Jak zamieniać zamówienia otrzymane e-mailem w zamówienia sprzedaży w Business Central
Koniec z przepisywaniem zamówień z PDF i Excela do Dynamics 365 Business Central
Państwa klienci wysyłają zamówienia e-mailem jako pliki PDF, arkusze i skany, a ktoś z zespołu otwiera każde z nich i wpisuje pozycje do zamówienia sprzedaży w Business Central. Ten przewodnik pokazuje, jak Mail2ERP wykonuje ten krok za Państwa: czyta e-mail i załączniki, odnajduje klienta i towary w Business Central i tworzy zamówienie sprzedaży dla zamówienia albo ofertę sprzedaży dla zapytania ofertowego. Skrzynkę i Business Central online podłączają Państwo w kilka minut, zaczynają w trybie demo, a pierwszy miesiąc to bezpłatny miesiąc Discovery.
🎯 „Wciąż przepisujemy każde zamówienie z e-maila do Business Central”
To zdanie najczęściej słyszymy od dystrybutorów i hurtowni pracujących na Business Central. Sam ERP działa dobrze. Problem leży przed nim: zamówienia przychodzą e-mailem, w formacie, jaki generuje system zakupowy danego klienta, i nic poza człowiekiem nie zamienia tych załączników w wiersze sprzedaży.
- Każdy klient ma inny układ. Jeden wysyła czysty PDF ze swojego ERP, inny plik Excel z własną kolejnością kolumn, kolejny zeskanowany formularz, a jeszcze inny po prostu wypisuje numery towarów w treści e-maila.
- Praca jest powolna i łatwo o błąd. Numery towarów, ilości, numer zamówienia klienta i żądana data dostawy muszą zostać przepisane poprawnie. Zamieniona cyfra to błędna wysyłka, a potem korekta.
- Zamówienia czekają na ludzi. Zamówienie, które przyjdzie po godzinach, czeka, aż ktoś wróci do biurka, a zapytanie ofertowe obsłużone dzień później to często stracone zapytanie.
- Zapytania ofertowe i zamówienia są wymieszane. Przy każdym e-mailu ktoś musi najpierw zdecydować, czy potrzebna jest oferta sprzedaży, czy zamówienie sprzedaży, zanim w ogóle zacznie pisać.
Wolumen szybko rośnie. Jeden z klientów Mail2ERP, IMP Kontakt, otrzymuje e-mailem tysiące zamówień i zapytań ofertowych miesięcznie — przy ręcznym wpisywaniu wymagałoby to osobnego zespołu do wprowadzania danych.
🔍 Co zespoły pracujące w Business Central zwykle próbują najpierw
Kopiowanie z załącznika
Najczęstsza metoda to wciąż najstarsza: PDF na jednym ekranie, zamówienie sprzedaży na drugim i kopiowanie wiersz po wierszu. Przy pięciu zamówieniach dziennie to działa. Przy pięćdziesięciu staje się czyimś pełnym etatem, a liczba błędów rośnie razem z wolumenem.
Szablony importu i przepływy budowane dla każdego klienta
Niektóre zespoły budują import lub przepływ pracy dla plików swoich największych klientów. Każdy z nich rozumie tylko jeden układ. Gdy klient zmieni szablon, doda kolumnę albo pojawi się nowy klient, import przestaje działać lub ktoś musi zbudować kolejny.
Funkcje AI w Business Central
Microsoft dodaje AI do Business Central, w tym agenta Sales Order Agent. Jeśli porównują go Państwo z zewnętrznym narzędziem, zapraszamy do naszego porównania Mail2ERP a Sales Order Agent w Business Central. Ten przewodnik opisuje, jak sam Mail2ERP współpracuje z Business Central.
⚠️ Czego ta praca naprawdę wymaga
Narzędzia, które czyta dowolny układ w dowolnym języku bez szablonów, odróżnia zapytanie ofertowe od zamówienia, odnajduje właściwego klienta i numery towarów w Państwa firmie w Business Central, pozostawia wycenę Business Central i nigdy nie tworzy tego samego dokumentu dwa razy.
⚙️ Jak Mail2ERP współpracuje z Business Central
Przychodzi e-mail od klienta
Mail2ERP czyta i dopasowuje
Zamówienie sprzedaży lub oferta sprzedaży w Business Central
E-mail zarchiwizowany do PRZETWORZONE
Jaki dokument tworzy
Mail2ERP klasyfikuje każdy e-mail jako zapytanie ofertowe, zamówienie albo żadne z nich. Zapytanie ofertowe staje się ofertą sprzedaży, a wiążące zamówienie staje się zamówieniem sprzedaży — jeden dokument na e-mail, nagłówek i wiersze w jednym kroku. API Business Central nie ma osobnego kroku zwolnienia, więc zamówienie sprzedaży pozostaje takie, jak zostało utworzone.
Jak dopasowywani są klienci i towary
- Klient: adres e-mail nadawcy musi należeć do klienta w Business Central lub do osoby kontaktowej powiązanej z klientem. Mail2ERP nigdy nie tworzy klientów i odrzuca klientów zablokowanych.
- Towary: kody produktów w e-mailu są dopasowywane do Państwa numerów towarów. Przy włączonym przełączniku Kody kreskowe dopasowywany jest też GTIN towaru. API Business Central nie udostępnia odsyłaczy do towarów, numerów towarów dostawcy ani numerów katalogowych producenta, więc dopasowanie korzysta tylko z numeru towaru i GTIN. Zablokowane towary są odrzucane, a Mail2ERP nigdy nie tworzy towarów.
- Ilości: wiersz, którego ilości nie da się odczytać z pewnością, jest pomijany, a nie zgadywany, i otrzymują Państwo e-mail z prośbą o ręczne uzupełnienie.
Ceny pochodzą z Business Central
Mail2ERP nie kopiuje ceny klienta do wiersza, jeśli odpowiada ona cenie jednostkowej towaru. Business Central sam wycenia wtedy wiersz, więc Państwa ceny dla klientów i rabaty w wierszach pozostają w mocy, a Business Central nalicza własne podatki. Cena z e-maila jest używana tylko wtedy, gdy towar nie ma ceny jednostkowej.
Co jeszcze trafia do dokumentu
- Nr dokumentu zewnętrznego: własny numer zamówienia klienta, aby Państwa zespół i klient posługiwali się tym samym odniesieniem.
- Data dostawy: żądana data trafia do zamówienia sprzedaży jako żądana data dostawy i data wysyłki wiersza.
- Uwagi i pliki: uwaga od klienta staje się wierszami komentarza w dokumencie; treść e-maila jest dołączana jako plik tekstowy, a oryginalne załączniki są dołączane do zamówienia lub oferty sprzedaży.
- Adres wysyłki: pozostaje domyślny adres wysyłki klienta, ponieważ API nie udostępnia kodów adresów wysyłki do wyboru.
Gdy klient zamawia na podstawie Państwa oferty
Przy włączonym przełączniku Wykrywanie RFQ odpowiedź, która podaje numer Państwa oferty sprzedaży i wyraźnie mówi „zamawiam”, zamienia tę ofertę w zamówienie sprzedaży za pomocą akcji Business Central Utwórz zamówienie. Mail2ERP zamawia całą ofertę; jeśli klient zmieni ilości, do zamówienia dołączana jest uwaga dla Państwa zespołu.
Bez duplikatów
Zanim cokolwiek utworzy, Mail2ERP zapisuje, co zamierza utworzyć, a gdy klient nie poda numeru zamówienia, umieszcza własny znacznik w numerze dokumentu zewnętrznego. Jeśli uruchomienie zostanie przerwane, kolejne odnajdzie dokument, zamiast tworzyć drugi. To samo zamówienie wysłane na dwa adresy lub ponownie przekazane jest importowane raz; z AutoSPAM kopia trafia do _AutoSPAM/DUPLIKATY.
🛠️ Konfiguracja krok po kroku
- Krok 1 — Proszę rozpocząć bezpłatny miesiąc Discovery: proszę zalogować się na bots4.me/bots, kliknąć Rozpocznij bezpłatny miesiąc Discovery na karcie Mail2ERP i jednorazowo zaakceptować Regulamin. Karta nie jest potrzebna.
- Krok 2 — Proszę podłączyć skrzynkę: proszę otworzyć Ustawienia → Mail2ERP → Access Manager → Dodaj źródło. Microsoft 365 i Gmail korzystają z Secure Quick Connect; inni dostawcy łączą się przez IMAP z hasłem aplikacji. Szczegóły dla każdego dostawcy są w Getting Connected. Można też pominąć skrzynkę i przekazywać zamówienia na mail2erp@bots4.me z adresu swojego konta.
- Krok 3 — Proszę podłączyć Business Central: proszę kliknąć Dodaj miejsce docelowe, wybrać kafelek Dynamics 365 Business Central i Zaloguj się przez Microsoft kontem służbowym z licencją Business Central. Nie są przechowywane żadne hasła ani klucze API. BOTS4.me działa z uprawnieniami tego użytkownika.
- Krok 4 — Proszę wybrać środowisko i firmę: BOTS4.me wyświetla Państwa środowiska (produkcyjne i piaskownice) oraz ich firmy. Przy jednej firmie zostaje ona wybrana automatycznie; w przeciwnym razie proszę wybrać ją na karcie Business Central i kliknąć Zapisz.
- Krok 5 — Proszę sprawdzić uprawnienia: Mail2ERP musi odczytywać klientów, kontakty i towary oraz tworzyć oferty sprzedaży i zamówienia sprzedaży. Standardowy zestaw uprawnień D365 BUS FULL ACCESS obejmuje wszystkie aplikacje BOTS4.me.
- Krok 6 — Proszę uruchomić w trybie DEMO, a potem przejść na LIVE: Mail2ERP startuje w trybie demo i wysyła Państwu e-mailem, co by utworzył. Gdy raporty wyglądają poprawnie, proszę ustawić Tryb na LIVE w zakładce Sterowanie.
🔐 Jeśli Microsoft wymaga administratora
Wiele organizacji pozwala zatwierdzać nowe aplikacje tylko administratorowi. Proszę kliknąć Poproś administratora Microsoft w formularzu Business Central i wysłać link administratorowi Microsoft 365; jedno zatwierdzenie obejmuje wszystkich w Państwa organizacji. Księgowi pracujący w Business Central klienta jako gość wpisują domenę lub ID tenanta klienta w pole Tenant (domena lub ID) przed zalogowaniem.
Obsługiwany jest Business Central online; instalacje on-premises nie są obsługiwane.
🧭 Pierwszy tydzień: tryb demo, zamówienie testowe, LIVE
Proszę sprawdzić zakładkę Sterowanie
- Tryb: DEMO czyta Państwa prawdziwe e-maile i dane Business Central i niczego nie zapisuje w Business Central — otrzymują Państwo e-mail z ofertą lub zamówieniem, które zostałyby utworzone. LIVE staje się dostępny po pierwszym e-mailu z raportem DEMO.
- Godziny pracy i weekendy: Mail2ERP działa w tych godzinach, które na początku obejmują godziny biurowe w dni robocze. Proszę je poszerzyć, jeśli zamówienia wieczorne i weekendowe też mają być importowane.
- Przełączniki Discovery: przełączniki z oznaczeniem Discovery są zawarte w bezpłatnym miesiącu i na starcie są wyłączone. Dla Business Central przydatne są Kody kreskowe (dopasowanie GTIN), Wykrywanie RFQ i Oddzielaj zewnętrzne (nieznani nadawcy trafiają do _Mail2ERP/ZEWNETRZNE zamiast pozostawać w INBOX).
Proszę wysłać zamówienie testowe
Proszę wysłać e-mail z adresu należącego do klienta w Business Central i podać dwa lub trzy numery towarów z ilościami — w treści albo jako załącznik PDF lub Excel. Po kolejnym uruchomieniu przychodzi raport DEMO, a decyzja pojawia się w zakładce Logi i w folderze _Mail2ERP/LOGS skrzynki (zob. przewodnik po folderze LOGS). Drugi e-mail, w którym pyta się tylko o cenę, pokaże ofertę sprzedaży.
Korekta za pomocą folderów, potem LIVE
Przeciągnięcie e-maila do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA ponawia go jako ofertę lub zamówienie, a do _Mail2ERP/POMIN — pomija ten rodzaj e-maili w przyszłości. Każde przeniesienie uczy też Mail2ERP, jak traktować danego nadawcę. Gdy raporty DEMO wyglądają poprawnie, proszę przełączyć na LIVE.
📅 Gdy miesiąc Discovery się kończy
Gdy miesiąc się kończy, Mail2ERP sam przechodzi na plan bezpłatny z małym miesięcznym limitem: gdy się wyczerpie, nowe pozycje czekają do następnego miesiąca albo do wyboru planu, a rozpoczęta już pozycja jest zawsze kończona. Aby zachować wszystkie funkcje, proszę wybrać plan — tabela planów znajduje się na stronie produktu Mail2ERP.
Plan bezpłatny czyta treść e-maili, PDF, CSV i HTML; zeskanowane PDF, obrazy, Excel, Word i przełączniki Discovery wymagają planu. Nic, co zostało zaimportowane, nie jest cofane.
📅 Niejasne e-maile i codzienna praca
Po uruchomieniu Mail2ERP czyta PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrazy i zeskanowane dokumenty z OCR — w dowolnym języku, bez szablonów, w ustawionych przez Państwa godzinach pracy.
- Zaimportowane e-maile trafiają do _Mail2ERP/PRZETWORZONE; zamówienie lub oferta sprzedaży jest już w Business Central z dołączonymi oryginalnymi plikami.
- Niejasne e-maile pozostają w INBOX, nieprzeczytane. Wiersz w logu podaje powód — na przykład nadawca, który nie jest klientem, numer towaru, który nie istnieje, albo zablokowany towar. Proszę usunąć przyczynę w Business Central i przeciągnąć e-mail do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA; zostanie ponowiony przy kolejnym uruchomieniu.
- Przeniesiony e-mail, który nadal się nie udaje, wysyła do Państwa skrzynki krótkie wyjaśnienie, dlaczego i co zrobić dalej. Klient nigdy go nie otrzymuje.
- Limity API: Business Central ogranicza wywołania API na użytkownika. BOTS4.me rozkłada swoje wywołania i czeka, gdy Business Central prosi o spowolnienie.
Platforma jest hostowana w UE, zaprojektowana z myślą o RODO i oferuje 2FA. Raporty, logi i foldery skrzynki są dostępne w 31 językach. To samo połączenie z Business Central obsługuje pozostałe aplikacje BOTS4.me — na przykład AutoERP, który księguje faktury za wysłane zamówienia (zob. Automatyczne fakturowanie w Business Central).
❓ Najczęściej zadawane pytania
Czy Business Central może tworzyć zamówienia sprzedaży z załączników PDF w e-mailach?
Dokładnie to robi Mail2ERP: czyta załącznik PDF, Excel, Word lub skan, dopasowuje klienta i numery towarów w Państwa firmie w Business Central i tworzy zamówienie sprzedaży przez API Business Central. Zapytania ofertowe stają się natomiast ofertami sprzedaży.
Czy to działa z Business Central on-premises?
Nie. Mail2ERP łączy się z Business Central online przez logowanie Microsoft. Instalacje on-premises nie są obsługiwane.
Czy użyje naszych cen i rabatów dla klientów?
Tak. Gdy cena w e-mailu odpowiada cenie jednostkowej towaru, Mail2ERP nie wysyła żadnej ceny, więc Business Central wycenia wiersz Państwa własnymi cenami dla klientów i rabatami w wierszach oraz nalicza własne podatki. Cena z e-maila jest używana tylko wtedy, gdy towar nie ma ceny jednostkowej w Business Central.
Nasi klienci używają własnych numerów części. Czy Mail2ERP może je zmapować?
W Business Central Mail2ERP dopasowuje Państwa numer towaru i kod kreskowy GTIN towaru. API nie udostępnia odsyłaczy do towarów, więc zapisane tam numery części klientów nie są używane. Jeśli e-mail zawiera tylko własne kody klienta, pozostaje w INBOX z powodem w logu.
Jakich uprawnień Business Central wymaga połączenie?
BOTS4.me działa z uprawnieniami licencjonowanego użytkownika, który się loguje. Dla Mail2ERP ten użytkownik musi odczytywać klientów, kontakty i towary oraz tworzyć oferty sprzedaży i zamówienia sprzedaży. D365 BUS FULL ACCESS obejmuje wszystkie aplikacje BOTS4.me.
Co się stanie, jeśli to samo zamówienie przyjdzie e-mailem dwa razy?
Zostanie zaimportowane raz. Mail2ERP zapisuje każdy dokument przed jego utworzeniem i odnajduje go przy kolejnym uruchomieniu, więc przerwane uruchomienie ani przekazana kopia nigdy nie utworzą drugiego zamówienia sprzedaży.
Czy mogę to wypróbować bez ingerencji w naszą firmę produkcyjną?
Tak, na dwa sposoby. Tryb demo niczego nie zapisuje w Business Central i wysyła Państwu e-mailem, co zostałoby utworzone. Można też wybrać środowisko piaskownicy na karcie Business Central i najpierw przetestować tam.
📚 Powiązane artykuły
- Pełna lista funkcji: strona produktu Mail2ERP i przewodnik Mail2ERP.
- Gdy zamówienie jest już w systemie: Automatyczne fakturowanie w Business Central — AutoERP księguje i wysyła faktury za wysłane zamówienia.
- Porównanie opcji: Mail2ERP a Sales Order Agent w Business Central oraz Parseur, Docparser lub Nanonets a Mail2ERP.
- Prawdziwy przykład: Studium przypadku: IMP Kontakt.
- Kontekst: Jak działają systemy ERP i CRM.
🔗 Źródła i dalsza lektura
Oficjalna dokumentacja, do której odwołuje się ten przewodnik. Linki zewnętrzne otwierają się w nowej karcie.
Niech Business Central sam przyjmuje zamówienia
Proszę podłączyć skrzynkę i Business Central w kilka minut, obserwować pracę Mail2ERP w trybie demo i przejść na LIVE dopiero wtedy, gdy będą Państwo pewni. Pierwszy miesiąc to bezpłatny miesiąc Discovery, bez karty.
Więcej niż jeden proces do automatyzacji albo ERP, którego nie ma na naszej liście? We build it for you: book a free call →