AutoERP
Przewodnik użytkownika – potwierdzanie zamówień, dostawy i fakturowanie na autopilocie
✅ Jedyna rzecz, którą muszą Państwo zrobić najpierw
AutoERP działa wyłącznie na zamówieniach, które Państwo sami oznaczą. Nigdy nie dotknie zamówienia z własnej inicjatywy. Pracuje tylko na zamówieniach z jednym z dwóch tagów – tworzymy je za Państwa w Państwa ERP:
| Tag na zamówieniu | Co AutoERP z nim robi |
|---|---|
AutoERP |
Całe zamówienie naraz. Potwierdza je, czeka, aż wszystkie pozycje będą na stanie, tworzy jedną dostawę, a potem je fakturuje. Nic nie wyjedzie, dopóki zamówienia nie da się wysłać w całości. |
AutoERP_partial |
Pozycja po pozycji. Wysyła to, co jest teraz w pełni dostępne, a resztę zostawia na zamówieniu do późniejszej wysyłki. Najlepsze przy długich terminach realizacji lub dostawach bezpośrednich. Wymaga funkcji Partial Shipping (od planu Business, domyślnie wyłączona) — bez niej zamówienie nie zostanie wysłane i trafi na listę „wymaga interwencji”. |
Oba tagi mogą Państwo zmienić na zakładce AutoERP w swoim panelu, jeśli Państwa zespół używa już innej konwencji. Zamówienie z OBOMA tagami jest traktowane jako kompletne, nigdy dwukrotnie.
Gdy AutoERP wyśle zamówienie, dodaje do niego własny tag oznaczający: AutoERP fully dla całego zamówienia, AutoERP partially dla dostawy częściowej. Dzięki temu Państwa zespół od razu widzi, co AutoERP już zrobił — proszę zostawić te tagi na zamówieniu.
Jak przekazać zamówienie do AutoERP w Państwa ERP
Odoo i ERPNext używają opisanych wyżej tagów zamówień. Pozostałe systemy ERP nie mają tagów zamówień, dlatego AutoERP odczytuje na zamówieniu inne oznaczenie:
| ERP | Całe zamówienie | Pozycja po pozycji | Małe zamówienie OK | Jednorazowa konfiguracja |
|---|---|---|---|---|
| Odoo | Tag AutoERP |
Tag AutoERP_partial |
Tag AutoERP_small_ok |
Brak — AutoERP tworzy tagi przy pierwszym uruchomieniu. |
| ERPNext | Tag AutoERP |
Tag AutoERP_partial |
Tag AutoERP_small_ok |
Brak — AutoERP tworzy tagi przy pierwszym uruchomieniu. |
| Zoho (Books / Inventory) | Tag raportowania BOTS4.me = AutoERP |
Tag raportowania BOTS4.me = AutoERP_partial |
Tag raportowania BOTS4.me small order OK = Yes |
Brak — AutoERP tworzy tagi raportowania przy pierwszym uruchomieniu. Państwa plan Zoho musi obejmować tagi raportowania (Zoho Books Standard lub wyższy). |
| Dolibarr | Pole zamówienia BOTS4.me tags zawiera AutoERP |
Pole zamówienia BOTS4.me tags zawiera AutoERP_partial |
Proszę dodać AutoERP_small_ok do tego samego pola, oddzielając przecinkiem |
Proszę jednorazowo dodać pole zamówienia: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, etykieta BOTS4.me tags, kod b4mtags, typ String, długość 255, zawsze edytowalne. |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | Wymiar BOTS4ME = FULL |
Wymiar BOTS4ME = PARTIAL |
Wymiar BOTS4ME = SMALLOK / PARTIAL-SMALLOK (całe zamówienie / pozycja po pozycji) |
Proszę jednorazowo utworzyć wymiar (wymiarów nie można tworzyć przez API): Dimensions → New, kod BOTS4ME, z wartościami FULL, PARTIAL, SMALLOK i PARTIAL-SMALLOK. Proszę ustawić go na zamówieniu sprzedaży — jedna wartość na zamówienie. |
| SAP Business One | Pole U_B4M_AUTOERP = FULL |
Pole U_B4M_AUTOERP = PARTIAL |
Pole U_B4M_AUTOERP = SMALLOK / PARTIAL-SMALLOK (całe zamówienie / pozycja po pozycji) |
Proszę jednorazowo utworzyć pole definiowane przez użytkownika: Tools → Customization Tools → User-Defined Fields – Management → Marketing Documents → Title, nazwa B4M_AUTOERP, typ Alphanumeric, rozmiar 15 lub więcej, dozwolone wartości FULL, PARTIAL, SMALLOK i PARTIAL-SMALLOK. Następnie proszę zrestartować Service Layer — widzi on nowe pole dopiero po ponownym uruchomieniu. |
| QuickBooks Online, Xero | Proszę oznaczyć kosztorys / ofertę jako Accepted. Fakturowane są tylko dokumenty zaakceptowane po pierwszym uruchomieniu AutoERP w trybie LIVE — wszystko, co zaakceptowano wcześniej, pozostaje w Państwa gestii. | Niedostępne — zaakceptowane zamówienie jest fakturowane w całości naraz, gdy wszystkie pozycje są na stanie. | Niedostępne — proszę zafakturować je ręcznie albo AutoERP zafakturuje je po upływie okresu oczekiwania. | Brak — nie ma tagów. Nie ma też dokumentów dostawy: AutoERP fakturuje zaakceptowane zamówienie bezpośrednio. |
Zmienili Państwo nazwy tagów w swoim panelu? W Odoo, ERPNext, Zoho i Dolibarr proszę używać własnych nazw zamiast AutoERP i AutoERP_partial. W Business Central i SAP Business One wartości FULL, PARTIAL i SMALLOK zawsze pozostają takie same.
🔄 Jak działa AutoERP – przebieg wizualny
zamówienie
(+ zaliczka przy przedpłacie)
gdy towar jest gotowy
po dostawie
+ raport dla Państwa
Każdy e-mail do klienta (potwierdzenie zamówienia, faktura zaliczkowa, dowód dostawy, faktura, powiadomienie o odbiorze, przypomnienie o płatności) wysyła Państwa własny ERP, z Państwa szablonami, Państwa identyfikacją wizualną i w języku klienta. AutoERP nigdy nie pisze do Państwa klientów we własnym imieniu.
🚀 Podłączenie
- Proszę podłączyć swój ERP w panelu albo zainstalować aplikację BOTS4.me ze sklepu Odoo Apps i nacisnąć Połącz.
- Proszę włączyć AutoERP. Startuje w Trybie demo — odczytuje Państwa ERP i nie zapisuje niczego poza swoimi trzema tagami zamówień.
- Oznacz jedno zamówienie sprzedaży tagiem
AutoERP. - Proszę poczekać na kolejne uruchomienie i przeczytać raport podglądowy, który trafi do Państwa skrzynki.
- Czy są Państwo zadowoleni? Proszę przełączyć Tryb z DEMO na LIVE na zakładce AutoERP. To moment, w którym AutoERP zaczyna zapisywać do Państwa ERP.
🧭 Trzy moduły
Potwierdzanie zamówień
Zamienia oznaczone zamówienia robocze i oferty w potwierdzone zamówienia. Jeśli warunki płatności zamówienia przewidują przedpłatę, wystawia też przez Państwa ERP fakturę zaliczkową na 100%, którą Państwa ERP wysyła klientowi e-mailem. Dostępne w każdym planie, tak jak dwa moduły poniżej.
Dostawy
Tworzy i zatwierdza dostawę w Państwa ERP, gdy towar jest dostępny, nadeszła data dostawy, a kredyt klienta jest w porządku. Przy wysyłce częściowej reszta pozostaje na zamówieniu jako niezrealizowana.
Fakturowanie
Fakturuje to, co faktycznie dostarczono, przez własne fakturowanie Państwa ERP — jedna faktura na zamówienie albo jedna faktura zbiorcza na klienta (i walutę) za dzień, tydzień lub miesiąc. Zaliczka jest potrącana na fakturze końcowej; zaksięgowana faktura zaliczkowa jest też Państwa dokumentem podatkowym dla otrzymanej zaliczki.
Każdy moduł można wyłączyć niezależnie w panelu. Wyłączenie jednego nigdy nie blokuje pozostałych — mogą Państwo na przykład pozwolić AutoERP potwierdzać i dostarczać, podczas gdy Państwa księgowość dalej fakturuje ręcznie.
⚙️ Przegląd ustawień w panelu
Których zamówień AutoERP może dotknąć
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Tag: kompletne zamówienia | AutoERP | Tag, którym przekazujesz całe zamówienie do AutoERP. |
| Tag: zamówienia pozycja po pozycji | AutoERP_partial | Tag, który zezwala na częściowe wysyłki zamówienia. |
| Waluta poniższych limitów | Puste (waluta Państwa firmy) | Waluta, w której zapisane są Państwa wartości minimalne i limity kredytowe. Proszę pozostawić puste, aby użyć waluty Państwa firmy z ERP. Zamówienie w innej walucie po prostu nie jest z nimi porównywane — nigdy nie przeliczamy niczego za Państwa plecami. |
Godziny pracy
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Potwierdzaj zamówienia — od / do | 00:00 – 23:59 | Kiedy zamówienia mogą być potwierdzane. |
| Twórz dostawy — od / do | 06:00 – 16:00 | Zwykle godziny pracy magazynu, aby nic nie było kompletowane po wyjściu pracowników. |
| Godzina graniczna wysyłki tego samego dnia | 14:30 | Zamówienia złożone po tej godzinie są wysyłane następnego dnia. |
| Twórz faktury — od / do | 13:00 – 17:00 | Kiedy mogą być tworzone faktury. |
| Nigdy nie fakturuj przed | 13:00 | Zabezpieczenie, aby zamówienie jeszcze rano edytowane nie zostało zafakturowane zbyt wcześnie. |
Zasady dostaw
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Minimalna wartość dostawy | 25 | Paczka o niższej wartości nie jest wysyłana — system czeka na kolejne pozycje. Proszę ustawić 0, aby wysyłać zawsze. |
| … ale wyślij mimo to po | 14 dniach | Aby małe zamówienie nie czekało w nieskończoność. |
| Maks. dostaw częściowych na zamówienie | 10 | Zapobiega zamianie jednego zamówienia w serię drobnych paczek. |
Muszą Państwo wypchnąć konkretne małe zamówienie? Proszę dodać do niego tag AutoERP_small_ok, a minimum zostanie dla niego zignorowane.
Zasady fakturowania
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Łącz dostawy na jednej fakturze | Włączone | Włączone: jedna faktura na klienta za okres. Wyłączone: jedna faktura na zamówienie. |
| Fakturuj klientów | Raz w tygodniu | Natychmiast, codziennie, tygodniowo lub miesięcznie. |
| Dzień fakturowania / dzień miesiąca | Piątek / 1. | W którym dniu wychodzi faktura zbiorcza. Przy fakturowaniu miesięcznym maksimum to 28., aby każdy miesiąc zachowywał się tak samo. |
| Minimalna kwota faktury | 50 | Poniżej tej kwoty faktura przechodzi na kolejny okres. |
| Maks. faktur na dostawę | 1 | Limit bezpieczeństwa. AutoERP zawsze dopuszcza jedną dodatkową fakturę końcową, aby nic nie pozostało niezafakturowane. |
| Czekaj na pełne zamówienie | 14 dniach | Jak długo czekać, aby wszystko trafiło na JEDNĄ fakturę. Potem AutoERP fakturuje to, co wysłano, a fakturę końcową wystawia później. |
| Dokument podatkowy po | 14 dniach | Gdy klient zapłacił z góry, ale towar nie został wysłany w ciągu tylu dni, wystawiany jest dokument podatkowy — w wielu krajach wymóg prawny. |
| Pole „chce fakturę” | (puste) | Opcjonalne. Techniczna nazwa pola tak/nie w Państwa ERP, które zapisuje, czy klient w ogóle chce fakturę. Proszę pozostawić puste, aby fakturować zawsze. |
Kontrola kredytowa
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Wymagaj opłacenia proformy | Włączone | Wstrzymaj wysyłkę, dopóki klient płacący z góry faktycznie nie zapłaci. |
| Blokuj powyżej tej zaległej kwoty | 300 | Wstrzymuj wysyłki do klientów, którzy zalegają więcej niż tyle. |
| Blokuj powyżej tylu dni zwłoki | 14 | Wstrzymuj wysyłki, gdy najstarsza nieopłacona faktura jest starsza niż to. |
| Wstrzymaj wysyłki, gdy kontrola zawiedzie | Włączone | Jeśli sama kontrola kredytowa nie może się wykonać, lepiej wstrzymać niż wysłać. Zalecane. |
| Wyślij klientowi e-mail przy wstrzymaniu | Włączone | Wysyła przypomnienie o płatności przy pierwszym wstrzymaniu zamówienia. Raz na zamówienie, nigdy wielokrotnie. |
🔍 Tryb demo
Każde konto AutoERP zaczyna w trybie Demo, a pierwsze uruchomienie zawsze jest demonstracyjne. W trybie Demo AutoERP czyta Państwa zamówienia, stany magazynowe i status płatności klientów i dokładnie wylicza, co by zrobił — a potem wysyła Państwu listę e-mailem zamiast to wykonać. W Państwa ERP nie zostaje tknięty ani jeden rekord.
Gdy otrzymają Państwo co najmniej jeden raport demonstracyjny, na zakładce AutoERP odblokuje się przełącznik LIVE. Do trybu Demo mogą Państwo wrócić w każdej chwili.
📊 Jak czytać raport
📋 Podsumowanie
Ile zamówień potwierdzono, dostarczono i zafakturowano — i ile pominięto, według kategorii. W trybie LIVE raport jest wysyłany tylko wtedy, gdy AutoERP coś zrobił lub zamówienie wymaga Państwa uwagi; zamówienia wymagające ręcznej obsługi są na początku listy.
📝 Zamówienie po zamówieniu
Każda decyzja wraz z powodem wyjaśnionym prostym językiem. W trybie Demo jest to pełna lista tego, co by się wydarzyło.
⚠️ Pominięte i dlaczego
Najbardziej przydatna część. „Czeka na towar”, „poniżej Państwa minimum”, „klient po terminie”, „po godzinie granicznej” — każde pominięcie mówi, które ustawienie je spowodowało.
❓ Rozwiązywanie problemów
| Co widzisz | Co to znaczy |
|---|---|
| „Żadne oznaczone zamówienie nie wymagało uwagi” | Żadne zamówienie nie ma tagu AutoERP albo wszystkie oznaczone zamówienia są już w pełni przetworzone. Proszę oznaczyć zamówienie i poczekać na kolejne uruchomienie. |
| Zamówienia potwierdzone, ale nigdy niedostarczone | Zwykle stan magazynowy: tag kompletnego zamówienia czeka, aż wszystkie pozycje będą dostępne. Proszę sprawdzić powód pominięcia — wskazuje konkretny produkt. Może to być również okno dostaw lub godzina graniczna. |
| Dostarczone, ale nigdy niezafakturowane | Proszę sprawdzić, czy okno fakturowania pokrywa się z Państwa godzinami pracy i zawiera godzinę „nigdy nie fakturuj przed”. Przy fakturowaniu zbiorczym tygodniowym faktury wychodzą tylko w wybranym dniu. |
| Wszystkie zamówienia jednego klienta są wstrzymane | Kontrola kredytowa. Przekroczyli Państwa limit zaległości albo nie opłacili zaliczki. Raport podaje kwotę i liczbę dni. |
| Pozycja usługi nigdy nie zostaje zafakturowana | Usługa jest fakturowana według dostarczonych ilości, a nikt nie wpisał jeszcze jej dostarczonej ilości — AutoERP nigdy jej nie zgaduje. Raport wymienia ją raz w sekcji „Wymaga Państwa pomocy”; proszę wpisać ilość na zamówieniu, a kolejne uruchomienie ją zafakturuje. |
| Małe zamówienia nigdy nie wychodzą | Są poniżej Państwa minimalnej wartości dostawy. Wyjadą automatycznie po upływie okresu oczekiwania albo natychmiast, jeśli oznaczą je Państwo tagiem AutoERP_small_ok. |
| Brakuje tagów AutoERP w Państwa ERP | Podłączony użytkownik nie ma prawa tworzyć tagów. Nadaj mu uprawnienia administratora sprzedaży albo utwórz oba tagi ręcznie — AutoERP i tak z nich skorzysta. |
| Odoo nie ma pola Tagi w zamówieniach sprzedaży | Niektóre bazy danych Odoo bez aplikacji CRM nie mają pola Tagi w zamówieniach sprzedaży, więc AutoERP nie może oznaczać zamówień. Proszę zainstalować aplikację CRM (dodaje pole Tagi) albo poprosić partnera Odoo o dodanie w zamówieniach sprzedaży pola tekstowego o nazwie x_autoerp_tags i wpisywać w nim nazwę tagu — AutoERP odczytuje wtedy to pole. |
| Nie znaleziono zamówień w Business Central, SAP Business One ani Dolibarr | Brakuje jednorazowej konfiguracji Państwa ERP: wymiaru BOTS4ME (Business Central), pola definiowanego przez użytkownika U_B4M_AUTOERP (SAP Business One) lub pola zamówienia BOTS4.me tags (Dolibarr). Raport wskazuje, czego brakuje. Proszę wykonać krok konfiguracji z tabeli w sekcji “Jak przekazać zamówienie do AutoERP w Państwa ERP”, oznaczyć jedno zamówienie i poczekać na kolejne uruchomienie. |
🔒 Czego AutoERP nigdy nie zrobi
- Nie dotknie zamówienia, które nie jest oznaczone.
- Zapisywać czegokolwiek poza swoimi trzema tagami zamówień, dopóki włączony jest Tryb demo.
- Nie napisze do Państwa klientów we własnym imieniu — każdy e-mail do klienta wychodzi z Państwa ERP, z Państwa szablonami i identyfikacją wizualną.
- Nie wyśle towaru klientowi, który przekroczył ustalone przez Państwa limity kredytowe, gdy kontrola kredytowa jest włączona.
- Nie zafakturuje tego samego towaru dwa razy — ilości już zafakturowane w Państwa ERP nigdy nie są naliczane ponownie.
- Nie połączy kilku klientów ani kilku walut na jednej fakturze.
❓ Najczęściej zadawane pytania
Które systemy ERP są obsługiwane?
Już dziś działa: Odoo 13 do 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 i 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 i nowsze, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero i SAP Business One. Każdy inny system ERP z API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite i inne — podłączamy na życzenie.
Co automatyzuje AutoERP?
Trzy podstawowe moduły: Potwierdzenia zamówień (potwierdza zamówienia, a dla klientów z przedpłatą zleca Państwa systemowi ERP wystawienie faktury zaliczkowej), Wysyłka (tworzy dostawy, gdy towar jest dostępny — całe zamówienia lub pozycja po pozycji) oraz Fakturowanie (jedna faktura na zamówienie albo faktury zbiorcze — codziennie, co tydzień lub co miesiąc). Wszystkie e-maile do klientów wysyła Państwa system ERP.
Czy mogę testować bez wpływu na mój system ERP?
Tak! Tryb Demo odczytuje Państwa zamówienia i stan magazynu, ale nie wykonuje żadnych transakcji — jedynie generuje raporty pokazujące dokładnie, co by zrobił. Pierwszy miesiąc za darmo.
Czy mogę włączyć tylko niektóre moduły?
Tak. Każdy moduł ma własny przełącznik — włączają Państwo tylko to, czego potrzebują: same potwierdzenia, samą wysyłkę lub wszystkie trzy moduły naraz. Konfiguracja pod /bots → Sterowanie → AutoERP.
Czy obsługuje wysyłkę częściową?
Tak, dzięki funkcji Partial Shipping (od planu Business). Jeśli nie wszystkie pozycje są dostępne, AutoERP wysyła dostępne pozycje i tworzy dostawy częściowe — najstarsze zamówienia w pierwszej kolejności. Zabezpieczenie ogranicza liczbę dostaw częściowych na zamówienie (domyślnie 10).
Czym jest fakturowanie zbiorcze?
Zamiast tworzyć jedną fakturę na zamówienie, AutoERP może pogrupować wiele zamówień tego samego klienta w jedną fakturę zbiorczą — natychmiast, codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Konfigurowalne z progiem minimalnej kwoty zbiorczej.
Czy działa z Mail2ERP?
Tak! Mail2ERP importuje zamówienia z e-maili do Państwa systemu ERP. AutoERP następnie automatycznie potwierdza, wysyła i fakturuje te zamówienia. Razem automatyzują cały cykl — od e-maila klienta po opłaconą fakturę.
Jak działa kontrola kredytowa?
Gdy kontrola kredytowa jest włączona (od planu Business, domyślnie wyłączona), AutoERP przed wysyłką sprawdza, czy klient ma nieopłacone faktury proforma lub zaległe salda. Jeśli przekroczą one Państwa progi (domyślnie: 300 w walucie Państwa firmy lub faktura przeterminowana o ponad 14 dni), wysyłka zostaje wstrzymana, a klient otrzymuje jedno upomnienie o płatności z Państwa systemu ERP.
Czy to używa AI? Nam nie wolno.
Nie. AutoERP nie zawiera modelu AI w żadnym trybie ani na żadnym poziomie, i nigdy żadne dane nie trafiają do dostawcy AI. Każde działanie wynika z ustawionych reguł, więc te same dane wejściowe zawsze dają ten sam wynik, a każdy krok jest widoczny w logu. Jeśli dział compliance potrzebuje tego na piśmie, prosimy o kontakt — potwierdzimy to do dokumentacji.