Automatyczne fakturowanie w Business Central: księgowanie i wysyłanie faktur za wysłane zamówienia

🎯 „Wysłane wczoraj, wciąż niezafakturowane”

W większości firm pracujących w Business Central fakturowanie jest raczej ręcznym nawykiem niż procesem. Magazyn księguje wysyłkę, a faktura zależy od tego, czy ktoś w biurze pamięta o dokończeniu zamówienia. Efekt wszędzie wygląda tak samo:

• Wysłane, ale niezafakturowane: zamówienia leżą z wysłanymi ilościami, których nikt jeszcze nie zafakturował. Każdy dzień czekania to dzień później, w którym klient zapłaci.
• Powtarzalne klikanie: otworzyć zamówienie, sprawdzić ilości do fakturowania, zaksięgować, znaleźć zaksięgowaną fakturę, wysłać ją e-mailem — przy każdym zamówieniu, każdego dnia.
• Zapomniane wiersze usług: wiersze, w których nie ma czego wysyłać, takie jak usługi czy transport, łatwo przeoczyć, gdy reszta zamówienia jest obsługiwana z magazynu.
• Niespójny czas: niektórzy klienci dostają fakturę tego samego dnia, inni tydzień później, w zależności od tego, kto jest w biurze.

Nic z tego nie wymaga oceny. „Zafakturuj to, co zostało wysłane, i wyślij klientowi” to reguła, a reguła może działać sama.

🔍 Co Business Central oferuje sam z siebie

Księgowanie zamówienie po zamówieniu

Standardowo otwiera się każde zamówienie sprzedaży i je księguje. To niezawodne, ale robi to człowiek, wtedy, kiedy ma czas. E-mail z fakturą to kolejny krok.

Księgowanie wsadowe i zaplanowane zadania

Business Central może zaksięgować kilka zamówień sprzedaży w jednej partii, a partnerzy mogą planować zadania. Nadal jednak ktoś musi wybierać, które zamówienia trafiają do partii, pilnować właściwych filtrów i dbać o to, by faktury rzeczywiście docierały do klientów. Zmiana reguły — „dla tej grupy zbierać faktury co tydzień” — zwykle oznacza prośbę do partnera.

⚙️ Jak AutoERP działa w Business Central

Wymiar BOTS4ME zamiast tagów

W innych systemach ERP przekazuje się zamówienie do AutoERP za pomocą tagu. Business Central nie ma tagów zamówień, więc AutoERP odczytuje wymiar BOTS4ME w nagłówku zamówienia sprzedaży. Wymiar tworzy się raz, z czterema wartościami, i ustawia jedną z nich w każdym zamówieniu, które AutoERP może obsłużyć:

• FULL — AutoERP przetwarza całe zamówienie.
• PARTIAL — dostawy częściowe są dozwolone.
• SMALLOK — całe zamówienie jest przetwarzane nawet poniżej Państwa limitu małego zamówienia.
• PARTIAL-SMALLOK — dostawy częściowe są dozwolone, nawet poniżej Państwa limitu małego zamówienia.

Zamówienia bez wymiaru nigdy nie są ruszane. Jak każdy wymiar, wartość trafia też do zapisów księgi głównej zaksięgowanych dokumentów, dzięki czemu faktury AutoERP łatwo znaleźć w raportach. Wartości pozostają FULL, PARTIAL i SMALLOK, nawet jeśli zmienili Państwo nazwy tagów w panelu.

Co księguje AutoERP

• Wysłane, jeszcze niezafakturowane: w wierszach magazynowych AutoERP fakturuje dokładnie tę ilość, która została wysłana i jeszcze nie zafakturowana, korzystając z własnego księgowania Business Central.
• Wiersze, w których nie ma czego wysyłać: usługi i inne wiersze niemagazynowe są wysyłane i fakturowane razem, aby nie zostały pominięte.
• Natychmiast lub zbiorczo: każde zamówienie można fakturować zaraz po jego wysyłce albo zbierać zamówienia klienta dziennie, tygodniowo lub miesięcznie z kwotą minimalną. API Business Central umieszcza jedno zamówienie na jednej fakturze, więc zbiorcze fakturowanie księguje w tym samym momencie jedną fakturę na każde zamówienie.
• Zamówienia w zatwierdzaniu (oczekujące na zatwierdzenie) są pomijane, dopóki nie zwolni ich Państwa proces zatwierdzania.

E-mail do klienta

Akcja wysyłania w Business Central nie przenosi treści AutoERP, dlatego e-mail z fakturą wysyła sam BOTS4.me, z dołączonym PDF faktury z Business Central. Jeśli podłączą Państwo skrzynkę do AutoERP, e-mail wychodzi z Państwa własnego adresu; w przeciwnym razie przychodzi z systemowej skrzynki BOTS4.me, a odpowiedzi trafiają do Państwa. API Business Central nie przechowuje języka klienta, więc e-mail jest pisany w języku Państwa konta.

Czego AutoERP dziś nie robi w Business Central

• Wysyłka bez fakturowania: API Business Central wysyła i fakturuje jedną akcją. AutoERP będzie wysyłał bez fakturowania dopiero po weryfikacji z Business Central; do tego czasu zostawia wysyłkę Państwu, sygnalizuje ją w raporcie i fakturuje zamówienie, gdy tylko zaksięgują Państwo wysyłkę.
• Faktury zaliczkowe: API nie ma faktury zaliczkowej, więc zamówienia wymagające przedpłaty pozostają po Państwa stronie.
• Korekty: dokumenty korygujące do zaksięgowanych faktur tworzą Państwo w Business Central.

Nigdy dwa razy

Przed księgowaniem AutoERP zapisuje, co zamierza zaksięgować. Jeśli uruchomienie zostanie przerwane po tym, jak Business Central zaksięgował fakturę, kolejne uruchomienie odnajdzie tę fakturę i nie zaksięguje następnej. Własne znaczniki postępu AutoERP są przechowywane po stronie BOTS4.me i nigdy nie są zapisywane w Państwa zamówieniach.

🛠️ Konfiguracja krok po kroku

• Krok 1 — Proszę rozpocząć bezpłatny miesiąc Discovery: proszę zalogować się na bots4.me/bots, kliknąć Rozpocznij bezpłatny miesiąc Discovery na karcie AutoERP i jednorazowo zaakceptować Regulamin. Karta nie jest potrzebna.
• Krok 2 — Proszę podłączyć Business Central: proszę otworzyć Ustawienia → AutoERP → Access Manager → Dodaj źródło (dla AutoERP źródłem jest Państwa ERP), wybrać kafelek Dynamics 365 Business Central i Zaloguj się przez Microsoft licencjonowanym użytkownikiem. Jeśli mają Państwo kilka środowisk i firm, proszę wybrać właściwe. Pełny opis, łącznie z zatwierdzeniem przez administratora, jest w Getting Connected.
• Krok 3 — Proszę nadać użytkownikowi odpowiednie uprawnienia: AutoERP musi edytować i księgować zamówienia sprzedaży oraz odczytywać wymiary. Standardowy zestaw uprawnień D365 BUS FULL ACCESS obejmuje wszystkie aplikacje BOTS4.me.
• Krok 4 — Proszę jednorazowo utworzyć wymiar: w Business Central proszę otworzyć Wymiary → Nowy, kod BOTS4ME, z wartościami FULL, PARTIAL, SMALLOK i PARTIAL-SMALLOK. Wymiarów nie można tworzyć przez API, więc ten jeden krok należy do Państwa. Jeśli wymiaru brakuje, raport AutoERP o tym poinformuje.
• Krok 5 — Proszę oznaczyć jedno zamówienie i uruchomić w trybie DEMO: proszę ustawić BOTS4ME = FULL w zamówieniu sprzedaży, które zostało wysłane, ale jeszcze nie zafakturowane. W trybie DEMO AutoERP czyta Państwa zamówienia i niczego nie zapisuje w Business Central; po kolejnym uruchomieniu jego raport pokazuje, co zostałoby zafakturowane i dlaczego coś wstrzymano.
• Krok 6 — Proszę przejść na LIVE: gdy raporty DEMO wyglądają poprawnie, proszę ustawić Tryb na LIVE w zakładce Sterowanie — staje się dostępny po pierwszym e-mailu z raportem DEMO.

🧭 Proszę wypróbować w bezpłatnym miesiącu Discovery

Proszę sprawdzić zakładkę Sterowanie

• Moduł fakturowania i Raporty e-mail są włączone. Do pierwszego testu proszę ustawić Fakturuj klientów na Natychmiast (bez łączenia), aby zobaczyć fakturę zaraz po wysyłce; domyślnie faktury są zbierane co tydzień.
• Godziny: AutoERP działa tylko w godzinach pracy (na początek godziny biurowe w dni robocze), a fakturowanie ma własne okno. Okno fakturowania musi mieścić się w godzinach pracy, inaczej żadna faktura nie zostanie utworzona.
• Produkty cyfrowe służą do oprogramowania i usług, które nie wymagają magazynu.
• Przełączniki z oznaczeniem Discovery są zawarte w bezpłatnym miesiącu i na starcie są wyłączone — proszę włączyć te, które chcą Państwo wypróbować.

Tydzień 1 — szerszy test, potem LIVE

Proszę oznaczyć kilka kolejnych wysłanych zamówień, w tym jedno z wierszem usługi, oraz jednego klienta, którego zamówienia mają być zbierane co tydzień. Proszę czytać każdy raport: co zafakturowano, co pominięto i dlaczego. Te same decyzje pojawiają się w zakładce Logi. Gdy wszystko zgadza się z tym, co zrobiliby Państwo ręcznie, proszę przełączyć na LIVE.

📅 Na co dzień: co zmienia się dla Państwa zespołu

Po uruchomieniu zadaniem zespołu jest oznaczanie zamówień i księgowanie wysyłek, jak dotąd. Faktury pojawiają się zgodnie z harmonogramem uruchomień AutoERP, w Państwa godzinach, a klient otrzymuje każdą e-mailem z dołączonym PDF. Krótki raport przychodzi zawsze, gdy AutoERP coś zrobił lub potrzebuje Państwa, a Zasilanie bota wyłącza wszystko naraz.

• Oznaczanie przy wprowadzaniu: wartość BOTS4ME można ustawić przy tworzeniu zamówienia lub zostawić to procesowi przyjmowania zamówień. Zamówienia zaimportowane przez Mail2ERP z e-maili otrzymują tę samą wartość od Państwa zespołu.
• Wiersze „pominięte”: mówią, które zamówienie na co czeka — niezaksięgowana jeszcze wysyłka, zamówienie w zatwierdzaniu albo okno poza Państwa godzinami.
• Limity API: Business Central ogranicza wywołania API na użytkownika. BOTS4.me rozkłada swoje wywołania i czeka, gdy Business Central prosi o spowolnienie; limit jest współdzielony z innymi integracjami korzystającymi z tego samego użytkownika.

W połączeniu z Mail2ERP dla Business Central droga od zamówienia klienta przesłanego e-mailem do wysłanej faktury wymaga człowieka tylko przy wysyłce.

📚 Powiązane artykuły

• Wszystkie ustawienia wyjaśnione: przewodnik AutoERP i strona produktu AutoERP.
• Poprzedni krok: Jak zamieniać zamówienia otrzymane e-mailem w zamówienia sprzedaży w Business Central.
• Porównanie opcji: Mail2ERP a Sales Order Agent w Business Central.
• Ta sama idea w Odoo: Jak zautomatyzować potwierdzanie zamówień, dostawy i fakturowanie w Odoo.
• Otrzymywanie płatności: przewodnik AutoCASH opisuje przypomnienia o płatnościach do faktur księgowanych przez AutoERP.

🔗 Źródła i dalsza lektura

Oficjalna dokumentacja, do której odwołuje się ten przewodnik. Linki zewnętrzne otwierają się w nowej karcie.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0