasem poprawia dokładność
• Prosimy używać DOSTAWCA: pomaga to AI nauczyć się, KOGO nie przetwarzać, i z czasem poprawia dokładność
• Prosimy łączyć z AutoSPAM: najlepsze wyniki osiągną Państwo, używając obu produktów razem dla pełnej automatyzacji poczty
• Prosimy wcześnie ustawić VIP: prosimy oznaczyć swoich najważniejszych klientów jako VIP, aby ich e-maile były obsługiwane priorytetowo

📬 Dziennik w Państwa skrzynce

• Gdzie: każda skrzynka otrzymuje folder LOGS wewnątrz własnego folderu bota, na przykład _Mail2ERP/LOGS. Każdy bot ma swój własny.
• Co: te same wiersze co na karcie Logi, jedna wiadomość na wiersz. Nic nie jest wysyłane e-mailem — wiersze są zapisywane wprost do folderu.
• Nieprzeczytane oznacza, że potrzebna jest Państwa reakcja: nieprzeczytane przychodzą tylko wiersze wymagające Państwa decyzji. Wszystkie pozostałe wiersze, łącznie z ostrzeżeniami, przychodzą już przeczytane.
• Przyciski jednym kliknięciem: wiersze dotyczące e-maila mają te same przyciski co panel. Przycisk, który przenosi e-mail, nosi nazwę folderu docelowego, na przykład ZEZWOL lub SPAM. Przycisk otwiera krótką stronę potwierdzenia, bez logowania, i działa przez 7 dni. Wynik pojawia się jako nowy wiersz, z przyciskiem cofnięcia, jeśli jest dostępny.
• Decyzja prosto z dziennika: wiersz wymagający Państwa decyzji pokazuje też nazwy załączników e-maila i jego kilka pierwszych wierszy, więc rzadko trzeba otwierać sam e-mail.
• Porządki: folder przechowuje ostatnich 100 wierszy przez maksymalnie 30 dni. Pełny dziennik pozostaje w Państwa panelu.
• Bezpieczne z założenia: prawdziwe wiadomości dziennika istnieją wyłącznie w folderach LOGS, nigdy w skrzynce odbiorczej, a strona potwierdzenia nigdy nie prosi o hasło.
• Przełącznik: Logi w Państwa skrzynce, na liście funkcji bota w zakładce Sterowanie. Od planu Personal włączone domyślnie.

📋 Co pokazuje każdy wpis w logu

• Znacznik czasu: kiedy nastąpiło przetwarzanie
• E-mail nadawcy: kto wysłał e-mail
• Wykonane działanie: PRZETWORZONE, zachowane w INBOX, _VIP lub ZEWNETRZNE (jeśli włączone)
• Wykryte formaty plików: jakie typy załączników znaleziono
• Status importu do ERP: czy dane zostały pomyślnie zapisane w Państwa systemie ERP

🔍 Częste komunikaty w logu

• … imported successfully (items: N) — zamówienie lub zapytanie zostało zapisane w Państwa systemie ERP
• PROCESSING — e-mail jest analizowany i trwa wyodrębnianie danych
• … left in INBOX — not a registered customer, nothing imported — nadawca nie jest klientem w Państwa systemie ERP
• … no product codes found, left for manual review — e-mail wymaga Państwa uwagi w Państwa INBOX
• … was already imported earlier — duplicate create skipped — to samo zamówienie zostało już przetworzone
• COMPLETED — cykl przetwarzania został zakończony

⚠️ Co robić w razie błędów

• Błędy połączenia z pocztą: prosimy sprawdzić swoje dane dostępowe do poczty na /bots → Ustawienia
• Błędy połączenia z ERP: prosimy zweryfikować dane połączenia z ERP oraz dostęp do API
• Nieudane importy: prosimy sprawdzić, czy Tryb demo jest wyłączony (włączony Tryb demo uniemożliwia zapisy w ERP)
• Utrzymujące się problemy: prosimy skontaktować się ze wsparciem na BOTS4.me/contact

Prosimy filtrować logi według poziomu (success, info, warning, error), aby szybko znaleźć to, co wymaga uwagi.

Tydzień 1 — tryb uczenia

Prosimy sprawdzać INBOX (nieprzeczytane) i folder _VIP kilka razy dziennie — nieprzetworzone wiadomości pozostają w INBOX do weryfikacji. Błędnie sklasyfikowane e-maile prosimy przenosić do właściwych folderów Mail2ERP (OFERTA/ZAMOWIENIA/NIE_IMPORTOWAC), aby wymusić ponowną próbę i nauczyć system. Jeśli korzystają Państwo również z Supplier2ERP, ma on własną parę folderów — _Supplier2ERP/DO_IMPORTU i _Supplier2ERP/NIE_IMPORTOWAC — przeznaczoną dla potwierdzeń od dostawców. Nadawców, których nie należy przetwarzać, prosimy oznaczać jako DOSTAWCA (_Mail2ERP/DOSTAWCA). System uczy się na każdej poprawce.

Tydzień 2 i dalej — tryb utrzymania

System nauczył się większości wzorców nadawców. Wystarczy raz dziennie zerknąć na nieprzeczytane w INBOX, a na _VIP kiedy tylko Państwo zechcą — dokładność stale rośnie w miarę uczenia się systemu.

🏆 Sprawdzona praktyka

Prosimy połączyć z AutoSPAM, aby odfiltrować spam, zanim dotrze do Mail2ERP. Prosimy ustawić VIP dla swoich najważniejszych klientów — ich e-maile będą obsługiwane priorytetowo.