Mail2ERP a Sales Order Agent w Business Central

⚡ Krótka odpowiedź

• Sales Order Agent to asystent konwersacyjny wewnątrz Business Central. Rozmawia z klientem e-mailem, odpowiada na pytania o dostępność, wysyła ofertę w PDF i zamienia potwierdzoną ofertę w zamówienie, przy czym człowiek sprawdza każdą wychodzącą wiadomość.
• Mail2ERP to bot do wprowadzania zamówień działający poza Business Central. Czyta przychodzące zamówienia i zapytania ofertowe z dowolnej skrzynki, w wielu formatach załączników, i bezpośrednio tworzy ofertę lub zamówienie sprzedaży, nie pisząc do klienta.
• Agent sprawdzi się, gdy pracą jest sam dialog z klientem. Mail2ERP sprawdzi się, gdy pracą jest wpisywanie wielu zamówień z e-maili albo gdy zamówienia przychodzą jako pliki Excel, Word lub skany, ewentualnie do skrzynki spoza Microsoft 365.

🏢 Co robi Sales Order Agent (stan na październik 2026)

Według dokumentacji Microsoftu Sales Order Agent monitoruje wyznaczoną skrzynkę pod kątem zapytań klientów. Gdy e-mail wygląda na prośbę o ofertę, agent znajduje klienta, wyszukuje Państwa pozycje, sprawdza ich dostępność, tworzy ofertę sprzedaży i przygotowuje odpowiedź z ofertą w załączniku PDF. Jeśli brakuje szczegółów, pyta klienta e-mailem. Gdy klient potwierdzi, zamienia ofertę w zamówienie sprzedaży.

Jak działa wewnątrz Business Central

• Działa jak użytkownik. Agent działa jako własny użytkownik Business Central z własnymi uprawnieniami i profilem, przechodzi przez strony i wypełnia pola tak, jak zrobiłby to człowiek. Wszystko, co tworzy, nosi jego identyfikator użytkownika.
• Najpierw oferta. Microsoft podaje, że agent jako pierwszy krok zawsze tworzy ofertę sprzedaży, nawet gdy klient prosi o zamówienie. Można go skonfigurować tak, by zamieniał oferty w zamówienia bez wcześniejszego wysyłania ich klientowi.
• Ludzie pozostają w pętli. Wyznaczeni użytkownicy sprawdzają i zatwierdzają wiadomości wychodzące przed wysłaniem, a Business Central pokazuje oś czasu każdego kroku agenta.
• Identyfikacja klienta jest ścisła. Agent dopasowuje adres nadawcy wyłącznie do pola E-Mail na kartach kontaktów. Przekazany e-mail jest wyszukiwany po adresie osoby przekazującej, a właściwego klienta przypisuje ręcznie człowiek.
• Wyszukiwanie pozycji jest szerokie. Najpierw szuka dokładnych numerów pozycji, numerów pozycji dostawcy, GTIN i odsyłaczy do pozycji, potem korzysta z atrybutów i szerszego wyszukiwania w opisach pozycji, kategoriach i tłumaczeniach.
• Dostępność i terminy dostaw. Sprawdza dostępność i może użyć logiki capable-to-promise Business Central, aby zaproponować najwcześniejszą realną datę wysyłki.

Udokumentowane ograniczenia

• Czyta pocztę ze skrzynki Microsoft 365 (Exchange); inne sposoby odbioru e-maili nie są obsługiwane.
• Czyta treść e-maila oraz załączniki PDF, PNG i JPG; pliki PDF muszą mieć najwyżej 20 MB i najwyżej 50 stron.
• Działa tylko z ofertami i zamówieniami sprzedaży, z wierszami typu Item, i obsługuje do 15 wierszy pozycji na dokument; więcej wierszy może obniżyć jakość.
• Nie tworzy nowych pozycji, kontaktów ani klientów i nie księguje dokumentów. Na prośbę może zmieniać oferty, ale nie zamówienia.
• Nie podaje ani nie zmienia cen e-mailem; ceny pochodzą z własnej logiki cenowej Business Central w dokumencie.
• Został zweryfikowany w określonych językach i jest rozliczany za użycie w ramach rozliczeń konsumpcyjnych Microsoftu dla agentów Copilot, które najpierw konfiguruje administrator.

🤖 Co Mail2ERP robi z Business Central

Mail2ERP czyta Państwa skrzynkę sprzedażową i przy każdym e-mailu decyduje, czy to zapytanie ofertowe, wiążące zamówienie, czy żadne z nich. Głosuje nad tym kilka niezależnych sygnałów, a korekta wykonana przez przeciągnięcie e-maila do folderu zawsze wygrywa i jest zapamiętywana dla tego nadawcy. Czyta wiersze produktów z treści e-maila i wszystkich załączników, bez szablonów, i dopasowuje je do Państwa pozycji w Business Central.

• Zapytanie → oferta sprzedaży; zamówienie → zamówienie sprzedaży. Wiążące zamówienie trafia od razu do zamówienia sprzedaży; nie ma oferty pośrodku.
• Jeden kompletny dokument: nagłówek i wiersze są zapisywane jednym wywołaniem. Własny numer zamówienia klienta trafia do pola Nr dokumentu zewnętrznego, treść e-maila jest dołączana jako plik tekstowy, a załączniki klienta są dołączane do dokumentu.
• Bez podwójnego wprowadzania: to samo zamówienie wysłane dwa razy lub na dwa adresy jest tworzone raz.
• Tylko istniejące pozycje: każdy wiersz musi pasować do pozycji w Business Central, a pozycje tam zablokowane nie są dodawane.
• Bez e-maili do klientów: Mail2ERP nie odpowiada Państwa klientom. Raportuje Państwu, rejestruje każdą decyzję w panelu i w folderze LOGS skrzynki, a wszystko, czego nie mógł zaimportować, zostawia nieprzeczytane w INBOX.

Połączenie dotyczy Business Central online przez standardowe API Microsoftu: licencjonowany użytkownik Business Central loguje się służbowym kontem Microsoft przez aplikację BOTS4.me dla Business Central, a Mail2ERP działa z uprawnieniami tego użytkownika. Business Central on-premises nie jest obsługiwany.

📊 Zestawienie

✅ Kiedy Sales Order Agent wystarczy

Wbudowany agent dobrze się sprawdzi i być może nie będą Państwo potrzebować niczego więcej, gdy spełniona jest większość z poniższych warunków:

• Zamówienia przychodzą do skrzynki Microsoft 365 jako treść e-maila, pliki PDF lub obrazy.
• Typowe zamówienie ma kilka wierszy, wyraźnie poniżej udokumentowanego limitu 15 wierszy.
• Klienci oczekują dialogu: pytają, co jest na stanie, kiedy może zostać wysłane, i chcą oferty w PDF przed zamówieniem.
• I tak chcą Państwo, aby człowiek zatwierdzał każdą wiadomość wysyłaną do klienta.
• Wolą Państwo trzymać wszystko w Business Central i w rozliczeniach Microsoftu, bez kolejnego dostawcy.

🔧 Kiedy Mail2ERP pasuje lepiej

• Zamówienia przychodzą jako pliki Excel, Word, CSV lub skany, albo jako długie pliki PDF, na przykład z systemów zakupowych eksportujących duże zamówienia.
• Skrzynka sprzedażowa nie jest w Microsoft 365, albo chcą Państwo przekazywać zamówienia z kilku skrzynek.
• Problemem jest wolumen, a nie rozmowa. Klienci wysyłają wiążące zamówienia i oczekują, że trafią do systemu, a nie czatu na ich temat. Mail2ERP tworzy zamówienie sprzedaży bezpośrednio, a dialog zostawia zespołowi.
• Chcą Państwo zobaczyć wszystko przed startem. Tryb demo czyta prawdziwe e-maile i raportuje, co by utworzył, niczego nie zapisując, dopóki nie przełączą Państwo na LIVE.
• Chcą Państwo zautomatyzować też kolejne kroki: AutoERP może wysyłać i fakturować zamówienia oznaczone wymiarem BOTS4ME, a Pay2ERP i AutoCASH obsługują płatności i przypomnienia.
• Używają Państwo więcej niż jednego systemu ERP lub planują migrację i chcą jednego sposobu pracy we wszystkich.

⚙️ Konfiguracja Mail2ERP dla Business Central

• Krok 1: proszę zalogować się na bots4.me/bots i kliknąć Rozpocznij bezpłatny miesiąc Discovery na karcie Mail2ERP. Karta nie jest potrzebna.
• Krok 2: proszę podłączyć skrzynkę przez Secure Quick Connect (Gmail, Microsoft 365) lub IMAP albo dodać BOTS4.me Mailbox i przekazywać do niej zamówienia.
• Krok 3: proszę dodać Business Central jako miejsce docelowe i zalogować się licencjonowanym użytkownikiem Business Central; wybrać środowisko i firmę. Szczegóły są w Getting Connected.
• Krok 4: przez kilka dni proszę czytać raporty demo, korygować za pomocą folderów _Mail2ERP/OFERTA, _Mail2ERP/ZAMOWIENIA i _Mail2ERP/POMIN, a następnie ustawić Tryb na LIVE w zakładce Sterowanie.

Po bezpłatnym miesiącu Mail2ERP sam przechodzi na plan bezpłatny z małym miesięcznym limitem (około pięciu zamówień lub zapytań miesięcznie), a plan można w każdej chwili wybrać na stronie produktu.

📚 Powiązane artykuły

• Krok po kroku: Jak zamieniać zamówienia otrzymane e-mailem w zamówienia sprzedaży w Business Central.
• Po zamówieniu: Automatyczna wysyłka i fakturowanie zamówień w Business Central.
• Produkt i przewodnik: strona produktu Mail2ERP i przewodnik Mail2ERP.
• Inne porównania: Parseur, Docparser lub Nanonets a Mail2ERP oraz Cyfryzacja dokumentów AI w Odoo a Mail2ERP.
• Prawdziwe liczby: Studium przypadku: IMP Kontakt — 32 boty, 3181 pozycji zamówień miesięcznie.

🔗 Źródła

Fakty dotyczące Sales Order Agent pochodzą z dokumentacji Microsoftu w brzmieniu z 29 października 2026. Linki zewnętrzne otwierają się w nowej karcie.

• Microsoft Learn — przegląd Sales Order Agent
• Microsoft Learn — często zadawane pytania o Sales Order Agent