Jak importować zamówienia i zapytania ofertowe z e-maili do SAP Business One

🎯 „Połowa naszego działu sprzedaży to wprowadzanie danych”

Firmy pracujące na SAP Business One to zwykle dystrybutorzy, hurtownie i producenci ze stałym strumieniem zamówień B2B. Większość z nich wciąż przychodzi e-mailem, a lukę między skrzynką a dokumentem sprzedaży wypełniają ludzie:

• Niekończące się formaty: PDF z ERP klienta, arkusze Excel z własnymi kolumnami, zeskanowane formularze, listy towarów wpisane w treść e-maila, w kilku językach.
• Kody, które się nie zgadzają: klient podaje własny numer części lub kod kreskowy, a ktoś ręcznie szuka Państwa ItemCode.
• Zapytania ofertowe i zamówienia wymieszane: każdy e-mail wymaga najpierw decyzji — oferta sprzedaży czy zamówienie sprzedaży — zanim ktokolwiek zacznie pisać.
• Powolne odpowiedzi: zapytania ofertowe obsłużone następnego dnia przegrywają z szybszą konkurencją, a zamówienia otrzymane późnym popołudniem wychodzą dzień później.

Przy dużym wolumenie zajmuje się tym cały zespół. Jeden z klientów Mail2ERP, IMP Kontakt, obsługuje tysiące zamówień i zapytań ofertowych z e-maili miesięcznie bez ich przepisywania.

🔍 Co użytkownicy SAP Business One zwykle próbują najpierw

Ręczne wprowadzanie z kopiowaniem

Rozwiązanie domyślne. Dokładne, gdy ludzie mają czas, podatne na błędy, gdy go nie mają, i skalowalne tylko przez zatrudnianie.

Dodatki i importy budowane przez partnerów

Partnerzy mogą zbudować importy dla formatu plików klienta. Działają one dla układów, dla których zostały zbudowane. Każdy nowy układ klienta, zmiana kolumny czy język to nowy projekt, a import nadal nie odróżnia zapytania ofertowego od zamówienia.

OCR oparte na szablonach i usługi parsowania

Parsery dokumentów potrafią wyciągnąć pola z PDF, ale wynik wciąż trzeba zmapować na partnerów handlowych i ItemCode, zdecydować o typie dokumentu i przesłać go do SAP Business One. To podejście porównujemy w artykule Parseur, Docparser lub Nanonets a Mail2ERP.

⚙️ Jak Mail2ERP współpracuje z SAP Business One

Jaki dokument tworzy

Zapytanie ofertowe staje się ofertą sprzedaży ważną 30 dni, a wiążące zamówienie staje się zamówieniem sprzedaży. W SAP Business One otwarte zamówienie sprzedaży nie wymaga osobnego potwierdzenia, więc pozostaje takie, jak zostało utworzone. Numer zamówienia klienta trafia do numeru referencyjnego klienta (NumAtCard), żądana data dostawy do dat dostawy w wierszach, a w dokumencie ustawiana jest osoba kontaktowa, która wysłała e-mail.

Klienci, osoby kontaktowe i adresy dostawy

Adres e-mail nadawcy musi należeć do partnera handlowego — klienta lub leada — albo do jednej z jego osób kontaktowych. Nieaktywni partnerzy handlowi są odrzucani, a Mail2ERP nigdy nie tworzy klientów. Gdy e-mail podaje adres dostawy zgodny z jednym z adresów dostawy partnera, używany jest ten adres; w przeciwnym razie pozostaje domyślny adres dostawy z SAP Business One.

Dopasowanie towarów: ItemCode, kody kreskowe, numery katalogowe

• ItemCode — zawsze.
• Kody kreskowe — kod kreskowy towaru i dodatkowe kody kreskowe towaru (przełącznik Kody kreskowe).
• Kody dostawcy — numer katalogowy dostawcy w towarze i numery katalogowe partnerów handlowych Państwa dostawców (przełącznik Kody dostawcy).
• Referencje klienta — numery katalogowe partnerów handlowych prowadzone dla klienta, używane tylko dla tego klienta (przełącznik Referencje klienta).

Nieaktywne towary i towary, które nie są towarami sprzedażowymi, są odrzucane, a Mail2ERP nigdy nie tworzy towarów. Gdy Mail2ERP nie rozpozna własnego kodu klienta, ale może zaproponować produkt, wysyła Państwu e-mail z jednym przyciskiem: zapisuje on kod klienta przy tym produkcie w SAP Business One i sam ponownie importuje e-mail. Od tej chwili kod jest rozpoznawany automatycznie.

Ceny z SAP Business One

Mail2ERP sprawdza cenę netto, jaką SAP Business One stosuje dla danego klienta, towaru i ilości, a w razie jej braku używa domyślnego cennika towaru. Gdy cena w e-mailu odpowiada cenie domyślnej, żadna cena nie jest wysyłana, więc Państwa cenniki i ceny specjalne pozostają w mocy. SAP Business One nalicza własne podatki. Cena z e-maila jest używana tylko wtedy, gdy SAP Business One nie ma żadnej ceny.

Uwagi, pliki i procedury zatwierdzania

• Pliki: oryginalne załączniki i treść e-maila (jako plik tekstowy) są dołączane do dokumentu. Wymaga to skonfigurowanego folderu załączników na serwerze SAP Business One; bez niego pliki są pomijane, a dokument i tak powstaje.
• Zatwierdzanie: gdy procedury zatwierdzania dotyczą użytkownika BOTS4.me, SAP Business One zapisuje dokument jako wersję roboczą. Mail2ERP raportuje go jako oczekujący na zatwierdzenie i nigdy nie tworzy go dwa razy. Jeśli tego Państwo nie chcą, proszę wyłączyć użytkownika BOTS4.me z procedur.
• Nic nie jest usuwane: BOTS4.me nigdy nie usuwa dokumentów w SAP Business One.

Z oferty zamówienie oraz duplikaty

Przy włączonym przełączniku Wykrywanie RFQ odpowiedź, która podaje numer Państwa oferty i wyraźnie ją zamawia, staje się zamówieniem sprzedaży skopiowanym z tej oferty. Jeśli klient zmieni ilości w konkretnych wierszach, używane są te ilości; w przeciwnym razie zamawiana jest cała oferta i dołączana jest uwaga dla zespołu. Każdy dokument ma znacznik Mail2ERP na początku uwag (lub w polu U_B4M_ID, jeśli je Państwo utworzą), więc przerwane uruchomienie ani przekazana kopia nigdy nie utworzą drugiego dokumentu.

🛠️ Konfiguracja krok po kroku

• Krok 1 — Proszę rozpocząć bezpłatny miesiąc Discovery: proszę zalogować się na bots4.me/bots, kliknąć Rozpocznij bezpłatny miesiąc Discovery na karcie Mail2ERP i jednorazowo zaakceptować Regulamin. Karta nie jest potrzebna.
• Krok 2 — Proszę podłączyć skrzynkę: Ustawienia → Mail2ERP → Access Manager → Dodaj źródło. Gmail i Microsoft 365 korzystają z Secure Quick Connect; inni dostawcy łączą się przez IMAP. Zob. Getting Connected. Albo można przekazywać zamówienia na mail2erp@bots4.me bez podłączania skrzynki.
• Krok 3 — Proszę przygotować użytkownika Service Layer: proszę utworzyć dla BOTS4.me osobnego użytkownika SAP Business One (np. B4M_API) z licencją umożliwiającą dostęp do Service Layer i nadać mu partnerów handlowych i towary (odczyt) oraz oferty sprzedaży i zamówienia sprzedaży (tworzenie).
• Krok 4 — Proszę udostępnić Service Layer: działa na Państwa serwerze SAP, zwykle na porcie 50000, i musi być osiągalna z internetu przez https — zwykle przez reverse proxy lub partnera hostingowego. Prywatnych adresów sieciowych nie można używać.
• Krok 5 — Proszę podłączyć SAP Business One: Dodaj miejsce docelowe → SAP Business One, a następnie wpisać adres Service Layer, bazę firmy (jak na ekranie logowania), użytkownika i hasło. Hasło jest szyfrowane w chwili zapisu. Jeśli serwer używa własnego certyfikatu, test pokazuje jego odcisk SHA-256; proszę porównać go z odciskiem serwera i wkleić, aby potwierdzić.
• Krok 6 — Proszę uruchomić w trybie DEMO, a potem przejść na LIVE: Mail2ERP startuje w trybie demo i wysyła Państwu e-mailem, co by utworzył. Gdy raporty wyglądają poprawnie, proszę ustawić Tryb na LIVE w zakładce Sterowanie.

Obsługiwany jest SAP Business One 10.0 lub nowszy, na SQL Server lub SAP HANA. SAP S/4HANA to inny produkt i jest podłączany na życzenie.

🧭 Pierwszy tydzień w miesiącu Discovery

• Tryb: DEMO czyta Państwa e-maile i dane SAP Business One i niczego nie zapisuje; otrzymują Państwo e-mail z ofertą lub zamówieniem, które zostałyby utworzone. LIVE staje się dostępny po pierwszym e-mailu z raportem DEMO.
• Przełączniki Discovery: przełączniki z oznaczeniem Discovery są zawarte w bezpłatnym miesiącu i na starcie są wyłączone. W SAP Business One Kody kreskowe, Kody dostawcy, Referencje klienta i Wykrywanie RFQ mają dane do pracy — proszę włączyć te, których Państwo używają.
• Zamówienie testowe: proszę wysłać e-mail od kontaktu klienta-partnera handlowego z dwoma lub trzema ItemCode i ilościami, a potem drugi e-mail, który pyta tylko o ceny. Raporty DEMO pokazują zamówienie sprzedaży i ofertę sprzedaży; decyzje pojawiają się też w zakładce Logi i w folderze _Mail2ERP/LOGS.
• Nauka: przeciągnięcie e-maila do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA ponawia go jako ten typ, a do _Mail2ERP/POMIN — pomija ten rodzaj e-maili w przyszłości.

📅 Niejasne e-maile i codzienna praca

Mail2ERP czyta PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrazy i zeskanowane dokumenty z OCR — w dowolnym języku, bez szablonów, w ustawionych przez Państwa godzinach pracy.

• Zaimportowane: e-mail trafia do _Mail2ERP/PRZETWORZONE, a dokument jest w SAP Business One.
• Niejasne: e-mail pozostaje w INBOX, nieprzeczytany, z powodem w logu — na przykład nadawca, który nie jest partnerem handlowym, nieznany kod albo towar, który nie jest towarem sprzedażowym. Proszę usunąć przyczynę i przeciągnąć e-mail do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA, aby ponowić.
• Niepewne ilości nigdy nie są zgadywane: wiersz jest pomijany, a Państwo otrzymują prośbę o ręczne uzupełnienie.
• Oczekuje na zatwierdzenie: wersje robocze utworzone w ramach procedur zatwierdzania są raportowane jako oczekujące, więc wiadomo, gdzie szukać.

Platforma jest hostowana w UE, zaprojektowana z myślą o RODO i oferuje 2FA; raporty, logi i foldery skrzynki są dostępne w 31 językach. To samo połączenie z SAP Business One obsługuje pozostałe aplikacje BOTS4.me, np. AutoERP, który z pola użytkownika U_B4M_AUTOERP odczytuje, które zamówienia sprzedaży może dostarczyć i zafakturować.

📚 Powiązane artykuły

• Funkcje i plany: strona produktu Mail2ERP i przewodnik Mail2ERP.
• Porównanie opcji: Parseur, Docparser lub Nanonets a Mail2ERP przy wprowadzaniu zamówień do ERP.
• Inne systemy ERP: Zamówienia z e-maili do Business Central i Zamówienia z e-maili do Zoho Inventory.
• Prawdziwy przykład: Studium przypadku: IMP Kontakt.
• Bezpieczeństwo: jak chronimy Państwa dane — Bezpieczeństwo.

🔗 Źródła i dalsza lektura

Oficjalna dokumentacja, do której odwołuje się ten przewodnik. Linki zewnętrzne otwierają się w nowej karcie.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)