AutoCASH
Przewodnik użytkownika – jak otrzymać zapłatę bez ręcznego upominania
💰 Cztery poziomy
Każdy zalegający klient trafia dokładnie na jeden poziom, zależnie od tego, ile dni jest przeterminowana jego najstarsza faktura. Poziom 0 to nie wezwanie — to uprzejme zestawienie tego, co jest otwarte, i w większości przypadków załatwia sprawę samo.
| Poziom | Co otrzymuje klient | Domyślny próg |
|---|---|---|
| 0 | Lista jego otwartych faktur. Przypomnienie, nie wezwanie. | poniżej poziomu 1 |
| 1 | Pierwsze upomnienie. | pierwszy krok eskalacji |
| 2 | Drugie upomnienie. | jedno uruchomienie później, jeśli wciąż nieopłacone |
| 3 | Ostateczne upomnienie. | najwyższy krok, powtarzany aż do zapłaty |
🔄 Jak działa AutoCASH – przebieg wizualny
dzień
odczytane z Państwa ERP
dostaje poziom
wychodzą
raport
Tam, gdzie Państwa ERP potrafi samo wysyłać przypomnienia (OFFERIS), pisma tworzy i wysyła Państwa własny system ERP, z Państwa numeracją, sformułowaniami i brandingiem. W przypadku każdego innego ERP, a także po włączeniu opcji Wysyłaj przypomnienia z BOTS4.me zamiast z Państwa ERP, wysyła je AutoCASH w języku klienta, z Państwa danymi do płatności i podpisem: z Państwa własnej skrzynki, jeśli dodają ją Państwo jako cel AutoCASH w narzędziu Access Manager, w przeciwnym razie ze skrzynki BOTS4.me, a odpowiedzi trafiają na adres e-mail Państwa konta lub na ustawiony przez Państwa adres Reply-To. W obu przypadkach to AutoCASH decyduje, komu i kiedy.
🔐 Podgląd – Państwa zabezpieczenie
W każdym planie płatnym, dzień przed zaplanowanym uruchomieniem AutoCASH wysyła Państwu e-mailem listę dokładnie tego, z kim ma się skontaktować, na jakim poziomie i na jaką kwotę. To Państwa okno, aby kogoś z listy usunąć — klienta, który właśnie obiecał zapłatę, klienta w sporze albo konto, o którym negocjuje Państwa dział handlowy.
Aby kogoś usunąć, proszę dodać jego identyfikator klienta w polu Nigdy nie upominaj tych klientów w swoim panelu. Działa natychmiast, również dla jutrzejszego uruchomienia.
🚀 Pierwsze kroki
- Proszę podłączyć swój ERP w panelu albo zainstalować aplikację BOTS4.me ze sklepu Odoo Apps.
- Proszę włączyć AutoCASH. Startuje w trybie Demo — wszystko czyta i z nikim się nie kontaktuje.
- Proszę ustawić Eskaluj najwyżej do na 1. upomnienie i na początek tak zostawić.
- Proszę sprawdzić dni uruchomień (domyślnie 1 i 15) oraz minimalną kwotę, która Państwa interesuje.
- Proszę poczekać na raport. Wypisuje dokładnie, z kim zostałby nawiązany kontakt.
- Zadowolony z listy? Przełącz Tryb z DEMO na LIVE. Od tej chwili Twoi klienci zaczynają otrzymywać pisma.
⚙️ Przegląd ustawień w panelu
Kiedy się uruchamia
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Uruchamiaj w te dni | 1,15 | Jedyne dni, w których AutoCASH się z kimkolwiek kontaktuje: dni miesiąca i/lub dni tygodnia oddzielone przecinkami (na przykład 1,15 lub friday). Wstępnie wypełnione 1,15; po wyczyszczeniu pola AutoCASH nic nie robi. Dzień wykraczający poza koniec krótkiego miesiąca (np. 31) przechodzi na ostatni dzień miesiąca, więc luty nigdy nie zostaje pominięty. Dni weekendu wymagają także zaznaczenia pola Weekendy w sekcji Godziny pracy. |
Kto jest upominany
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Upominaj dopiero po | 14 dni | Jak długo po terminie musi być faktura, aby AutoCASH w ogóle ją uwzględnił. |
| Ignoruj długi poniżej | 0 | Nie ścigać klienta, którego łączna kwota przeterminowana jest poniżej tej wartości, w głównej walucie Państwa ERP — rzadko warto psuć relację. 0 oznacza ściganie wszystkich. |
| Nigdy nie upominaj tych klientów | (puste) | Identyfikatory klientów z Państwa ERP, oddzielone przecinkami. Konta, którymi zawsze chcą Państwo zająć się osobiście. |
Ochrona przed korektami
Klient, którego otwarte korekty pokrywają jego faktury, nigdy nie otrzyma monitu — w praktyce to Państwo są mu winni, nie odwrotnie. Zawsze włączone, na każdym poziomie, a każda pominięta firma jest wymieniona w Państwa raporcie.
Jak mocno eskaluje
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Eskaluj najwyżej do (Family) | 1. upomnienie | Twardy pułap. Nikt nie jest eskalowany powyżej tego poziomu, niezależnie od tego, jak długo zalega. Personal pozostaje na wartości domyślnej. |
| Upominaj tylko faktury przeterminowane o co najmniej | 14 dni | Próg wejścia. Poniżej niego faktura jest całkowicie pomijana. Nie ma progów dniowych dla poszczególnych poziomów: każde zaplanowane uruchomienie przenosi klienta o jeden poziom wyżej, dopóki którakolwiek faktura z jego ostatniego upomnienia pozostaje nieopłacona. |
Jak często można upominać tego samego klienta
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Powtarzaj przypomnienia co (Family) | 7 dniach | Jedna liczba dla wszystkich poziomów: minimalny odstęp, zanim ten sam klient zostanie ponownie zaczepiony. To właśnie zapobiega dwukrotnemu upomnieniu kogoś za ten sam dług. Personal pozostaje na wartości domyślnej. |
Co otrzymujesz Ty
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Kto otrzymuje raporty i podglądy | e-mail Państwa konta | Raport po fakcie i podgląd z dnia poprzedniego trafiają na e-mail Państwa konta oraz na adresy z pola E-maile do zarządu ustawionego w Panelu ogólnym. Nie ma osobnej listy odbiorców AutoCASH. |
🔍 Tryb Demo
Każde konto AutoCASH zaczyna w trybie Demo, a pierwsze uruchomienie zawsze jest demonstracyjne. Czyta Państwa faktury, stosuje wszystkie zasady i dokładnie wylicza, kto zostałby skontaktowany i na jakim poziomie — a potem wysyła Państwu tę listę e-mailem zamiast kontaktować się z kimkolwiek. Ani jeden klient o tym nie wie.
Gdy otrzymają Państwo co najmniej jeden raport demonstracyjny, odblokuje się przełącznik LIVE. Do trybu Demo mogą Państwo wrócić w każdej chwili — przed gorącym okresem albo podczas zmiany zasad.
📊 Jak czytać raport
💰 Pieniądze
Łącznie otwarte, łącznie przeterminowane oraz jak kwota przeterminowana rozkłada się na cztery poziomy. Państwa obraz struktury wiekowej należności na jedno spojrzenie.
👤 Z kim się skontaktowano
Każdy klient, jego poziom, kwota, faktury wymienione w piśmie oraz adres, na który poszło.
⚠️ Z kim nie
Równie przydatne: konta wykluczone, długi poniżej Państwa minimum oraz każdy, kto wciąż jest w swoim oknie powtórzeń.
❓ Rozwiązywanie problemów
| Co widzisz | Co to znaczy |
|---|---|
| W zaplanowanym dniu nic się nie dzieje | Albo dziś nie jest żaden z Państwa zaplanowanych dni uruchomienia, albo obecnie nikt nie spełnia Państwa minimalnej kwoty i minimalnej liczby dni po terminie. Raport powie Państwu, które z tego. |
| Klient nie został upomniany | Sprawdzane po kolei: czy klient jest na liście nieponaglanych, czy jego łączna kwota jest poniżej Państwa minimum, czy jest jeszcze w oknie powtórzeń i czy jego najstarsza faktura faktycznie przekroczyła Państwa minimalną liczbę dni po terminie. |
| Wszyscy utknęli na poziomie 1 | To ustawienie Eskaluj najwyżej do wykonuje swoją pracę. Od planu Family mogą Państwo podnieść je do 2 lub 3, gdy będą gotowi. |
| Nie przychodzi żaden podgląd | Podglądy są dostępne od planu Personal, gdy włączona jest opcja Wysyłaj podglądy. Podgląd wychodzi ze zwykłego godzinowego przebiegu i milczy w każdy dzień, który nie jest przeddniem uruchomienia, a także wtedy, gdy nikt nie zostałby upomniany. |
| Klient twierdzi, że już zapłacił | AutoCASH czyta to, co Państwa ERP uznaje za nieopłacone. Jeśli płatność nie jest tam jeszcze zaksięgowana, faktura nadal liczy się jako przeterminowana — Pay2ERP zamyka tę lukę, importując płatności automatycznie. |
❓ Najczęściej zadawane pytania
Które systemy ERP są obsługiwane?
Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 i nowsze), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero i SAP Business One już dziś. Każdy inny system ERP z API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite i inne — podłączamy na życzenie.
Jak wygląda rozliczenie?
Model subskrypcyjny — stała miesięczna stawka obejmująca miesięczny limit użycia, odnawiany w każdym okresie rozliczeniowym. Przypomnienia są od niego odliczane za każdego upomnianego klienta, a dodatkowe użycie można dokupić w dowolnym momencie — tabela planów znajduje się na stronie produktu. Pierwszy miesiąc to bezpłatny miesiąc Discovery — karta kredytowa nie jest potrzebna.
Czy mogę testować bez wysyłania prawdziwych przypomnień?
Tak! Tryb demo odczytuje Państwa faktury, ale nie wysyła żadnych przypomnień — otrzymają Państwo wyłącznie raporty z podglądem, pokazujące dokładnie, co zrobiłby system. Pierwszy miesiąc za darmo.
Jakie są poziomy eskalacji?
4 poziomy: Poziom 0 — lista faktur (przyjazna lista otwartych faktur), Poziom 1 — 1. upomnienie, Poziom 2 — 2. upomnienie, Poziom 3 — ostateczne upomnienie. Eskalacja jest sekwencyjna: każde zaplanowane uruchomienie przenosi klienta o jeden poziom wyżej, dopóki którakolwiek faktura z jego ostatniego upomnienia pozostaje nieopłacona, a najwyższy poziom się powtarza. Próg wejścia ustawiają Państwo sami; odstęp powtórzeń i najwyższy aktywny poziom to ustawienia planu Family.
Czy mogę wykluczyć wybranych klientów?
Tak. Proszę dodać identyfikatory takich klientów do „Nigdy nie ponaglaj tych klientów” w /bots → Sterowanie → AutoCASH, aby pominąć kluczowych klientów, spółki matki lub podmioty wewnętrzne.
Czy działa z Pay2ERP?
Tak! AutoCASH i Pay2ERP współpracują ze sobą — gdy Pay2ERP wykryje przychodzącą płatność, AutoCASH automatycznie przestaje monitować daną fakturę. W pełni zautomatyzowany obieg cash flow.
Jak często to działa?
W dniach ustawionych w „Uruchamiaj w te dni” (domyślnie 1. i 15. dnia każdego miesiąca lub dni tygodnia, np. w każdy piątek). Po wyczyszczeniu pola AutoCASH nie robi nic. W każdym planie płatnym dzień przed każdym uruchomieniem otrzymają Państwo dodatkowo e-mail z podglądem.
Jaka jest minimalna kwota zaległości?
Można ją dowolnie ustawić — domyślnie to 0, więc upominana jest każda przeterminowana faktura. Po podniesieniu wartości klienci, których suma zaległości jest poniżej progu, są pomijani. Mogą Państwo także ustawić minimalną liczbę dni po terminie (domyślnie 14 dni), aby nie upominać o faktury zaległe dopiero od niedawna.
Czy to używa AI? Nam nie wolno.
Nie. AutoCASH nie zawiera modelu AI w żadnym trybie ani na żadnym poziomie, i nigdy dane klientów ani faktur nie trafiają do dostawcy AI. Każde przypomnienie wynika z ustawionych progów, więc te same rozrachunki zawsze dają tę samą listę. Jeśli dział compliance potrzebuje tego na piśmie, prosimy o kontakt — potwierdzimy to do dokumentacji.
🔒 Czego AutoCASH nigdy nie zrobi
- Nie skontaktuje się z nikim, dopóki włączony jest tryb Demo.
- Nie skontaktuje się z klientem z Państwa listy nieupominanych.
- Nie przekroczy poziomu, który ustawiłeś.
- Nie upomni tego samego klienta dwa razy za to samo w wybranym przez Państwa oknie powtórzeń.
- Nie przypomni klientowi bez Państwa danych — każde pismo zawiera nazwę Państwa firmy, Państwa dane do płatności i Państwa podpis, niezależnie od tego, czy wysyła je Państwa ERP, czy BOTS4.me.
- Nie zmieni niczego w Państwa ERP. AutoCASH tylko czyta; nigdy nie edytuje faktury ani nie księguje płatności.